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「Google DriveとAirtableを日常的に使っていて、双方のデータを連携させたい！」
「Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、毎回Airtableに手作業で転記しているけど、正直面倒で時間もかかる…」
このように、複数のSaaSをまたいだ手作業でのデータ入力に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに新しいファイルが追加されたら、そのファイル名やリンクを自動でAirtableのレコードに記録する仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業から解放されますよね。
そして、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーもなくなり、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を創出できるはず。
本記事でご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
業務の正確性とスピードを格段に向上させるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">Google DriveとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとAirtableのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル管理や情報共有のプロセスを自動化することが可能になります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle DriveとAirtableの連携を実際に体験できます。
登録は30秒程で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされたら、そのファイルのタイトルやURLといった情報をAirtableに自動でレコードとして追加するフローです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動での入力作業が不要となり、正確な情報管理が実現</span>します。
ファイル管理の抜け漏れを防ぎ、業務精度を向上させたいときにおすすめです。
Google Driveにアップロードされたファイルのうち、ファイル名に「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードが含まれるものだけを、Airtableに登録するフローです。
<span class="mark-yellow">必要な情報だけをAirtableに集約でき、重要なファイルの見落とし防止やより効率的なデータ管理</span>に繋がります。
それでは、実際にGoogle DriveとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomというノーコードの業務自動化ツールを使い、プログラミング不要で連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Airtableにレコードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google DriveとAirtableをYoomに連携する設定から始めます。
メニューのマイアプリを選択し、「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧画面で、Google Driveを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックして連携したいアカウントにサインイン後、Yoomにアクセスを許可すると登録完了です。
AietableもGoogle Driveと同様にアプリ一覧から選択してください。
連携したいアカウントにサインインします。（サインインしている場合は、以下の画面はスキップされます）
「Add a base」から連携したいベースを選択し、「Grant access」をクリックすると登録完了です。
今回は、以下のテーブルを用意して連携しました。
ここからフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートが保存されます。
続いて、Google Driveの設定を行います。
上側の赤枠部分をクリックしてください。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
トリガーの起動間隔を設定後、Google Driveにテスト用のファイルを新規で保存してください。
その後、Yoomに戻りテストを行いましょう。
テストが成功すると、保存したファイル情報が取得されます。
確認したら設定を保存してください。
続いて、Google Driveから取得した値を利用して、Aietableにレコードを追加する設定を行います。
下側の赤枠部分をクリックしてください。
続く画面は、あらかじめ設定されているので確認後次へ進みます。
ベースIDと、テーブルIDまたはテーブルの名前を注記に沿ってAietableのURLから設定してください。
次に、フィールド情報を設定しましょう。
値にGoogle Driveの情報を登録する場合は、取得した値から対応する項目を設定します。
これにより、保存するファイルごとに変わる情報をAirtableへ動的に登録できます。
複数のフィールド情報を設定する場合は、「フィールド情報を追加」から設定できます。
すべての設定が完了したらテストを実行してください。
テストが成功すると、Airtableにレコードが追加されるので確認します。
レコードを確認したら、Yoomに戻り設定を保存しましょう。
最後に、トリガーをONにすると、すべての設定が完了です。
早速、実際にフローが正しく動作するかどうか確認してみましょう！
あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面から設定できます。
今回はGoogle DriveからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからGoogle Driveへデータを連携することも可能です。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せて利用してみてください。
Airtableのデータベースに新しい取引先情報がレコードとして登録されると、その取引先名のフォルダをGoogle Driveに自動で作成するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">案件や顧客ごとに手動でフォルダを作成する手間を省き、関連資料を体系的に管理できます。</span>
フォルダの作成漏れを防ぎ、フォルダ管理の精度を向上できます。
Airtableで「ステータス」が「契約済み」になったレコードなど、特定の条件を満たした場合のみ、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。
この分岐処理を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">必要なフォルダだけを自動生成し、ストレージ内を常に整理された状態に保てます。</span>
無駄なフォルダの作成を防ぎ、管理コストを削減したいときにおすすめの連携です。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやAirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Google Driveのデータをもとに自動でコミュニケーションツールに通知できるため情報共有が迅速化します。
また、Googleフォームの回答やZoomミーティングのレコーディングファイルをGoogle Driveに格納できるため、業務の手間を削減可能です。
Airtableの情報をもとにNotionに登録したりZoomの会議URLを作成できるため、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の一貫性を向上させられます。
また、Gmailの内容やGoogle スプレッドシートの情報、Google Meetの議事録などをAirtableに自動登録することも可能ですよ！
ご紹介した自動化を利用することで、<span class="mark-yellow">ファイルのアップロード情報をAirtableへ転記する手間を削減し、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防げます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになります。
さらに、繰り返し作業から解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境も整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する新しい業務の形を体験してみてください！
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