AirtableとBacklogを連携して、Airtableで特定のステータスになるとBacklogに課題を追加する方法

AirtableとBacklogの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・AirtableとBacklogをマイアプリ連携
・Airtableの起動と「受注」オペレーションの設定
・Backlogへデータを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、AirtableとBacklogの連携動作を確認

ステップ1：AirtableとBacklogをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備

使用するAirtableを現段階で用意します。

<span class="mark-yellow"></span>フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。<span class="mark-yellow"></span>

・商談名
・ステータス（受注）
・Last Modified Time（最終更新日）

‍

Last Modified Timeは「最終更新日」としてフィールドを作成しましょう。
このフィールドはAirtableを起動させる際に必要になるため、必ず用意してください。

‍

次に、ステータスを作成します。
今回はステータスが受注となることでBacklogに課題を追加します。
そのため、画像のように作成し、フィールド名を「ステータス」にしておきましょう。

2.検索する

Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。Backlogと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。‍

4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、Backlogと連携したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

BacklogとYoomの連携

1.検索する
検索ボックスにBacklogとと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。

2.ドメインの入力

ドメインを入力します。
ドメイン＝スペースIDとなるため、ログイン画面などから取得し入力してください。画像の赤枠の部分をペーストしましょう。

3.許可する

上記の画面に移行します。
赤枠の「許可する」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う‍

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Airtableの起動とステータスデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Airtableのアイコンの「レコードが更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。

6.Last Modified Timeのフィールド名の入力

Airtableに設定したLast Modified Timeのフィールド名を入力してください。
今回は「最終更新日」としているため、下記画像のように設定しました。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けてコマンドオペレーションへ進みます。

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1.分岐

矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。

※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。

2.分岐条件を設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、<span class="mark-yellow">ステータスが受注になるとBacklogに課題が追加される設定になっています。</span>
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

ステップ4：Backlogに追加するを設定

1.アプリと連携する

Backlogのアイコンの「課題の追加」をクリックします。
次へを押してください。

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。

ドメインは、マイアプリ連携時に使用したスペースIDと同様です。

赤枠のIDは、ボックス下部の捕捉のとおりに入力しましょう。

優先度はプルダウンから選択可能です。

優先度をクリックすることで設定が完了します。

3.課題の件名を入力する

課題の件名を設定しましょう。

Airtableのアイコンをクリックします。

画像のようにAirtableのデータが一覧表示されるため、その中から「商談名」を選択します。
こうすることで商談名をそのままBacklogの課題名として登録可能です。

4.テストの実行

ここまで設定が完了したら、ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する

Backlogを使ったその他の自動化例

他にBacklogを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する

Salesforceとの連携も可能です。営業チームとBacklogを使用するチームとの連携を強化しやすくなるでしょう。

2.Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

作成した課題をGaroonのカレンダーに登録することもできます。大規模プロジェクトなどで期日を詳細に把握したい場合におすすめです。

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3.Google Driveにファイルが作成されたら、Backlogに課題を追加する

Google Driveに追加されたファイルとBacklogの課題を結びつけることで、企画書や設計図などのPDFなどを確認しやすくなる可能性があります。

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まとめ

AirtableとBacklogの連携は、チーム同士の連携を強める手助けとなるはずです。これにより受注後の後工程が素早く開始されれば、顧客へ商品やサービスを提供するまでの時間短縮になるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。プログラミングの知識がない方でも直感的な操作でアプリ連携ができるため、今まで自動化をあきらめていた方でも、気軽に挑戦してみてください！