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ChatGPTによる業務の自動化例8選｜会議のタスク抽出から分かった導入の判断材料
ChatGPTを活用した業務自動化は、日々のルーチンワークを効率化し、本来注力すべきクリエイティブな活動に時間を割くための鍵となります。この記事では、具体的な活用シーンや企業の導入事例、さらには実際にウェブ会議のデータからタスクの抽出を試した結果まで詳しくご紹介します。
⚙️ChatGPTで実際に効率化できる8つの業務
ChatGPTを日々の業務に取り入れることで、従来は数時間かかっていた作業を数分に短縮できる可能性があります。ここでは、特に自動化の恩恵を受けやすい8つの具体的な業務内容について詳しく解説していきます。
1. メールやチャットのドラフト作成
メールやチャットの返信を考える作業は、意外と頭を使うだけでなく、積み重なると大きな時間を奪う定型業務の1つです。ChatGPTに相手との文脈や伝えたい要点を箇条書きで指示するだけで、適切なトーン＆マナーに沿ったドラフトが生成されます。
一から文章を考える負担が軽減されるため、内容の最終確認や送信の意思決定だけに集中できるようになります。特に、以下のような文章作成で作業時間を短縮しやすいです。
- 丁寧な謝罪文
- 長文の報告
2. 会議録音の文字起こしと議事録の要約
会議終了後に録音データから手動で議事録を作成するのは骨が折れる作業ですが、これを自動化することで情報共有のスピードが向上します。会議の文字起こしテキストをChatGPTに入力し、「決定事項」「ネクストアクション」といった見出しで要約を指示すれば、要点が整理された見やすい議事録が完成します。これにより、以下のような作業に時間を費やす必要がなくなり、会議の内容をネクストステップへつなげることが可能です。
- 聞き逃した箇所の確認
- 長時間におよぶ議論の整理
3. 長文記事や大量の資料の要点抽出・翻訳
大量のニュース記事や海外の技術資料に目を通さなければならない場合、ChatGPTを活用することで読解のスピードが上がります。例えば、以下のようなシーンで利用することで、必要な情報を即座にキャッチアップすることが可能です。
- 長いドキュメントを読み込ませて数行の要約
- 専門用語を含む文章を自然な日本語に翻訳
これにより、一語一句を丁寧に読み込む前に全体像を把握できるため、詳細に確認すべき箇所を効率的に絞り込むことができ、情報収集の効率が向上します。
4. 市場調査や競合情報のデータ分析
ウェブサイトから取得した大量の競合情報や市場データを構造化し、傾向を分析する作業もChatGPTの得意分野です。リサーチに利用することで、以下のような分析作業の工数を削減できます。
- 未整理のテキストデータから特定の項目（価格、機能、口コミの傾向など）を抽出してリスト化
- データの共通点や相違点を整理する
人間が手作業で行うとミスが発生しやすい単純なデータクレンジングも、AIを活用することで迅速に処理しやすくなるため、より深い洞察を得るための考察フェーズに時間を充てられるようになります。
5. SNS投稿（X・Instagram等）のキャプション生成
SNSの運用において、毎日の投稿内容を考えるのはクリエイティブなエネルギーを消費する業務ですが、これもAIで効率化が可能です。発信したいトピックやハッシュタグの候補、ターゲット層を指示するだけで、媒体ごとの特性に合わせた魅力的なキャプション案を複数生成してくれます。以下のような文章を生成することもできます。
- 絵文字の使い分けや親しみやすい文体
- トレンドを反映した文章
6. プログラミングコードの生成・デバッグ・リファクタリング
エンジニアだけでなく非エンジニアにとっても、コード生成は自動化を強力に後押しする機能となります。例えば、実現したい機能を自然言語で伝えるだけで以下のような作業を効率化できます。
- PythonやJavaScriptなどのソースコードを生成
- エラーメッセージを入力してバグの原因と修正案を特定
- 既存のコードを読みやすく効率的なものに書き換えるリファクタリングの提案
こうした業務に活用することで、開発時間の短縮だけでなく、コード品質の安定化にも寄与し、スムーズなシステム構築を支援します。
7. カスタマーサポートの問い合わせ一次回答案の作成
顧客からの問い合わせに対して、過去のQ&Aデータや製品仕様に基づいた適切な回答案を作成することができます。特に似たような質問が繰り返される場合、ChatGPTに一次回答案を作らせることで、オペレーターは内容の微調整と確認に専念できるようになります。これにより以下のような効果が期待できます。
- 回答までのリードタイムを短縮
- 顧客満足度の向上
- サポート担当者の心理的な負担や入力の手間を軽減
8. 新規事業やコンテンツのアイデア出し・企画立案
「壁打ち」の相手として活用することで、企画の初期段階におけるアイデアの幅を広げることができます。以下のようなシーンでは、自分一人では思いつかなかった独創的なプランが生まれるきっかけになります。
- 特定のテーマに対して多角的な視点から10個の切り口を提案させる
- ターゲット層の悩みをシミュレーションさせる
ChatGPTは論理的な構造の構築も得意なため、断片的なアイデアを企画書の構成案としてまとめ上げる作業もスムーズに進み、クリエイティブな検討作業を強力にバックアップします。
🚀YoomはChatGPT連携による複雑な業務フローを自動化できます
ChatGPTによる文章作成や要約は非常に便利な反面、複数のツールをまたいでデータを手動でコピー＆ペーストするのは手間がかかります。そんな問題もYoomなら解決できます！
Yoomと連携すれば、会議の文字起こしから要約、さらには特定のツールへの保存といった一連の流れを自動化することが可能です。これにより、担当者は本来注力すべき戦略立案やクリエイティブな業務に集中できる環境が整います。
[Yoomとは]
Yoomは直感的な設定だけで柔軟なフローを構築できるため、業務に合わせたカスタマイズもノーコードで行えます。無料プランや以下のようなテンプレートも豊富に用意されており、気軽に試すことができるので、自動化による新しい働き方をぜひ体験してみてください。
- Web会議の内容から手動でタスクを洗い出し、Trelloに転記している方
- AIを活用して会議で発生したタスクの管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- Trelloを使ったチームのタスク管理で、抜け漏れや共有の遅れをなくしたい方
- 会議終了後、AIによるタスク抽出からTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での転記作業が不要になることで、タスクの記載漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
- はじめに、TrelloをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を設定し、Web会議が終了したタイミングでフローが起動するようにします
- 最後に、オペレーションで「AIワーカー」を設定し、会議の文字起こしデータからタスクを抽出し、情報を整理してTrelloにカードを作成するためのマニュアル（指示）を作成します
- AIワーカーのオペレーションで、タスク抽出に利用するAIモデルを任意で選択してください
- AIワーカーへの指示（プロンプト）を「担当者と期限も特定する」のようにカスタムすることで、抽出したいタスク情報の精度を調整できます
- Trelloのカード作成の指示では、登録先のボードやリスト、担当者などを任意で設定してください
- TrelloとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
- 最新トレンドの収集や社内共有のプロセスに、手間や時間を要していると感じている方
- AIエージェントやChatGPTを活用し、ニュースレターの作成・配信業務を効率化したいと考えている方
- 定期的な情報発信を通じて、チームや組織内の情報共有を活性化させたいと考えている方
- スケジュールに合わせて自動で情報収集から配信までが完了するため、手作業でニュースレターを作成していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- AIがトレンド収集と要約を担うことで、担当者のスキルに依存せず、安定した品質の情報共有が定期的に行えるため、業務の属人化を防ぎます。
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時や頻度を設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、トレンドの収集、内容の要約、そしてGmailでの配信を行うための一連のマニュアル（指示）を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、ニュースレターを配信したいタイミングに合わせて、毎日、毎週、毎月など、フローボットが起動する日時や頻度を任意で設定してください。
- AIワーカーへの指示内容は、収集したい情報のジャンルやキーワード、要約の文字数、配信先のメールアドレス、件名や本文のトーンなど、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。
- ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
🏢企業でのChatGPTによる効率化事例4選
実際にChatGPTを導入したいくつかの企業では、業務の効率化が報告されています。ここでは、大手企業における具体的な導入事例とその定量的な成果について紹介します。
パナソニック コネクト：年間44.8万時間の業務削減
パナソニック コネクトでは、国内全社員約11,600人を対象に、OpenAI・Google・Anthropicの大規模言語モデルを活用した社内AIアシスタント「ConnectAI」を展開しています。生成AIの活用データを分析した結果、2024年の業務時間削減効果は年間44.8万時間に達したと報告されています。全社を挙げた活発な利用が定着しており、社員一人ひとりがAIを道具として使いこなすことで、組織全体の生産性を底上げしている代表的な事例といえます。
ソフトバンク：社内規程の確認業務を約2,800時間削減
ソフトバンクでは、全従業員が安心してChatGPTを活用できる環境を整備し、社内のあらゆる業務で具体的な時間削減の実績を積み上げています。特に、複雑な社内規程やルールの確認業務にRAG（検索拡張生成）技術を組み合わせた独自のAIアシスタントを導入した結果、導入からわずか2.5カ月で約2,800時間もの業務時間を創出することに成功しました。これにより、以下の効率化が実現しており、AIによる生産性向上のモデルケースとなっています。
- 従来は1回あたり約15分かかっていた確認作業が短縮
- アプリレビューの分析や顧客の意見要約といった多岐にわたる業務で作業時間を80%から90%削減
ベネッセ：メール対応時間の約47%短縮とWeb制作コストを4割削減
ベネッセでは、グループ社員約1.5万人に向けて社内AIチャット環境を提供し、業務改善を進めています。ChatGPTなどの生成AIやノーコードツールなどを組み合わせて、「進研ゼミ 中学講座」のWebサイトの制作を効率化しています。具体的には、以下の通りです。
- チャットやメールの回答内容の生成では、15分かかっていた作業を8分に短縮
- 業務プロセスを改革し、コストを4割削減、制作期間を8週間から3週間へ短縮
三菱UFJ銀行：リサーチ業務における作業量を20〜30％削減
三菱UFJフィナンシャル・グループ（MUFG）では、全行規模でChatGPT Enterpriseを導入し、行内の情報活用を高度化しています。AIトレンドの調査や役員・社内向け更新資料の作成など、特定のリサーチ業務では作業量を20〜30％削減する効果が報告されています。MUFGは、削減した時間を顧客訪問やより良い提案書の検討、人が担う判断や承認などに再投資することを重視しています。
🔍【検証】ChatGPTで会議の文字起こしからタスクを抽出してみた！
ここでは、実際にChatGPTを利用して会議の文字起こしデータからタスクの抽出が可能かどうかを検証した結果をご紹介します。
検証条件
検証は、以下の条件で行いました。
- ChatGPTアカウント：無料プラン
文字起こしデータとして、以下のテキストファイルを使用しました。
検証
ChatGPTでタスクの抽出を試した手順を紹介します。プロンプトは、以下を利用しました。
【検証プロンプト】
- 添付した文字起こしデータからタスクを一覧で出力してください。
【手順】
- プロンプトの送信：ファイルをアップロードし、タスクを抽出する指示を入力して送信します。
- 結果の出力：ChatGPTが処理したデータが出力されます。
- 結果の確認：出力された結果を確認します。
検証結果
ChatGPTでタスクの抽出を試してみて以下のことがわかりました。
- わずか7秒でタスクの抽出処理が完了しました。
- 「タスクを抽出」という指示だけで期限や担当者が抽出できました。
- 抽出されたタスクの内容や期限、担当者は正確に反映されました。
- 期限が不明確なタスクが1件漏れる事象が発生しました。
🔷7秒で完了！簡単な指示で正確なタスク抽出が可能
複雑な指示を入力しなくても、「タスクを抽出」と指示するだけで、わずか7秒で処理が完了しました。出力されたタスクの内容は、タスク名だけでなく、担当者や期限といった実務に必要な項目まで正確に反映されています。
日常業務において、長い会議の文字起こしデータから手作業でタスクを拾い上げるのは手間のかかる作業です。しかし、ChatGPTを活用することでその抽出時間を大幅に短縮できます。特別なプロンプト作成のスキルがなくても、手軽にタスク管理のベースを作成できる点は、業務効率化における大きなメリットといえます。
🔷期限が不明確なタスクは抽出漏れのリスクあり
抽出された情報は正確な一方で、期限が明記されていない顧客のタスクが1件抽出から漏れてしまう結果となりました。AIは入力されたテキストの文脈から情報を判断するため、文中で明言されていない曖昧な情報は取りこぼしてしまう可能性があります。
そのため、抽出されたタスクをそのまま業務に利用するのではなく、必ず人間の目視による最終チェックを行う運用が不可欠です。もし出力形式や抽出精度をさらに安定させたい場合は、入力する指示をテンプレート化してルールを明確にしたり、有料版で独自の専用GPTを作成したりする工夫をおすすめします。
⚠️ChatGPTを業務自動化に導入する際の3つの注意点
便利なChatGPTですが、業務に組み込む際にはいくつかの重要なリスク管理が必要です。ここでは特に意識すべき3つのポイントを整理しました。
セキュリティとデータプライバシーの確保
機密情報や顧客の個人情報を入力する際は、そのデータがAIの学習に利用されない設定になっているかを必ず確認してください。特にブラウザ版の無料利用ではデフォルトで学習が有効になっている場合があるため、オプトアウト（学習拒否）の設定やAPI経由での利用など、情報を安全に扱える利用環境を選定・構築することが不可欠です。社内のセキュリティポリシーに準拠した利用ガイドラインを策定し、社員がどのような情報を入力して良いのかを明確にしておくことが、重大な情報漏洩を防ぐための大前提となります。
出力内容の正確性と「Human-in-the-loop」の重要性
AIは時として、もっともらしい嘘をつく「ハルシネーション（幻覚）」を引き起こす可能性があります。特に以下のようなデータでは、必ず人間が内容を確認（Human-in-the-loop）するプロセスを業務フローの中に組み込んでください。
- 数値データ
- 法的根拠
- 最新の事実確認が必要な情報
AIの出力をそのまま自動で顧客へ送信したり公開したりするのではなく、最終的な責任は人間が持つという運用体制を整えることで、情報の正確性を維持し、対外的な信用を損なうリスクを回避できます。
API利用におけるコスト管理
業務自動化のためにAPIを利用する場合、利用量に応じた従量課金が発生するため、予算管理が重要になります。以下のようなシーンでは、予想以上にコストが膨らむことがあります。
- 大量のドキュメントを一括処理
- 頻繁にリクエストを送るワークフロー
モデルごとの単価（入力・出力トークンごとの料金）を把握し、必要以上に長い指示文（プロンプト）を送らない工夫や、利用状況に応じた通知しきい値を設定するなどの対策を講じてください。定期的にコスト対効果を検証し、最適な利用量を維持する管理体制が求められます。
🏁まとめ
ChatGPTを活用した業務自動化は、単なる時間短縮にとどまらず、組織全体の生産性を根本から変える可能性を秘めています。メール作成から高度なデータ分析、企画の立案まで、AIの得意分野を適切に見極めて業務に組み込むことが重要です。今回の検証でも、文字起こしデータからのタスク抽出が7秒で完了するという結果を確認できました。
ただし、セキュリティや正確性といった注意点を正しく理解し、人間が最終的な判断を下す体制を整えることで、はじめて安全かつ持続的な自動化を実現できます。こうした注意点を理解した上で、まずは身近なルーチンワークから、AIとの協働をスタートさせてみてはいかがでしょうか。
🛠Yoomでできること
日々の業務におけるデータの転記や情報を共有する作業は、複数のツールを往復することで集中力が削がれるといった課題がかかります。そんな問題もYoomなら解決できます！
Yoomを活用すれば、ChatGPTが生成した情報を自動で次のアクションへつなげ、手作業を一切介さずに業務を完結させることが可能です。これにより手作業や転記時の人為的ミスを削減できるため、品質を維持しながら効率化を図ることができます。
Yoomには、自動化フローを構築するためのテンプレートが豊富にあり、直感的な操作で簡単に設定できるので、ぜひ試してみてください。
- Airtableで顧客管理を行い、Gmailでの問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、顧客一人ひとりに合わせた丁寧な自動返信を実現したい担当者の方
- 問い合わせの一次対応を自動化し、より重要な業務に集中したいチームリーダーの方
- Gmailでの問い合わせ受信を起点に、Airtableの情報を活用した返信までを自動化できるため、手作業での対応時間を短縮することが可能です
- 手動での情報参照や転記による、返信内容の間違いや顧客情報の取り違えといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAIワーカーオペレーションを選択し、問い合わせ内容を精査し、Airtableの顧客情報を参照しながら個別返信案を生成するためのマニュアル（指示）を作成します
- 次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、AIが生成した返信案の確認などを担当者へ依頼するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで承認された返信内容を送信するよう設定します
- Gmailのトリガー設定では、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のアクションで、自動返信の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- AIワーカーオペレーションの設定では、利用したいAIモデルを任意で選択し、どのような返信文を生成させたいか、具体的な指示内容を自由にカスタマイズしてください
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカーで大容量のデータを処理する場合、処理件数に応じて膨大なタスクを消費する可能性があるためご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceを利用しており、新規リードの割り当て作業を効率化したい営業マネージャーの方
- 過去の成約実績や業種経験に基づいた、客観的で公平なリード割り当てを実現したいB2Bマーケティング担当者の方
- リード発生から初動までの時間を短縮し、商談化率を高めたいと考えている営業企画の方
- AIが過去のデータに基づいて最適な担当者を推薦するため、担当者の選定に迷う時間が削減され、スムーズなアプローチが可能になります。
- Salesforceのレコード更新が自動化されるため、手動による転記ミスを防ぎ、管理業務の負担を軽減できます。
- はじめに、SalesforceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして、Salesforceの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーを活用し、最適な担当者を選定してSalesforceのリードオブジェクトを更新し、Slackで担当者をメンションしてメッセージを送信するためのスキルを作成します。この際、Salesforceのアクションと、Slackのアクションを使用ツールとして設定します。
- AIワーカーへの指示（プロンプト）を調整することで、成約実績だけでなく、現在の案件保有数や担当地域など、独自の割り当て基準を追加することが可能です。
- Slackでの通知内容をカスタマイズし、リードの業種やWebフォームの問い合わせ内容をメッセージに含めることで、担当者が状況を把握しやすく設定できます。
- Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
出典1：パナソニックコネクト、「聞く」から「頼む」へシフトしたAI活用で年間44.8万時間の削減を達成 | 技術・研究開発／出典2：RAG×データ構造化による「社内規程・ルール確認の高度化」の取り組みを向上
／出典3：生成AIを活用したWebサイト制作・運用改革によりコスト4割削減、制作期間を半分以下に短縮 | 株式会社ベネッセコーポレーションのプレスリリース／出典4：MUFG、OpenAI とともに AI-Native な企業を目指す
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
