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データベースを構築できるAirtableと多大なデータ管理を可能とするOneDriveの連携で、データ管理とファイル共有が迅速に行えるかもしれません。
この記事では、プログラミング不要で作業の効率化を実現させるための方法を紹介します。
フォルダ作成作業の簡略化に焦点を当て、どのようにしてチームの情報管理をスムーズにするかを解説します。
・顧客数や取引が急増している企業
・複数の部署間で顧客データを扱う企業
・複数アプリにアクセスし、データ管理を行う必要のあるチーム責任者
・プログラミング初心者でデータ管理を効率化したい方
・AirtableとOneDriveを使用しており、それぞれを連携して業務の効率化を図りたい方
AirtableとOneDriveの連携により、取引先ごとのフォルダを手動で作成する手間を削減することができそうです。
また、自動で情報を追加することで、フォルダ名や取引先ごとの管理ミスを防ぐことができるかもしれません。
具体例として、Airtable側で登録した新規取引先の情報を基に、OneDrive側で新規フォルダを作成するため、情報の整合性を確保したままデータが登録されます。
作業スタッフの負担軽減に役立つかもしれません。
AirtableとOneDrive連携による自動化で、必要な資料を迅速に保存・取得可能になります。
これにより、異なるチームがスムーズに作業を進めることができ、作業効率の向上も期待できるでしょう。
例えば、サポートチームが新規取引先の急な問い合わせに対応する際に、AirtableとOneDriveのどちらからでも同じ情報を確認できます。
情報の齟齬を最小限にすることで誤った対応の防止にもつながるでしょう。
アプリの自動化により、フォルダが自動作成され、OneDriveで共有可能になることで、関連部署が取引先情報にアクセス可能になります。
情報共有の遅れや重複対応を防ぎ、チーム連携時の業務効率化も期待できるでしょう。
では、今回はYoomを使って、「Airtableで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
ステップ1：AirtableとOneDriveをマイアプリ連携
ステップ2：Airtableのトリガー設定
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきます。
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(2)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Airtableのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインをします。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)コピーしたテンプレートは、Yoomアカウントの画面左側の「マイプロジェクト」で確認できます。
画面を移動した際に保存場所がわからなくなったら、ここを確認しましょう。
それでは、Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックしてください。
(2)上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
まずはトリガーとなる1つ目のアクション、「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
なお、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で他の値も取得するのがおすすめです。
このステップで取引先（会社名）の値を取得しておくと、ステップ2で「フォルダ名」を設定する際に、【{{会社名}}様】というように設定できます。
情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)次はOneDriveのアプリを設定していきます。
2つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックしてください。
(2)連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」をクリックします。
(3)注釈に沿って、フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。
前ステップから取得したアウトプットや候補から情報を引用できます。
入力バーをクリックし、展開した内容から該当する情報を選択してください。
なお、前ステップでも記載したように、取得できるアウトプットを増やしたい場合、JSONPathで他の値（例：取引先（会社名））も取得しておくと、「フォルダ名」を設定する際に、【例：{{会社名}}様】というように設定できます。
JSONPathによるアウトプットの追加方法はこちらをご覧ください。
4)必要であればテストを行っていただき、問題なければ「保存」を押下します。
これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Airtableに登録された商品情報をBASEに手動で追加する必要がある場合、時間がかかってしまいます。
Airtableの商品情報を自動でBASEに追加できるため、手動による作業が効率化されることで、入力ミスの防止にもつながるかもしれません。
BASEへの商品情報がスピーディーに追加されることで、最新情報がオンラインショップに表示されるため、新商品の販売をスムーズに行うことも期待できるでしょう。
■概要
Airtableの商品情報をBASEに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.商品情報の管理でAirtableを利用している方
・Airtableで商品情報の一元管理をしている方
・Airtableのデータベースを複数のメンバーで共有しているチーム
2.BASEを利用してオンラインショップを運営している方
・オンラインショップの商品情報の追加を担当している方
・AirtableとBASEを連携して業務の効率化をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはオンラインショップの開設が容易に行えるツールであり、商品の登録や販売をシンプルな操作で行うことができます。
しかし、Airtableに登録された商品情報をBASEに手動で追加する必要がある場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、Airtableの商品情報を自動でBASEに追加できるため、BASEへの追加作業をシームレスに行うことができます。
BASEへの商品情報がスピーディーに追加されることで、常に最新の情報がオンラインショップに表示されるため、新商品の販売をスムーズに行うことができます。
また、手動による作業が効率化されることで、入力ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
■注意事項
・Airtable、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableで顧客データを管理している方やfreee請求書を利用している経理部門の方におすすめです。
この自動化により、Airtableのステータスのレコードが更新されると自動でfreee請求書で請求書を作成することができます。
freee請求書に手動でAirtableの情報を入力する必要がなくなるため、請求業務のスピードが上がり、業務の効率化が期待できます。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableのデータベース機能を業務で活用している方
・顧客や取引先の情報をAirtableで管理している方
2.請求業務を担当している方
・freee請求書を利用して業務を進めている経理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
freee請求書は請求業務を効率化できるツールです。
しかし、Airtableで顧客や取引先の情報を管理を行いfreee請求書で請求書発行業務を実施している場合、手動による作業が必要となり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのステータスのレコードが更新されると自動でfreee請求書で請求書を作成することができます。
freee請求書に手動でAirtableの情報を入力する必要がなくなるため、請求業務の作業スピードが上がり、業務の効率化を図ることができます。
また、手動による作業が軽減されることで誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
■注意事項
・Airtable、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間ですが、この連携を導入できれば、Airtableで取引先が追加されるたびにDropboxで自動的に取引先のフォルダを作成することができます。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
AirtableとOneDriveの連携は、データ管理とファイル共有の効率化に貢献します。
自動化により、手動でのフォルダ作成や情報アクセスの手間を省き、業務のスピードと精度を向上させることも期待できるでしょう。
これにより、チームはより戦略的な業務に集中でき、全体の生産性が向上するかもしれません。
ぜひ、Yoomの連携を活用して、日々の業務の効率化を目指してみてください。
