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「Boxにアップロードした請求書の情報を、Microsoft Excelに毎回手入力している…」
「ファイルが増えるたびにMicrosoft Excelに転記するのが面倒で、コピー＆ペーストのミスも起きがち…」
このように、BoxとMicrosoft Excelを併用する中で、多くの時間を費やしてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルが追加され次第、その情報をMicrosoft Excelに自動で記録する仕組み</span>を構築できれば、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーをなくし、よりコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、二つのアプリ間の情報共有を自動化できます。
例えば、Boxに格納されたファイルの情報を自動でMicrosoft Excelに転記したり、ファイルの内容を読み取ってリスト化したりすることが可能になり、日々の業務効率を向上させます。
ここでは具体的な自動化の事例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルが格納されると、OCR機能が自動でファイル内の情報を読み取り、<span class="mark-yellow">請求金額や取引先名といった必要なデータだけを抽出してMicrosoft Excelに自動で追加</span>可能です。
経理業務などにおける手入力の手間とミスの削減につながります。
Boxに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、自動でMicrosoft Excelファイル内に新しいシートを追加し、ファイル名や格納日時などの情報を記録した上で再度Boxに格納可能です。<span class="mark-yellow">
そのため、手作業によるファイル管理台帳の作成や更新作業が不要になり、管理漏れを防ぎます。</span>
特定の条件に基づいて処理を分岐させることで、より柔軟なファイル管理体制を構築できますね！
それでは、さっそく実際にBoxとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Boxを検索しましょう。
Boxを選択したらメールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
次は、Microsoft Excelとの連携です。Boxと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Microsoft Excelを検索・選択してください。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力したら接続完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力します。入力欄下の注釈を参考にして入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーとなる場合はこちらのヘルプページを参考にWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
指定したフォルダに、初回時とは別のファイルをアップロードし、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローでBoxのファイルをダウンロードするのに使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Boxから、特定のファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
以下のように、取得した値から「コンテンツID」を選択します。
取得した値＝アウトプットを用いて以下のように設定することで、Boxに新しいファイルがアップロードされる度に、自動で同じファイルをダウンロードすることが出来ます。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
続いて、アクションを選択に進みます。
「タイトル」を確認し、「アクション」を選択して、「次へ」をクリックしましょう。
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に、それぞれの項目を選択し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
Boxにアップロードした請求書の内容が反映していればOKです。
ファイルから抽出した内容を、Microsoft Excelに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
同様に、「アイテムID」「シート名」も、候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに新たに追加するレコードを、取得した値から選択します。
※用途に応じて任意のレコードを追加してください。
この記事では、以下のように設定しています。
テストを実行し、Microsoft Excelに下記赤枠のようなレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやMicrosoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Boxにアップロードされたファイルを自動的にOneDriveにも連携することができます。
これにより、複数のクラウドストレージ間でファイルを整理でき、手動での移動作業を省略可能です。
また、BoxとOneDriveの両方でファイルを同時に管理できるため、バックアップのリスクも軽減されます。
Outlookに届いたメール内容を自動でMicrosoft Excelに記録することができます。
これにより、手動でデータを入力する手間を省き、作業の効率化が可能です。
また、複数のアカウントを利用している場合でも適切な整理ができ、情報の一元管理が実現します。
大量のメールデータの整理が必要な業務に最適な自動化です。
BoxとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでの手作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もし自動化による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい業務の形を体験してみてください！
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