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「Airtableで管理しているタスクやイベント情報を、手作業でカレンダーに登録するのが面倒…」
「担当者への共有漏れや、入力ミスが発生してしまい困っている…」
このように、Airtableとカレンダー間の手作業による情報連携に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Airtableのデータベースに新しいレコードが追加されたタイミングで、自動的にGoogleカレンダーなどのカレンダーツールへ予定を登録できる仕組み</span>があれば、これらの面倒な転記作業やヒューマンエラーから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Airtableのデータを基にカレンダーへ予定を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Airtableに登録された情報をトリガーとして、Googleカレンダーに予定を作成し、さらに他のツールへ通知・記録する連携フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この自動化により、スケジュール管理の効率化と情報共有の迅速化を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Airtableにレコードが登録されたら自動でカレンダーに予定を作成し、その内容をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことができるので、関係者への迅速な情報共有を実現し、スケジュールの見落としを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Airtableへのレコード登録をトリガーにカレンダーへ予定を作成し、その内容をGmailなどで関係者に自動でメール通知する</span>ことで、社外のメンバーともスムーズにスケジュールを共有できます。
<span class="mark-yellow">Airtableのレコードからカレンダーに予定を作成すると同時に、その予定情報をGoogle スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録する</span>ことで、予定の一元管理やバックアップが容易になります。
それではここから代表的な例として、Airtableでレコードが登録された際に、Googleカレンダーに予定を作成してSlackで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にAirtableと入力し、Airtableをクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるため、赤枠内の「ベースを追加」をクリックします。
連携したいワークスペースをクリックした後、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
画面が切り替わり、マイアプリの中にAirtableが追加されます。
画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補をクリックします。
Googleの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
Googleのアカウント連携を進めましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogleカレンダーが表示されたらマイアプリ登録が完了です。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Airtableでレコードが登録された際のトリガー設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するAirtableのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ベースID、テーブルIDを入力しましょう。
Created Timeとは、新しいレコード（行）が作成された日時を自動的に記録する特殊なフィールドです。
設定は以下の画像のように設定します。
実際にレコードを作成し、「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面にAirtableから取得した値が表示されていればテスト成功です。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Googleカレンダーで予定を作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
タイトルはわかりやすものに変更も可能です。任意で変更してください。連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
今回連携するGoogleカレンダーのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
カレンダーIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
予定のタイトルを以下のようにAirtableから取得した値から入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
予定の開始日時、予定の終了日時も取得した値から選択し入力します。
事前に「ステップ3」で期日など記載するためのレコードを追加しておくと便利です。
予定の説明に関してもAirtableから取得した値を使用し入力しました。
設定完了後「テスト」をクリックし、実際に予定が作成されたか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
予定が作成されたことをSlackに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルは以下のように表示される候補から選択しましょう。
メッセージには予定が作成された旨を入力します。
直接入力した固定値とともに、Googleカレンダーから取得した値を用いると分かりやすいです。
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信できているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Googleカレンダーに予定が作成されたらAirtableに追加したり、Airtableにレコードが登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成したりと、情報連携とデータ管理を自動化できます。
Airtableとカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定の登録作業や関係者への共有の手間を大幅に削減し、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
</span>これにより、スケジュール管理の正確性とスピードが向上し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たすレコードだけを連携できますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で使える「分岐」機能を使用することで、特定のキーワードやステータスのレコードの作成を自動化のトリガーにすることができます。
分岐について詳しくはこちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように対処すればいいですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、エラー時の対応方法については、こちらをご覧ください。
Q：Googleカレンダー以外のカレンダーアプリとも連携できますか？
A：はい、可能です。Googleカレンダー以外にもOutlookなどのカレンダーアプリと連携することで、予定の作成を自動化できます。
今回のフローではGoogleカレンダーのアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加し、設定してください。
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