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■概要
Gmailで日々受け取るお問い合わせへの対応に、多くの時間を費やしていませんか。特に、一件一件内容を確認し、適切な返信文を作成するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際にAIが自動で顧客対応の文章を生成するため、Gmailから返信する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Gmailに届く問い合わせへの返信、一件ずつ文章を考えるのが大変…」
「定型的な質問への返信は自動化して、もっと重要な業務に時間を使いたい…」
このように、日々のメール対応業務に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、Gmailで受信したお問い合わせ内容をAIが解析し、顧客対応の文章を自動で生成して返信する仕組みがあれば、こうした定型的な業務から解放され、より創造的で重要なタスクに集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAIを活用してGmailへの問い合わせに自動で返信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで日々受け取るお問い合わせへの対応に、多くの時間を費やしていませんか。特に、一件一件内容を確認し、適切な返信文を作成するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際にAIが自動で顧客対応の文章を生成するため、Gmailから返信する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailに問い合わせがあった際に、AIで顧客対応の文章を生成して自動で返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Gmail]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、YoomとGmailを連携します。
Yoomのマイアプリ登録画面から「Gmail」を選択し、お使いのGoogleアカウントでログインしてYoomからのリクエストを承認するだけで連携は完了です。
詳しくは以下をご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Gmailで日々受け取るお問い合わせへの対応に、多くの時間を費やしていませんか。特に、一件一件内容を確認し、適切な返信文を作成するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際にAIが自動で顧客対応の文章を生成するため、Gmailから返信する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、フローの設定をしていきましょう！
まずは、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回は「テスト用」というラベルを作成し、このラベルが付与されたメールの受信を自動化の起点としています。
なお、ラベルでのメール振り分け設定は公式ヘルプからご確認いただけます。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほどテスト用メールを受信した際に付与したラベルを、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されるはずです。
取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストを生成する」をクリックします。
アクションを選択する
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて消費するタスク数が異なるため注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
「プロンプト(＝テキスト生成のための指示文)」をステップ4で取得した値を活用して入力していきましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
文章に関しては、テンプレートとして入力例がすでに入力されているため、そのまま使用してもOKです！
【取得した値の活用方法】
最後に「言語」を入力したら「テスト」を押しましょう。
「取得した値」として「生成結果」が表示されていればテスト成功です！
「保存する」をクリックします。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
つぎに、メールの設定を行います。
タイトルは必要に応じて編集して、Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toを設定してください。
送信先や件名を設定します。
取得した値を活用して、設定することも可能です。
取得した値は、フローボットの起動毎に変動します。
取得した値を設定すれば、自動的に値を置き換えてくれるので、とても便利です！
詳しくはこちらを確認してください。
本文を設定します。
同様に、取得した値を活用して、設定しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
メール内容に問題なければ、テストをクリックします。
テストが成功して、Gmailでメールが送信できたら保存してください。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、Gmailを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
受信したメール内の契約書やフォームからの領収書をOCRで読み取りkintoneへ自動連携します。また、Googleフォームの名刺画像やMeta広告のリード情報をもとに、Salesforceへ登録しつつ、自動でお礼メールやフォローメールを送信することも可能です。
さらに、kintoneやAirtableのステータス更新をトリガーに請求書を作成・送付したり、freee会計の経費申請通知を可能にします。
これにより、メール処理とそれに伴う後続の営業・経理業務を自動化し、対応の迅速化を実現できます。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務に活用している方
・取引データや顧客情報の管理にデータベースを活用している方
2.Misocaを使用して帳票作成を行っている方
・請求管理の業務を行う方
・定期的な請求書の発行を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求書の作成から管理まで効率的に行うことができるクラウドツールです。
しかし、毎回Airtableの情報を手入力しながらMisocaで請求書を作成するのは、ミスの発生リスクを高め精神的な負担を増大させる可能性があります。
ヒューマンエラーの発生を回避して帳票の作成を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、Airtableのステータス更新を感知して請求書の作成・送信を自動で行います。
手作業の手間を省くことで人的ミスを未然に防ぎ、正確性の高い請求書を発行することができ、顧客満足度向上へと繫げることができます。
■注意事項
・Airtable、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとGmailなどのメッセージツールを使用されている方
・Zoomを使った自動化を試してみたい方
・チャット通知された内容から自動でZoomのミーティングを作成してみたい方
■このテンプレートを利用するメリット
・Zoomにアクセスして、手動でミーティングを作成する手間を省略することができます。
・フォームに回答されたら、自動でZoomのミーティングを作成し、関係者にGmailでメールを送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方
2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームで送信された名刺画像をもとに、Salesforceでの取引先責任者の登録およびGmailでの名刺に記載されたメールアドレスへのお礼メール送信が自動化されます。
画像の撮影やスキャンとフォーム送信だけで名刺情報がデジタル化され、担当者の負担軽減や情報共有の迅速化が可能になることで、顧客へのアプローチやフォローアップをスムーズに進められます。
また、データ登録時、名刺画像が自動的にアップロードされるため、データとの照合が容易です。
■概要
Googleフォームで回収した領収書の情報を、手作業でkintoneに入力し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、入力ミスが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに領収書が添付された回答が送信されると、OCR機能が画像から情報を自動で読み取りkintoneへ登録し、Gmailで担当者へ通知するまでを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、リードへGmailを送付してSlackのチャンネルに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）とSlackを併用しているマーケティング・営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSlackに自動で通知し、迅速な対応をしたい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
・リード情報をSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
3.手入力の作業を減らし、GmailとSlackのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を手動でGmailやSlackへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
Slack上でリードへの対応状況を共有することで、誰がどのリードに対応しているのかを把握することが容易になり、重複対応や対応漏れを防ぐことができ、リード獲得を直ぐに把握することにより、タイムリーなフォローアップが可能となります。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・取引情報や顧客情報の一元管理に活用している方
2.Misocaを使用して会計業務を行う方
・請求管理の業務を行う方
・定期的な請求書の発行を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
しかし、基となるkintoneの情報を毎回手入力して請求書を作成しなければならないのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、kintoneでのステータス更新をトリガーに請求書の作成、送信を自動で行い、ヒューマンエラーを回避します。
自動化によって人的ミスを回避し正確性の高い請求書を発行することで、顧客満足度を向上させることにつなげます。
また一連の業務を自動化することで手作業にかかっていた時間を大幅に削減し、他のタスクに使用することで業務進行を円滑にします。
■注意事項
・kintone、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
指定のスケジュールになったらNotionで新規ページを作成し、連携したGmailで詳細内容のメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでタスクや帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・指定のスケジュールでフローボットが起動するため、定型業務の漏れを防ぎます。
・メールの送付まで自動で行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
GmailとAIを連携させて自動返信の仕組みを構築することで、これまで手作業で行っていた問い合わせへの返信文作成と送信作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な顧客対応を実現できます。
これにより、担当者は定型的な返信業務から解放され、より複雑な問い合わせ対応や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：クレームなど特定のメールを除外できますか？
A：はい、可能です。Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、※なお、分岐機能はミニプラン以上の有料プランでご利用いただけます。分岐についてはこちらをご確認ください。
Q：AI機能の具体的なコスト感を教えてください。
A：GmailとAIの連携は、Yoomのフリープランで利用できるアプリです。Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：添付ファイルの内容もAIは読み取れますか？（PDFの見積依頼書や画像のエラー報告などを解析する方法）
A：はい。可能です。テキストだけでなくPDFや画像ファイルが添付される問い合わせに関しても、内容をAIが解析し、返信文に反映できるOCR機能があります。詳しくは、こちらをご覧ください。
※なお、OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
