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ビジネスの現場では契約書のやり取りが日常的に行われていますが、作成や送信に時間や手間がかかることが多いです。
特に手動でのプロセスは、ミスのリスクも伴います。
そのような課題を解決するために、各アプリケーションを連携して、業務をより効率化してみませんか？
今回は、Airtableとfreeeサインを活用して、Airtableからfreeeサインを起動し、契約書を送信する方法をご紹介します。
この自動化により、作業負担が軽減し、業務の効率化が期待できます。
さらに、このブログでは、プログラミング知識がなくても簡単に設定できる方法を紹介し、ビジネスにおける具体的なメリットも解説します。
ぜひこのブログを参考にして、業務の自動化にチャレンジしてみてください！
Airtableとfreeeサインの連携により、手動での契約書作成や送信作業が不要になります。
また、２つのアプリ間を行き来することなく作業が行えるので、契約プロセス全体がスムーズになり、作業時間の削減が期待できます。
これにより、担当者は他の重要な業務に集中する時間が確保でき、全体的な業務効率の向上も見込めます。
例えば営業部門では、今まで手作業で行っていた契約書作成や送信業務がAirtableとfreeeサインを連携することで自動化されます。
営業担当者はデータ入力や契約書送信の手間が省け、契約処理が短縮が見込めます。
結果的に、顧客対応の時間確保につながり、顧客満足度の向上も期待できそうです。
手動での契約書送信プロセスでは、記入ミスや送信漏れが発生するリスクがありますが、自動化によって、正確かつ一貫した書類作成や送信が可能となり、ミスによる修正作業時間の短縮も見込めます。
例えば法務部では、自動化によって契約書の記入ミスや送信漏れが発生するリスクが減少し、修正や再送信などにかかる作業負担の軽減が期待できます。
また、人的ミスが削減されることで、正確な情報の展開が期待でき、顧客との信頼関係構築にも間接的に寄与するかもしれません。
それでは、今回Yoomというツールを使ってAirtableとfreeeサインを連携したいと思います。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【Airtableからfreeeサインで契約書を送信する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・Chromeトリガーで「レコードの詳細ページから起動」のトリガーを作成します。
・次にfreeeサインで「契約書をテンプレートから作成」というアクションを設定します。
・その後、freeeサインで「契約書を送信」というアクションを設定します。
・最後にトリガーが起動するようにONにします
※このフローはアプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
事前にChrome拡張機能をインストールしてください。(Google Chromeでのみご利用いただけます。)
■概要
Airtableからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・契約書などの帳票類の管理を行う方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票送付までの一連の業務を効率化するために有効的なツールです。
Airtableに登録されている情報を基に契約書を作成し一元管理する情報と関連づけ、情報へのアクセス性をスムーズにします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページからフローを起動することで自動で契約書の作成・送付を行うことができます。
契約書の作成をAirtableの登録情報から引用するため、手作業による手間を大幅に削減することができます。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行うことで、手作業の際に起きていた入力ミスや漏れを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックして、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細はクリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Airtableからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・契約書などの帳票類の管理を行う方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票送付までの一連の業務を効率化するために有効的なツールです。
Airtableに登録されている情報を基に契約書を作成し一元管理する情報と関連づけ、情報へのアクセス性をスムーズにします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページからフローを起動することで自動で契約書の作成・送付を行うことができます。
契約書の作成をAirtableの登録情報から引用するため、手作業による手間を大幅に削減することができます。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行うことで、手作業の際に起きていた入力ミスや漏れを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
「Chromeトリガー レコードの詳細ページから起動」をクリックします。
1) アクションは「レコードの詳細ページから起動」を選択し、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力します。
入力が完了したら、テストをクリックし、テスト成功後「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 契約書をテンプレートから作成(入力項目が署名1に設定されている)」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「契約書をテンプレートから作成(入力項目が署名1に設定されている)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 契約書を送信」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「契約書をテンプレートから作成(入力項目が署名1に設定されている)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Airtableからfreeeサインで契約書を送信する】というフローが完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
■概要
Airtableからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・契約書などの帳票類の管理を行う方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票送付までの一連の業務を効率化するために有効的なツールです。
Airtableに登録されている情報を基に契約書を作成し一元管理する情報と関連づけ、情報へのアクセス性をスムーズにします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページからフローを起動することで自動で契約書の作成・送付を行うことができます。
契約書の作成をAirtableの登録情報から引用するため、手作業による手間を大幅に削減することができます。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行うことで、手作業の際に起きていた入力ミスや漏れを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
他にもYoomには、Airtableやfreeeサインを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
このフローではfreeeサインで契約が完了したら、自動でAirtableの情報に完了日時を追加し、手作業の手間を省きます。
契約完了に関連する情報を自動で追加することで、Airtableの情報の正確性向上が見込めます。
手作業を省くことでヒューマンエラーのリスクを回避し、業務の円滑な進行が期待できます
■概要
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・素早い帳票類の作成に活用している方
・契約書作成にテンプレートを活用している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは迅速な帳票類の作成を行うために有益なツールです。
同時にAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報にスムーズにアクセスできます。
しかし、freeeサインで契約の完了ごとにAirtableの情報を手作業で更新するのは、意思決定の遅延を招く可能性があります。
このフローではfreeeサインで契約が完了したら、自動でAirtableの情報に完了日時を追加し、手作業の手間を省きます。
契約完了に関連する情報を自動で追加することで、Airtableの情報を最新に保ことができます。
また手作業を省くことでヒューマンエラーのリスクを回避し、円滑な業務進行を行います。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Airtableに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogleスプレッドシートに更新する
Airtableに追加されたキーワードで口コミ情報を自動でGoogle検索から取得することができます。
取得した情報はGoogleスプレッドシートに反映されるため、チーム内でスピーディーに確認することが見込めます。
■概要
Airtableに追加されたキーワードで企業情報をGoogle 検索し、検索結果を要約してAirtableに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータベース管理をしている方
・Airtableで企業情報の蓄積や管理を担当している方
2.業務でGoogle 検索を利用している方
・調査や分析業務でGoogle 検索を利用することが多い方
■このテンプレートを使うメリット
Google 検索は情報収集に役立ちますが膨大な検索結果が表示されるため、目的の情報を取得するまでに時間がかかることがあります。
また、企業情報の中でも企業概要や法人情報を取得する際、複数のページを行き来する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableにキーワードが追加されると自動でGoogle 検索を行い要約した結果をAirtableに更新できるため、情報収集が効率化されます。
Google 検索にかける時間が削減されるため、業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
3.freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackに通知
このテンプレートは、freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルは自由にカスタマイズ可能です。
通知内容を手動で入力する必要がなくなり、入力時間の削減が見込めます。
◼️概要
freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.freeeサイン、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.freeeサインの「文書の状態が変更されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをfreeeサインのWebhook送信先に設定を行ってください。
3.Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.書類のステータスが完了になると、フローボットが起動し、指定したSlackチャンネルに通知が届きます。
◼️注意事項
・freeeサイン、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・freeeサインでWebhookを利用できるプランを利用している必要があります。
Airtableとfreeeサインの連携により、契約書の送信フローを自動化することで、業務効率の向上と人為的ミスの削減が期待できます。
これにより、担当者はより重要な業務に集中でき、ビジネス全体の生産性向上が見込めます。
特に営業部門や法務部門など、契約書を扱う部署での手間が軽減され、作業の精度も向上するため、信頼性のある契約プロセスが期待できます。
Yoomを利用することで、プログラミング知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
