Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
cybozu.com共通管理
と
Notion
を自動連携できます。
■概要
新しい従業員の入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム担当者にとって重要なタスクですが、手作業での対応は時間もかかり、設定ミスの原因にもなりがちです。特に複数のツールを利用している場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、従業員情報を管理しているNotionのデータベースに従業員が登録されるだけで、cybozu.com共通管理を介してGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動で付与されるため、入社手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGaroonやサイボウズ Officeで従業員情報を管理している人事・労務担当者の方
- 手作業によるアカウント発行業務の効率化や、ヒューマンエラーの防止を検討している情報システム担当者の方
- 従業員の入社手続きに関連する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点にアカウントが自動で発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、権限の付与漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとcybozu.com共通管理をYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を使い、新規ページの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで検知したページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、Notionで取得した情報をもとにアカウントを作成します
- 最後に、cybozu.com共通管理の「ユーザーの利用サービスを更新」アクションを設定し、作成したユーザーにGaroonやサイボウズ Officeの利用権限を付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のデータソースや、検知するページの条件などを任意で設定できます
- cybozu.com共通管理では、各登録項目に前段で取得した任意の情報や固定テキストを反映できます。
■注意事項
- Notion、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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Notion
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Notionのページ変更をトリガーにGoogle Driveのファイル名を自動更新するフローです。名称の揺れや更新漏れを抑え、探す・直す作業を減らしてファイル管理の手間を軽減し、チーム内の情報整合性を保てます。
Airtableで受け付けた顧客情報を自動でNotionのデータベースへ同期するフローです。二重入力や転記ミス、情報の抜け漏れを抑え、チームの顧客管理をスムーズにします。
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cybozu.com共通管理
Yoomではcybozu.com共通管理のAPIとノーコードで連携し、cybozu.com共通管理の操作を自動化することが可能です。
例えば、新しく従業員が入社した際に自動的にcybozu.com共通管理に従業員を登録してkintoneやGaroonの権限を付与したり、従業員が退職した際に自動的にkintoneやGaroonからユーザーアカウントを削除するといったことが可能です。
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@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。@pocketの情報を引用し手入力を省くことで、手作業によるミスを省き登録情報の正確性を保つことができます。
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Notion
YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
詳しくみるテンプレート
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HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納
Notionのページ変更をトリガーにGoogle Driveのファイル名を自動更新するフローです。名称の揺れや更新漏れを抑え、探す・直す作業を減らしてファイル管理の手間を軽減し、チーム内の情報整合性を保てます。
Notionでページが更新されたら、Google Driveでファイル名を変更する
Airtableで受け付けた顧客情報を自動でNotionのデータベースへ同期するフローです。二重入力や転記ミス、情報の抜け漏れを抑え、チームの顧客管理をスムーズにします。
Airtableに顧客情報が追加されたらNotionにも追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたら
データベースが作成または更新されたら
【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたら
Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ユーザーを検索
ユーザーを追加
ユーザーを更新
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ユーザーの利用サービスを更新
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組織を取得
組織を更新
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組織の所属ユーザーを取得
ユーザーの組織情報を取得
ユーザーの組織情報を更新
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
ユーザーを検索ユーザーを追加ユーザーを更新ユーザーを削除ユーザーの利用サービスを更新組織を追加組織を取得組織を更新組織を削除組織の所属ユーザーを取得ユーザーの組織情報を取得ユーザーの組織情報を更新
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得ページを作成（非推奨）ページにテキストを追加（非推奨）ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）ページのプロパティを更新（数値プロパティ）ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（日付プロパティ）ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）ページのプロパティを更新（URLプロパティ）ページのプロパティを更新（メールプロパティ）ページのプロパティを更新（電話プロパティ）特定のページのブロック情報を取得ユーザーのリストを取得ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）指定のレコードにサブアイテムを追加するファイルアップロードIDの発行ファイルをアップロードページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）ファイルをダウンロードするページ情報を取得（ファイル情報の一覧）ページ・データベースをタイトルで検索テンプレートを使用してページを作成（タイトルのみ）ページにヘッダーと本文を追加（非推奨）データソースのプロパティ名を更新ページのプロパティを更新（タイトルプロパティ）データソースの数式プロパティ内の文字検索ページにコンテンツを埋め込むページまたはブロックの子ブロック一覧を取得データソースを取得データベース情報を取得ページを作成ページ情報を取得（マークダウン形式）ページにコンテンツを追加ページのコンテンツを置換ページのプロパティを更新（ユーザープロパティ）関連するブログ記事一覧
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