「Outlookで受信した特定件名のメールを、一つ一つMicrosoft Excelに手作業で転記している…」
「問い合わせや注文メールの内容をMicrosoft Excelで管理したいけど、コピペ作業に時間がかかって本来の業務が進まない…」
このように、OutlookからMicrosoft Excelへのデータ転記作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、Outlookで特定のメールを受信したタイミングで、その内容を自動でMicrosoft Excelの指定した行に記録できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中する時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードでできます。
手間も抑えられるので、自動化を導入して作業を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールのデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、自動化を体験してみましょう。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookのメールをMicrosoft Excelに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
▼共通注意事項
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlook
こちらは以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excel
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Outlookのトリガーを設定する
Outlookで特定の件名のメールを受信したときに動く設定をします。
まず「特定の件名のメールを受信したら」を選びます。
Outlookのアカウントを選び、「次へ」を押します。
メールをチェックする間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
対象のメールフォルダを選びます。
Outlookでテスト用のメールを自分自身に送信します。
フローボットに戻り、件名のキーワードを入力し、テストを行います。
テストが成功したら、結果を確認して「完了」を押します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：メール本文からデータを抽出する
受信したメールの内容から必要な情報を自動で取り出す設定をします。
「テキストからデータを抽出する」を選びます。
アクションは下記の中から選べます。
()内のタスクを消費するので注意してください。
対象のテキストに取得した値から「本文」を指定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目名を入力します。
今回はMicrosoft Excelに登録したい項目を抽出しています。
AIに対して具体的な指示内容などを任意で設定できます。
テストをして、正しく抽出できるか確認します。
結果を確認して「完了」を押します。
ステップ5：Microsoft Excelにデータを追加する
抽出した情報をMicrosoft Excelに自動で追加する設定をします。
Microsoft Excelで項目名をそろえた表を用意します。
「レコードを追加する」を選びます。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
保存場所を選びます。
ファイル名やシート名、範囲を入力し「次へ」を押します。
抽出した項目をそれぞれの列に設定します。
これにより、前段で取得した最新の値を自動で引用できます。
テストを行い、Microsoft Excelにデータが追加されるか確認します。
確認できたら「完了」を押します。
Microsoft Excelを開き、データが反映されていれば完了です！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がOutlookのメール情報をMicrosoft Excelに自動で連携する方法でした。
Outlookを使った自動化例
メール受信やカレンダー更新をトリガーに、タスク管理ツールにタスクを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
また、メール内容をAIで要約してチャットに送信、受信内容を他社メールに転送も可能。
外部ツールからの通知や自動返信にも対応し、手動での転記や二重対応の手間を削減します。
Bubbleに登録された情報をOutlookに通知する
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■概要
「Bubbleに登録された情報をOutlookに通知する」ワークフローは、Bubbleでデータが登録された際に、自動的にOutlookへ通知を送信する業務ワークフローです。Bubbleを活用していると、さまざまなデータが日々追加・更新されますが、それらの情報をチーム全体で迅速に共有するのは容易ではありません。そこで、このワークフローを利用すれば、Bubbleに新しい情報が登録された瞬間にOutlookに通知が届くため、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bubbleを利用しており、データ登録時にチームへ即時通知を送りたい方
・Outlookを日常的に使用していて、通知機能を活用したいビジネスパーソン
・手動での情報共有に手間を感じている業務担当者
・情報共有の自動化を検討し、効率化を図りたいプロジェクトマネージャー
・チーム内での迅速なコミュニケーションを重視する方
■注意事項
・Bubble、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Meetで会議終了後、録画URLをOutookに送信する
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■概要
「Google Meetで会議終了後、録画URLをOutlookに送信する」ワークフローは、会議の録画URLを自動でOutlookに送信する仕組みです。
これにより、会議終了後すぐに録画へのアクセスを関係者に通知でき、共有作業が効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetを使って定期的に会議を開催しており、会議後の録画データの共有を簡単に行いたい会議の主催者の方
会議録画のリンクを手動で送信しており、その作業を効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーやオフィスマネージャーの方
会議終了後に録画リンクを参加者に通知したいと考えているIT担当者や運営チームの方
Outlookでのメール管理をメインにしており、会議録画のリンクを自動で送信したいと感じている業務担当者の方
■注意事項
・Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでカレンダーのイベントが更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Outlookでカレンダーのイベントが更新されたら、Slackに通知する」ワークフローは、予定の変更を素早く通知できます。
予定が変更されても迅速に把握できるため、適切な対応をとりやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してスケジュール管理を行っている方
・カレンダーのイベントが頻繁に変更される職場で働いている方
・会議やイベントの変更を迅速に把握して、業務に役立てたい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、スケジュールの変更をすぐに把握したい方
■注意事項
・OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
手動でのタスク登録が不要になるため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールを効率的にタスク管理したいビジネスパーソン
・TickTickを活用してプロジェクトや日々のタスクを整理したい方
・メールからタスクへの手動移行に時間を取られている方
・業務フローの自動化を通じて生産性向上を目指す企業の担当者
・OutlookとTickTickの連携を簡単に実現したい方
■注意事項
・Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
試してみる
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する」フローは、メール管理とタスク整理をスムーズに行う業務ワークフローです。
重要なメールを自動的にTrelloに転送することで、見逃しや漏れを防ぎ、チームでのタスク共有が簡単になります。
日々のメール対応に追われている方に最適な連携方法です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、重要な情報を見逃さないように管理したいビジネスユーザーの方
・Trelloでプロジェクト管理を行っており、メールからタスクを自動で登録したいチームリーダーの方
・メール対応とタスク管理を効率化し、作業の重複を避けたい営業担当者の方
・複数のプロジェクトを同時に進行しているため、メール内容を迅速にタスク化したい方
■注意事項
・Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
OutlookからMicrosoft Excelへの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業にかかる時間を短縮でき、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、問い合わせ管理や受注管理などの業務が効率化され、担当者は顧客対応といった本質的な業務に集中しやすくなるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：件名以外の条件でメールを絞れますか？
A：はい、トリガーを「メールを受信したら」に変更し、トリガー直下に有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加してください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
▼ イメージテンプレート
また、Yoomメールトリガーに変更し、Outlookのルールで差出人・本文語句・添付有無などの条件を指定して転送して、Yoomのメールトリガーを起動することも可能です。
Q：Microsoft Excelの既存の行を更新できますか？
A：はい、アクションを「レコードを更新」に変更することでできます。
キー列（例：問い合わせID）で該当行を特定し、ステータス等を上書きします。
Q：自動処理が失敗した場合はどうなりますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
実行ログで停止箇所とエラーメッセージを確認することも可能です。
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