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Dropboxにファイルをアップロードした後、関係者にメールで共有する作業、毎回手動で行っていませんか？ファイルの格納場所を知らせるメールの作成や宛先の設定といった一連の作業は単純ながらも手間がかかり、共有漏れや遅延の原因になることもあります。
もし、Dropboxに特定のファイルが追加されたことをトリガーに、設定した宛先へ自動でメールを送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。迅速かつ確実な情報共有を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxに格納したファイルを共有する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Dropboxとメールを連携して自動でメールを送信する方法
Dropboxにファイルが追加された際、その情報を自動でメール送信する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この連携により、手動での共有作業をなくし、迅速で確実な情報伝達を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxのファイル更新をメールで通知する
Dropboxの指定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけに、Gmailなどのメールツールから自動で通知・共有メールを送信することができます。
これまで手作業で行っていたファイル共有の連絡業務から解放され、共有漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報連携を実現しましょう！
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxとGmailを連携してファイル共有を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxにファイルが格納された際に、そのファイル情報をGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：DropboxとGmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Dropboxの連携
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。
お手持ちのDropboxのアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにDropboxが追加されたことを確認出来たら、Dropboxのマイアプリ登録は完了となります。
Gmailの連携
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
連携したいアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
まずはフローが動き出すきっかけとなるDropboxの設定から始めていきます。
画面赤枠の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
また、次の画面でのテスト実施のためDropbox内に取得対象となるファイルを作成しておきましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面は下記の項目を設定していきます。こちらの画面で指定したフォルダにファイルが作成されることでフローが動き出すようになります。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されて、対象のファイル名が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Dropboxのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Dropboxのダウンロード設定
次に、内部に一時的にファイルをダウンロードするための設定を行います。
画面赤枠の「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細について
「連携アカウントとアクションを選択」画面では先ほどと同様に以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面では以下の項目を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
ダウンロードボタンをクリックし、目的のファイルが取得できていることも確認しておきましょう。
ステップ5：Gmailの送信設定
最後にダウンロードしたファイルをGmailから送信する設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定していきます。
本文も同様に入力を行ってください。プルダウンより1つ前のステップで取得した値のファイル名やパスなどの記載を載せることも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面一番下の保存するボタンをクリックし、Gmailの送信設定を完了させてください。
実際に宛先に設定したGmailの受信トレイを確認するとYoomにて設定したメールが届いていることが確認できます。
なお、メールエラーになる場合は以下を参考にしてください。
エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法 | Yoomヘルプセンター
ステップ6：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Dropboxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Dropboxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Dropboxとメールの連携を自動化することで、ファイルアップロード後の手動による共有連絡の手間を完全に排除し、ヒューマンエラーによる共有漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、チームメンバーや取引先への情報共有が迅速かつ確実になり、より円滑なコミュニケーションと業務進行が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイルの種類に応じて送信先を分けられる？
A:オペレーションを組み合わせることで可能です。
例えば分岐のオペレーションを設定することで「ファイル名に「請求書」の文字が含まれている場合にはA社に送信する。
それ以外の場合はB社に納品する。」といったように送信先を分けることができます。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：特定のファイル名や拡張子のみを対象にできる？
A:はい。こちらも分岐のオペレーションを設定することで対応が可能となります。
下記の画像では「ファイルの拡張子が.pdfもしくは.pngの場合にのみメールを送信する」といった分岐を設定しています。
Q：Outlookなど他のメールソフトでも連携できる？
A:はい。可能です。
Yoomでは様々なアプリとの連携が可能です！詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
また、以下のようなテンプレートも活用してください。
■概要
Dropboxでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルが追加されたことに気づかず確認が遅れてしまうことはありませんか？また、共有の都度メールやチャットで連絡するのも手間がかかります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でOutlookから関係者に通知メールを送信できます。これにより、手動での確認作業や連絡の手間を省き、重要なファイルの共有をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
