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候補者から届く「来週の水曜日か金曜日の午後でお願いします」という返信。
曖昧な返信を読み取り、面接官のカレンダーと照らし合わせる…。
そんな煩雑な日程調整に、日々追われていませんか？
手作業による転記ミスや、確認待ちの間のダブルブッキング、さらには調整遅れによる候補者の離脱など、採用現場の悩みは尽きません。
従来のSaaSや予約システムでは、人間特有の柔軟な表現までを自動で処理しきれず、結局は担当者が判断して入力する手間が残っているのが現状です。
こうした課題を根本から解決するのが、AIエージェントによる業務自動化です！
本記事では、AIが文脈を正しく理解し、最適な候補日を自ら判断してメールの下書きを作成するまでの日程調整フロー構築手順を具体的に解説します。
この記事を読めば、単純作業をAIに任せ、採用の質を高める本質的な業務に集中できるようになるはずです！
Yoomでは、面倒な日程調整からメールの文案作成までを自動で行うテンプレートをご用意しています。まずはどのような動きをするのか、実際に試してみたい方は以下のテンプレートから設定をご確認ください。
こちらは、候補者から送られてきた希望日時と、面接官のGoogleカレンダーなどの予定を自動で照合し、最適な面接枠の選定からGmailでの案内文の下書き作成までを代行するAIワーカーです。
導入することで、日程確認の手間を大幅に削減できます！
候補者の希望とGoogleカレンダー上の面接官の空き時間を照合し、最適な面接枠の選定からGmailでの案内文作成までを自律的に代行するAIワーカーです。日程調整の負担軽減や連絡漏れの防止により、スムーズな採用プロセスの進行を後押しできるので、採用業務を効率化したい人事担当者の方におすすめです。
メールの受信から社内通知まで、一連の流れを自動化したい方にはこちらのフローボットがおすすめです。
Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、AIワーカーが日程照合と返信文を作成し、完了後にSlackへ通知してくれます。
Yoomで自作するAIエージェントを活用することで、単なるツール間のデータ連携に留まらない、AIならではの柔軟な処理が可能になります。
自動化することでどのようなメリットがあるのかご紹介していきます！
AIエージェントの最大の強みは、人間が書いた曖昧な表現を理解できる点にあります！
「明日の夕方」「○日か○日」などの日時が曖昧な場合でも、意図を読み取ることができるため、面接官の空き枠と自動的に照合できます。
従来のルールベースのシステムでは難しかった柔軟な対応が実現可能です。
メールの内容を確認して該当する面接官のカレンダーを検索し、空いている時間を判断して、返信メールに手作業で入力する…。
この「検索・判断・入力」という一連の単純作業をAIエージェントが代行できます。
担当者は面接の準備や候補者との対話など、より本質的な業務に集中できるようになります。
採用はスピードが命です。
面接の調整に時間がかかると、他社の選考が進んでしまい、優秀な候補者が離脱してしまうリスクが高まります。
YoomのAIエージェントなら、自動で日程を照合して返信の下書きまで作成することで、圧倒的なスピード感で対応することが可能です。
候補者の志望度維持にも繋がります。
ここからは、日程調整に特化したAIワーカーの作り方をご紹介します。
Yoomなら、プログラミング不要で簡単に自社専用のAIワーカーを構築できます。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Googleカレンダー
[Yoomとは]
AIワーカーの設定は非常にシンプルです。
以下の手順で設定を進めていきます。
まずは、ベースとなるAIワーカーをコピーします。
一から作成する手間が省けるため、手軽に始めることが可能です。
候補者の希望とGoogleカレンダー上の面接官の空き時間を照合し、最適な面接枠の選定からGmailでの案内文作成までを自律的に代行するAIワーカーです。日程調整の負担軽減や連絡漏れの防止により、スムーズな採用プロセスの進行を後押しできるので、採用業務を効率化したい人事担当者の方におすすめです。
AIワーカーのコピーに成功すると下の画像のようなチャット画面が表示されます。
一度コピーすると、Yoomのマイプロジェクトからも確認できるようになります。
コピーが完了したら、AIワーカーの名前や説明文を設定します。
下の画像の通り、テンプレートでは基本的な内容はすでに記載されているのでそのまま使用してもOKです！
ここでは、AIワーカーにどのような対応をしてほしいか、具体的なマニュアルを作成します。
すでにテンプレートでマニュアルが作成されているので編集をしていきたいと思います。
実行マニュアルの「カレンダー調整・メール下書き役」をクリックしましょう。
マニュアルの設定画面が表示されます。
「マニュアル」名は必要に応じて変更してもOKです！
「内容」はなるべく具体的に記載しましょう。
設定のコツは、AIワーカーが理解しやすいように条件を構造化して記載することです！
すでにテンプレートとしてマニュアルが作成されているので参考にしながら、必要に応じて修正をしてください。
ちなみに今回は、面接官が1人という想定で設定をしていきますが、もしテンプレートにもあるように複数人を設定したい場合は、マニュアルに面接官全員のカレンダーIDを設定するのがオススメです。
また、アレンジ例として「合致する日程がなかった場合は、翌週の空き枠から別日程を提案する文面を作成する」といった条件分岐の指示も可能です。
業務ルールに合わせて細かく設定することもできます。
詳しいマニュアルの作り方は【AIワーカー】マニュアルの作成方法を参考にしてください。
設定が完了したら「保存」をクリックします。
次に、AIワーカーが操作するツールを連携します。
今回は、メールの読み取りと下書き作成に「Gmail」、予定の確認に「Googleカレンダー」を使用します。
Yoomの画面上から簡単にアカウント連携が行えるので、解説していきますね！
まずは「Gmail」と記載されているボタンを押します。
次に、Gmailと連携するアカウント情報を設定します。
下の画像はすでに連携するアカウント情報が表示されていますが、初めて連携する際は「連携アカウントを追加」というボタンが表示されるのでクリックしてください。
詳しい連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※フローボットから「マイアプリ連携」する内容になっていますが、「連携アカウントを追加」をクリックして以降の手順は同じです。
次にアクション設定を行います。
「メールの下書きを作成する」をクリックしてください。
「メールの下書きを作成する」アクションの設定画面が表示されるので、メールの下書き内容を設定していきます。
テンプレートでは「AIが設定」が全てONになっていることが確認できます。
毎回、同じメンバーにメールを送信したい場合などは下の画像の通り「AIが設定」をOFFにして固定のメールアドレスを設定するのがオススメです！
今回はテンプレートの通り「AIが設定」をONにして、AIワーカーのチャット上で指示をしたいと思います！
設定が完了したら「保存」をクリックしてください。
「保存」をクリックしたら、Gmailのアプリ連携が完了です！
Googleカレンダーの連携も同じ手順で行っていきます！
まずは「Googleカレンダー」をクリックします。
まずは連携したいアカウント情報を設定します。
「連携アカウントを追加」をクリックすると、ログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
次に、連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで完了です！
次にアクション設定を行います！
「指定したカレンダーの予定占有時間を取得する」をクリックします。
（結構、下の方にあるのでスクロールしてください！）
今回は下の画像のように設定しましたが、業務に合わせて自由に設定してOKです！
設定が完了したら「保存」をクリックします。
「保存」をクリックしたら、アプリ連携完了です！
設定が完了したら、実際にチャット画面から指示を送信して動作をテストします。
想定通りの文面が作成されるか、カレンダーの空き状況が正しく反映されているかを確認していきましょう！
今回は下の画像の通り、チャットを送ってみます。
（※AIワーカーへの指示にメールアドレスがないとメール作成箇所でエラーとなってしまうので、必ずメールアドレスを記載してください！）
無事にテストが完了しました！
内容を確認して、問題なく下書き内容が作成されていればOKです！
実際にGmailも確認して下書きが作成されているかも確認しましょう。
お疲れ様でした！これでAIワーカーの設定は完了です！
AIワーカー単体でも便利ですが、実務の業務フローに組み込むことで業務まるごと自動化が実現できます。
ここでは、メール受信をきっかけ（トリガー）として自動化を動かす方法をご紹介します！
候補者からメールが届いた後、自動的に返信の下書きができている状態を作り出すことで、圧倒的な返信スピードを手に入れることができます。
フローの設定手順も簡単です。
以下のステップで進めていきます。
まずは、以下のバナーをクリックして、フローボットのテンプレートをコピーします。
テンプレートがフローボット内の「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
「Gmailで特定の条件（特定の件名やラベルなど）を満たすメールを受信したとき」をトリガーとして設定します。
この設定によって、対象となるメールが届いた瞬間に自動でフローが走り出します。
左側にあるメニューの「フローボット」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「フローボット」から設定作業を再開してください！）
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
②アクション：デフォルトで「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」が選択されているのでそのままで問題ありません！
③Gmailと連携するアカウント情報：画像ではすでにアカウント情報が反映されていますが、まだアプリ連携を未実施の場合は先ほどの「AIワーカーの使用ツール設定」を参考に設定してください。
まずはテスト用のメールを準備します。
今回は下の画像の通り、メールを作成して送信（受信）しています！
Gmailでの受信が完了したら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にして使用するのがオススメです！
※料金プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
今回はテストメールに合わせて「面接」というワードを設定しましたが、業務に合わせて自由に設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほど受信したGmailのメールデータが「取得した値（※）」の欄に反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「カレンダー調整・メール下書き役」をクリックします。
まずはAIワーカーの設定をするので「鉛筆マーク」をクリックします。
設定方法は先ほど解説した「カレンダー調整・メール下書き役のAIワーカーを作ってみよう」と同じです。
「説明」「役割」「マニュアル」「使用ツール」の設定を行ってください。
設定が終わったら「閉じる」をクリックしましょう。
次に「AIモデル」をプルダウンで設定します。
おすすめは「Gemini-3-Flash」です。
処理精度が高いうえタスク消費が少ないので、迷ったらGemini-3-Flashを選んでみてください。
今回は、Gemini-3-Flashを選択して次に進みますね！
「AIワーカーへの指示」を設定します。
先ほどのAIワーカー作成では、実際にチャット画面でメールアドレスやメールの文章などを送信していました！
ここでは、メールを受信するたびにそのメールのデータが自動で反映されるようにトリガーで受け取った変数（取得した値）を設定していきます。
手入力で入力をしてしまうと、フローボットが起動する度に毎回同じ内容が反映されてしまうので、必ず「取得した値」を埋め込むのがポイントです！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック
③「From」など埋め込みたい項目を選択
「取得したい値」を設定します。
次にアクション設定（Slack通知）で使用したい値を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
※「テスト」でもタスクが消費されるのでご注意ください。使用したタスクは、テスト実行後「再テスト」の左側に表示されます。
テストに成功したら「完了」をクリックしましょう。
実際にGmailで下書きが保存されていることも忘れずに確認してください！
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
先ほどのアプリトリガーの設定と同じ手順でタイトルやアクションの確認を行います。
また、Slackとの連携が初めての方は連携するアカウント情報を設定していきます。
「連携アカウントを追加」をクリックして設定してください。
詳しい連携方法は、以下の手順をご参照ください。
「投稿先のチャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので、メッセージを送信したいチャンネルを選んでください。
「メッセージ」を設定します。
AIワーカーで取得した値を埋め込みながら、設定していきましょう！
テストに成功して、実際にSlackに通知ができていればOKです！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックしてください。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Gmailで候補者から面接希望日時を受信したら、AIワーカーで日程照合し返信文を作成する連携手順になります。
Yoomでは、作成したフローを自社の運用に合わせて自由にカスタマイズできます。
例えば、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議URLを自動で発行して、メール文面に追記することが可能です。
フロー設定画面の「カレンダー調整・メール下書き役」をクリックしてAIワーカーの鉛筆マークをクリックします。
「使用ツール」を追加しましょう。
「＋ツールを追加」をクリックしてください。
検索窓でZoomなど追加したいアプリを検索して、追加しましょう。
あとは、追加したいアクションとマニュアルを修正すればOKです！
Zoomの詳しい連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※フローボットから「マイアプリ連携」する内容になっていますが、「連携アカウントを追加」をクリックして以降の手順は同じです。
面接の日程調整は、候補者の志望度や企業への印象を大きく左右する重要なコミュニケーションの一つです。
そのため、AIを使って効率化する際にも注意すべきポイントがあります！
AIワーカーはとても業務においてとても力強い助っ人です。
しかし、精度として100％ではありません。
送信前に採用担当者が下書きを確認するアクションを入れることをおすすめします。
また、一言温かみのあるコメントなどを添えてから送信することで、効率化と丁寧な対応を両立させることができます。
AIエージェントは連携されたカレンダー情報を正しいと判断します。
面接官となる社員が移動時間や作業時間をカレンダーに入れ忘れていると、AIは空き時間と誤認して予定を詰め込んでしまいます。
導入時には「予定がある時間は必ずブロックする」「移動時間を含めて登録する」など社内ルールの再徹底が必要です。
AIの精度を高めるためには、その判断材料となるデータの正確性が欠かせません！
すべての候補者における採用面接を適用するのか、あるいは一次面接のみに限定するのかなど、運用範囲をあらかじめ決めておきましょう。
例えば、最終面接のような役員調整が絡む繊細なフェーズでは、AIによる自動抽出結果をベースにしつつも、最終的な判断は人間が行うといったフェーズごとの権限分けも必要かもしれません。
業務の重要度に応じた使い分けの基準を持つことで、運用の安定感が増しますよ！
いかがでしたか？
採用面接の日程調整は、AIエージェントを活用することで効率化できます。
煩雑な調整業務から解放されるだけでなく、日程調整漏れやスケジュールの重複ミスなどを防ぐことにも繋がります。
候補者一人ひとりと向き合う時間が増えることで、採用活動全体の質が向上することも期待できますね。
まずはYoomの無料トライアルで、AIワーカーの便利さを実際に体感してみてください。
自動化の第一歩を踏み出し、新しい働き方を実現させましょう！
Q：Gmail以外のメールアプリとも連携できますか？
A：
はい、可能です！
今回のテンプレートではGmailを使用していますがOutlookなど業務で使用しているツールに変更することができます。
連携可能なアプリについては、連携アプリ一覧からご確認ください。
Q：面接前後の「バッファ時間」の設定も可能ですか？
A：
はい、可能です！
マニュアル「空き時間」の定義を再定義させることも一つの方法です。
例えば「面接官のGoogleカレンダーを確認する際は、既存の予定の前後30分を『移動・準備時間』として扱い、その時間は予約不可として判定してください。 例：14:00〜15:00に予定がある場合、13:30〜15:30は面接を入れないでください。」などのような文言を追加するのもおすすめです。
Q：調整後のキャンセルは自動反映されますか？
A：
本記事で紹介したテンプレートではキャンセルなどの予定変更においては非同期となっています。
日程の再調整も自動化したい場合は、候補者からの再調整依頼メールをトリガーに、再度AIワーカーを起動させて下書きを作成するフローを作成する必要があります。
