2024/11/05
アプリ同士の連携方法

Airtableとboardを連携して、Airtableとboard連携で案件ステータスを自動更新する方法

k.hieda
Airtableとboardの連携イメージ

目次

多くのグローバル企業が利用するAirtableは、情報の一元管理やデータ更新が簡単に行えるデータベースツールです。boardで請求書発行と売り上げ管理を行っている場合、2つのツールの更新は手間がかかってしまいます。<span class="mark-yellow">このAirtableをboardと連携させることで、ステータス更新による進行管理が効率化され、各プロジェクトの把握がスムーズになります。</span>
従来、こうした連携にはプログラミングが必要でしたが、当社のフローボットによりノーコードで実現可能になりました。設定方法や活用例をご紹介しますので、ぜひご覧ください。

Airtableのメッセージをboardに通知する自動化のメリット2選

プロジェクトマネージャーと営業担当者にとって頼もしい自動化フローボット。具体的な活用メリットについて解説します。

メリット1 ステータス更新を自動化し確認作業を軽減

プロジェクト進行に欠かせない進捗管理ですが、Airtableとboardを使った自動化フローボットにより、ステータスの更新作業が軽減されます。Airtableで案件のステータスが更新されると、自動的にboardの案件にもステータスが反映されます。<span class="mark-yellow">データの整合性を保ちながら、手作業による二重管理や更新漏れが防げます。</span>
プロジェクトマネージャーにとってAirtableのステータスが自動でboardに反映されることで、請求書や納品書発行の際に手作業での情報共有が不要になります。各部門との連携も強化され、複数案件を同時に進める場合には特に効果を実感できるでしょう。

メリット2 ステータス自動更新で売上予測の精度を向上

案件ステータスが自動で更新されることで、board上の売上予測データにも自動で反映されます。Airtableのステータスが変わるとboardのデータも自動更新されるため、<span class="mark-yellow">経営者はタイムリーに受注状況を確認でき、売上予測の精度が向上します。</span>
また、経理担当者にとっては、<span class="mark-yellow">請求書発行のタイミングで案件の進捗が把握しやすくなり、担当者間の確認作業がスムーズに進むでしょう。<span>

ここからは、<span class="mark-yellow">「Airtableでメッセージを受信したらboardに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。</span>

[Yoomとは]

Airtableでメッセージを受信したらboardに通知する連携フローの作り方

今回は、Airtable上のデータベースのステータスを変更したら、boardのステータスが「受注済」に更新するフローを想定して解説します。

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをリストアップしました。

Airtable(OAuth)

  • Airtableのログイン情報
  • boardとリンクさせているデータベース
    • Last Modified Time フィールドを追加してください。
    • boardの案件とリンクさせるため、案件IDを事前に追加しておいてください。案件IDはboardの案件編集ページURL内の「/projects/●●●●/edit」部分が案件IDです。

board

  • アクセストークン(APIトークン)

ステップ1 マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の+新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。

Airtable

検索結果からAirtableを選択します。

アクセスを許可するをクリックすると、Airtableのマイアプリ登録が完了します。

board

検索結果からboardを選択します。取得しておいた値を入力する画面が表示されます。

アカウント名は任意の値です。メールアドレスなどを入力してください。

アクセストークン(APIトークン)を入力し、追加するボタンをクリックするとboardのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3 アプリトリガー「受信トレイにメッセージを受信したら」

テンプレートの1つ目のプロセスをクリックします。

Airtableから抽出できる項目を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらに表示される項目は、すでに設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Airtableと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリック

(2/2)連携アカウントとアクションを選択

  • トリガーの起動間隔
    • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。

ベースIDとテーブルIDをそれぞれデータベースのURLから取得し、入力します。

  • Last Modified Timeのフィールド名を指定します。
    • 私の作成したデータベースでは「Last Modified」が該当します。

→テストをクリック →成功 アウトプットにはこちらの項目の取得が確認できました。

→保存する をクリックします

ステップ4  分岐「コマンドオペレーション」

テンプレートの2つ目のプロセスをクリックします。

このプロセスではAirtableのステータス次第でboardのステータスを更新するかどうかの分岐を設定します。

(1/1)分岐条件を指定

  • 分岐条件
    • boardのステータスを受注済に更新する条件として、Airtable上のステータスが何の値になったら更新するのかを設定します。私の表では「Completed」が該当するため、「Completed」と入力しました。

→テストをクリックします。 →成功

→保存するをクリックします。

ステップ4 アプリと連携する「案件ステータスの更新」

テンプレートの3つ目のプロセスをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • boardと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

  • APIキー
  • 案件ID
    • Airtableのアウトプットから取得したboardの案件IDを埋め込みます。
  • 受注ステータス
    • boardの標準ステータスの中から選べます。

→テストをクリックします。 →成功

→保存するをクリックします 今回のフローでの設定はここまでです。

ステップ6 アプリトリガーをONにする

全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルスイッチで切り替えができます。

<span class="mark-yellow">プログラミングなしでフローボットの設定ができました。</span>今回使用したテンプレートはこちらです。

もっと活用!boardの自動化3選

boardはAirtable以外にも、アプリ連携でフローを自動化できます。

1.  発注先の追加を自動化し、入力ミスを防ぐ

Airtableで発注先を追加すると、boardの発注先に自動で反映されます。手入力の負担を軽減し、入力ミスや漏れを防止できます。発注先の情報がスピーディーに反映され、進行管理がスムーズに進みます。

2. 顧客情報の登録をシームレスに

Google スプレッドシートに顧客情報を入力すると、boardの顧客情報に自動で反映されます。入力作業の手間が省け、情報の一貫性が保てます。部門間で使うツールが異なる場合も、情報共有が円滑に行えます。

3. 案件の追加をGoogle Chatに即時通知

boardに案件が登録されると、Google Chatへすぐに通知が届きます。チーム全体でタイムリーに共有でき、タスク管理の起点になります。離れた場所にいてもリアルタイムで情報を把握できます。

まとめ

Airtableとboardの連携フローボットを活用することで、案件ステータスが自動で更新され、請求書や納品書発行といったフェーズでの手動情報共有が不要になります。さらに、経営者は最新の売上予測が把握しやすくなり、経理担当者は請求業務を円滑に進められるでしょう。このフローボットを使うことで、プロジェクトの進行が円滑になり、売上予測の精度も向上し、チームの連携強化も期待できます。

<span class="mark-yellow">この自動化はプログラミングなしで導入可能です。ぜひ、この自動化フローを導入して業務を効率的に進めてみませんか?</span>

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
タグ
Airtable
board
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