AirtableとChatworkの連携で顧客情報の自動通知を実現する方法

[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（AirtableとChatwork）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定、アプリ連携
• トリガーボタンをオンにして連携動作を確認

※ご案内

• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択可能です。プランによって選べる最短の起動間隔が異なるため、事前にご確認ください。

AirtableとChatworkの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携に必要なものをリストアップしました。

Airtable（OAuth）

• Airtableのログイン情報
• 情報を追加する表

• Last Modified Time（最終更新日時）フィールドを追加してください。

• ベースID
  • 表のURLから取得できます。「app〜」から始まる値です。
• テーブル名
  • 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。

Chatwork

• Chatworkアカウント情報（メールアドレス、パスワード）
• Chatworkの通知を送るルームID
  • ＞ヘルプ：ChatworkのルームIDの確認方法

ステップ1　マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。

Airtable

検索結果からAirtableを選択します。

「アクセスを許可する」をクリックすると、Airtableのマイアプリ登録が完了します。

Chatwork

検索結果からChatworkを選択します。ログイン画面が表示されます。

連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。

これでChatworkのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「レコードが登録されたら」

次に、テンプレートの最初の工程をクリックします。

この工程ではAirtableから表の項目を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Airtableと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガーの起動間隔
  • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• ベースID
  • URLから取得できます。「app〜」から始まる値です。

• テーブル名
  • 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。
• Created Timeのフィールド名
  • 行の作成日時を記載するフィールドの項目名を入力します。事前に作成した表の「作成日時」に該当するフィールド名を入力します。サンプルで作成した表では「Created Time」と表記しました。

テストをクリックすると成功し、初期設定の取得項目がアウトプットとして表示されます。さらに、Airtableの項目を追加するために、同画面下のアウトプットの枠にある「＋取得する値を追加」を選択します。

選択すると、指定したAirtableの項目名が表示されます。

• 青丸のプラスをクリックすると、アウトプットとして値が取得できるようになります。例えば、今回の場合は赤枠で囲った箇所が私が作成したAirtableの項目名なので、顧客ID〜住所までのボタンをクリックしました。追加した項目は右側に表示されます。選択が完了したら右下の「追加」をクリックします。
• レコード名（id）とレコード作成日（Created Time）はデフォルトで取得できるため、追加は不要です。

→テストをクリックします。　→成功　追加した項目もアウトプットとして取得できました。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「メッセージを送信」

次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

この工程でChatworkに通知する定型文を作成します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Chatworkと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• ルームID
  • 編集欄をクリックすると、ルームの候補が表示されます。通知を行うルームを選択するとIDが引用されます。

• メッセージ内容

• 送信するメッセージの定型文を作ります。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。Chatworkに送信する内容を選択すると、自動で埋め込みコードが引用されます。引用コードの前に、項目名を入力するとわかりやすいです。

→テストをクリックします。　→成功　

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ5　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えできます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>Chatworkで、通知が確認できました。

今回使用したテンプレートについては、こちらです。

もっと活用！Airtableを使った自動化3選

Airtableで顧客情報やスケジュール、タスクを一元管理することで他のアプリと連携し、活用の幅をさらに広げられます。

1. Google フォームからAirtableへの自動登録で業務効率化

Google フォームで収集した情報をAirtableに自動登録できます。手入力の手間を省き、データ入力の漏れや重複を防ぎます。常に最新の顧客情報を効率的に管理できます。

2. 発注先情報をAirtableからboardに自動反映

Airtableに発注先を登録するとboardへ自動反映されます。手動入力を省くことで、発注先情報が正確かつ迅速に反映されるため、請求業務やチーム内での情報共有がスムーズに行えます。

3. AirtableからGoogle カレンダーに予定を自動登録

Airtableの情報を基にGoogle カレンダーへ予定を自動登録します。手動入力の必要がなくなることで入力ミスを防ぎ、予定の登録がスピーディーに反映されるため、チーム全員が最新のスケジュールを共有できます。

まとめ

Yoomのフローボットテンプレートなら、プログラミングなしで簡単に自動化が実現します。Airtableの新規追加情報の共有を、手作業を省き効率化することで、チーム全体の業務負担の軽減にお役立ていただけます。
<span class="mark-yellow">これから自動化を始めたい方にとって最適なツールです。</span>

ぜひ、下のバナーからテンプレートを使ってみてください！

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では、またお会いしましょう！