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「Outlookでタスクを割り当てたのに、担当者がなかなか気づいてくれない…」
「新しいタスクを作成するたびに、チャットや口頭で通知するのは二度手間で面倒…」
このように、Outlookでのタスク管理において、担当者への通知に関する課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスクの詳細を自動でメール通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、通知漏れによる業務の遅延を防ぎ、よりスムーズな連携を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookのタスク作成を自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Outlookでタスクが作成された際に、担当者へタスク内容をメールで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するOutlookのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとOutlookにログインしてください。
Outlookをマイアプリ連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
タスクが作成されたらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Outlookの画面に移動し、タスクを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Outlookにタスクが作成されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはOutlookにタスクを作成する必要があるのです。
今回は以下のようなタスクを作成しました。
Yoomの画面に戻ります。
タスクリストIDを設定します。
入力欄をクリックし、タスクを作成したリストを表示された候補の中から選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
メールを送るをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
今回はYoomのメール機能を利用してメールを送ります。
確認できたら次に進みます。
To、CC、BCCを設定します。
注釈を確認しながらそれぞれ設定したいメールアドレスを入力してください。
CC、BCCを利用しない場合は空欄でも問題ありません。
※直接入力することで、入力した値が固定値となります。このテンプレートを通して作成されるメール全てに反映されますのでご注意ください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を利用することもできます。
また、直接入力するとToと同様に入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
本文を設定します。
件名と同様にデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値を設定することもできます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、件名などと同様に直接入力すると入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックします。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上がOutlookでタスクが作成された際に、担当者へタスク内容をメールで自動通知するフローでした！
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
定期送信・通知・データ連携を自動化し、情報共有から記録、タスク管理までをシームレスに実行することができます。
メールや更新内容を起点に他システムへ反映することで、チーム全体の業務効率と正確性を向上させられるでしょう。
Outlookでのタスク作成と担当者への通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク作成後の通知連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる通知漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は割り当てられたタスクを認識し、業務の遅延を防ぐことができるため、チーム全体の業務がより円滑に進みます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メール以外の方法で通知できますか？
A：はい、できます。
メール以外の方法で通知するにはフローボットの+をクリックして、使用したいアプリを追加し、設定を行うことで実現可能です。
※新しくアプリを追加する場合はステップ1で行ったようにマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
Q：特定の条件を満たすタスクだけ通知できますか？
A：はい、可能です。
例えば「タスクのタイトルに緊急が含まれる場合のみ」通知したい場合などは、分岐の追加が必要です。分岐は先ほどと同様にフローボットの+をクリックすることで追加可能です。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：自動通知が動かない時の確認方法は？
A：運用中にエラーが発生し自動通知が動かなくなった場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
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