Gmailで候補者から面接希望日時を受信したら、AIワーカーで日程照合し返信文を作成する
Gmailで候補者から面接希望日時を受信したら、AIワーカーで日程照合し返信文を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Googleカレンダー
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
採用活動における日程調整は、候補者とのメールのやり取りや面接官のスケジュール確認など、多くの工数がかかる業務です。候補者からの連絡に素早く対応したいものの、他の業務に追われて返信が遅れてしまうといった課題を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで面接希望日時を受信した際、AIワーカーがGoogleカレンダーから面接官の空き時間を自動で照合し、最適な面接枠を選定した上で返信文の下書きまで作成します。メール受信を起点に一連のプロセスを自動化することで、採用業務のスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 候補者からの面接希望日の連絡に対して、迅速に日程調整を行い、採用の歩留まりを改善したい採用担当者の方
- 複数の面接官のスケジュールと候補者の希望を照らし合わせる作業を、自動化して効率化したいと考えている方
- GmailやGoogleカレンダー、Slackを併用しており、ツール間のデータ転記や確認作業を削減したい事務局の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した候補者の希望とGoogleカレンダーの空き状況をAIが自動で照合するため、日程調整に要する時間を短縮できます。
- AIが最適な面接枠の選定からGmailの返信文作成までを代行するため、担当者が内容を確認して送るだけで対応が完了し、入力ミスも防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダー、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで候補者の希望と面接官の予定を照合し、最適な面接枠の選定からGmailでの案内文を作成し下書き作成までを代行するためのマニュアルを作成し、使用ツールとしてGmail、Googleカレンダー、Slackのアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、調整結果をチャンネルにメッセージで送るアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、候補者からのメールを正確に検知できるよう、対象となるキーワードを任意で設定してください。
- AIワーカーの指示内容を調整することで、面接の所要時間や、特定の面接官の優先順位などを考慮した日程選定が可能になります。
- Slackでの通知設定において、担当者がすぐに確認できるよう、メッセージを送付するチャンネルを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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