Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスク内容をメールで自動通知する
試してみる
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでチームのタスクを管理しており、担当者への通知に手間を感じている方
・Outlookのタスク機能を活用し、依頼内容をメールで自動通知する仕組みを構築したい方
・手作業での通知によるタスクの依頼漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookでタスクを割り当てたのに、担当者がなかなか気づいてくれない…」
「新しいタスクを作成するたびに、チャットや口頭で通知するのは二度手間で面倒…」
このように、Outlookでのタスク管理において、担当者への通知に関する課題を感じていませんか？
もし、Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスクの詳細を自動でメール通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、通知漏れによる業務の遅延を防ぎ、よりスムーズな連携を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookのタスク作成を自動で通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスク内容をメールで自動通知する
試してみる
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでチームのタスクを管理しており、担当者への通知に手間を感じている方
・Outlookのタスク機能を活用し、依頼内容をメールで自動通知する仕組みを構築したい方
・手作業での通知によるタスクの依頼漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのタスク作成をメールで自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookでタスクが作成された際に、担当者へタスク内容をメールで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスク内容をメールで自動通知する
試してみる
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでチームのタスクを管理しており、担当者への通知に手間を感じている方
・Outlookのタスク機能を活用し、依頼内容をメールで自動通知する仕組みを構築したい方
・手作業での通知によるタスクの依頼漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Outlookをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するOutlookのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとOutlookにログインしてください。
Outlookをマイアプリ連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスク内容をメールで自動通知する
試してみる
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでチームのタスクを管理しており、担当者への通知に手間を感じている方
・Outlookのタスク機能を活用し、依頼内容をメールで自動通知する仕組みを構築したい方
・手作業での通知によるタスクの依頼漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Outlookにタスクが作成された際の設定
タスクが作成されたらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Outlookの画面に移動し、タスクを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Outlookにタスクが作成されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはOutlookにタスクを作成する必要があるのです。
今回は以下のようなタスクを作成しました。
Yoomの画面に戻ります。
タスクリストIDを設定します。
入力欄をクリックし、タスクを作成したリストを表示された候補の中から選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
ステップ4：メールを送る設定
メールを送るをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
今回はYoomのメール機能を利用してメールを送ります。
確認できたら次に進みます。
To、CC、BCCを設定します。
注釈を確認しながらそれぞれ設定したいメールアドレスを入力してください。
CC、BCCを利用しない場合は空欄でも問題ありません。
※直接入力することで、入力した値が固定値となります。このテンプレートを通して作成されるメール全てに反映されますのでご注意ください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を利用することもできます。
また、直接入力するとToと同様に入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
本文を設定します。
件名と同様にデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値を設定することもできます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、件名などと同様に直接入力すると入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックします。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上がOutlookでタスクが作成された際に、担当者へタスク内容をメールで自動通知するフローでした！
Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
定期送信・通知・データ連携を自動化し、情報共有から記録、タスク管理までをシームレスに実行することができます。
メールや更新内容を起点に他システムへ反映することで、チーム全体の業務効率と正確性を向上させられるでしょう。
Yoomデータベースでレコードが更新されたらOutlookでメールを送る
試してみる
レコードが更新されたら、そのレコード情報を用いてOutlook経由でメールを送信します。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Outlookでタスクが作成されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する
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■概要
Outlookで作成したタスク情報を、チームで共有するためにGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか？この作業は単純ですが、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、OutlookとGoogle スプレッドシートが連携し、タスクが作成されると指定のGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加するため、手作業による手間を省き、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのタスクをGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記を効率化したい方
・Outlookで作成した個人のタスクを、チームで管理しているGoogle スプレッドシートへ共有したい方
・タスク管理の重複入力をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知
試してみる
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知
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Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで指定した件名のメールが届いた際に、自動的にGoogle スプレッドシートに新しい行としてデータが追加されます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、情報の整理や共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで毎日多くのメールを受信し、その内容を記録する手間に悩んでいるビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っており、効率化を図りたい方
・営業チームやサポートチームなど、メール内容を一元的に管理・共有したい部署の担当者
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている管理者
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用したい方
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知する
試してみる
■概要
・毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。
・自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。
■実際にフローボットを起動させた際の動き
https://youtu.be/Y-9BXPTdaio
まとめ
Outlookでのタスク作成と担当者への通知を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク作成後の通知連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる通知漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は割り当てられたタスクを認識し、業務の遅延を防ぐことができるため、チーム全体の業務がより円滑に進みます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール以外の方法で通知できますか？
A：はい、できます。
メール以外の方法で通知するにはフローボットの+をクリックして、使用したいアプリを追加し、設定を行うことで実現可能です。
※新しくアプリを追加する場合はステップ1で行ったようにマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
Q：特定の条件を満たすタスクだけ通知できますか？
A：はい、可能です。
例えば「タスクのタイトルに緊急が含まれる場合のみ」通知したい場合などは、分岐の追加が必要です。分岐は先ほどと同様にフローボットの+をクリックすることで追加可能です。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：自動通知が動かない時の確認方法は？
A：運用中にエラーが発生し自動通知が動かなくなった場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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