「会議の記録が長くなってしまい、なかなか要点が分からない」「そもそも議事録を作成する時間が無い」「顧客からの長文の問い合わせに迅速に対応できない」などといった、お悩みはありませんか？
業務をしている中で、長文を要約しなければいけない機会は意外と多く、とても手間がかかる作業です。
実は、この長文要約ですが、Yoomを活用することで自動で行えるようになり、作業の負担軽減につながるでしょう！
本記事では、AI機能を使い長文要約を自動化することでできる自動化例と、実際にYoomを使って要約する方法を詳しくご説明していきます！
要点の把握を効率的に行いたい方やプロジェクト管理を強化したい方、必見です！
こんな方におすすめ
- Slackを活用している方
- SlackとAI機能を連携して、業務効率化を考えている方
- SlackとAI機能を連携して、問い合わせ管理をされている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する
試してみる
Yoomで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を要約してSlackに通知するフローです。
[Yoomとは]
「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」方法
Yoomを使えば、特別な知識は一切必要なく、ノーコードでアプリ同士を連携できたり、業務フローの自動化を行うことができます！
2週間の無料体験期間もあるので、試しに活用してみたい方にもおすすめですよ！
今回は、「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」フローボットの作り方を解説していきます。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照しましょう。
ステップ1:マイアプリ連携
Yoomにログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
マイアプリの中からSlackを接続します。
「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。マイアプリの中からSlackを接続します。
「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。これでマイアプリの連携は完了です！
アプリの連携が完了したら、下記のテンプレートの「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！
Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する
試してみる
Yoomで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を要約してSlackに通知するフローです。
コピーが完了したら、フローボットの作成に取り掛かります。
ステップ2:メールトリガーを設定
1つ目のステップ、メールトリガーの条件設定を入力します。
タイトルと受信用アドレスを任意で設定してください。
※補足）トリガー条件を入力することで、条件に合うメールを受信した場合のみ起動させることができます。
例えば、下記のように設定することで、本文に「問い合わせ」という文字が含まれる場合のみ起動させることができます。
検索箇所：本文
検索条件：含む
文字列：問い合わせ
「次へ」をクリックし、テストします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:アクションを設定(要約する)
2つ目のステップをクリックしましょう。アクションは運用に合わせて任意に変更してくださいね。
次へをクリックし、詳細を設定します。
要約対象のテキスト：アウトプットの中の「メールが届いたら」をクリックし、「本文」を選択します。{{本文}}と表示されているのを確認します。
文字数：任意で設定してください。
要約の条件：任意で設定してください。（「要点を箇条書きで要約してください」等）
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:アクションを設定(Slackに通知する)
3つ目のステップに移りましょう！
※注意）タイトルとアカウントは任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へをクリックし、API接続設定をします。
投稿先のチャンネルID：任意で設定してください。
メッセージ：アウトプットの中にある「要約する」をクリックし、「要約結果」を選択してください。{{要約結果}}と表示されているのを確認します。
※解説）このように設定すると、要約結果を自動で引用し、Slackに送信することができます。
テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
お疲れ様です！
これで、「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」フローの完成です！！
Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する
試してみる
Yoomで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を要約してSlackに通知するフローです。
Slackや要約機能を使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもSlackや要約機能を利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Slackを活用した自動化例
Slackで送信されたファイルを格納・保存する
手動でのファイル保存の手間を削減することで、保存忘れやファイル名の名前間違えなどの人為的なミスを減らせるかもしれません。
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する
試してみる
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフローです。
Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
「Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする」フローは、チーム内で共有されたファイルを自動的にSharePointに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのファイル管理が不要となるため、情報の一元化と効率化を実現し、スムーズなファイル共有をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用し、頻繁にファイルを共有しているチームの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化したいと考えているIT担当者の方
・手動でのファイルアップロードに時間を取られ、業務効率を向上させたいビジネスリーダーの方
・情報の一元管理を目指し、異なるプラットフォーム間の連携を強化したい方
■注意事項
・Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackで受け取ったファイルをOneDriveにアップロードする
試してみる
Slackのチャンネルに投稿されたファイルをOneDriveにアップロードするフローです。
音声データが格納されたらSlackに通知する
音声データがアップロードされた瞬間に自動で文字起こしと結果の通知が行われるので、内容を把握しやすくなるでしょう。
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.音声ファイルの管理を行っている方
・業務で音声ファイルを多く取り扱い、内容の確認に煩わしさを感じている方
・音声ファイルの文字起こしに手間を感じており、自動化したいと考えている方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとしている方
・チーム内への情報共有に手間を感じている方
・文字起こしの結果を効率的にチーム共有したいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとSlackのそれぞれをYoomに連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
音声ファイルの管理と共有をスムーズに行う業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに音声データを頻繁に保存している方
音声データの内容の共有に時間がかかっているチームの方
・音声データの文字起こし作業を行う方
文字起こしを自動化したいと考えている方
・Slackを業務に活用している方
チームコミュニケーションを効率化したいと考えているビジネスリーダーの方
・業務ワークフローを最適化したいと考えている方
日常のタスクを自動化したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
音声データがOneDriveに格納されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「音声データがOneDriveに格納されたらSlackに通知する」ワークフローは、OneDriveに新しい音声データがアップロードされた際に、自動的にSlackへ通知を送る業務ワークフローです。これにより、チームメンバーは迅速に音声ファイルの追加を把握でき、迅速な対応や共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとSlackを日常的に利用し、情報共有をスムーズに行いたいチームの方
・音声データの管理が多く、通知作業に時間を取られている業務担当者
・Yoomを活用して、既存の業務プロセスを自動化・効率化したい企業の方
・リモートワーク環境下で、チーム間のコミュニケーションを円滑にしたいマネージャーの方
・手動での通知作業に煩わしさを感じているITサポート担当者
■注意事項
・OneDrive、SlackそれぞれとYoomに連携する必要があります。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
YoomのフォームトリガーとSlackを連携する
Yoomのフォームと連携して通知を行うことで、対応の抜け漏れを抑制できる可能性があります。
■概要
「フォームに添付されたPDFをSlackに通知する」ワークフローは、フォームにPDFが添付された際に自動でSlackに通知を送る業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームからのPDF提出時に即座にチームへ情報を共有でき、迅速な対応が可能になります。これにより、手作業による通知の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して資料やレポートを収集している担当者
・提出されたPDFをチーム内で迅速に共有したいマネージャー
・手動でPDFを転送する手間を省き、業務効率化を目指しているビジネスユーザー
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
フォームで応募があったら、応募内容に併せてルートを変え別々のSlackチャンネルに通知する
試してみる
■概要
・Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、応募の内容に併せて進行方向を切り替え別々のチャットルームに通知します。
・フォームの回答に併せて、特定のチームに情報を通知することが可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、進行先を切り替えるオペレーションを選択し、以下設定をして保存します。
・オペレーション：①のフォームトリガーを選択します。
・アウトプット：①で進行方向を切り替えたい項目を選択します。今回は景品内容で切り替える例としています。
・切り替え条件：①で取得する値を直接入力します。値を追加するを押すことでルートを追加できます。
※入力する値が合致していないとエラーになるので、ご注意ください。
※進行先を切り替えるオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8077098
ーーーーーー以降は各ルートごとに同じ設定ですーーーーーー
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る
・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。
・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
景品の応募がありました。
--------------
・お名前：{{お名前}}
・メールアドレス：{{連絡先アドレス}}
・ご住所：{{送付先のご住所}}
・希望景品：{{ほしい景品}}
--------------
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■注意事項
・進行先を切り替えるオペレーションはフリープランでは使用できません。各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、
本操作を使用したい場合はご活用ください。
無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
フォームでアンケート回答があったら、回答内容に併せてルートを変え別々のSlackチャンネルに通知する
試してみる
■概要
・Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、回答内容に併せて進行方向を切り替え別々のチャットルームに通知します。
・フォームの回答に併せて、特定のチームに情報を通知することが可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や商品情報等、必要な質問項目を設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、進行先を切り替えるオペレーションを選択し、以下設定をして保存します。
・オペレーション：①のフォームトリガーを選択します。
・アウトプット：①で進行方向を切り替えたい項目を選択します。今回は購入された商品内容で切り替える例としています。
・切り替え条件：①で取得する値を直接入力します。値を追加するを押すことでルートを追加できます。
※入力する値が合致していないとエラーになるので、ご注意ください。
※進行先を切り替えるオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8077098
ーーーーーー以降は各ルートごとに同じ設定ですーーーーーー
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る
・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。
・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
アンケート回答がありました。
--------------
・お名前：{{お名前}}
・メールアドレス：{{連絡先アドレス}}
・ご住所：{{送付先のご住所}}
・購入商品：{{今回購入された商品}}
・満足度：{{購入した商品の満足度を教えてください。}}
・満足度の理由：{{満足度の理由を教えてください。}}
--------------
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■注意事項
・進行先を切り替えるオペレーションはフリープランでは使用できません。各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、
本操作を使用したい場合はご活用ください。
無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
要約機能を活用した自動化例
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約して通知する
議事録の内容を自動的に要約して通知されるので、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを迅速に把握することができます。
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してDiscordに通知する
試してみる
■概要
会議の議事録をNotionにまとめた後、その要点を手作業でコピー＆ペーストしてDiscordで共有していませんか？
この作業は手間がかかる上に、重要な情報の共有漏れにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionデータベースへの議事録登録をトリガーに、AIが内容を自動で要約し、指定のDiscordチャンネルへ通知するため、情報共有の効率化と効率化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとDiscordを利用し、議事録共有の作業に手間を感じている方
・会議の決定事項や要点を、チーム全体へスムーズに共有したいプロジェクトマネージャーの方
・AIを活用して定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Notion、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知する
試してみる
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知するフローです。
内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
状況に応じた適切な対応を行うことで、チームの協力体制が強化され、プロジェクトの進行がスムーズに行えそうです。
Discordの投稿メッセージを要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Discordの投稿メッセージを要約してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは情報共有の迅速化に寄与します。
Discord上での内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordを利用してチームコミュニケーションを行っている方
・チームでDiscordを使って情報共有しているが、重要なメッセージを見逃してしまうことが多い方
・メッセージの要約を活用して、必要な情報を迅速に把握したいと考える方
・Microsoft Teamsを活用して社内コミュニケーションを行っている企業
・Microsoft Teamsを利用して効率的に情報共有を行いたい方
・手動での転送が面倒で、自動化による業務効率化を目指している方
■注意事項
・DiscordとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Chatの投稿内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Google Chatの投稿内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有の迅速化と作業負担の削減に役立ちます。
要約した上で通知できるので、情報の可読性も向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatを利用してチームでのコミュニケーションを行っている方
・Google Chatに投稿された内容を迅速に把握したいと考えている方
・業務でMicrosoft Teamsを使用している方
・Google ChatとMicrosoft Teamsを併用しているが、情報共有に時間がかかると感じている方
・情報の伝達ミスや遅延を防ぎ、スピーディに対応したいと考えている方
・複数のツールを使いこなし、効率的な業務フローを構築したい方
■注意事項
・Google ChatとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知
試してみる
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。
YoomとSlackを連携するメリット
1. 要点把握の高速化
AI機能を使用し長文要約を自動化することで、短時間で要点だけを把握できるようになるでしょう。
AIが長文メールの内容を自動で要約し、要約された内容をSlackの特定チャンネルに通知するため、重要なメールの要点を短時間で把握できるようになると予想されます。
担当者ごとの認識違いも抑制できる可能性もあることから、作業効率の向上が見込めそうです。
2. カスタマーサポートの効率化
長文要約にAIを活用することで、顧客からの問い合わせやご意見を自動で要約し、効率的に対応することができます。
たとえば、顧客からの長文の問い合わせメールを自動で要約し、通知メッセージとして集約することで、過去データの分析にも役立ちそうです。
また、素早い通知によって迅速に担当者が対応できるようになるため、解決までのスピードも早まり、顧客満足度が向上するかもしれません！
3. チーム連携の強化
プロジェクトに関する長文の進捗報告書をAIで要約することで、重要な情報を短時間で把握でき、意思決定が迅速に行える可能性があります。
たとえば、プロジェクトの長文の進捗報告書をAIが要約して自動通知することで、関係者全員に情報がすばやく行き渡るようになるはずです！
プロジェクト進行を後押しする、有用なツールとなるでしょう。
まとめ
今回は、Yoomを使用しAI機能を使い長文を自動で要約する方法をご紹介しました！
作業の自動化で、文章の情報処理と共有の効率の向上が期待できますね！
さらに、素早い通知フローによってチーム連携の強化にもつながるはずです。
ぜひ、フローを実際にお試しください！
