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従業員が新しく入社すると、契約からはじまり、登録や配属部署への伝達など、様々な事務作業が発生しますよね。このような定型業務を簡素化することで、作業の負担が軽減されるとしたらどうでしょうか。
今回は、Airtableで管理している従業員データに新しいメンバーが追加されたら、カオナビにも自動登録するという自動化について紹介しましょう！
これにより、手入力の手間が省け、業務の効率化が図れるはずです！
- Airtableとカオナビの両ツールで従業員管理を行っている企業
- Airtableとカオナビの両ツールへの入力作業を軽減したい方
- Airtableとカオナビの両ツールを使用するメンバーの連携を強化したいチーム
Airtableとカオナビのアプリ連携により、新しい従業員データを入力する作業が1度で完了します。Airtableに入力した後カオナビにも入力するという二度手間がなくなり、入力作業が簡素化できるでしょう。
これにより、事務作業の負担が軽減できることが期待できます。また、入力にかかる時間を節約できるため業務効率の向上にもつながるはずです。
特に新入社員が増える時期は、このような自動化のメリットを感じやすいのではないでしょうか。
新しい従業員情報はAirtableにさえ登録できれば、カオナビへの登録を行う必要はありません。これにより、どちらのツールを確認しても新しい従業員情報が確認しやすくなり、どちらのツールが最新のデータなのか迷うことも少なくなるでしょう。
例えば、Airtableのみ登録しカオナビへのデータ入力を忘れてしまった場合、どちらのツールの状況が最新なのか迅速には把握できなくなってしまいますよね。今回の連携により、このような事態になることを避けやすくなるはずです。
今回のアプリ連携を導入することで、Airtableを使用している部署と、カオナビを使用している部署との連携がスムーズになることが予想されます。
例えば、人事部がAirtableを活用し従業員データを詳細に管理していて、総務部がカオナビを用いて新しい従業員を把握している場合などが当てはまります。
人事部がAirtableに従業員情報を登録するだけで、総務部が後工程を引き継ぐことも可能になります。連携がうまくとれるようになれば作業がスムーズに運ぶのではないでしょうか。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableのデータベースで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableは従業員情報の一元管理によって業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、Airtableの従業員情報をカオナビに登録する際に毎回手入力するのは、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーのリスクもあります。
このフローでは、Airtableで登録された従業員情報をカオナビに自動で追加し、入力作業を省きます。
引用した情報を使用することによって、人的ミスの削減にもつながり業務進行をスムーズにします。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携させることでチーム内への完了通知を自動自動化することもできます。
■注意事項
・Airtable、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Airtableとカオナビをマイアプリ連携
・Airtableの起動設定
・カオナビへのデータ追加設定
・トリガーボタンをONにして、Airtableとカオナビの連携動作を確認
まずはじめに、マイアプリ連携を行います。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の5項目です。
・社員番号
・氏名
・氏名のフリガナ
・メールアドレス
・入社日
・Created Time
Created Timeは、「作成時間」でフィールドを作成しましょう。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。クラウドサインと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにカオナビと入力し、カオナビのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容の通りにAPIトークンを取得し、入力していきましょう。
まずはカオナビにログインします。
画面上部の管理者メニューをクリックしてください。
次に、右下の「公開API v2 情報」を押します。
画面左のタブから認証情報を選ぶと、Consumer KeyとConsumer Secretが表示されます。これらをBase64にエンコードしましょう。
Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableのデータベースで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableは従業員情報の一元管理によって業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、Airtableの従業員情報をカオナビに登録する際に毎回手入力するのは、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーのリスクもあります。
このフローでは、Airtableで登録された従業員情報をカオナビに自動で追加し、入力作業を省きます。
引用した情報を使用することによって、人的ミスの削減にもつながり業務進行をスムーズにします。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携させることでチーム内への完了通知を自動自動化することもできます。
■注意事項
・Airtable、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Airtableでステータスが更新されたらNP掛け払いで請求を依頼する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
6.Created Timeのフィールド名の入力
Airtableに設定したCreated Timeのフィールド名を入力してください。
今回は「作成時間」としているため、画像のように設定しました。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
カオナビのアイコンの「メンバーを登録」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定が完了しています。
そのため、内容を確認しましょう。
5.データの追加
他にも追加したいデータがある場合はボックスをクリックしましょう。
赤枠を選択します。
Airtableのデータが一覧表示されるため、追加したいものをクリックして挿入しましょう。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
8.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でAirtableとカオナビを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableのデータベースで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableは従業員情報の一元管理によって業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、Airtableの従業員情報をカオナビに登録する際に毎回手入力するのは、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーのリスクもあります。
このフローでは、Airtableで登録された従業員情報をカオナビに自動で追加し、入力作業を省きます。
引用した情報を使用することによって、人的ミスの削減にもつながり業務進行をスムーズにします。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携させることでチーム内への完了通知を自動自動化することもできます。
■注意事項
・Airtable、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomには他にも、カオナビを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらカオナビに登録する
Google スプレッドシートとの連携も可能です。好みのデータ管理ツールと連携することで、連携のメリットをより実感できるはずです。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらカオナビに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有のために活用しているチームリーダー
・外でも情報を確認したいフィールドワーカー
2.カオナビを使用し、人材管理を行う企業
・人事情報の一元管理として活用している企業
・自社の組織図を作成している人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはあらゆる情報を集約する場として有効的なツールです。
さらに集められた情報をカオナビに登録し人事業務に活用することで、人事情報の可視化に役立ちます。
しかし情報を手動で入力し続けるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
入力作業に貴重な時間を割きたくないと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに登録された情報から必要なものを引用してカオナビへの登録するので、手入力の手間を省き業務を効率化します。
また引用された情報で登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録する
カオナビに登録した従業員情報をGoogle スプレッドシートに追加することも可能です。1番目に紹介したフローボットと組み合わせて使用するのがおすすめです。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
3.カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
カオナビに従業員情報を登録したことがMicrosoft Teamsに通知されます。新入社員の配属先への連絡に活用できます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Airtableとカオナビの連携により、入力作業の負担が軽減されることが期待できます。Airtableに入力した後、さらにカオナビへも同じ情報を入力する手間がが省け、二度手間を回避できるはずです。
これにより業務効率の向上が期待できます。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。簡単に自動化を導入できるため、ぜひこの機会お試しください！
