AI OCRを使ってMicrosoft Excelに健康診断データを自動保存する方法とメリット

OCRとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。

・Microsoft Excelをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・OCRでトリガーを設定し、Microsoft Excelでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

すでにYoomに登録済みの方はログインし、まだ登録していない方は無料登録をして設定を進めていきましょう

ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリ連携

まず、Microsoft Excelをマイアプリに連携させます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。

次に表示される「マイアプリの新規接続」でMicrosoft Excelを検索しクリックしてください。
その後、利用したいアカウントでサインインを行いマイアプリ連携を完了させましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：トリガーを設定

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

次に「健康診断票送信フォーム」をクリックしテンプレートの編集を行います。

①作成した質問フォームのプレビューができます。編集途中でも確認可能です。
②質問フォームのタイトルと説明文（任意）の編集ができます。

①質問のタイトルと説明文（任意）を設定できます。
②質問セクションで行う操作を選べます。画像内では「添付ファイル」を選択しています。
③新しい質問セクションを追加できます。複数のチェック項目が必要な場合など、任意で追加してください。
④Yoomのロゴを非表示にできます。質問フォームのページ下部にYoomのロゴを表示したくない場合にご利用ください。

また、「 + 送信ボタン上のテキストを追加」をクリックすると、ボタンに表示されるテキストを任意で編集できます。
「送信」以外のテキストにしたい際にご利用ください。

スクロールダウンするとフォーム送信後の「完了ページの設定」が編集できます。
①完了ページの見出しを設定できます。初期設定では「送信完了」が表示されます。
②説明文を任意で追加できます。必要なければ空欄のままで設定してください。
③Yoomに関する表示を設定できます。非表示にしたい場合はこちらのボタンをオンにしてください。
④アクセス制限を設定できます。社内のみで利用する際などにご利用ください。
⑤フローボットの起動について設定できます。管理者のみ起動できるのか、フォーム送信時に起動するのかを選択できます。
各設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

①先ほど作成した「回答ページ」と「完了ページ」の表示を確認できます。
②「取得した値」には次のフローテストに利用するサンプル値を設定できます。テスト用に氏名とファイルを設定してください。ファイルは後ほどOCRで読み取りテストを行います。

今回は「氏名」に「テスト太郎」と入力し、「健康診断票」には画像のようなファイルを選択しました。
各項目が設定できたら「保存する」をクリックしましょう。

次にOCRを利用して健康診断票のテキストを読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

次の画面では「タイトル」を任意で編集できます。
「アクション」は変更せず「次へ」をクリックしてください。

次に読み取りの詳細設定を行なっていきます。
「ファイルの添付方法」では「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」を選択できます。
今回は、先ほど「取得した値」で選択したファイルを使用するので「取得した値を使用」を選択しました。
「抽出したい項目」には、健康診断票から抽出したい項目を指定できます。任意で項目を追加または削除ができますので、提出予定の健康診断票と見比べながら各項目を指定することをおすすめします。
「使用するAI」では、読み取りを行うAIを選択できます。今回はChat GPTを選択しました。

また、データを格納するExcelシートに「抽出したい項目」で設定した項目を入力してください。
※Excelの設定方法についてはこちらでも解説しています。
各項目が設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

「テスト成功」が表示されたら、ファイルに記載されている内容が取得できているか確認しましょう。

同じく「アウトプット」にも取得した内容が反映されているか確認をしてください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次にMicrosoft Excelに診断データを保存するアクションを設定します。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次の画面では、タイトルの任意編集とアカウントの確認を行なってください。
完了したらページをスクロールダウンしましょう。

データベースの連携設定を行います。
①「ファイルの保存場所」は「OneDrive」または「SharePoint」から選択可能です。今回はSharePointを選択しました。
②「サイトID」でExcelファイルが格納されている場所を選択します。OneDriveの場合は「ドライブID」と表示されます。
③「アイテムID」で対象のExcelファイルを指定します。
④「シート名」でデータを保存するシートを指定します。
⑤「テーブル範囲」でデータが保存されるテーブル範囲を任意で指定します。
各設定が完了したら「次へ」を押してください。

次に「追加するレコードの値」を設定します。
各項目の欄をクリックし、アウトプットから各項目に当てはまるデータを設定しましょう。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

テストに成功を確認したら「保存する」をクリックしてください。

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トリガーをONに設定すれば、フロー稼働の準備が完了します。

トリガーをONにした後「フォームのリンクをコピー」をクリックできます。
これでフォームが回答されたらExcelに診断データが自動保存されるようになりました。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

1.メールの本文から情報を抽出して、Microsoft Excelに格納する

こちらは、メール本文に対し細かく条件を設定して情報を抽出し、Microsoft Excelに格納できるフローです。
大量のメールを管理しなくてはならない人事部やカスタマーサポートチームにおすすめです。

2.クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

こちらは、書類締結から契約データ管理を自動化できるフローです。
資料作成などの他タスクに着手したいが、データ管理が忙しく手が回らないといったお悩みを持つ営業部におすすめです。

3.Shopifyで注文が発生したら、Microsoft Excelにレコードを追加する

こちらはShopifyの注文状況をMicrosoft Excelに自動反映させることができるフローです。
在庫管理が容易になるだけでなく、商品のトレンド傾向の分析にも使用できます。

‍まとめ

OCRとMicrosoft Excelの連携により、健康診断データ管理が効率化され、ヒューマンエラーのリスクも低減されます。
これにより、企業は従業員の健康状態をより正確に把握し、従業員に対する適切な対応のしやすさにもつながることでしょう。
プログラミング不要で手軽に導入できるこの方法を活用し、業務効率化を図りましょう。