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AirtableとDropboxを連携して、Airtableで取引先が登録されたらDropboxでフォルダを自動作成する方法
AirtableとDropboxを連携して、取引先ごとのフォルダ作成を自動化する方法をご紹介します。
このプロセスによって、手動でフォルダを作成する時間を削減し、取引先をスムーズに管理できるでしょう。
特に、多くの取引先を抱えている企業にとって、効率的に情報共有を行うことは重要です。
また、円滑なコミュニケーションが求められるリモートワーク環境でもこの自動化は有効でしょう。
AirtableとDropboxを連携するメリット
メリット1:フォルダ作成の手間が省ける
取引先登録後にフォルダを自動で作成することで、手動作業が不要になり、業務の効率と正確性が向上するでしょう。
担当者は繰り返し作業から解放されるため、重要なタスクに集中できるようになります。
また、間違った場所にフォルダを作成することがなくなり、作業の正確性が高まります。
これにより、営業担当者はクライアント対応に注力できる時間が増えるでしょう。
メリット2:情報共有が容易になる
取引先ごとにフォルダを自動作成することで、必要な書類やデータの共有がスピーディーに行えます。
結果的に、プロジェクトのスムーズな進行にもつながるでしょう。
特にリモートワークのように、頻繁にコミュニケーションが取りづらい環境でも、スムーズな情報共有が期待できます。
[Yoomとは]
AirtableとDropboxの連携フローの作り方
今回は「Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
- レコードが登録されたら起動するフローボットの設定
- フォルダを作成するアクションの設定
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
AirtableとDropboxをYoomと接続する方法
AirtableとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、後の自動化設定が簡単です。
まずは、Airtableのマイアプリ登録から行います。
こちらのヘルプページに記載されているので、参照しながら設定しましょう。
次に、Dropboxのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、そこからDropboxを探すか、「アプリ名で検索」を利用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Dropboxにログインしてください。
マイアプリにAirtableとDropboxが表示されたら、設定は完了です。
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→レコードが登録されたら
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
レコードのフィールド情報の取得方法は、こちらで確認できます。
スクロールし、以下の項目を設定しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによって起動間隔は異なります。 - 「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」→説明文を確認して設定
全ての設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Dropboxの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Dropboxと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→フォルダを作成
以下の画面が表示されるので、説明文を確認して「フォルダのパス」を設定してください。
設定後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックすることで、自動化の設定は完了します。
その他のAirtableとDropboxを使った自動化の例
1.Airtableで取引先が登録されたら、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
こちらはGoogle Driveにフォルダを作成するフローとなっているため、DropboxとGoogle Driveを使い分けている方におすすめです。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
2.kintoneにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを自動作成するフローです。
レコード作成後にフォルダを自動作成するため、手動でフォルダを作成する必要がありません。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
3.GMOサインで書類の締結が完了したら、自動的にファイルをDropboxに格納するフローです。
締結済みの書類を容易に管理できます。
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに格納する作業は手間がかかる上に、失念するリスクもあるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約書ファイルを自動でDropboxに格納できます。これにより、契約書管理の手間を省き、より安全かつ効率的な保管体制を構築することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務・総務担当者の方
- Dropboxをファイル保管庫として利用しており、手作業での格納に課題を感じている方
- 電子契約後のファイル管理プロセス全体を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの署名完了後、自動でDropboxへファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードに費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル移行作業がなくなることで、ファイルの格納漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとDropboxをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインをYoomと連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存するファイル名や、同名のファイルが存在した場合の処理（モード）を任意で設定できます
■注意事項- GMOサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務・総務担当者の方
- Dropboxをファイル保管庫として利用しており、手作業での格納に課題を感じている方
- 電子契約後のファイル管理プロセス全体を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- GMOサインでの署名完了後、自動でDropboxへファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードに費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル移行作業がなくなることで、ファイルの格納漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります
- はじめに、GMOサインとDropboxをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomと連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存するファイル名や、同名のファイルが存在した場合の処理（モード）を任意で設定できます
- GMOサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
4.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを自動送付するフローです。
メール通知により、ファイル作成を見落とすことがなくなるでしょう。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回ご紹介したテンプレートは、Airtableで取引先登録後にDropboxで自動的にフォルダを作成するフローです。
この自動化により、手動でフォルダを作成する必要がなくなり、ファイル共有が効率化されるでしょう。
特に複数の取引先を扱っている場合は、ヒューマンエラーを防ぎ、業務のスピードアップが期待できます。
Yoomを利用したアプリ連携では、専門知識がなくても簡単に自動化設定ができます。
実際に操作してみたい方は、こちらから無料で登録してみましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
