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プロジェクト進捗やマーケティング計画、人材情報などを効率的に管理できるAirtableとメンバーのアカウント情報管理をする上で役立つジョーシスの連携は、社員採用時の登録作業を自動化し作業効率を向上させることができます。
プログラミングの知識がなくとも、Yoomアカウントで2つのアプリを連携させることでAirtableに登録された情報が自動的にジョーシスに反映されるため、手動でのデータ入力の手間を省けます。
本記事では、Airtableとジョーシスを連携した際の自動化のメリットと具体的な連携方法について解説します。
・採用時の情報登録を行う人事・総務部門担当者
・各チームのマネージャー・管理職の方
・自社情報システムを管理する担当者
・プログラミング不要で作業効率をあげたい方
Airtableで従業員情報の登録が完了すると、並行してジョーシスに情報が自動的に反映されるため、情報システム部門と人事部門の業務効率化につながります。
また、手動でのデータ入力が不要となることから、入社手続きが標準化され全従業員に対して一貫した処理が行われます。
この登録作業の標準化で手続きのばらつきがなくなり、情報システム部門と人事部門の連携もスムーズになることで、業務品質が向上します。
Airtableとジョーシスの連携により、設定したデータが自動的に正確に・共有されます。
新しい社員のアカウントやデバイス情報を各アプリ間で正しく管理・更新できるため、情報更新の際のミス入力による、アプリ間の情報齟齬の発生リスクを回避することができます。
これまでAirtableとジョーシスそれぞれのアプリで情報を登録していた場合、登録情報が正確かどうかを確認するため、アプリ間を横断する必要があったかもしれません。
この連携によって、Airtableに情報を登録するだけで、自動的にジョーシス側にもデータ登録・更新が行われるため、効率的なデータ統合が実現します。
[Yoomとは]
これから、Airtable で従業員情報が登録されたらジョーシスに追加するというフローボットの作成方法を紹介します。
■概要
Airtableに従業員情報を登録した後、ジョーシスにも同じ情報を手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableに従業員情報が登録された際に、その情報を自動でジョーシスに追加できるため、Airtableとジョーシスの連携をスムーズに行い、従業員情報管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続します。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からスマレジを検索してください。
Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(2)次はジョーシスを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でジョーシスのアプリアイコンを検索し、クリックします。
下記のように画面が移行するので、「ジョーシスの管理画面」を別タブで開き、APIユーザーキーとAPIシークレットキーを設定して入力します。
アカウント名は任意のものを入力してください。入力が済んだら追加をクリックします。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
それでは下記のテンプレートを使用してフローボットを設定していきます。
■概要
Airtableに従業員情報を登録した後、ジョーシスにも同じ情報を手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableに従業員情報が登録された際に、その情報を自動でジョーシスに追加できるため、Airtableとジョーシスの連携をスムーズに行い、従業員情報管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
(2)コピーが完了すると上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
まず、トリガーとなる「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)ステップ2のアプリトリガーが設定されたら、次はジョーシス側で社員情報を取得する動作を設定していきましょう。
2つ目のアクション「メンバーを登録」をクリックします。
(2)上記画面で連携したいジョーシスのアカウント情報を入力・追加して［次へ］をクリックします。
(3)追加する従業員情報を必要に応じて入力していきます。
下記画面は、一例として前ステップから取得したアウトプットから、『メールアドレス』を引用したものです。
入力が済んだら［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)再度Airtableとの連携を設定していきます。
3つ目のアクション「レコードを更新」という項目をクリックしてください。
(2)連携したいAirtableアカウントの情報が入力されていることを確認し［次へ］をクリックします。
移行後の画面では「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」、「レコードID」を注釈を参考にして入力します。
(3)「フィールド情報」、「値」に任意の情報を入力し、入力が済んだら［テスト］をクリックします。問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
(4)これでフローボットの設定が完了しました。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定が行えます。
実際にフローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtable で従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する
■概要
Airtableに従業員情報を登録した後、ジョーシスにも同じ情報を手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableに従業員情報が登録された際に、その情報を自動でジョーシスに追加できるため、Airtableとジョーシスの連携をスムーズに行い、従業員情報管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事以外にも、Airtable・ジョーシスを活用した自動化例を紹介します。
日々の業務の効率化にぜひお役立てください。
①Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知する
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知します。
日常的にAirtableを複数人で共有し作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
また、Chatwork上でタスク管理している場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■概要
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用してデータ管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・Airtableを使用してタスク管理しているチーム
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Chatworkのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
・Chatworkを使用してタスク管理を行っている方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
・Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Chatworkによる通知を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Chatworkによる通知は、ルームやメッセージ内容を任意で設定することができ、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
・Chatworkでタスク管理をしている場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■注意事項
・Airtable、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
②Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
Airtableで取引先が追加されると、Dropboxに対し自動でフォルダを作成することができます。
追加フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
③SmartHRに従業員が登録されたらジョーシスにメンバーを追加する
SmartHRを使用して従業員の情報管理を行っていたり、ジョーシスを利用して従業員情報の登録や管理を行っている担当者の方におすすめです。
従業員情報を正確に管理することで、管理部門や経営陣の迅速で正確な意思決定が可能となり、業務全体の透明性が向上します。
また、手動での情報入力や更新作業が不要になり、作業効率の向上が期待できます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している企業やチーム
2.ジョーシスを利用している企業やチーム
3.人事情報とシステム連携の自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力の手間を省き、リアルタイムで正確な従業員情報がジョーシスに反映されるため、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報の一元管理が可能になり、人事業務やIT管理のプロセスがシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能となることで業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・SmartHR、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableやジョーシスはビジネス上で導入するにあたり、社内情報の適切な管理を行ったり、作業効率を向上させるために役立つツールです。
Yoom上で2つのアプリを連携することで、社員情報登録時の入力ミスなどのヒューマンエラーの削減と正確な情報の一元管理が可能となります。
作業効率が向上することで、社員・スタッフは安心して業務に集中することができます。
ぜひ、プログラミング不要で簡単に導入できるYoomのアプリ連携を活用し、業務の質を向上させましょう。
