Airtableとマネーフォワード クラウド請求書でステータス更新後に請求書を自動作成してみた

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. Airtableとマネーフォワード クラウド請求書をマイアプリ登録
2. Airtableでレコードが更新されたら起動するトリガーを設定
3. 分岐するオペレーションを設定
4. マネーフォワード クラウド請求書で請求書(新形式)を作成するアクションを設定
5. Airtableとマネーフォワード クラウド請求書の自動化の動作確認

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ステップ1:Airtableとマネーフォワード クラウド請求書をマイアプリ登録

YoomにAirtableとマネーフォワード クラウド請求書を接続するマイアプリ登録をします。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。
まずは、Airtableのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらのヘルプページを確認し、参照して登録してください。

次にマネーフォワード クラウド請求書のマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からマネーフォワード クラウド請求書を検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、マネーフォワード クラウド請求書にログインします。

マイアプリにAirtableとマネーフォワード クラウド請求書が表示されていれば、完了です。

ステップ2:Airtableでレコードが更新されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、以下の画面より変更できます。
最初にAirtableの設定から行うため、「レコードが更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更
• 「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→レコードが更新されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。
こちらからレコードのフィールド情報の取得方法を確認してください。

スクロールし、以下の設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
• 「ベースID」、「テーブルID」、「Last Modified Timeのフィールド名」→説明を確認して設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:分岐するオペレーションを設定

次に、ステータスの更新状況によって分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※こちらは一部有料プランでご利用いただける機能です。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
有料プランは2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル中は制限対象のアプリを使用することができるので、ぜひお試しください。

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→レコードが更新されたら
• 「アウトプット」→ステータス

分岐条件

• 「ステータス」、「値と等しい」、「完了」
  

ステップ4:マネーフォワード クラウド請求書で請求書(新形式)を作成するアクションを設定

次に、マネーフォワード クラウド請求書の設定を行うため、「請求書（新形式）を作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更
• 「マネーフォワード クラウド請求書(v3)と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→請求書（新形式）を作成
  

以下の画面が表示されるので、「部門ID」を任意で設定しましょう。

スクロールし、Airtableのアウトプットを使用して「請求日」と「期限」の設定をしてください。
赤枠内の矢印をクリックすると、Airtableのアウトプットを利用できます。
※必ず「2024-10-15」という形式で記載しましょう。

スクロールし、「明細」をAirtableのアウトプットを使用して先ほどと同様に設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ5:Airtableとマネーフォワード クラウド請求書の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。

その他のAirtableとマネーフォワード クラウド請求書を使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Airtableにレコードを自動作成するフローです。
‍手動でのデータ登録がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
取引先情報を登録する場合などに、この自動化を活用することができます。

2.Airtableで取引先が登録されたら、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
取引先ごとにフォルダが作成されるため、重要なファイルを紛失する心配はありません。
取引先の登録時に、フォルダを手動で作成する手間が省けます。

3.kintoneでレコードが登録されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を自動登録するフローです。
取引先情報を手動で同期する手間が省け、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
両方のツールでも同じ取引先情報を確認でき、一貫したデータ管理が可能です。

まとめ

Airtableとマネーフォワード クラウド請求書を連携させると、異なる部署同士で連携を強化でき、人的ミスを防ぐことができます。
特に、請求書の作成が多い場合や正確な経理処理が求められる場面で、大きなメリットを得られるでしょう。
本記事で紹介した自動化をぜひ導入してみてください。

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