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Airtableとboardを連携して、Airtableとboard連携で受注ステータスを変更する方法
多くのグローバル企業が利用するAirtableは、情報の一元管理やデータ更新が簡単に行えるデータベースツールです。boardで請求書発行と売り上げ管理を行っている場合、2つのツールの更新は手間がかかってしまいます。このAirtableをboardと連携させることで、ステータス更新による進行管理が効率化され、各プロジェクトの把握がスムーズになります。
従来、こうした連携にはプログラミングが必要でしたが、当社のフローボットによりノーコードで実現可能になりました。設定方法や活用例をご紹介しますので、ぜひご覧ください。
Airtableのメッセージをboardに通知する自動化のメリット2選
プロジェクトマネージャーと営業担当者にとって頼もしい自動化フローボット。具体的な活用メリットについて解説します。
メリット1 ステータス更新を自動化し確認作業を軽減
プロジェクト進行に欠かせない進捗管理ですが、Airtableとboardを使った自動化フローボットにより、ステータスの更新作業が軽減されます。Airtableで受注のステータスが更新されると、自動的にboardの受注ステータスにも反映されます。データの整合性を保ちながら、手作業による二重管理や更新漏れが防げます。
プロジェクトマネージャーにとってAirtableのステータスが自動でboardに反映されることで、請求書や納品書発行の際に手作業での情報共有が不要になります。各部門との連携も強化され、複数案件を同時に進める場合には特に効果を実感できるでしょう。
メリット2 ステータス自動更新で売上予測の精度を向上
受注ステータスが自動で変更されることで、board上の売上予測データにも自動で反映されます。Airtableのステータスが変わるとboardのデータも自動更新されるため、経営者はタイムリーに受注状況を確認でき、売上予測の精度が向上します。
また、経理担当者にとっては、請求書発行のタイミングで案件の進捗が把握しやすくなり、担当者間の確認作業がスムーズに進むでしょう。 ここからは、「Airtableでメッセージを受信したらboardに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
Airtableでメッセージを受信したらboardに通知する連携フローの作り方
今回は、Airtable上のデータベースのステータスを変更したら、boardのステータスも「受注済」に変更するフローを想定して解説します。
事前に準備するもの
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
Airtable（OAuth）
- Airtableのログイン情報
- boardとリンクさせているデータベース
- Last Modified Time フィールドを追加してください。
- boardの案件とリンクさせるため、案件IDを事前に追加しておいてください。案件IDはboardの案件編集ページURL内の「/projects/●●●●/edit」部分が案件IDです。
board
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Airtable
Airtableの連携については、以下の動画を参考に設定してください。
board
検索結果からboardを選択します。取得しておいた値を入力する画面が表示されます。
アカウント名は任意の値です。メールアドレスなどを入力してください。
アクセストークン（APIトークン）を入力し、追加するボタンをクリックするとboardのマイアプリ登録が完了です。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックします。
■概要Airtableとboardで案件情報をそれぞれ管理しているものの、ステータスが変わるたびに両方のツールを手作業で更新するのは手間がかかる、と感じていませんか？更新漏れや入力ミスが発生し、情報に食い違いが生まれる原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableでレコードのステータスが更新されると、自動でboardの受注ステータスも更新されるため、二度手間の解消と正確な情報連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableとboardの両方で案件管理を行なっており、二重入力に手間を感じている方
- ステータスの手動更新による反映漏れや入力ミスを防ぎ、情報連携を正確にしたい方
- 案件管理における定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableのステータス更新をトリガーにboardの情報が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、対象の受注ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースID、テーブルID、および更新を検知するための「Created Time」フィールド名を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定のステータスになった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- boardのオペレーション設定では、更新対象の案件を指定する情報や、変更後のステータスなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定してください。
■注意事項- Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Airtableとboardの両方で案件管理を行なっており、二重入力に手間を感じている方
- ステータスの手動更新による反映漏れや入力ミスを防ぎ、情報連携を正確にしたい方
- 案件管理における定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
- Airtableのステータス更新をトリガーにboardの情報が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、AirtableとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、対象の受注ステータスを更新します
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースID、テーブルID、および更新を検知するための「Created Time」フィールド名を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定のステータスになった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- boardのオペレーション設定では、更新対象の案件を指定する情報や、変更後のステータスなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定してください。
- Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「レコードが更新されたら」
テンプレートの1つ目のプロセスをクリックします。
連携アカウントとアクションを選択
こちらに表示される項目は、すでに設定済みです。
- Airtableと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリック
連携アカウントとアクションを選択
- トリガーの起動間隔
- 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。
ベースIDとテーブルIDをそれぞれデータベースのURLから取得し、入力します。
- Last Modified Timeのフィールド名を指定します。
- 私の作成したデータベースでは「Last Modified」が該当します。
→テストをクリック →成功 取得した値にはこちらの項目の取得が確認できました。
→完了をクリックします
ステップ4 分岐「コマンドオペレーション」
テンプレートの2つ目のプロセスをクリックします。
- 「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定
- 分岐条件
- boardのステータスを受注済に更新する条件として、Airtable上のステータスが何の値になったら更新するのかを設定します。私の表では「Completed」が該当するため、「Completed」と入力しました。
→テストをクリックします。 →成功
→完了をクリックします。
ステップ4 アプリと連携する「受注ステータスの変更」
テンプレートの3つ目のプロセスをクリックします。
連携アカウントとアクションを選択
こちらの項目は初期設定済みです。
- アクション
- boardと連携するアカウント情報
→次へをクリックします。
API接続設定
- APIキー
- ダッシュボード上のAPIトークンと同じ画面で取得できます。
-
- ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
- 案件ID
- Airtableの取得した値からboardの案件IDを埋め込みます。
- 受注ステータス
- boardの標準ステータスの中から選べます。
→テストをクリックします。 →成功
→完了をクリックします 今回のフローでの設定はここまでです。
ステップ6 アプリトリガーをONにする
全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。
プログラミングなしでフローボットの設定ができました。今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要Airtableとboardで案件情報をそれぞれ管理しているものの、ステータスが変わるたびに両方のツールを手作業で更新するのは手間がかかる、と感じていませんか？更新漏れや入力ミスが発生し、情報に食い違いが生まれる原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableでレコードのステータスが更新されると、自動でboardの受注ステータスも更新されるため、二度手間の解消と正確な情報連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableとboardの両方で案件管理を行なっており、二重入力に手間を感じている方
- ステータスの手動更新による反映漏れや入力ミスを防ぎ、情報連携を正確にしたい方
- 案件管理における定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableのステータス更新をトリガーにboardの情報が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、対象の受注ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースID、テーブルID、および更新を検知するための「Created Time」フィールド名を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定のステータスになった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- boardのオペレーション設定では、更新対象の案件を指定する情報や、変更後のステータスなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定してください。
■注意事項- Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Airtableとboardの両方で案件管理を行なっており、二重入力に手間を感じている方
- ステータスの手動更新による反映漏れや入力ミスを防ぎ、情報連携を正確にしたい方
- 案件管理における定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
- Airtableのステータス更新をトリガーにboardの情報が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、AirtableとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、対象の受注ステータスを更新します
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースID、テーブルID、および更新を検知するための「Created Time」フィールド名を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定のステータスになった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- boardのオペレーション設定では、更新対象の案件を指定する情報や、変更後のステータスなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定してください。
- Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
もっと活用！boardの自動化3選
boardはAirtable以外にも、アプリ連携でフローを自動化できます。
1. 発注先の追加を自動化し、入力ミスを防ぐ
Airtableで発注先を追加すると、boardの発注先に自動で反映されます。手入力の負担を軽減し、入力ミスや漏れを防止できます。発注先の情報がスピーディーに反映され、進行管理がスムーズに進みます。
■概要
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用して業務を進めている方
・発注先の情報をAirtableで一元管理している方
・Airtableのデータを他のツールにも連携して利用している方
2.業務でboardを活用している方
・請求業務でboardを利用している方
・発注先の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは請求業務で利用することができ、請求書の作成や送信を効率化できるのがメリットです。
しかし、発注先の管理においてAirtableのデータを都度手動でboardに連携している場合、発注先の誤入力や入力漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで発注先が登録されるとboardにも自動で追加することができ、手動による入力作業を効率化できます。
boardへの発注先の追加が自動化されることで、スピーディーな情報反映が行われるため、業務スピードを向上させることが可能です。
また、チャットツールと連携することでboardへ発注先が登録されると通知を出せるため、チーム内の情報共有もスムーズになります。
■注意事項
・Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用して業務を進めている方
・発注先の情報をAirtableで一元管理している方
・Airtableのデータを他のツールにも連携して利用している方
2.業務でboardを活用している方
・請求業務でboardを利用している方
・発注先の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは請求業務で利用することができ、請求書の作成や送信を効率化できるのがメリットです。
しかし、発注先の管理においてAirtableのデータを都度手動でboardに連携している場合、発注先の誤入力や入力漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで発注先が登録されるとboardにも自動で追加することができ、手動による入力作業を効率化できます。
boardへの発注先の追加が自動化されることで、スピーディーな情報反映が行われるため、業務スピードを向上させることが可能です。
また、チャットツールと連携することでboardへ発注先が登録されると通知を出せるため、チーム内の情報共有もスムーズになります。
■注意事項
・Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. 顧客情報の登録をシームレスに
Google スプレッドシートに顧客情報を入力すると、boardの顧客情報に自動で反映されます。入力作業の手間が省け、情報の一貫性が保てます。部門間で使うツールが異なる場合も、情報共有が円滑に行えます。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3. 案件の追加をGoogle Chatに即時通知
boardに案件が登録されると、Google Chatへすぐに通知が届きます。チーム全体でタイムリーに共有でき、タスク管理の起点になります。離れた場所にいてもリアルタイムで情報を把握できます。
■概要boardで新しい案件が登録された際、都度Google Chatで関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での連絡は対応が遅れたり、共有漏れが発生したりする可能性もあります。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、設定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知を送信できます。案件発生時の情報共有をスムーズにし、初動の対応を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- boardで案件管理を行っており、チームへの情報共有をよりスムーズに行いたいと考えている方
- 案件登録後のGoogle Chatへの通知を手作業で行い、手間や共有漏れに課題を感じている方
- boardとGoogle Chatを連携させ、案件に関するコミュニケーションを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- boardに案件が登録されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での情報共有にかかる時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- boardとの連携設定では、お使いの環境に応じたAPIキーを設定してください。
- Google Chatのメッセージ送信設定では、通知を送信したいスペースを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や担当者名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで案件管理を行っており、チームへの情報共有をよりスムーズに行いたいと考えている方
- 案件登録後のGoogle Chatへの通知を手作業で行い、手間や共有漏れに課題を感じている方
- boardとGoogle Chatを連携させ、案件に関するコミュニケーションを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに案件が登録されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での情報共有にかかる時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで通知内容や送信先を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、お使いの環境に応じたAPIキーを設定してください。
- Google Chatのメッセージ送信設定では、通知を送信したいスペースを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や担当者名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
まとめ
Airtableとboardの連携フローボットを活用することで、受注ステータスが自動で変更され、請求書や納品書発行といったフェーズでの手動情報共有が不要になります。さらに、経営者は最新の売上予測が把握しやすくなり、経理担当者は請求業務を円滑に進められるでしょう。このフローボットを使うことで、プロジェクトの進行が円滑になり、売上予測の精度も向上し、チームの連携強化も期待できます。
この自動化はプログラミングなしで導入可能です。ぜひ、この自動化フローを導入して業務を効率的に進めてみませんか？
■概要Airtableとboardで案件情報をそれぞれ管理しているものの、ステータスが変わるたびに両方のツールを手作業で更新するのは手間がかかる、と感じていませんか？更新漏れや入力ミスが発生し、情報に食い違いが生まれる原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableでレコードのステータスが更新されると、自動でboardの受注ステータスも更新されるため、二度手間の解消と正確な情報連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableとboardの両方で案件管理を行なっており、二重入力に手間を感じている方
- ステータスの手動更新による反映漏れや入力ミスを防ぎ、情報連携を正確にしたい方
- 案件管理における定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableのステータス更新をトリガーにboardの情報が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、対象の受注ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースID、テーブルID、および更新を検知するための「Created Time」フィールド名を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定のステータスになった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- boardのオペレーション設定では、更新対象の案件を指定する情報や、変更後のステータスなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定してください。
■注意事項- Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Airtableとboardの両方で案件管理を行なっており、二重入力に手間を感じている方
- ステータスの手動更新による反映漏れや入力ミスを防ぎ、情報連携を正確にしたい方
- 案件管理における定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
- Airtableのステータス更新をトリガーにboardの情報が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、AirtableとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAirtableの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、対象の受注ステータスを更新します
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースID、テーブルID、および更新を検知するための「Created Time」フィールド名を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定のステータスになった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- boardのオペレーション設定では、更新対象の案件を指定する情報や、変更後のステータスなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定してください。
- Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
では、またお会いしましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
