・
AirtableとDropboxを連携して、取引先ごとのフォルダ作成を自動化する方法をご紹介します。
このプロセスによって、手動でフォルダを作成する時間を削減し、取引先をスムーズに管理できるでしょう。
特に、多くの取引先を抱えている企業にとって、効率的に情報共有を行うことは重要です。
また、円滑なコミュニケーションが求められるリモートワーク環境でもこの自動化は有効でしょう。
取引先登録後にフォルダを自動で作成することで、手動作業が不要になり、業務の効率と正確性が向上するでしょう。
担当者は繰り返し作業から解放されるため、重要なタスクに集中できるようになります。
また、間違った場所にフォルダを作成することがなくなり、作業の正確性が高まります。
これにより、営業担当者はクライアント対応に注力できる時間が増えるでしょう。
取引先ごとにフォルダを自動作成することで、必要な書類やデータの共有がスピーディーに行えます。
結果的に、プロジェクトのスムーズな進行にもつながるでしょう。
特にリモートワークのように、頻繁にコミュニケーションが取りづらい環境でも、スムーズな情報共有が期待できます。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
AirtableとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、後の自動化設定が簡単です。
まずは、Airtableのマイアプリ登録から行います。
こちらのヘルプページに記載されているので、参照しながら設定しましょう。
次に、Dropboxのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、そこからDropboxを探すか、「アプリ名で検索」を利用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Dropboxにログインしてください。
マイアプリにAirtableとDropboxが表示されたら、設定は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
レコードのフィールド情報の取得方法は、こちらで確認できます。
スクロールし、以下の項目を設定しましょう。
全ての設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Dropboxの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、説明文を確認して「フォルダのパス」を設定してください。
設定後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックすることで、自動化の設定は完了します。
1.Airtableで取引先が登録されたら、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
こちらはGoogle Driveにフォルダを作成するフローとなっているため、DropboxとGoogle Driveを使い分けている方におすすめです。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
2.kintoneにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを自動作成するフローです。
レコード作成後にフォルダを自動作成するため、手動でフォルダを作成する必要がありません。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.GMOサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをDropboxに格納するフローです。
締結済みの書類を容易に管理できます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
4.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
メール通知により、ファイル作成を見落とすことがなくなるでしょう。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したテンプレートは、Airtableで取引先登録後にDropboxで自動的にフォルダを作成するフローです。
この自動化により、手動でフォルダを作成する必要がなくなり、ファイル共有が効率化されるでしょう。
特に複数の取引先を扱っている場合は、ヒューマンエラーを防ぎ、業務のスピードアップが期待できます。
Yoomを利用したアプリ連携では、専門知識がなくても簡単に自動化設定ができます。
実際に操作してみたい方は、こちらから無料で登録してみましょう。
