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Gmailで候補者から面接希望日時を受信したら、AIワーカーで日程照合し返信文を作成する
AIワーカー Gmail Googleカレンダー Slack

Gmailで候補者から面接希望日時を受信したら、AIワーカーで日程照合し返信文を作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Gmail
Googleカレンダー
Slack
を自動連携できます。
■概要
採用活動における日程調整は、候補者とのメールのやり取りや面接官のスケジュール確認など、多くの工数がかかる業務です。候補者からの連絡に素早く対応したいものの、他の業務に追われて返信が遅れてしまうといった課題を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで面接希望日時を受信した際、AIワーカーがGoogleカレンダーから面接官の空き時間を自動で照合し、最適な面接枠を選定した上で返信文の下書きまで作成します。メール受信を起点に一連のプロセスを自動化することで、採用業務のスピードを向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
  • 候補者からの面接希望日の連絡に対して、迅速に日程調整を行い、採用の歩留まりを改善したい採用担当者の方
  • 複数の面接官のスケジュールと候補者の希望を照らし合わせる作業を、自動化して効率化したいと考えている方
  • GmailやGoogleカレンダー、Slackを併用しており、ツール間のデータ転記や確認作業を削減したい事務局の方

■このテンプレートを使うメリット
  • Gmailで受信した候補者の希望とGoogleカレンダーの空き状況をAIが自動で照合するため、日程調整に要する時間を短縮できます。
  • AIが最適な面接枠の選定からGmailの返信文作成までを代行するため、担当者が内容を確認して送るだけで対応が完了し、入力ミスも防げます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとGoogleカレンダー、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、AIワーカーで候補者の希望と面接官の予定を照合し、最適な面接枠の選定からGmailでの案内文を作成し下書き作成までを代行するためのマニュアルを作成し、使用ツールとしてGmail、Googleカレンダー、Slackのアクションを設定します。
  4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、調整結果をチャンネルにメッセージで送るアクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定では、候補者からのメールを正確に検知できるよう、対象となるキーワードを任意で設定してください。
  • AIワーカーの指示内容を調整することで、面接の所要時間や、特定の面接官の優先順位などを考慮した日程選定が可能になります。
  • Slackでの通知設定において、担当者がすぐに確認できるよう、メッセージを送付するチャンネルを任意で設定してください。

■注意事項
  • Gmail、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
    予定が作成されたら
    予定が更新されたら
    予定が削除されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
    メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
    メールを検索
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
    UTC時間で予定の一覧を取得する(非推奨)
    予定を作成(非推奨)
    予定の詳細を取得
    カレンダーの共有設定を変更
    カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
    カレンダーリストから指定のカレンダーを削除
    予定を更新(非推奨)
    予定の一覧を取得する(非推奨)
    予定を削除
    終日予定を作成(非推奨)
    GoogleMeetなしの予定を作成(非推奨)
    GoogleMeetなしの終日予定を作成(非推奨)
    予定を更新
    予定の一覧を取得する
    予定を作成(終日)
    GoogleMeetなしの予定を作成
    予定を作成
    GoogleMeetなしの予定を作成(終日)
    予定を検索する
    繰り返しの予定を作成
    繰り返しの予定を作成(終日)
    予定を更新(終日)
    予定の主催者を変更
    予定の一覧を取得する(通常イベントのみ)
    GoogleMeetなしの予定を更新
    カレンダーを削除
    カレンダーを更新
    カレンダーリストを取得
    カレンダーを作成
    指定したカレンダーの予定占有時間を取得する
    チャンネルにメッセージを送る
    ダイレクトメッセージを送る
    チャンネル内のメンバーIDを取得する
    チャンネルを作成
    チャンネルにメンバーを招待
    ユーザーグループの一覧を取得
    スレッドにメッセージを送る
    チャンネルをアーカイブ
    スレッドのメッセージを取得
    パブリックチャンネルの一覧を取得
    プライベートチャンネルからメンバーを退出させる
    メールアドレスでユーザーを検索
    ユーザー情報を取得
    特定のメッセージを取得
    メッセージのリンクを取得
    メッセージを削除
    ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得
    特定のメッセージのリアクション一覧を取得
    ユーザーグループを作成する
    チャンネルのメッセージ一覧を取得
    アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送る
    リストの行一覧を取得
    リストを作成
    リストを更新
    特定のリストの行を取得
    リストのアクセス権を削除
フローボットトリガー
    アクションがありません
フローボットオペレーション
    アクションがありません
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
フローボットオペレーション
    メールを検索
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
    予定が作成されたら
    予定が更新されたら
    予定が削除されたら
フローボットオペレーション
    UTC時間で予定の一覧を取得する(非推奨)
    予定を作成(非推奨)
    予定の詳細を取得
    カレンダーの共有設定を変更
    カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
    カレンダーリストから指定のカレンダーを削除
    予定を更新(非推奨)
    予定の一覧を取得する(非推奨)
    予定を削除
    終日予定を作成(非推奨)
    GoogleMeetなしの予定を作成(非推奨)
    GoogleMeetなしの終日予定を作成(非推奨)
    予定を更新
    予定の一覧を取得する
    予定を作成(終日)
    GoogleMeetなしの予定を作成
    予定を作成
    GoogleMeetなしの予定を作成(終日)
    予定を検索する
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    繰り返しの予定を作成(終日)
    予定を更新(終日)
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    予定の一覧を取得する(通常イベントのみ)
    GoogleMeetなしの予定を更新
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    カレンダーを作成
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フローボットトリガー
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    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
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    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
    チャンネルにメッセージを送る
    ダイレクトメッセージを送る
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    チャンネルを作成
    チャンネルにメンバーを招待
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    チャンネルをアーカイブ
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    特定のメッセージのリアクション一覧を取得
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    アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送る
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