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Dropboxにファイルをアップロードした後、関係者にメールで共有する作業、毎回手動で行っていませんか？ファイルの格納場所を知らせるメールの作成や宛先の設定といった一連の作業は単純ながらも手間がかかり、共有漏れや遅延の原因になることもあります。
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxに特定のファイルが追加されたことをトリガーに、設定した宛先へ自動でメールを送信できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。迅速かつ確実な情報共有を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Dropboxに格納したファイルを共有する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxにファイルが追加された際、その情報を自動でメール送信する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この連携により、手動での共有作業をなくし、迅速で確実な情報伝達を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Dropboxの指定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけに、Gmailなどのメールツールから自動で通知・共有メールを送信する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていたファイル共有の連絡業務から解放され、共有漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報連携を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、Dropboxにファイルが格納された際に、そのファイル情報をGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。
お手持ちのDropboxのアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにDropboxが追加されたことを確認出来たら、Dropboxのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
連携したいアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるDropboxの設定から始めていきます。
画面赤枠の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
また、次の画面でのテスト実施のためDropbox内に取得対象となるファイルを作成しておきましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面は下記の項目を設定していきます。こちらの画面で指定したフォルダにファイルが作成されることでフローが動き出すようになります。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されて、対象のファイル名が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Dropboxのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次に、内部に一時的にファイルをダウンロードするための設定を行います。
画面赤枠の「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「連携アカウントとアクションを選択」画面では先ほどと同様に以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面では以下の項目を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
ダウンロードボタンをクリックし、目的のファイルが取得できていることも確認しておきましょう。
最後にダウンロードしたファイルをGmailから送信する設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定していきます。
本文も同様に入力を行ってください。プルダウンより1つ前のステップで取得した値のファイル名やパスなどの記載を載せることも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面一番下の保存するボタンをクリックし、Gmailの送信設定を完了させてください。
実際に宛先に設定したGmailの受信トレイを確認するとYoomにて設定したメールが届いていることが確認できます。
なお、メールエラーになる場合は以下を参考にしてください。
エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法 | Yoomヘルプセンター
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Yoomでは、Dropboxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Dropboxとメールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後の手動による共有連絡の手間を完全に排除し、ヒューマンエラーによる共有漏れや遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーや取引先への情報共有が迅速かつ確実になり、より円滑なコミュニケーションと業務進行が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルの種類に応じて送信先を分けられる？
A:オペレーションを組み合わせることで可能です。
例えば分岐のオペレーションを設定することで「ファイル名に「請求書」の文字が含まれている場合にはA社に送信する。
それ以外の場合はB社に納品する。」といったように送信先を分けることができます。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：特定のファイル名や拡張子のみを対象にできる？
A:はい。こちらも分岐のオペレーションを設定することで対応が可能となります。
下記の画像では「ファイルの拡張子が.pdfもしくは.pngの場合にのみメールを送信する」といった分岐を設定しています。
Q：Outlookなど他のメールソフトでも連携できる？
A:はい。可能です。
Yoomでは様々なアプリとの連携が可能です！詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
また、以下のようなテンプレートも活用してください。
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