AirtableとDropboxをノーコード連携して、取引先登録後のフォルダ作成を自動化

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. レコードが登録されたら起動するフローボットの設定
2. フォルダを作成するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

AirtableとDropboxをYoomと接続する方法

AirtableとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、後の自動化設定が簡単です。

まずは、Airtableのマイアプリ登録から行います。
こちらのヘルプページに記載されているので、参照しながら設定しましょう。

次に、Dropboxのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、そこからDropboxを探すか、「アプリ名で検索」を利用しましょう。

以下の画面が表示されたら、Dropboxにログインしてください。

マイアプリにAirtableとDropboxが表示されたら、設定は完了です。

Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→レコードが登録されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
レコードのフィールド情報の取得方法は、こちらで確認できます。

スクロールし、以下の項目を設定しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによって起動間隔は異なります。
• 「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」→説明文を確認して設定

全ての設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Dropboxの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Dropboxと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→フォルダを作成
  

以下の画面が表示されるので、説明文を確認して「フォルダのパス」を設定してください。
設定後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックすることで、自動化の設定は完了します。

その他のAirtableとDropboxを使った自動化の例

1.Airtableで取引先が登録されたら、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
こちらはGoogle Driveにフォルダを作成するフローとなっているため、DropboxとGoogle Driveを使い分けている方におすすめです。

2.kintoneにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを自動作成するフローです。
レコード作成後にフォルダを自動作成するため、手動でフォルダを作成する必要がありません。

3.GMOサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをDropboxに格納するフローです。
‍締結済みの書類を容易に管理できます。

4.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
メール通知により、ファイル作成を見落とすことがなくなるでしょう。

まとめ

今回ご紹介したテンプレートは、Airtableで取引先登録後にDropboxで自動的にフォルダを作成するフローです。
この自動化により、手動でフォルダを作成する必要がなくなり、ファイル共有が効率化されるでしょう。
特に複数の取引先を扱っている場合は、ヒューマンエラーを防ぎ、業務のスピードアップが期待できます。
Yoomを利用したアプリ連携では、専門知識がなくても簡単に自動化設定ができます。

実際に操作してみたい方は、こちらから無料で登録してみましょう。