Airtableの従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2に自動登録！

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

Airtableとトヨクモ安否確認サービス2の連携フローの作り方

ステップ1：Airtableとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ連携

テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。

トヨクモ安否確認サービス2とYoomの連携

1.検索する
‍トヨクモ安否確認サービス2のアイコンをクリックします。‍

2.必須項目を入力する

連携に関しましては、トヨクモ安否確認サービス2のページをご確認ください。

3.追加する
必須項目の入力が完了したら右下の追加ボタンを押してください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備
‍使用するAirtableを現段階で用意します。従業員データをテストで使用するため、仮入力しておきましょう。
今回は下記のように作成しました。

‍

<span class="mark-yellow"></span>最低限フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の4項目です。<span class="mark-yellow"></span>

・名前
・ログイン名
・パスワード
・Created Time

<span class="mark-yellow">ログイン名とパスワード</span>
はトヨクモ安否確認サービス2で使用するものとなります。事前に決めておきましょう。

<span class="mark-yellow">Created Time</span>
Airtableに作成されたレコードをYoomで感知するために作成します。
フィールドの追加から設定可能です。

Created Timeもしくは作成時間と表記されています。

画像のように設定し、フィールドに挿入しましょう。

2.検索する
‍Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.サインイン

Airtableのサインイン画面が表示されます。クラウドサインと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。‍

4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2：Airtableから従業員情報を取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.トリガー起動間隔の設定

プルダウンから起動間隔を設定しましょう。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。

6.テストの実行
‍Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう

7.Created Timeのフィールド名を入力

Created Timeは、先ほど用意したAirtableのフィールドです。
この設定を行うことでGoogle カレンダーへスケジュールデータが送信されるようになるので、必ず設定しましょう。

8.テストの実行
‍画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、次はAirtableのデータを取得していきます。

9.取得する値を追加する

Airtableのデータを取得します。赤枠を選択してください。

Airtableのデータが画像のように表示されます。アウトプットからトヨクモ安否確認サービス2に反映させたいデータを選択しましょう。
「+マーク」を押すことで取得可能です。

取得できると、画面右側に表示されます。
<span class="mark-yellow">次の設定で使用するため、名前、ログイン名、パスワードは必ず取得してください。</span>
取得完了したら右下の追加ボタンを押しましょう。

10.保存する
以上でAirtableの設定は完了です。保存を押してください。

ステップ3：トヨクモ安否確認サービス2に登録する設定

1.アプリと連携する
‍Airtableのアイコンの「ユーザーの追加」を選択してください。
次へを押します。‍

2.必須項目の入力

3つの必須項目を入力していきます。ボックスをクリックしましょう。

Airtableのアイコンを選択します。

先ほどアウトプットから追加したデータが一覧表示されます。
ボックスと連動するデータをクリックして追加しましょう。

設定ができると画像のようになります。
今回は必須項目だけではなく、他のボックスも入力してみました。

4.テストの実行
‍設定ができたら、下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押してください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する

トヨクモ安否確認サービス2を使ったその他の自動化例

他にも、トヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する
‍Google スプレッドシートにも対応しています。他のGoogleツールを使用しているならアカウント1つで利用可能なため、管理が楽になるでしょう。

2.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新する
‍更新にも対応しています。登録と併用するのがおすすめです。

3.Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する
‍画像などクリエイティブなデータ管理であれば、Notionと連携するのはいかがでしょうか。

まとめ

緊急事態に備えたリスク管理は迅速に行った方が良いと言えます。そのため、トヨクモ安否確認サービス2への従業員登録は素早く完了させたいところですよね。
もしこのように感じているのであれば、今回の自動化は大変おすすめです。登録作業が自動化され、手入力の手間が省けます。
業務フローを自動化して、効率的で作業しやすい環境を整えてみませんか？