■概要
新しい従業員の入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム担当者にとって重要なタスクですが、手作業での対応は時間もかかり、設定ミスの原因にもなりがちです。特に複数のツールを利用している場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、従業員情報を管理しているNotionのデータベースに従業員が登録されるだけで、cybozu.com共通管理を介してGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動で付与されるため、入社手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGaroonやサイボウズ Officeで従業員情報を管理している人事・労務担当者の方
- 手作業によるアカウント発行業務の効率化や、ヒューマンエラーの防止を検討している情報システム担当者の方
- 従業員の入社手続きに関連する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点にアカウントが自動で発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、権限の付与漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとcybozu.com共通管理をYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を使い、新規ページの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、トリガーで検知したページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、Notionで取得した情報をもとにアカウントを作成します
- 最後に、cybozu.com共通管理の「ユーザーの利用サービスを更新」アクションを設定し、作成したユーザーにGaroonやサイボウズ Officeの利用権限を付与します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のデータソースや、検知するページの条件などを任意で設定できます
- cybozu.com共通管理では、各登録項目に前段で取得した任意の情報や固定テキストを反映できます。
■注意事項
- Notion、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。