・
「Airtableに追加されたレコードを、関係者にOutlookでメール通知している…」
「Airtableのタスク情報を、いちいちOutlookのカレンダーに登録するのって面倒…」
AirtableとOutlookを併用する中で、このような手作業でのデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
こうした単純な繰り返し作業は、時間や手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Airtableのレコード登録や更新をきっかけに、Outlookでのメール通知やカレンダー登録が自動で実行する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
AirtableとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた多くの定型業務の自動化が可能になります。
ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableのテーブルに新規レコードが追加されたら、その情報をOutlookで指定の宛先にメール通知する自動化フローです。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">関係者への情報共有の遅れや対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務スピードを向上</span>させることができます。
Airtableのイベント管理テーブルやタスク管理テーブルに追加されたレコードを基に、自動でOutlookのカレンダーにイベントを登録します。
<span class="mark-yellow">スケジュール登録の手間を排除し、入力ミスやダブルブッキングのリスクを削減できる</span>ため、効率的なスケジュール管理を実現できるでしょう。
ここからは、AirtableとOutlookを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Airtableでレコードが登録されたら、Outlookで通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するAirtableとOutlookのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Airtableのマイアプリ登録
Airtable(OAuth)が追加されていることを確認してください。
② Outlookのマイアプリ登録
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
Outlookも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
※この取得した値はこの後の設定で活用でき、Outlookで自動送信可能です。そのため、取得する値を追加する際はOutlookで通知したいデータを追加するようにしましょう。
参考：取得した値について
それでは、Airtableから取得したレコードの情報を基に、Outlookで送信するメールの内容を設定しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Airtableの指定したテーブルにレコードを追加し、その情報を用いたメールがOutlookから指定した宛先に送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はAirtableからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にOutlookからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールからの情報転記やデータベース化を自動化できます。
Outlookで「お問い合わせ」や「資料請求」といった特定の件名を含むメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、Airtableのデータベースに新規レコードとして登録する連携です。
<span class="mark-yellow">内容の抽出や転記にかかる手間を削減し、リード情報や顧客からのフィードバックを漏れなくデータベース化</span>できます。
Outlookで受信したメールに対して、AIがメールの本文を自動で分析・要約し、その結果をAirtableにレコードとして登録する連携です。
AIによるデータ処理は、<span class="mark-yellow">長文の問い合わせメールの要点把握や、顧客の要求の分析に活用することができ</span>、より迅速で的確な対応を実現するでしょう。
AirtableやOutlookのAPIを活用することで、情報管理や通知、請求書作成などの業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ活用してください！
Airtableでの自動化を導入することで、レコード管理やステータス更新に伴う他ツールとの連携が効率化されます。
例えば、顧客情報や従業員情報の登録・更新に応じて、請求書作成やフォルダ作成、通知業務をスムーズに連携可能です。業務担当者や管理部門に特に有効で、作業の正確性向上も期待できます！
Outlookによる自動化は、受信メールや添付ファイルの処理、他システムへの情報登録を効率化します。
例えば、メール内容や契約書の情報をAIやOCRで抽出して他ツールに反映することで、手作業で行っていた情報整理や通知業務をスムーズに実施できます。役立つでしょう！
AirtableとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータベースへの情報登録から関係者への通知、スケジュール調整といった一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーを未然に防げます。</span>
これにより、担当者は情報共有のタイムラグや抜け漏れといったストレスから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコードが「更新」された時も通知できますか？
A：既存レコードの更新を通知する場合には、Airtableの「レコードが更新されたら」をトリガーに設定してください。
Q：Airtableの添付ファイルをOutlookメールに添付できますか？
A：AirtableのAttachmentフィールドに添付されたファイルは、Airtableの「レコードのファイルをダウンロード」オペレーションでYoomにダウンロードすることが可能です。
ダウンロードしたファイルを、Outlookのメール内容設定の添付ファイルとして設定してください。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：1日のレコード追加分をまとめて1通で通知できますか？
A：「スケジュールトリガー」・「同じ処理を繰り返す」・「分岐」とAirtableの「レコードの一覧を取得する」を組み合わせることで実現できます。
繰り返し機能はスタンダードプラン、分岐機能はミニプラン以上で利用可能です。
.png)
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)
