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「Outlookで受信した特定件名のメールを、一つ一つMicrosoft Excelに手作業で転記している…」
「問い合わせや注文メールの内容をMicrosoft Excelで管理したいけど、コピペ作業に時間がかかって本来の業務が進まない…」
このように、OutlookからMicrosoft Excelへのデータ転記作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信したタイミングで、その内容を自動でMicrosoft Excelの指定した行に記録できる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中する時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードでできます。
手間も抑えられるので、自動化を導入して作業を効率化しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールのデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、自動化を体験してみましょう。
それではここから代表的な例として、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
▼共通注意事項
こちらは以下の手順をご参照ください。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したときに動く設定をします。
まず「特定の件名のメールを受信したら」を選びます。
Outlookのアカウントを選び、「次へ」を押します。
メールをチェックする間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
対象のメールフォルダを選びます。
Outlookでテスト用のメールを自分自身に送信します。
フローボットに戻り、件名のキーワードを入力し、テストを行います。
テストが成功したら、結果を確認して「完了」を押します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
受信したメールの内容から必要な情報を自動で取り出す設定をします。
「テキストからデータを抽出する」を選びます。
アクションは下記の中から選べます。
()内のタスクを消費するので注意してください。
対象のテキストに取得した値から「本文」を指定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目名を入力します。
今回はMicrosoft Excelに登録したい項目を抽出しています。
AIに対して具体的な指示内容などを任意で設定できます。
テストをして、正しく抽出できるか確認します。
結果を確認して「完了」を押します。
抽出した情報をMicrosoft Excelに自動で追加する設定をします。
Microsoft Excelで項目名をそろえた表を用意します。
「レコードを追加する」を選びます。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
保存場所を選びます。
ファイル名やシート名、範囲を入力し「次へ」を押します。
抽出した項目をそれぞれの列に設定します。
これにより、前段で取得した最新の値を自動で引用できます。
テストを行い、Microsoft Excelにデータが追加されるか確認します。
確認できたら「完了」を押します。
Microsoft Excelを開き、データが反映されていれば完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がOutlookのメール情報をMicrosoft Excelに自動で連携する方法でした。
メール受信やカレンダー更新をトリガーに、タスク管理ツールにタスクを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
また、メール内容をAIで要約してチャットに送信、受信内容を他社メールに転送も可能。
外部ツールからの通知や自動返信にも対応し、手動での転記や二重対応の手間を削減します。
OutlookからMicrosoft Excelへの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業にかかる時間を短縮でき、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、問い合わせ管理や受注管理などの業務が効率化され、担当者は顧客対応といった本質的な業務に集中しやすくなるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：件名以外の条件でメールを絞れますか？
A：はい、トリガーを「メールを受信したら」に変更し、トリガー直下に有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加してください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
▼ イメージテンプレート
また、Yoomメールトリガーに変更し、Outlookのルールで差出人・本文語句・添付有無などの条件を指定して転送して、Yoomのメールトリガーを起動することも可能です。
Q：Microsoft Excelの既存の行を更新できますか？
A：はい、アクションを「レコードを更新」に変更することでできます。
キー列（例：問い合わせID）で該当行を特定し、ステータス等を上書きします。
Q：自動処理が失敗した場合はどうなりますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
実行ログで停止箇所とエラーメッセージを確認することも可能です。
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