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「Gmailに届く問い合わせへの返信、一件ずつ文章を考えるのが大変…」
「定型的な質問への返信は自動化して、もっと重要な業務に時間を使いたい…」
このように、日々のメール対応業務に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したお問い合わせ内容をAIが解析し、顧客対応の文章を自動で生成して返信する仕組み</span>があれば、こうした定型的な業務から解放され、より創造的で重要なタスクに集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用してGmailへの問い合わせに自動で返信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailに問い合わせがあった際に、AIで顧客対応の文章を生成して自動で返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Gmail]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、YoomとGmailを連携します。
Yoomのマイアプリ登録画面から「Gmail」を選択し、お使いのGoogleアカウントでログインしてYoomからのリクエストを承認するだけで連携は完了です。
詳しくは以下をご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、フローの設定をしていきましょう！
まずは、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回は「テスト用」というラベルを作成し、このラベルが付与されたメールの受信を自動化の起点としています。
なお、ラベルでのメール振り分け設定は公式ヘルプからご確認いただけます。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほどテスト用メールを受信した際に付与したラベルを、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されるはずです。
取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストを生成する」をクリックします。
アクションを選択する
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて消費するタスク数が異なるため注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
「プロンプト(＝テキスト生成のための指示文)」をステップ4で取得した値を活用して入力していきましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
文章に関しては、テンプレートとして入力例がすでに入力されているため、そのまま使用してもOKです！
【取得した値の活用方法】
最後に「言語」を入力したら「テスト」を押しましょう。
「取得した値」として「生成結果」が表示されていればテスト成功です！
「保存する」をクリックします。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
つぎに、メールの設定を行います。
タイトルは必要に応じて編集して、Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toを設定してください。
送信先や件名を設定します。
取得した値を活用して、設定することも可能です。
取得した値は、フローボットの起動毎に変動します。
取得した値を設定すれば、自動的に値を置き換えてくれるので、とても便利です！
詳しくはこちらを確認してください。
本文を設定します。
同様に、取得した値を活用して、設定しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
メール内容に問題なければ、テストをクリックします。
テストが成功して、Gmailでメールが送信できたら保存してください。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、Gmailを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
受信したメール内の契約書やフォームからの領収書をOCRで読み取りkintoneへ自動連携します。また、Googleフォームの名刺画像やMeta広告のリード情報をもとに、Salesforceへ登録しつつ、自動でお礼メールやフォローメールを送信することも可能です。
さらに、kintoneやAirtableのステータス更新をトリガーに請求書を作成・送付したり、freee会計の経費申請通知を可能にします。
これにより、メール処理とそれに伴う後続の営業・経理業務を自動化し、対応の迅速化を実現できます。
GmailとAIを連携させて自動返信の仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた問い合わせへの返信文作成と送信作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な顧客対応を実現できます。</span>
これにより、担当者は定型的な返信業務から解放され、より複雑な問い合わせ対応や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：クレームなど特定のメールを除外できますか？
A：はい、可能です。Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、※なお、分岐機能はミニプラン以上の有料プランでご利用いただけます。分岐についてはこちらをご確認ください。
Q：AI機能の具体的なコスト感を教えてください。
A：GmailとAIの連携は、Yoomのフリープランで利用できるアプリです。Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：添付ファイルの内容もAIは読み取れますか？（PDFの見積依頼書や画像のエラー報告などを解析する方法）
A：はい。可能です。テキストだけでなくPDFや画像ファイルが添付される問い合わせに関しても、内容をAIが解析し、返信文に反映できるOCR機能があります。詳しくは、こちらをご覧ください。
※なお、OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
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