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多くのグローバル企業が利用するAirtableは、情報の一元管理やデータ更新が簡単に行えるデータベースツールです。boardで請求書発行と売り上げ管理を行っている場合、2つのツールの更新は手間がかかってしまいます。このAirtableをboardと連携させることで、ステータス更新による進行管理が効率化され、各プロジェクトの把握がスムーズになります。
従来、こうした連携にはプログラミングが必要でしたが、当社のフローボットによりノーコードで実現可能になりました。設定方法や活用例をご紹介しますので、ぜひご覧ください。
プロジェクトマネージャーと営業担当者にとって頼もしい自動化フローボット。具体的な活用メリットについて解説します。
プロジェクト進行に欠かせない進捗管理ですが、Airtableとboardを使った自動化フローボットにより、ステータスの更新作業が軽減されます。Airtableで案件のステータスが更新されると、自動的にboardの案件にもステータスが反映されます。データの整合性を保ちながら、手作業による二重管理や更新漏れが防げます。
プロジェクトマネージャーにとってAirtableのステータスが自動でboardに反映されることで、請求書や納品書発行の際に手作業での情報共有が不要になります。各部門との連携も強化され、複数案件を同時に進める場合には特に効果を実感できるでしょう。
案件ステータスが自動で更新されることで、board上の売上予測データにも自動で反映されます。Airtableのステータスが変わるとboardのデータも自動更新されるため、経営者はタイムリーに受注状況を確認でき、売上予測の精度が向上します。
また、経理担当者にとっては、請求書発行のタイミングで案件の進捗が把握しやすくなり、担当者間の確認作業がスムーズに進むでしょう。<span>
ここからは、<span class="mark-yellow">「Airtableでメッセージを受信したらboardに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
今回は、Airtable上のデータベースのステータスを変更したら、boardのステータスが「受注済」に更新するフローを想定して解説します。
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
検索結果からAirtableを選択します。
アクセスを許可するをクリックすると、Airtableのマイアプリ登録が完了します。
検索結果からboardを選択します。取得しておいた値を入力する画面が表示されます。
アカウント名は任意の値です。メールアドレスなどを入力してください。
アクセストークン（APIトークン）を入力し、追加するボタンをクリックするとboardのマイアプリ登録が完了です。
こちらのバナーをクリックします。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目のプロセスをクリックします。
Airtableから抽出できる項目を取得します。
こちらに表示される項目は、すでに設定済みです。
→次へをクリック
ベースIDとテーブルIDをそれぞれデータベースのURLから取得し、入力します。
→テストをクリック →成功 アウトプットにはこちらの項目の取得が確認できました。
→保存する をクリックします
テンプレートの2つ目のプロセスをクリックします。
このプロセスではAirtableのステータス次第でboardのステータスを更新するかどうかの分岐を設定します。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目のプロセスをクリックします。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします 今回のフローでの設定はここまでです。
全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルスイッチで切り替えができます。
プログラミングなしでフローボットの設定ができました。今回使用したテンプレートはこちらです。
boardはAirtable以外にも、アプリ連携でフローを自動化できます。
Airtableで発注先を追加すると、boardの発注先に自動で反映されます。手入力の負担を軽減し、入力ミスや漏れを防止できます。発注先の情報がスピーディーに反映され、進行管理がスムーズに進みます。
Google スプレッドシートに顧客情報を入力すると、boardの顧客情報に自動で反映されます。入力作業の手間が省け、情報の一貫性が保てます。部門間で使うツールが異なる場合も、情報共有が円滑に行えます。
boardに案件が登録されると、Google Chatへすぐに通知が届きます。チーム全体でタイムリーに共有でき、タスク管理の起点になります。離れた場所にいてもリアルタイムで情報を把握できます。
Airtableとboardの連携フローボットを活用することで、案件ステータスが自動で更新され、請求書や納品書発行といったフェーズでの手動情報共有が不要になります。さらに、経営者は最新の売上予測が把握しやすくなり、経理担当者は請求業務を円滑に進められるでしょう。このフローボットを使うことで、プロジェクトの進行が円滑になり、売上予測の精度も向上し、チームの連携強化も期待できます。
この自動化はプログラミングなしで導入可能です。ぜひ、この自動化フローを導入して業務を効率的に進めてみませんか？
では、またお会いしましょう！
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