Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する方法

[Yoomとは]

「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」方法

Yoomを使えば、特別な知識は一切必要なく、ノーコードでアプリ同士を連携できたり、業務フローの自動化を行うことができます！
2週間の無料体験期間もあるので、試しに活用してみたい方にもおすすめですよ！

今回は、「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」フローボットの作り方を解説していきます。

Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照しましょう。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomにログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
マイアプリの中からSlackを接続します。
「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。マイアプリの中からSlackを接続します。
「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。これでマイアプリの連携は完了です！

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‍アプリの連携が完了したら、下記のテンプレートの「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！

‍コピーが完了したら、フローボットの作成に取り掛かります。

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ステップ2:メールトリガーを設定

1つ目のステップ、メールトリガーの条件設定を入力します。
タイトルと受信用アドレスを任意で設定してください。
※補足）トリガー条件を入力することで、条件に合うメールを受信した場合のみ起動させることができます。
例えば、下記のように設定することで、本文に「問い合わせ」という文字が含まれる場合のみ起動させることができます。
検索箇所：本文
検索条件：含む
文字列：問い合わせ

「次へ」をクリックし、テストします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定(要約する)

2つ目のステップをクリックしましょう。アクションは運用に合わせて任意に変更してくださいね。

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次へをクリックし、詳細を設定します。
要約対象のテキスト：アウトプットの中の「メールが届いたら」をクリックし、「本文」を選択します。{{本文}}と表示されているのを確認します。

文字数：任意で設定してください。
要約の条件：任意で設定してください。（「要点を箇条書きで要約してください」等）

テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:アクションを設定(Slackに通知する)

3つ目のステップに移りましょう！
※注意）タイトルとアカウントは任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

次へをクリックし、API接続設定をします。
投稿先のチャンネルID：任意で設定してください。
メッセージ：アウトプットの中にある「要約する」をクリックし、「要約結果」を選択してください。{{要約結果}}と表示されているのを確認します。
※解説）このように設定すると、要約結果を自動で引用し、Slackに送信することができます。

テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

お疲れ様です！
これで、「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」フローの完成です！！

Slackや要約機能を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSlackや要約機能を利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Slackを活用した自動化例

Slackで送信されたファイルを格納・保存する

手動でのファイル保存の手間を削減することで、保存忘れやファイル名の名前間違えなどの人為的なミスを減らせるかもしれません。

音声データが格納されたらSlackに通知する

音声データがアップロードされた瞬間に自動で文字起こしと結果の通知が行われるので、内容を把握しやすくなるでしょう。

YoomのフォームトリガーとSlackを連携する

Yoomのフォームと連携して通知を行うことで、対応の抜け漏れを抑制できる可能性があります。

要約機能を活用した自動化例

Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約して通知する

議事録の内容を自動的に要約して通知されるので、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを迅速に把握することができます。

内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

状況に応じた適切な対応を行うことで、チームの協力体制が強化され、プロジェクトの進行がスムーズに行えそうです。

YoomとSlackを連携するメリット

‍1. 要点把握の高速化‍

AI機能を使用し長文要約を自動化することで、短時間で要点だけを把握できるようになるでしょう。
AIが長文メールの内容を自動で要約し、要約された内容をSlackの特定チャンネルに通知するため、重要なメールの要点を短時間で把握できるようになると予想されます。
担当者ごとの認識違いも抑制できる可能性もあることから、作業効率の向上が見込めそうです。

2. カスタマーサポートの効率化‍

長文要約にAIを活用することで、顧客からの問い合わせやご意見を自動で要約し、効率的に対応することができます。
たとえば、顧客からの長文の問い合わせメールを自動で要約し、通知メッセージとして集約することで、過去データの分析にも役立ちそうです。
また、素早い通知によって迅速に担当者が対応できるようになるため、解決までのスピードも早まり、顧客満足度が向上するかもしれません！

3. チーム連携の強化‍

プロジェクトに関する長文の進捗報告書をAIで要約することで、重要な情報を短時間で把握でき、意思決定が迅速に行える可能性があります。
たとえば、プロジェクトの長文の進捗報告書をAIが要約して自動通知することで、関係者全員に情報がすばやく行き渡るようになるはずです！
プロジェクト進行を後押しする、有用なツールとなるでしょう。

まとめ

今回は、Yoomを使用しAI機能を使い長文を自動で要約する方法をご紹介しました！
作業の自動化で、文章の情報処理と共有の効率の向上が期待できますね！
さらに、素早い通知フローによってチーム連携の強化にもつながるはずです。

ぜひ、フローを実際にお試しください！