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企業にとって、災害時対策も重要なリスク管理の内の1つです。緊急事態において、従業員の安全確認が迅速にできると、被害の全貌を把握しやすくなるでしょう。
そこで活用されるのがトヨクモ安否確認サービス2などのツールですが、従業員の登録は素早く行わなければなりません。万が一、従業員の登録を先延ばしにしていたタイミングで大災害が起きてしまったら、安否確認がとれなくなってしまいます。
今回はこのようなリスクを少しでも減らせるように、Airtableとトヨクモ安否確認サービス2を連携させてみました。企業での従業員管理をAirtableで行っている場合は、ぜひこの連携を活用してみてください。
この連携を行うと、Airtableに登録された従業員情報が、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録されるようになります。従業員の登録が1度で済み、入力作業の手間が省けるでしょう。
何よりも、緊急性の高いシチュエーションで使用するトヨクモ安否確認サービス2への登録がオンタイムで完結されます。つい先延ばしにしてしまう登録作業が自動で完了するため、緊急事態における従業員管理が万全になりやすいと言えます。
登録が自動で完了するため、作業そのものが時短となります。これにより作業負担の軽減につながる上、登録作業の効率も向上するでしょう。
また、Airtableにさえ従業員情報を登録すれば良いため、従業員管理が簡易化できるはずです。結果として業務フローとリスク管理の見直しが可能となります。
さらに、作業時間が短縮され、時間を有効活用しやすくなります。リソースが増えればコア業務にも集中しやすくなるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当する方
・Airtableで従業員情報の管理をしている方
・他のツールへの従業員情報の連携をしている方
2.安否確認サービスを利用する企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・リスク管理体制の強化で安否確認サービスを利用する企業
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、緊急時に従業員の安否を効率的に確認できるのがメリットです。
しかし、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録内容の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録することができます。
従業員情報の登録が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
また、複数のツールにおける従業員情報の管理を簡素化できるため、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
1.検索する
トヨクモ安否確認サービス2のアイコンをクリックします。
2.必須項目を入力する
連携に関しましては、トヨクモ安否確認サービス2のページをご確認ください。
3.追加する
必須項目の入力が完了したら右下の追加ボタンを押してください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。従業員データをテストで使用するため、仮入力しておきましょう。
今回は下記のように作成しました。
最低限フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の4項目です。
・名前
・ログイン名
・パスワード
・Created Time
ログイン名とパスワード
はトヨクモ安否確認サービス2で使用するものとなります。事前に決めておきましょう。
Created Time
Airtableに作成されたレコードをYoomで感知するために作成します。
フィールドの追加から設定可能です。
Created Timeもしくは作成時間と表記されています。
画像のように設定し、フィールドに挿入しましょう。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.サインイン
Airtableのサインイン画面が表示されます。クラウドサインと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当する方
・Airtableで従業員情報の管理をしている方
・他のツールへの従業員情報の連携をしている方
2.安否確認サービスを利用する企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・リスク管理体制の強化で安否確認サービスを利用する企業
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、緊急時に従業員の安否を効率的に確認できるのがメリットです。
しかし、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録内容の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録することができます。
従業員情報の登録が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
また、複数のツールにおける従業員情報の管理を簡素化できるため、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.トリガー起動間隔の設定
プルダウンから起動間隔を設定しましょう。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
6.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう
7.Created Timeのフィールド名を入力
Created Timeは、先ほど用意したAirtableのフィールドです。
この設定を行うことでGoogle カレンダーへスケジュールデータが送信されるようになるので、必ず設定しましょう。
8.テストの実行
画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、次はAirtableのデータを取得していきます。
9.取得する値を追加する
Airtableのデータを取得します。赤枠を選択してください。
Airtableのデータが画像のように表示されます。アウトプットからトヨクモ安否確認サービス2に反映させたいデータを選択しましょう。
「+マーク」を押すことで取得可能です。
取得できると、画面右側に表示されます。
次の設定で使用するため、名前、ログイン名、パスワードは必ず取得してください。
取得完了したら右下の追加ボタンを押しましょう。
10.保存する
以上でAirtableの設定は完了です。保存を押してください。
1.アプリと連携する
Airtableのアイコンの「ユーザーの追加」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の入力
3つの必須項目を入力していきます。ボックスをクリックしましょう。
Airtableのアイコンを選択します。
先ほどアウトプットから追加したデータが一覧表示されます。
ボックスと連動するデータをクリックして追加しましょう。
設定ができると画像のようになります。
今回は必須項目だけではなく、他のボックスも入力してみました。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する
■概要
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当する方
・Airtableで従業員情報の管理をしている方
・他のツールへの従業員情報の連携をしている方
2.安否確認サービスを利用する企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・リスク管理体制の強化で安否確認サービスを利用する企業
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、緊急時に従業員の安否を効率的に確認できるのがメリットです。
しかし、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録内容の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録することができます。
従業員情報の登録が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
また、複数のツールにおける従業員情報の管理を簡素化できるため、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にも、トヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する
Google スプレッドシートにも対応しています。他のGoogleツールを使用しているならアカウント1つで利用可能なため、管理が楽になるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報を集約する場として活用している総務部門担当者
・チーム内で同時編集を行い情報の共有を効率的に行いたい方
2.トヨクモ安否確認サービス2を使用し災害時に備える企業
・災害時に従業員の安否確認を確実に行いたい経営者
・営業所ごとの緊急時の連絡を管理する責任者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人でデータの追加・編集が可能なので、従業員の情報管理に有効的なツールです。
加えてトヨクモ安否確認サービス2を使用することで、従業員の危機管理を円滑に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートの情報を改めてトヨクモ安否確認サービス2に手動で更新するのは、精神的な負担を増大させる可能性があります。
手入力の作業に手間をかけずに業務を進めたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに入力された従業員情報を、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも入力を完了するため、手作業の手間を省きます。
手作業にかかっていた時間を省くことで、よりクリエイティブな業務の時間を確保することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
2.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新する
更新にも対応しています。登録と併用するのがおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートを共有して情報管理を行う事務職の方
・シートの編集を同時に行いたいチームの責任者
2.トヨクモ安否確認サービス2を使用し災害時に備える企業
・災害時に備えて従業員の情報管理を行う経営者
・営業所ごとの緊急連絡網を管理する責任者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは素早いデータ編集が可能なので、従業員の情報を常に最新に保つのに有効的なツールです。
加えてトヨクモ安否確認サービス2を使用して、災害時に備えた情報管理を円滑に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回トヨクモ安否確認サービス2でも更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
情報が更新されたら即座に反映を行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された情報を自動でトヨクモ安否確認サービス2へも反映するため、手間なくスピーディーな情報共有が可能です。
素早い情報共有が行われることで業務の効率を上げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
3.Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する
画像などクリエイティブなデータ管理であれば、Notionと連携するのはいかがでしょうか。
緊急事態に備えたリスク管理は迅速に行った方が良いと言えます。そのため、トヨクモ安否確認サービス2への従業員登録は素早く完了させたいところですよね。
もしこのように感じているのであれば、今回の自動化は大変おすすめです。登録作業が自動化され、手入力の手間が省けます。
業務フローを自動化して、効率的で作業しやすい環境を整えてみませんか？
