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■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Outlookでタスクを割り当てたのに、担当者がなかなか気づいてくれない…」
「新しいタスクを作成するたびに、チャットや口頭で通知するのは二度手間で面倒…」
このように、Outlookでのタスク管理において、担当者への通知に関する課題を感じていませんか？
もし、Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスクの詳細を自動でメール通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、通知漏れによる業務の遅延を防ぎ、よりスムーズな連携を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはOutlookのタスク作成を自動で通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Outlookでタスクが作成された際に、担当者へタスク内容をメールで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから今回のフローで使用するOutlookのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとOutlookにログインしてください。
Outlookをマイアプリ連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
タスクが作成されたらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Outlookの画面に移動し、タスクを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Outlookにタスクが作成されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはOutlookにタスクを作成する必要があるのです。
今回は以下のようなタスクを作成しました。
Yoomの画面に戻ります。
タスクリストIDを設定します。
入力欄をクリックし、タスクを作成したリストを表示された候補の中から選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
メールを送るをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
今回はYoomのメール機能を利用してメールを送ります。
確認できたら次に進みます。
To、CC、BCCを設定します。
注釈を確認しながらそれぞれ設定したいメールアドレスを入力してください。
CC、BCCを利用しない場合は空欄でも問題ありません。
※直接入力することで、入力した値が固定値となります。このテンプレートを通して作成されるメール全てに反映されますのでご注意ください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を利用することもできます。
また、直接入力するとToと同様に入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
本文を設定します。
件名と同様にデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値を設定することもできます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、件名などと同様に直接入力すると入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックします。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上がOutlookでタスクが作成された際に、担当者へタスク内容をメールで自動通知するフローでした！
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
定期送信・通知・データ連携を自動化し、情報共有から記録、タスク管理までをシームレスに実行することができます。
メールや更新内容を起点に他システムへ反映することで、チーム全体の業務効率と正確性を向上させられるでしょう。
■概要
Yoomデータベースでレコードが更新されたときに、Outlookを利用して自動的にメールを送信する機能を実装します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
1.YoomデータベースとOutlookそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードが更新されたら」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Outlookの「メールを送る」というオペレーション内で、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行ってください。
4.該当のデータベースでレコードが更新されると、フローボットが起動し、指定されたメールアドレスにメールが送信されます。
■注意事項
・Outlookアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの更新が検知されると、自動的にメールを送信します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで作成したタスク情報を、チームで共有するためにGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか？この作業は単純ですが、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、OutlookとGoogle スプレッドシートが連携し、タスクが作成されると指定のGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加するため、手作業による手間を省き、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意点
・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8878586
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、メール内の名前・メールアドレス・住所などの取得において、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
◼️注意事項
・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法はこちらを参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信すると、AIが内容を解析し、自動でGoogle スプレッドシートに情報を追加します。
手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。
Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。
件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。
・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
◼️概要
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。
メールの送信内容を自由に変更して、社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
◼️注意事項
・Microsoft OutlookとYoomを連携してご利用ください。
・フローボットを起動する時間やメールの内容は自由に設定してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。
自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。
実際にフローボットを起動させた際の動き https://youtu.be/Y-9BXPTdaio
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでのタスク作成と担当者への通知を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク作成後の通知連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる通知漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は割り当てられたタスクを認識し、業務の遅延を防ぐことができるため、チーム全体の業務がより円滑に進みます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メール以外の方法で通知できますか？
A：はい、できます。
メール以外の方法で通知するにはフローボットの+をクリックして、使用したいアプリを追加し、設定を行うことで実現可能です。
※新しくアプリを追加する場合はステップ1で行ったようにマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
Q：特定の条件を満たすタスクだけ通知できますか？
A：はい、可能です。
例えば「タスクのタイトルに緊急が含まれる場合のみ」通知したい場合などは、分岐の追加が必要です。分岐は先ほどと同様にフローボットの+をクリックすることで追加可能です。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：自動通知が動かない時の確認方法は？
A：運用中にエラーが発生し自動通知が動かなくなった場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
