AirtableとOneDriveの連携でフォルダ作成を自動化・簡略化する方法

AirtableとOneDriveの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

ステップ1：AirtableとOneDriveをマイアプリ連携
ステップ2：Airtableのトリガー設定
ステップ3：OneDriveのトリガー設定

さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきます。

ステップ1：AirtableとOneDriveをマイアプリ連携

(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。

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Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。

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これでAirtableの接続ができました。

(2)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Airtableのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。

以下の画面に移行したら、サインインをします。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

ステップ2：Airtableのトリガー設定

(1)コピーしたテンプレートは、Yoomアカウントの画面左側の「マイプロジェクト」で確認できます。
画面を移動した際に保存場所がわからなくなったら、ここを確認しましょう。

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それでは、Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックしてください。

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(2)上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
まずはトリガーとなる1つ目のアクション、「レコードが登録されたら」をクリックします。

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(3)こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。

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(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。

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なお、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で他の値も取得するのがおすすめです。
このステップで取引先（会社名）の値を取得しておくと、ステップ2で「フォルダ名」を設定する際に、【{{会社名}}様】というように設定できます。

情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

ステップ3：OneDriveのトリガー設定

(1)次はOneDriveのアプリを設定していきます。
2つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックしてください。

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(2)連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」をクリックします。

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(3)注釈に沿って、フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。
前ステップから取得したアウトプットや候補から情報を引用できます。
入力バーをクリックし、展開した内容から該当する情報を選択してください。

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なお、前ステップでも記載したように、取得できるアウトプットを増やしたい場合、JSONPathで他の値（例：取引先（会社名））も取得しておくと、「フォルダ名」を設定する際に、【例：{{会社名}}様】というように設定できます。
JSONPathによるアウトプットの追加方法はこちらをご覧ください。

4)必要であればテストを行っていただき、問題なければ「保存」を押下します。
これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートは以下です。

Airtableを使ったその他の自動化例

他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Airtableの商品情報をBASEに追加する

Airtableに登録された商品情報をBASEに手動で追加する必要がある場合、時間がかかってしまいます。
Airtableの商品情報を自動でBASEに追加できるため、手動による作業が効率化されることで、入力ミスの防止にもつながるかもしれません。
BASEへの商品情報がスピーディーに追加されることで、最新情報がオンラインショップに表示されるため、新商品の販売をスムーズに行うことも期待できるでしょう。

②Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する

Airtableで顧客データを管理している方やfreee請求書を利用している経理部門の方におすすめです。
この自動化により、Airtableのステータスのレコードが更新されると自動でfreee請求書で請求書を作成することができます。
freee請求書に手動でAirtableの情報を入力する必要がなくなるため、請求業務のスピードが上がり、業務の効率化が期待できます。

③Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する

Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間ですが、この連携を導入できれば、Airtableで取引先が追加されるたびにDropboxで自動的に取引先のフォルダを作成することができます。

まとめ

AirtableとOneDriveの連携は、データ管理とファイル共有の効率化に貢献します。
自動化により、手動でのフォルダ作成や情報アクセスの手間を省き、業務のスピードと精度を向上させることも期待できるでしょう。
これにより、チームはより戦略的な業務に集中でき、全体の生産性が向上するかもしれません。

ぜひ、Yoomの連携を活用して、日々の業務の効率化を目指してみてください。