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請求書作成の効率化を目指す企業にとって、boardは便利なツールです。ドラッグ＆ドロップ操作で手軽に請求書を作成でき、テンプレート機能もあるため、初心者でも簡単に使いこなせます。
しかし、発注先の管理をAirtableで行い、そのデータを手動で Board に連携している場合には、入力ミスや入力漏れが発生しやすくなります。
本記事では、Airtableとboardの組み合わせによるメリットや、シンプルな自動化設定の方法を詳しく解説します。
Airtableにタスクを登録すると、その情報が自動的にboardへ追加されるため、データの一貫性を保ちやすくなります。
例えば、営業部門が新しいタスクをAirtableに入力すると、その内容が迅速にboardに反映されることで、経理部門やプロジェクト管理部門も最新のタスク情報を共有できます。
これにより、手動での入力によるミスや情報の抜け漏れが発生しにくくなり、データの正確性も保たれやすくなります。
また、正確な情報をもとにタスク管理やリソース配分が行えることで、各部門の業務が円滑に進む助けとなります。
Airtableにタスクが登録されると、その情報が自動的にboardに追加され、プロジェクトに関わる全メンバーが必要な情報をすぐに共有できる仕組みが整います。
例えば、新しいタスクが追加された際、営業担当者やプロジェクトマネージャーがすぐに内容を確認しやすく、経理担当者やリソース管理者も素早く情報を把握できるようになります。
これにより、情報が行き渡るまでの時間が短縮され、各メンバーが早めに対応に取り掛かれる環境が作られます。
また、緊急対応が求められる場面でも、全員が同じ情報に基づいて動けるため、コミュニケーションの効率が向上することが期待できます。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
今回は、【Airtableにタスクが登録されたらboardに通知する】というフローを作成します。このテンプレートを利用すると、Airtableにタスクが登録されるたびに自動でboardに通知が届きます。担当者はAirtableを開かずに新しいタスクの発生をすぐに確認できるようになります。
■概要
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用して業務を進めている方
・発注先の情報をAirtableで一元管理している方
・Airtableのデータを他のツールにも連携して利用している方
2.業務でboardを活用している方
・請求業務でboardを利用している方
・発注先の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは請求業務で利用することができ、請求書の作成や送信を効率化できるのがメリットです。
しかし、発注先の管理においてAirtableのデータを都度手動でboardに連携している場合、発注先の誤入力や入力漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで発注先が登録されるとboardにも自動で追加することができ、手動による入力作業を効率化できます。
boardへの発注先の追加が自動化されることで、スピーディーな情報反映が行われるため、業務スピードを向上させることが可能です。
また、チャットツールと連携することでboardへ発注先が登録されると通知を出せるため、チーム内の情報共有もスムーズになります。
■注意事項
・Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4ステップだけなので、簡単に設定できます。
1.Airtableとboardをマイアプリ登録
2.Airtableでレコードが登録されたら起動するトリガーの設定
3.boardで発注先を登録する設定
4.テストと確認
1.Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2.新規接続をクリックします。
3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はAirtableとboardをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、Airtableとboardのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。
また、Airtableとboardのマイアプリ登録につきましたは、以下のリンク先を参照してください。
boardのマイアプリ登録方法
Airtableのマイアプリ登録方法
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用して業務を進めている方
・発注先の情報をAirtableで一元管理している方
・Airtableのデータを他のツールにも連携して利用している方
2.業務でboardを活用している方
・請求業務でboardを利用している方
・発注先の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは請求業務で利用することができ、請求書の作成や送信を効率化できるのがメリットです。
しかし、発注先の管理においてAirtableのデータを都度手動でboardに連携している場合、発注先の誤入力や入力漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで発注先が登録されるとboardにも自動で追加することができ、手動による入力作業を効率化できます。
boardへの発注先の追加が自動化されることで、スピーディーな情報反映が行われるため、業務スピードを向上させることが可能です。
また、チャットツールと連携することでboardへ発注先が登録されると通知を出せるため、チーム内の情報共有もスムーズになります。
■注意事項
・Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「レコードが登録されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Airtableと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「レコードが登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.必須項目を設定してください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
設定後にテストを行い、問題がなければ保存してください。
1.フローに戻ります。
次は、「発注先の登録」のアイコンをクリックします。
2.boardと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「発注先の登録」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行ってください。
各項目をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されます。適宜引用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
4.次は「レコードを更新」のアイコンをクリックしてください。
5.トリガーは、「レコードを更新」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
6.ベースID、テーブルIDまたは名前、レコードIDを設定してください。
7.フィールド情報を設定してください。
フィールド情報は必須項目のため、必ず入力してください。
設定後にテストを行い、問題がなければ保存してください。
8.これで、【Airtableで発注先が登録されたらboardに追加する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで初心者でも簡単に設定を進められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用して業務を進めている方
・発注先の情報をAirtableで一元管理している方
・Airtableのデータを他のツールにも連携して利用している方
2.業務でboardを活用している方
・請求業務でboardを利用している方
・発注先の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは請求業務で利用することができ、請求書の作成や送信を効率化できるのがメリットです。
しかし、発注先の管理においてAirtableのデータを都度手動でboardに連携している場合、発注先の誤入力や入力漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで発注先が登録されるとboardにも自動で追加することができ、手動による入力作業を効率化できます。
boardへの発注先の追加が自動化されることで、スピーディーな情報反映が行われるため、業務スピードを向上させることが可能です。
また、チャットツールと連携することでboardへ発注先が登録されると通知を出せるため、チーム内の情報共有もスムーズになります。
■注意事項
・Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもAirtableやboardを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Airtableでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
このフローを利用することで、Airtableで管理されているレコードが指定のステータスに更新されると、自動でboardのステータスも更新されるようになります。
これにより、チーム全体が常に最新の案件状況を共有しやすくなり、業務を効率的に進めやすくなります。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
・顧客管理や関連情報の管理に活用している方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・詳細タスクを登録し管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件管理の効率化に活用できるツールです。
案件に関連する詳細タスクの管理をAirtableで行うことで、業務の細分化ができ確実な業務進行ができます。
しかしAirtbleで管理するレコードのステータスの更新をboardの案件ステータスに反映させるのは、手作業で行うには手間と時間がかかります。
このフローを活用することで、Airtableで管理しているレコードが指定のステータスに更新されたら、自動でboardのステータスも更新することができます。
これによってチーム全体が常に最新の案件状況を把握できるようになり、業務効率化を行うことができます。
また手入力を省くことでヒューマンエラーの発生を回避することにもつながります。
■注意事項
・board、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.kintoneのステータスが更新されたらboardで請求書を発行するフローです。
このテンプレートを活用すると、kintoneのステータス更新に合わせて、boardから自動で請求書が発行されるため、ヒューマンエラーのリスクを抑えられます。
kintoneから請求書発行に必要な情報を自動で取得できるため、業務の生産性向上が期待できます。
■概要
kintoneのステータスが更新されたらboardで請求書を発行するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで請求情報の管理をしている方
・kintoneへの請求情報の登録や更新を担当している方
・kintoneのデータを元にboardから請求書発行をしている方
2.請求業務でboardを利用している方
・請求書の発行でboardを活用している方
・boardからの請求書発行を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
請求書の発行をする際は多くの入力項目や確認事項があり、手動で作成しようとすると時間がかかってしまいます。
kintoneの情報を元に請求書の発行を行っている場合、データの入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあり、効率化を図りたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのステータスが更新されると自動でboardから請求書を発行することができるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
kintoneから請求書の発行に必要な情報を取得し、請求書の発行を効率化することができるため、生産性の向上を図ることが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、boardからの請求書の発行をスピーディーに把握できるため、請求書の確認依頼や送付をスムーズに行うことができます。
■注意事項
・kintone、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
3.boardに案件が登録されたら、Slackに通知するフローです
boardは、チームでプロジェクトを管理する際に便利なツールですが、新しい案件の登録を見逃すと対応が遅れてしまう可能性があります。
このテンプレートを活用することで、チームメンバーはSlackの通知を通じて、新規案件の登録情報を迅速に把握しやすくなります。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の他部署と連携したい方
・営業部門が獲得した案件の情報を開発部門やサポート部門と共有したい場合
・マーケティング部門が企画したキャンペーンの進捗状況を経営層と共有したい場合
・部門を横断したプロジェクトにおいて情報共有を円滑に進めたい場合
2.プロジェクトマネージャー
・boardの特定のプロジェクト・案件の進捗状況を常にSlack内で把握したい方
・案件の登録状況をリアルタイムで把握してリソース配分やスケジュールの調整に役立てたい方
・board内で重要な案件の登録を見逃さずに早急に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは、チームでのプロジェクト管理に欠かせないツールですが、新しい案件の登録を見逃してしまうと、対応が遅れてしまう可能性があります。
特に、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合において、boardの画面を常にチェックすることは困難になります。
このフローを活用すれば、チームメンバーはSlackの通知によって、新しい案件の登録情報を直ぐに把握することができます。
これにより、迅速な対応が可能となり、プロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができま業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableとboardを連携することで、Airtableで発注先が登録されたらboardに自動で追加できるようになりました。
これにより、担当者がAirtableとboardの両方を確認する手間が省け、最新の発注情報をすぐに共有できる環境が整いました。
Yoomで自動化を導入するために特別なスキルや知識は不要です。説明に従って入力するだけで、簡単に操作できます。
普段利用しているアプリ同士を連携することで、業務効率化が期待できるでしょう。
日々の作業をよりシンプルにするために、Yoomを活用して業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。
