Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているデータが増えるたびに、手作業で関係者にOutlookからメール通知をしていませんか。このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとOutlookを連携し、Airtableに新しいレコードが登録されると、Outlookから指定の宛先へ自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務の非効率を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableでタスクやプロジェクト管理を行い、登録された情報を手動でOutlookで共有している方
- AirtableとOutlookを連携させ、情報伝達の迅速化と抜け漏れ防止を図りたいと考えている方
- 手作業による連絡業務を削減し、より重要な業務に集中したいと考えているチームや部署の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をトリガーに、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成や送信によって生じていた、宛先の間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を含んだ通知メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のテーブルを選択可能です。また、メール本文に含めたいフィールドの情報を取得できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前のステップでAirtableから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
「Airtableに追加されたレコードを、関係者にOutlookでメール通知している…」
「Airtableのタスク情報を、いちいちOutlookのカレンダーに登録するのって面倒…」
AirtableとOutlookを併用する中で、このような手作業でのデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
こうした単純な繰り返し作業は、時間や手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、Airtableのレコード登録や更新をきっかけに、Outlookでのメール通知やカレンダー登録が自動で実行する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているデータが増えるたびに、手作業で関係者にOutlookからメール通知をしていませんか。このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとOutlookを連携し、Airtableに新しいレコードが登録されると、Outlookから指定の宛先へ自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務の非効率を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableでタスクやプロジェクト管理を行い、登録された情報を手動でOutlookで共有している方
- AirtableとOutlookを連携させ、情報伝達の迅速化と抜け漏れ防止を図りたいと考えている方
- 手作業による連絡業務を削減し、より重要な業務に集中したいと考えているチームや部署の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をトリガーに、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成や送信によって生じていた、宛先の間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を含んだ通知メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のテーブルを選択可能です。また、メール本文に含めたいフィールドの情報を取得できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前のステップでAirtableから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
AirtableとOutlookを連携してできること
AirtableとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた多くの定型業務の自動化が可能になります。
ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する
Airtableのテーブルに新規レコードが追加されたら、その情報をOutlookで指定の宛先にメール通知する自動化フローです。
この仕組みによって、関係者への情報共有の遅れや対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務スピードを向上させることができます。
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているデータが増えるたびに、手作業で関係者にOutlookからメール通知をしていませんか。このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとOutlookを連携し、Airtableに新しいレコードが登録されると、Outlookから指定の宛先へ自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務の非効率を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableでタスクやプロジェクト管理を行い、登録された情報を手動でOutlookで共有している方
- AirtableとOutlookを連携させ、情報伝達の迅速化と抜け漏れ防止を図りたいと考えている方
- 手作業による連絡業務を削減し、より重要な業務に集中したいと考えているチームや部署の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をトリガーに、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成や送信によって生じていた、宛先の間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を含んだ通知メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のテーブルを選択可能です。また、メール本文に含めたいフィールドの情報を取得できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前のステップでAirtableから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する
Airtableのイベント管理テーブルやタスク管理テーブルに追加されたレコードを基に、自動でOutlookのカレンダーにイベントを登録します。
スケジュール登録の手間を排除し、入力ミスやダブルブッキングのリスクを削減できるため、効率的なスケジュール管理を実現できるでしょう。
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する
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■概要
Airtableでタスクや顧客情報を管理し、Outlookでスケジュール調整を行っているものの、手作業での情報転記に手間やミスを感じていませんか。このワークフローは、AirtableとOutlookの連携を自動化し、こうした課題を解決します。Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、その情報をもとにOutlookのカレンダーへ自動でイベントが登録されるため、スケジュール管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとOutlookを併用し、手作業でのスケジュール登録に手間を感じている方
- Airtableのデータを基にした予定管理で、転記ミスや登録漏れを防ぎたい担当者の方
- チームの業務効率を高めるため、AirtableとOutlookの連携自動化を検討中の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をトリガーに、Outlookへ自動でイベントが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます
- 手入力による日付や内容の間違い、登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、スケジュール管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をイベントの件名や日時などに割り当てます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいテーブルを任意で指定できるだけでなく、イベント情報として利用したいフィールドの値を自由に取得することが可能です
- Outlookでイベントを登録する際、件名や詳細欄には固定のテキストだけでなく、前段のAirtableから取得した値を埋め込んで動的に内容を作成できます
■注意事項
- Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
AirtableとOutlookの連携フローを作ってみよう
ここからは、AirtableとOutlookを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- AirtableとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Airtableのトリガー設定と通知メールの設定
- フロー稼働の準備
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているデータが増えるたびに、手作業で関係者にOutlookからメール通知をしていませんか。このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとOutlookを連携し、Airtableに新しいレコードが登録されると、Outlookから指定の宛先へ自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務の非効率を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableでタスクやプロジェクト管理を行い、登録された情報を手動でOutlookで共有している方
- AirtableとOutlookを連携させ、情報伝達の迅速化と抜け漏れ防止を図りたいと考えている方
- 手作業による連絡業務を削減し、より重要な業務に集中したいと考えているチームや部署の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をトリガーに、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成や送信によって生じていた、宛先の間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を含んだ通知メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のテーブルを選択可能です。また、メール本文に含めたいフィールドの情報を取得できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前のステップでAirtableから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：AirtableとOutlookのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するAirtableとOutlookのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Airtableのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でAirtable(OAuth)を検索して選択。
- Airtableのログイン画面が表示されます。
連携させるアカウントでログインしてください。
※ 既にログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。
- YoomからAirtableへのアクセス権限を確認し、「+ Add base」をクリック。
連携させるワークスペースやベースを選択してください。
※ 全てのリソースを連携させる場合は「+ Add all resources」をクリック。
- 「Grant access」をクリック。
- 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Airtable(OAuth)が追加されていることを確認してください。
② Outlookのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でOutlookを選択して検索。
- Microsoftのサインイン画面が表示されます。
- 連携したいアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
- パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
- マイアプリ画面に戻ります。
Outlookも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているデータが増えるたびに、手作業で関係者にOutlookからメール通知をしていませんか。このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、AirtableとOutlookを連携し、Airtableに新しいレコードが登録されると、Outlookから指定の宛先へ自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務の非効率を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableでタスクやプロジェクト管理を行い、登録された情報を手動でOutlookで共有している方
- AirtableとOutlookを連携させ、情報伝達の迅速化と抜け漏れ防止を図りたいと考えている方
- 手作業による連絡業務を削減し、より重要な業務に集中したいと考えているチームや部署の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をトリガーに、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのメール作成や送信によって生じていた、宛先の間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を含んだ通知メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のテーブルを選択可能です。また、メール本文に含めたいフィールドの情報を取得できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前のステップでAirtableから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちらをご参照ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Airtableのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Airtableの「レコードが登録されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、レコード登録時により早くメール通知が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
参考：ポーリングトリガーの仕組みについて
- 「ベースID」に監視対象とするベースのIDを設定。
IDは対象ベースのURL（airtable.com/ベースID/テーブルID/ビューID）から取得してください。appから始まるIDです。
- 同じく「テーブルID」も設定します。tblから始まるIDです。
- 「Created Timeのフィールド名」に対象テーブルのレコード作成日フィールドの名称を設定。
レコード作成日フィールドのないテーブルは監視対象にできません。ない場合はフィールドを追加してください。
- レコードの登録を正常に検知できるかテストを行いましょう。指定したテーブルに、テスト用のレコードを登録してください。
※ テスト用レコードの例
- Yoomに戻り「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にレコードIDやレコード作成日などが追加されます。
レコードの各フィールドを取得するには、「取得する値を追加」をクリックして、取得項目を追加する必要があります。
参考：「取得する値」を追加する方法
※この取得した値はこの後の設定で活用でき、Outlookで自動送信可能です。そのため、取得する値を追加する際はOutlookで通知したいデータを追加するようにしましょう。
参考：取得した値について
- 取得する値が設定できたら、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなる投稿の設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：送信するメールの設定
それでは、Airtableから取得したレコードの情報を基に、Outlookで送信するメールの内容を設定しましょう。
- Gmailの「メールを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更し、連携アカウントを確認する。
- メール内容の「To」に宛先のメールアドレスを設定。
- 任意で「From」「CC」「BCC」にメールアドレスを設定。
- Airtableから取得した値を用いて、「件名」と「本文」を設定しましょう。ボックスをクリックすることで取得した値を挿入可能です。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされます。下記画像のようにテキストを直接入力した固定値と、毎回変動することが望ましい「会社名」などの取得した値を織り交ぜて設定することも可能です。
- 設定を終えたら、ページ下部の「次へ」をクリック。
- メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。
指定した送信先に宛てて実際にメールが送信されるため、テストでは確認可能な送信先にしておくことをおすすめします。
- テストに成功したら、指定した送信先にメールが届いているか確認しましょう。
- 期待通りにメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Airtableの指定したテーブルにレコードを追加し、その情報を用いたメールがOutlookから指定した宛先に送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
OutlookのデータをAirtableに連携したい場合
今回はAirtableからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にOutlookからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールからの情報転記やデータベース化を自動化できます。
Outlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成する
Outlookで「お問い合わせ」や「資料請求」といった特定の件名を含むメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、Airtableのデータベースに新規レコードとして登録する連携です。
内容の抽出や転記にかかる手間を削減し、リード情報や顧客からのフィードバックを漏れなくデータベース化できます。
Outlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
- AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
- 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報（例：問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど）を自由に指定することが可能です。
- Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定件名のメール受信をしたら、AIで分析してAirtableにレコードを作成する
Outlookで受信したメールに対して、AIがメールの本文を自動で分析・要約し、その結果をAirtableにレコードとして登録する連携です。
AIによるデータ処理は、長文の問い合わせメールの要点把握や、顧客の要求の分析に活用することができ、より迅速で的確な対応を実現するでしょう。
Outlookで特定件名のメール受信をしたら、AIで分析してAirtableにレコードを作成する
試してみる
■概要
Outlookに届く問い合わせや報告メールを、一件一件確認してAirtableに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で分析し、Airtableへレコードとして追加できます。AirtableとOutlookを連携させ、定型業務の自動化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く問い合わせメールをAirtableで管理しているカスタマーサポート担当の方
- AirtableとOutlookを用いた情報集約やタスク管理を手作業で行っている方
- AIを活用してメールからのデータ抽出や転記作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーにAirtableへのレコード作成が自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したデータをもとに分析や要約を行います
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、抽出・生成したデータを任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDや件名のキーワードを任意で指定できます
- AIによるテキスト抽出では、メール本文から名前や会社名、問い合わせ内容といった、任意の情報を抽出するように設定が可能です
- AIによるテキスト生成では、メール内容の要約や分析を行うための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます※プロンプトの文字数で消費タスクが変動します
- Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルや各フィールドに登録する値を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むことも可能です
■注意事項
- Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AirtableやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
AirtableやOutlookのAPIを活用することで、情報管理や通知、請求書作成などの業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ活用してください！
Airtableを使った自動化例
Airtableでの自動化を導入することで、レコード管理やステータス更新に伴う他ツールとの連携が効率化されます。
例えば、顧客情報や従業員情報の登録・更新に応じて、請求書作成やフォルダ作成、通知業務をスムーズに連携可能です。業務担当者や管理部門に特に有効で、作業の正確性向上も期待できます！
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する
試してみる
■概要
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務に活用している方
・取引データや顧客情報の管理にデータベースを活用している方
2.Misocaを使用して帳票作成を行っている方
・請求管理の業務を行う方
・定期的な請求書の発行を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求書の作成から管理まで効率的に行うことができるクラウドツールです。
しかし、毎回Airtableの情報を手入力しながらMisocaで請求書を作成するのは、ミスの発生リスクを高め精神的な負担を増大させる可能性があります。
ヒューマンエラーの発生を回避して帳票の作成を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、Airtableのステータス更新を感知して請求書の作成・送信を自動で行います。
手作業の手間を省くことで人的ミスを未然に防ぎ、正確性の高い請求書を発行することができ、顧客満足度向上へと繫げることができます。
■注意事項
・Airtable、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用してデータ管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・Airtableを使用してタスク管理しているチーム
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Chatworkのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
・Chatworkを使用してタスク管理を行っている方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
・Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Chatworkによる通知を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Chatworkによる通知は、ルームやメッセージ内容を任意で設定することができ、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
・Chatworkでタスク管理をしている場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■注意事項
・Airtable、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する
試してみる
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtable でレコードが更新されたらGoogle スプレッドシートへ反映する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報を、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Airtableでレコードが更新された際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映できるため、常にデータを最新の状態に保ち、手作業による更新の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ同期に手間を感じている方
- データ転記時の入力ミスや反映漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている担当者の方
- データベース間の情報連携を自動化し、データ管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableのレコードが更新されると自動でGoogle スプレッドシートへ反映されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ更新によって発生しがちな、入力間違いや反映漏れなどのヒューマンエラーを防止し、データの整合性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、更新したいスプレッドシートやレコードを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、監視対象としたいベースIDやテーブルIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、更新するスプレッドシートやシート名、どの行を更新するかのキーとなる列などを指定してください。
- 更新するセルの内容には、トリガーで取得したAirtableのレコード情報を「変数」として設定することで、特定のフィールドの値を動的に反映させることが可能です。
Outlookを使った自動化例
Outlookによる自動化は、受信メールや添付ファイルの処理、他システムへの情報登録を効率化します。
例えば、メール内容や契約書の情報をAIやOCRで抽出して他ツールに反映することで、手作業で行っていた情報整理や通知業務をスムーズに実施できます。役立つでしょう！
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・契約書情報の手動登録に時間を取られている方
・メール受信した契約書の管理を効率化したい方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書類の一元管理や処理状況の把握の迅速化を目指す方
・契約書の処理漏れや遅延が課題となっており、業務プロセスの改善を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。
その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を、手作業でSansanに登録している方
- Sansanへの名刺登録漏れや入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
- AIを活用して、手作業で行っている定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで名刺情報がSansanに自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」を設定し、AI機能で抽出した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文の情報（変数）を基に、会社名、部署名、氏名など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、前段のAI機能で抽出した各情報（変数）を、Sansanのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせや連絡から、手作業でZoho CRMにリード情報を入力している方
- リード情報の入力漏れや、名前・連絡先などの入力ミスをなくし、データ精度を高めたい方
- 日々の定型的な入力業務から解放され、より戦略的な営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとZoho CRMへの登録が自動で完了するため、これまで費やしていた手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、会社名や担当者名の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元に見込み客を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、メール本文から会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意でカスタマイズして設定できます。
- Zoho CRMに見込み客を登録する際、氏名や会社名といった各項目には、AI機能で抽出したそれぞれの値を紐付けるように設定します。
■ 注意事項
- OutlookとZoho CRMをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、都度手作業で営業支援ツールであるboardへ入力していませんか。この作業は重要な一方で、対応件数が増えると入力の手間や転記ミスが大きな負担になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、boardへ顧客情報を登録します。手作業による転記業務から解放され、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに来る問い合わせ内容をboardで管理しており、手入力に手間を感じている方
- メールからの転記作業での入力ミスや、対応漏れを改善したいと考えている担当者の方
- 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務である顧客対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からboardへの顧客情報登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- AIによる情報抽出と自動登録により、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや項目入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐付けて顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、会社名や担当者名、連絡先など、受信したメール本文から抽出したい項目を任意に設定してください。
- boardの「顧客の登録」アクションでは、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として各項目に紐付けたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
AirtableとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータベースへの情報登録から関係者への通知、スケジュール調整といった一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーを未然に防げます。
これにより、担当者は情報共有のタイムラグや抜け漏れといったストレスから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：レコードが「更新」された時も通知できますか？
A：既存レコードの更新を通知する場合には、Airtableの「レコードが更新されたら」をトリガーに設定してください。
Q：Airtableの添付ファイルをOutlookメールに添付できますか？
A：AirtableのAttachmentフィールドに添付されたファイルは、Airtableの「レコードのファイルをダウンロード」オペレーションでYoomにダウンロードすることが可能です。
ダウンロードしたファイルを、Outlookのメール内容設定の添付ファイルとして設定してください。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：1日のレコード追加分をまとめて1通で通知できますか？
A：「スケジュールトリガー」・「同じ処理を繰り返す」・「分岐」とAirtableの「レコードの一覧を取得する」を組み合わせることで実現できます。
繰り返し機能はスタンダードプラン、分岐機能はミニプラン以上で利用可能です。
参考：複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
