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サイボウズの各種ツールのアカウントを自動で発行できたら、楽だと思いませんか？
バックオフィス担当者の中には、日常の業務で新メンバー用にアカウント発行をしている方もいると思います。
入社してくる従業員が少ないうちは手動での発行もそれほど負担にはなりませんが、新しい従業員が頻繁に入社する会社では、大きな負担になると思います。
本記事では、そんな負担を少しでも軽減するために、【Airtableとcybozu.com共通管理を連携して従業員へのアカウント付与を自動化する方法】について解説します！
Airtableの情報と連動させて、Garoonやサイボウズ Officeなどのアカウント発行を自動化したい方におすすめです。
興味をお持ちいただけましたら、本記事のYoomで自動連携を試してみてください。
cybozu.com共通管理で新しくユーザーを追加する際、通常は手作業で追加する必要があります。
例えば、Airtableを従業員情報の基幹データベースにしている場合、どちらのアプリにも情報を入力する必要があり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばAirtableへのデータ入力だけで、Garoonやサイボウズ Officeのアカウントを自動発行することができます。
これにより、アカウント発行の手間が削減され、作業時間の節約が期待できます。
手入力の工数が多いと、それだけ人的エラーのリスクが伴います。
例えば、「変換ミスで従業員の名前を間違えて登録していた」「アカウントの発行を忘れていた」など。
このようなミスが発生すると、スムーズに業務を開始することの妨げになるため、なるべくミスは最小限に抑えたいですよね。
本記事の連携を活用すると、これまで手作業で行っていた業務が自動化されるため、人的エラーのリスク削減につながります。
これにより、正確なデータが維持され、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
[Yoomとは]
では、実際にAirtableとcybozu.com共通管理を連携する方法をご紹介します。
連携のステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・担当業務に合わせて使用アプリを割り当てている統括部門の方
2.Airtableのデータベースで従業員管理を行う企業
・従業員情報を登録し、部署や配属ごとに管理している方
■このテンプレートを使うメリット
cybozu.com共通管理は業務に使用するアプリへのスムーズなアクセスを行うために有効的なツールです。
しかしAirtableのデータベースに従業員情報が登録された後、手入力でcybozu.com共通管理にアカウントを登録しアプリを更新しなければならないのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このテンプレートを使用することで、Airtableに従業員の登録があったら自動でcybozu.com共通管理への登録と使用するアプリの更新を完了します。
Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これまで作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務に注力でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・Airtable、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてAirtableとcybozu.com共通管理をYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力
マイアプリ一覧にAirtableとcybozu.com共通管理が表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・担当業務に合わせて使用アプリを割り当てている統括部門の方
2.Airtableのデータベースで従業員管理を行う企業
・従業員情報を登録し、部署や配属ごとに管理している方
■このテンプレートを使うメリット
cybozu.com共通管理は業務に使用するアプリへのスムーズなアクセスを行うために有効的なツールです。
しかしAirtableのデータベースに従業員情報が登録された後、手入力でcybozu.com共通管理にアカウントを登録しアプリを更新しなければならないのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このテンプレートを使用することで、Airtableに従業員の登録があったら自動でcybozu.com共通管理への登録と使用するアプリの更新を完了します。
Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これまで作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務に注力でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・Airtable、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、アプリトリガー「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページではAPI接続設定を行います。
「ベースID」「テーブルID」「Created Timeのフィールド名」を入力し、「テスト」をクリックしてください。
※なお、「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
「テスト」が成功すると、アウトプット欄にAirtableの項目が反映されます。
「＋取得する値を追加」ボタンから、適宜必要な情報を追加しましょう。詳しい手順は、こちらの記事を参照ください。
今回の自動連携では、ログイン名とパスワードが次のステップで必要になります。あらかじめ、Airtableにこの2つの項目を入力したうえで、「＋取得する値を追加」からログイン名とパスワードを追加しておきましょう。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「ユーザーを追加」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、ユーザーを追加するための設定をします。
「ログイン名」「パスワード」「表示名」は必須項目なので、アウトプットされた情報を活用して、必ず入力しましょう。
その他は任意項目なので、必要に応じて入力してください。
「テスト」をして、問題がなければ「保存する」で次に進みましょう。
では、最後のステップ「ユーザーの利用サービスを更新」をクリックしてください。
1ページ目では、アカウント情報が表示されるため、確認して次へ進みましょう。
2ページ目では、利用サービスの選択をします。
以下のように設定すると、Garoonとkintoneのアカウントが対象の従業員に付与されます。
他にも、サイボウズofficeやメールワイズを選択することが可能です。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
■概要
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・担当業務に合わせて使用アプリを割り当てている統括部門の方
2.Airtableのデータベースで従業員管理を行う企業
・従業員情報を登録し、部署や配属ごとに管理している方
■このテンプレートを使うメリット
cybozu.com共通管理は業務に使用するアプリへのスムーズなアクセスを行うために有効的なツールです。
しかしAirtableのデータベースに従業員情報が登録された後、手入力でcybozu.com共通管理にアカウントを登録しアプリを更新しなければならないのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このテンプレートを使用することで、Airtableに従業員の登録があったら自動でcybozu.com共通管理への登録と使用するアプリの更新を完了します。
Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これまで作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務に注力でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・Airtable、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomには、Airtableとcybozu.com共通管理を利用した自動化例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する
従業員の情報管理としてSmartHRを利用している方は多いと思います。
この連携を使うと、情報の更新作業が自動化されるため、作業の手間が削減されます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録する
本記事で紹介した自動連携は、Airtableを起点にGaroonやkintoneなどのアカウント発行を自動化するフローでした。
しかし、以下のテンプレートのようにGaroonを起点にして、Airtableに情報を出力するフローもご用意しております。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Airtableを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonで業務フローを一貫して管理することは、業務プロセスや意思決定を円滑に行うことにつながります。
さらにAirtableのデータベースで案件を管理することで、タスクを確実に完了させることができます。
しかし、Garoonの情報を手入力でデータベースに入力することは、非効率的で時間がかかります。
手入力をなくし、業務進行をよりスムーズに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報を自動でAirtableにレコード追加するため、手作業を省き入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Garoon、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズofficeのアカウントを付与する
Airtableではなく、Notionで従業員の情報管理をしている方はこちらのテンプレートを参考にしてみてください。
以上、Airtableとcybozu.com共通管理を連携する手順でした！
このようにYoomは、プログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Airtableとcybozu.com共通管理を連携することで、アカウントの発行が自動化され、作業負担の削減が期待できます。
また、ヒューマンエラーのリスクも最小限に抑えられるため、正確なデータ管理につながります。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
