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会議の録音データを聞き返しながら議事録を作成する作業、膨大な時間がかかっていませんか？
あるいは、インタビュー音源の文字起こしとその後の整形、他ツールへの転記作業に追われ、本来注力すべき分析業務が進まないと悩んでいませんか？
便利なAI文字起こしツールを導入しても、結局その後の手作業が多く、業務効率が上がらないと感じている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">会議やインタビューなどの音声ファイルをAIが自動で文字起こし、内容を解析して自動で記録してくれる仕組み</span>があれば、これらの面倒な作業から解放され、より本質的な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
音声文字起こしを効率的に行いたい方や、業務にAIを取り入れて作業負担を軽減したい方は、今回紹介する自動化を導入することをおすすめします！
Yoomには<span class="mark-yellow">インタビューなどの音声ファイルを文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携し、音声ファイルの文字起こし作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、これまで手作業で行っていた議事録作成やインタビュー記録の整理といった業務を効率化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで音声ファイルを受信したことをトリガーに、AIが自動で文字起こしと内容の解析を行い、その結果をNotionに記録する</span>ことができます。
メールでのデータ共有が多い業務フローをスムーズに自動化し、議事録作成の手間を削減可能です。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じて音声ファイルが送信された際に、自動で文字起こしと解析を実行し、結果をGoogle スプレッドシートに蓄積する</span>ことも可能です。
アンケートや音声でのフィードバック収集後のデータ整理・分析業務を効率化します！
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスに音声ファイルがアップロードされたのをきっかけに、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をSlackに通知する</span>ことで、チーム内での迅速な情報共有を実現します。共同作業のスピードを向上させることも可能です。
それではここから代表的な例として、音声ファイルを文字起こしするフローを徹底解説します！
今回はより具体的な例として、Gmailで音声データを受信した際に、音声認識AIで文字起こしと解析を行い、Notionに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
今回は文字起こししたデータをNotionに転記します。その際に使用するデータベースを、この段階で作成しておきましょう。
今回は下記の内容で作成しました。
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
アクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
まずはGmailで、今回のフローでトリガーとなる「ラベル」を作成します。その後、作成したラベルに音声ファイルを添付しメールを送信しましょう。
今回は下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
Gmailのテストメール送信が完了したらYoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようにテスト成功画面と取得した値が表示されます。先ほどテスト送信をしたGmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、「音声データを文字起こしする」をクリックします。
※AIオペレーション(文字起こし)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
なお、アクションは任意で変更可能ですが、消費するタスク数が異なりますのでご注意ください。
次に「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。
続いて、読み取る音声ファイルの言語を候補から選択してください。
任意の「AIモデル」をプルダウンから選択しましょう。
(基本的には「ElevenLabs（推奨）」をおすすめします！)
設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様に取得した値が表示されます。こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
AIのアイコンの「テキストを生成する」をクリックします。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。
プロンプトの設定
先ほどの音声ファイルの取得した値を活用し、その内容を要約するプロンプトを設定します。
ボックスをクリックしし、下記画像のように解析結果を選択します。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。そのため、プロンプトを直接入力することで毎回同じ指示をAIに投げかけることが可能になります。
加えてその中に取得した値を下記画像のように活用することで、基本的な要約方法はそのままに、要約を行う音声ファイルは受信したメールに応じて毎回変動させることが可能です。
今回は、下記画像のように設定しました。
今回は画像のようなプロンプトを設定しました。
ここまで設定ができたら連携テストを行います。赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされ、取得した値が表示されたら完了です。保存を押しましょう。
レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
データベースの連携がうまくいかない場合は、こちらのヘルプページご確認ください。
追加するレコードの値を設定します。この画面に表示されている各ボックスは、Notionに作成したプロパティに準じています。
入力欄をクリックすると前のステップで取得した値が表示されるので、その中からボックスに対応する項目を選択しましょう。
先ほどと同様に取得した値を活用することで、毎回最新の情報を反映できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でNotionにレコードが追加されるか確認します。
テストに成功すると、Notionに追加されたレコードの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Notionの画面を開き、指定した内容でレコードが実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク情報が自動的にNotionの指定データベースに作成されるようになります。
実際にタスクを作成し、Notionにページが追加されるかを確認してみましょう。
Yoomのテンプレートは、今回紹介した以外にも、音声データの文字起こしや会議記録の整理をスムーズに自動化できるものが揃っています。
業務を効率化できるテンプレートが多数用意されているため、記録作業や共有業務の負担を軽減したい方に最適です！
音声ファイルのAI文字起こしとNotionへの記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議やインタビューの音声データを聞き返して議事録を作成する手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は文字起こしという単純作業から解放され、内容の分析や次のアクションプランの策定といったより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：対応している音声ファイルの拡張子はなんですか？
A : mp3, mp4, mpeg, mpga, m4a, wav, webmとなります。
Q：対応している音声ファイルの形式や長さに制限はありますか？
A : 文字起こし機能のアクションは、最大30分(25タスク)・60分(50タスク)・90分(75タスク)の3種類あります。音声の長さに合わせて選択しましょう。それぞれ消費するタスク数が異なりますのでご注意ください。
Q：AI文字起こし機能を利用するための具体的な料金プランを教えてください。
A : 音声データの文字起こしを含むAI機能については、チームプラン以上でのご提供となります。
また、フリープランの場合でも各プラン1度無料のトライアルを2週間実施することが可能です。チームプランまたはサクセスプランのトライアルにお申し込みを頂けますと一定期間AI機能をご利用頂けますので、ご活用ください。
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