従業員管理の効率化に頭を抱えている方におすすめしたいのが、AirtableとAKASHIの連携による従業員情報の登録を自動化するフローです。
管理が簡素化されるため、手動登録が不要になり、従業員が増加しても、担当者の負担は最小限に抑えられます。
この自動化により、常に最新のデータを取得できるため、正確に人事管理が行えるでしょう。
本記事では、アプリを連携するメリットと詳しい連携方法をお伝えします。
自動化を活用することで、それぞれのアプリに手動で従業員情報の登録をする必要がなくなります。
たとえば、Airtableで従業員情報を登録したら、自動的にAKASHIにも登録することができます。
手作業によるデータ登録は重複登録やミスのリスクが高まりますが、自動化によってそのリスクが軽減されるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">人事担当者の作業負担だけでなくヒューマンエラーも防止できるため、担当者は人材育成などの他の業務に集中できます。</span>
従業員情報の自動登録により、常に最新の従業員情報を確認できるようになります。
これにより、古いデータに頼ることなく正確な情報に基づいて、給与計算や人事管理が行えるでしょう。
また、<span class="mark-yellow">常に最新の情報を得られることで、従業員情報を共有する際の混乱も起こりにくくなります。</span>
他にも、従業員が部署を移動した際などは、その情報が自動的にAKASHIに反映されるため、スムーズに従業員情報の管理ができます。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
YoomにAirtableとAKASHIを接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を済ませておくと、自動化の設定が簡単に行えます。
まずは、Airtableのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録しましょう。
次に、AKASHIのマイアプリ登録を行います。
こちらもヘルプページに記載されているので、参照して登録してください。
マイアプリにAirtableとAKASHIが表示されたら、マイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするために、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」→「説明」を確認してください。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
最初に、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
Airtableの画面に移動し、テスト用として従業員情報を登録します。
例として以下のように設定しました。
Yoom画面に戻って、設定方法を確認してください。
レコードのフィールド情報を取得する方法はこちらから確認できます。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Airtableでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認します。
レコードのフィールド情報の取得方法は、こちらをご確認ください。
スクロールし、説明を確認して「ベースID」→「テーブルIDまたは名前」を設定しましょう。
次に、アウトプットを利用して「レコードID」を設定してください。
先ほど設定したAirtableのアウトプットから「レコードID」を選択します。
赤枠内の矢印から選択できます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
スクロールすると、アウトプットが表示されます。
AKASHIの設定で必要な値を取得するため、「取得する値を追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の「＋」をクリックして値を追加してください。
選択できたら、右下の「追加」をクリックします。
次に、AKASHIの設定を行うため、「従業員を追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認してください。
スクロールし、「APIトークン」と「企業ID」を説明の通りに設定しましょう。
スクロールし、「レコードを取得」のアウトプットを利用して「姓」、「名」を設定してください。
最後に「組織」を設定しましょう。
他にも必要な項目があれば、設定をしてください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にAirtableにレコードを作成するフローです。
GoogleスプレッドシートとAirtableでデータを管理していて、同じ内容を入力するのが手間だと感じている方におすすめします。
特にデータを多く扱う方にとって、有効な自動化になるでしょう。
2.Airtableで取引先が登録されたら、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。
取引先ごとにフォルダを作成することで、データを紛失するリスクがなくなり、ファイルが見つけやすくなります。
取引先登録後にフォルダが自動作成されることで、作成忘れも防げます。
3.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、自動的にAKASHIも更新するフローです。
従業員情報の更新が自動化されるため、人事異動や入社時期に特におすすめの自動化です。
AirtableとAKASHIを連携することで、従業員情報の登録を自動化でき、手入力作業を削減できます。
チームメンバーは常に最新の情報にアクセスできるため、古い情報に悩まされることなく、正確に人事管理ができるでしょう。
また、Yoomは特別なスキルがなくても簡単に自動化を導入できる点が大きなメリットです。
さらに業務効率を上げたい方は、他のテンプレートもお試しください。
こちらから無料登録を行って、Yoomの導入を検討してください。
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