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「会議の記録が長くなってしまい、なかなか要点が分からない」「そもそも議事録を作成する時間が無い」「顧客からの長文の問い合わせに迅速に対応できない」などといった、お悩みはありませんか？
業務をしている中で、長文を要約しなければいけない機会は意外と多く、とても手間がかかる作業です。
実は、この長文要約ですが、Yoomを活用することで自動で行えるようになり、作業の負担軽減につながるでしょう！
本記事では、AI機能を使い長文要約を自動化することでできる自動化例と、実際にYoomを使って要約する方法を詳しくご説明していきます！
要点の把握を効率的に行いたい方やプロジェクト管理を強化したい方、必見です！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要 Yoomで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を要約してSlackに通知するフローです。 AIによる要約を用いることで、長いメールの文章でも自動的に要点の要約をすることが可能で、手作業による工数を削減することができます。 ■注意事項 ・SlackとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」方法
Yoomを使えば、特別な知識は一切必要なく、ノーコードでアプリ同士を連携できたり、業務フローの自動化を行うことができます！
2週間の無料体験期間もあるので、試しに活用してみたい方にもおすすめですよ！
今回は、「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」フローボットの作り方を解説していきます。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照しましょう。
ステップ1:マイアプリ連携
Yoomにログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
マイアプリの中からSlackを接続します。
「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。マイアプリの中からSlackを接続します。
「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。これでマイアプリの連携は完了です！
アプリの連携が完了したら、下記のテンプレートの「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！
■概要 Yoomで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を要約してSlackに通知するフローです。 AIによる要約を用いることで、長いメールの文章でも自動的に要点の要約をすることが可能で、手作業による工数を削減することができます。 ■注意事項 ・SlackとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーが完了したら、フローボットの作成に取り掛かります。
ステップ2:メールトリガーを設定
1つ目のステップ、メールトリガーの条件設定を入力します。
タイトルと受信用アドレスを任意で設定してください。
※補足）トリガー条件を入力することで、条件に合うメールを受信した場合のみ起動させることができます。
例えば、下記のように設定することで、本文に「問い合わせ」という文字が含まれる場合のみ起動させることができます。
検索箇所：本文
検索条件：含む
文字列：問い合わせ
「次へ」をクリックし、テストします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:アクションを設定(要約する)
2つ目のステップをクリックしましょう。アクションは運用に合わせて任意に変更してくださいね。
次へをクリックし、詳細を設定します。
要約対象のテキスト：アウトプットの中の「メールが届いたら」をクリックし、「本文」を選択します。{{本文}}と表示されているのを確認します。
文字数：任意で設定してください。
要約の条件：任意で設定してください。（「要点を箇条書きで要約してください」等）
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:アクションを設定(Slackに通知する)
3つ目のステップに移りましょう！
※注意）タイトルとアカウントは任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へをクリックし、API接続設定をします。
投稿先のチャンネルID：任意で設定してください。
メッセージ：アウトプットの中にある「要約する」をクリックし、「要約結果」を選択してください。{{要約結果}}と表示されているのを確認します。
※解説）このように設定すると、要約結果を自動で引用し、Slackに送信することができます。
テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
お疲れ様です！
これで、「Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する」フローの完成です！！
■概要 Yoomで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を要約してSlackに通知するフローです。 AIによる要約を用いることで、長いメールの文章でも自動的に要点の要約をすることが可能で、手作業による工数を削減することができます。 ■注意事項 ・SlackとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackや要約機能を使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもSlackや要約機能を利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Slackを活用した自動化例
Slackで送信されたファイルを格納・保存する
手動でのファイル保存の手間を削減することで、保存忘れやファイル名の名前間違えなどの人為的なミスを減らせるかもしれません。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。 ■概要 Slackでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルが他のメッセージに埋もれたり、後から探すのに手間取ったりすることはありませんか。また、都度手作業でDropboxに保存するのは面倒で、忘れがちになることもあります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたファイルを自動でDropboxに格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。 ■概要 Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。 ■概要 Slackのチャンネルに投稿されたファイルをOneDriveにアップロードするフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.SlackとOneDriveを併用しているチーム ・Slackで共有されたファイルをOneDriveに自動で保存し、一元管理したい方 ・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方 ・Slackのファイル保存容量を節約したい方 2.Slackでファイル共有を頻繁に行うチーム ・重要なファイルをOneDriveにバックアップし、紛失リスクを低減したい方 ・OneDriveのファイル共有機能を活用して、チームメンバーとの共同作業を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・Slackに投稿されたファイルを自動でOneDriveにアップロードするため、手作業によるダウンロード・アップロードを行う必要がなく業務効率が大幅に改善します。 ・Slack上で共有されたファイルをOneDriveに集約することにより、ファイル管理を一元化することができ、必要なファイルをすぐに見つけることができます。 ・OneDriveのファイル共有を活用することで、チームメンバーとの共同作業を効率化することができます。 ■注意事項 ・Slack、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
音声データが格納されたらSlackに通知する
音声データがアップロードされた瞬間に自動で文字起こしと結果の通知が行われるので、内容を把握しやすくなるでしょう。
■概要 会議の録音データやインタビュー音声など、重要な音声ファイルを文字起こしして関係者に共有する作業は、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をSlackに通知するため、こうした手作業を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 会議やインタビューの音声データを文字起こしする作業に、多くの時間を費やしていませんか。手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、完了後のファイル共有も手間になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、Yoomが自動で文字起こしを実行し、完了後すぐにSlackへ内容を通知します。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 会議や商談後の音声データを手動で共有フォルダに格納し、文字起こしを依頼、さらに議事録を作成して関係者に共有するといった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームから音声データをアップロードするだけで、OneDriveへの格納、AIによる文字起こしと議事録作成、Slackへの通知までを自動化できます。定型業務にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
YoomのフォームトリガーとSlackを連携する
Yoomのフォームと連携して通知を行うことで、対応の抜け漏れを抑制できる可能性があります。
■概要 Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、応募の内容に併せて進行方向を切り替え別々のチャットルームに通知します。 フォームの回答に併せて、特定のチームに情報を通知することが可能です。 ■事前準備 ・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。 ※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779 ■作成方法 ①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。 ・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。 ・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。 ※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 ②トリガー下の＋マークを押し、進行先を切り替えるオペレーションを選択し、以下設定をして保存します。 ・オペレーション：①のフォームトリガーを選択します。 ・アウトプット：①で進行方向を切り替えたい項目を選択します。今回は景品内容で切り替える例としています。 ・切り替え条件：①で取得する値を直接入力します。値を追加するを押すことでルートを追加できます。 ※入力する値が合致していないとエラーになるので、ご注意ください。 ※進行先を切り替えるオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 ーーーーーー以降は各ルートごとに同じ設定ですーーーーーー ③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション：チャンネルにメッセージを送る ・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。 ・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む） ※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 景品の応募がありました。 -------------- ・お名前：{{お名前}} ・メールアドレス：{{連絡先アドレス}} ・ご住所：{{送付先のご住所}} ・希望景品：{{ほしい景品}} -------------- ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ■注意事項 ・進行先を切り替えるオペレーションはフリープランでは使用できません。各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、本操作を使用したい場合はご活用ください。 ※無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。 ◼️概要 Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、回答内容に併せて進行方向を切り替え別々のチャットルームに通知します。 フォームの回答に併せて、特定のチームに情報を通知することが可能です。 ◼️事前準備 事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。 簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779 ◼️作成方法 ①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。 ・各質問項目：アンケートのフォーム用に、名前や連絡先、住所や商品情報等、必要な質問項目を設定します。 ・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。 ・フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267 ②トリガー下の＋マークを押し、進行先を切り替えるオペレーションを選択し、以下設定をして保存します。 ・オペレーション：①のフォームトリガーを選択します。 ・アウトプット：①で進行方向を切り替えたい項目を選択します。今回は購入された商品内容で切り替える例としています。 ・切り替え条件：①で取得する値を直接入力します。値を追加するを押すことでルートを追加できます。 ・入力する値が合致していないとエラーになるので、ご注意ください。 ・進行先を切り替えるオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8077098 ーーーーーー以降は各ルートごとに同じ設定ですーーーーーー ③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション：チャンネルにメッセージを送る ・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。 ・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む） ・アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー アンケート回答がありました。 -------------- ・お名前：{{お名前}} ・メールアドレス：{{連絡先アドレス}} ・ご住所：{{送付先のご住所}} ・購入商品：{{今回購入された商品}} ・満足度：{{購入した商品の満足度を教えてください。}} ・満足度の理由：{{満足度の理由を教えてください。}} -------------- ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ◼️注意事項 ・進行先を切り替えるオペレーションはフリープランでは使用できません。 ・各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、本操作を使用したい場合はご活用ください。 ・無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
要約機能を活用した自動化例
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約して通知する
議事録の内容を自動的に要約して通知されるので、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを迅速に把握することができます。
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
状況に応じた適切な対応を行うことで、チームの協力体制が強化され、プロジェクトの進行がスムーズに行えそうです。
■概要 「Discordの投稿メッセージを要約してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは情報共有の迅速化に寄与します。 Discord上での内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Discordの投稿メッセージを要約してMicrosoft Teamsに通知することで、複数のプラットフォームでの情報共有を効率化できます。 また、Microsoft Teamsに自動で通知されるため、手動での情報転記作業が減り、効率が上がります。 ■概要 Google ChatとMicrosoft Teamsなど、複数のチャットツールを併用していると、部門を横断した情報共有が煩雑になりがちではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ◼️概要 Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。 AIによるデータ抽出を活用することで、メール内の名前・メールアドレス・住所などの取得において、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。 ◼️注意事項 ・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法はこちらを参照ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
このフローを活用すると、各チームメンバーが別々のツールを使用していても、重要な情報を見逃す心配がなくなります。
情報共有のスピードが向上し、案件への対応速度も加速します。
その結果、時間を節約し、他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。
このワークフローを活用することで、Google Chatに投稿された特定のメッセージをAIが自動で要約し、Microsoft Teamsの指定したチャネルに通知できます。
重要な議論や決定事項の見落としを防ぎ、円滑な情報共有を実現します。
通知先のチームやチャネルも任意で設定してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
YoomとSlackを連携するメリット
1. 要点把握の高速化
AI機能を使用し長文要約を自動化することで、短時間で要点だけを把握できるようになるでしょう。
AIが長文メールの内容を自動で要約し、要約された内容をSlackの特定チャンネルに通知するため、重要なメールの要点を短時間で把握できるようになると予想されます。
担当者ごとの認識違いも抑制できる可能性もあることから、作業効率の向上が見込めそうです。
2. カスタマーサポートの効率化
長文要約にAIを活用することで、顧客からの問い合わせやご意見を自動で要約し、効率的に対応することができます。
たとえば、顧客からの長文の問い合わせメールを自動で要約し、通知メッセージとして集約することで、過去データの分析にも役立ちそうです。
また、素早い通知によって迅速に担当者が対応できるようになるため、解決までのスピードも早まり、顧客満足度が向上するかもしれません！
3. チーム連携の強化
プロジェクトに関する長文の進捗報告書をAIで要約することで、重要な情報を短時間で把握でき、意思決定が迅速に行える可能性があります。
たとえば、プロジェクトの長文の進捗報告書をAIが要約して自動通知することで、関係者全員に情報がすばやく行き渡るようになるはずです！
プロジェクト進行を後押しする、有用なツールとなるでしょう。
まとめ
今回は、Yoomを使用しAI機能を使い長文を自動で要約する方法をご紹介しました！
作業の自動化で、文章の情報処理と共有の効率の向上が期待できますね！
さらに、素早い通知フローによってチーム連携の強化にもつながるはずです。
ぜひ、フローを実際にお試しください！
