2024/07/12
AIオペレーションの活用方法

受信したメールの内容を要約してSlackに自動通知する方法を解説!

y.matsumoto

目次

「会議の記録が長くなってしまい、なかなか要点が分からない」「そもそも議事録を作成する時間が無い」「顧客からの長文の問い合わせに迅速に対応できない」などといった、お悩みはありませんか?
業務をしている中で、長文を要約しなければいけない機会は意外と多く、とても手間がかかる作業です。
実は、この長文要約ですがAI機能を利用することで、自動で行うことができるようになります!
本記事では、AI機能を使い長文要約を自動化することでできる自動化例と、実際にYoomを使って要約する方法を詳しくご説明していきます!
要点の把握を効率的に行いたい方やプロジェクト管理を強化したい方必見です!

AI機能を利用し長文要約することのメリットと自動化例

まずは、AI機能を使用し長文要約を自動化することで、どのようなメリットがあるのか解説します!

1. 要点把握の高速化

メリット: AI機能を使用し長文要約を自動化することで、短時間で要点だけを把握することができます。

自動化例: Yoomで長文のメールを受信すると、AIがその内容を自動で要約し、要約された内容をSlackの特定チャンネルに通知するフローを設定することができます。これにより、重要なメールの要点を効率的に対応することができます。

2. カスタマーサポートの効率化

メリット: 長文要約にAIを活用することで、顧客からの問い合わせやご意見を自動で要約し、効率的に対応することができます。

自動化例: 顧客からの長文の問い合わせメールを自動で要約し、Googleスプレッドシートに追加するフローを作成することができます。迅速に担当者が対応することができるため、顧客満足度が向上し、サポートチームの負担も軽減することができます。

3. プロジェクト管理の強化

メリット: プロジェクトに関する長文の進捗報告書をAIで要約することで、重要な情報を短時間で把握でき、意思決定が迅速に行えます。

自動化例: プロジェクトの長文の進捗報告書をAIが要約し、Trelloに自動追加するフローを作成することができます。プロジェクトチーム全体で重要な情報を共有することができ、円滑にプロジェクトを進めることができます。

データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知する」方法

AI機能を使用し長文要約を自動化すと業務上さまざまなメリットがあることが分かりました!

AIを使った自動化は非常に便利ですが、実際に利用しようとするとプログラミングの知識や技術が必要なケースが多く、難しいと感じていませんか?
ですが、Yoomを使えば、特別な知識は一切必要なく、ノーコードでアプリ同士を連携できたり、業務フローの自動化を行うことができます!
2週間の無料体験期間もあるので、試しに活用してみたい方にもおすすめですよ!

今回は、1. 要点把握の高速化の「データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知する」フローボットの作り方を解説していきます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

※注意)チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや文章の要約(オペレーション)を使用することができます。
※注意)文章の要約はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランでは利用できませんので、ご注意ください。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomにログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
マイアプリの中からSlackを接続します。
「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。マイアプリの中からSlackを接続します。
「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。これでマイアプリの連携は完了です!

ステップ2:メールストリガーを設定

左欄のプロジェクト一覧から、今回作成するプロジェクトを選択します。
「新規作成」ボタンをクリックし、「初めから作成」を選択してください。
メールトリガーの条件設定を入力します。
タイトルと受信用アドレスを任意で設定してください。
※補足)トリガー条件を入力することで、条件に合うメールを受信した場合のみ起動させることができます。
例えば、下記のように設定することで、本文に「問い合わせ」という文字が含まれる場合のみ起動させることができます。
検索箇所:本文
検索条件:含む
文字列:問い合わせ

「次へ」をクリックし、メールトリガーをテストします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください

ステップ3:アクションを設定(要約する)

先ほど作成したアクションの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「要約する」を選択します。


アカウントは下記画像のように設定してください。
タイトル、アクションは任意で問題ありません。

次へをクリックし、詳細を設定します。
要約対象のテキスト:アウトプットの中の「メールが届いたら」をクリックし、「本文」を選択します。{{本文}}と表示されているのを確認します。

文字数:任意で設定してください。
要約の条件:任意で設定してください。(「要点を箇条書きで要約してください」等)

テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:アクションを設定(Slackに通知する)

先ほど作成したアクションの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をし「アプリと連携する」を選択します。
アプリはSlackを選択してください。
連携アカウントとアクションは下記のように設定してください。
※注意)タイトルとアカウントは任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

次へをクリックし、API接続設定をします。
投稿先のチャンネルID:任意で設定してください。
メッセージ:アウトプットの中にある「要約する」をクリックし、「要約結果」を選択してください。{{要約結果}}と表示されているのを確認します。
※解説)このように設定すると、要約結果を自動で引用し、Slackに送信することができます。


テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

お疲れ様です!これで、「データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知する」フローの完成です!!

文章を要約するフローの応用編をご紹介します

AI機能を利用し長文要約するフローの作成方法はいかがだったでしょうか?

Yoomにはこれ以外のフローボットも豊富に準備されています!
今回のフロー以外にも、実際の課題に合わせてオリジナルのフローを作成することができたり、アレンジすることもできますよ。
ぜひ!下記のフローもクリックしてみてくださいね。

フォームに送られた商談の音声ファイルから自動で文字起こしを行い、議事録化してデータベースへ追加およびチャットへの通知を行うことができるフローです。
文字情報はAIで自動で生成できるので、商談自体に集中することができます。
※事前準備としてYoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定してください。
※列名とは、「実施日」「商談相手」「議事録」のような項目を指します。

Outlookに新しいメールを受信したら、その内容をChatGPTで自動要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知することができるフローです。
Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能なため、業務にあわせてご使用ください。

まとめ

今回は、Yoomを使用しAI機能を使い長文を自動で要約する方法をご紹介しました!これにより、文章の情報処理と共有の効率を大幅に向上させることができます。
また、今回ご紹介したフローでは、データベースに文章を保存するだけで、自動的にChatGPTが文章を要約し、その内容をSlackに送信することができ、とても便利ですね!

ぜひ、フローを実際にお試しください!

この記事を書いた人
y.matsumoto
これまでは、人材業界で営業・営業事務を経験してきました。 前職の経験を踏まえ、さまざまな企業が抱えている悩みは「業務の自動化」により軽減できると実感しています。 Yoomを通して、皆様のお悩みを少しでも解決できるよう、日々情報を発信していきます!
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