Airtableから顧客の会議予定をGoogleカレンダーに登録してGmailに会議URLを送信する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Airtable・Googleカレンダー・Gmailをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるAirtableのトリガー設定とその後に続くGoogleカレンダー・Gmailのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、AirtableとGmailの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Airtable・Googleカレンダー・Gmailをマイアプリ登録

Airtable・Googleカレンダー・GmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすることで、自動化設定がスムーズに行えます。

まずAirtableのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、アプリ一覧からAirtable（OAuth）を探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

こちらを確認してマイアプリ登録を行いましょう。
以下の画面が表示されたら、「ベースを追加」→「アクセスを許可する」の順でクリックしてください。

次に、Googleカレンダーのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにGoogleカレンダーを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Googleカレンダーにログインしてください。

次にGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどの手順でGmailを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Gmailにログインします。

マイアプリにAirtable・Googleカレンダー・Gmailが表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更してください。
最初にAirtableのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うため、「レコードの詳細ページから起動」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるAirtableのトリガー設定とその後に続くGoogleカレンダー・Gmailのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらを確認しましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。

スクロールして、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→レコードの詳細ページから起動
  

以下の設定方法を確認してください。

スクロールして、以下の項目を設定してください。

• 「ベースID」、「テーブルID」→AirtableのURLから取得
• 「起動ページのURLサンプル」→該当ページのURLを設定

設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Googleカレンダーの設定を行うため、「予定を作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→予定を作成

以下の画面が表示されたら、「カレンダーID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するカレンダーIDを選択しましょう。

スクロールし、「予定のタイトル」を設定します。
「レコードの詳細ページから起動」のアウトプットを加えて設定することで、自動的にタイトルが生成されます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、表示されます。
例として以下のように設定してみました。

他の項目もアウトプットを使用して設定を行いましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Gmailの設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
  

スクロールするとメール内容を設定できるので、「To」を設定してください。
「レコードの詳細ページから起動」のアウトプットを使用して設定します。

「件名」を任意で設定しましょう。

最後に「本文」の設定を行います。
レコードの詳細ページから起動とGoogleカレンダーのアウトプットを使用して、設定してください。
例として以下に作成したので、参考にして設定しましょう。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、「メールの送信内容」を確認します。
間違いがなければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、AirtableとGmailの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Airtable・Googleカレンダー・Gmailを使ったその他の自動化例

1.Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに自動登録するフローです。
特定のキーワードに一致するメールを受信したら、自動的にデータを抽出し、Airtableに追加することで、問い合わせ管理がしやすくなるでしょう。
手作業が省けることで、対応漏れや見落としを防げます。

2.Airtableで登録された情報で自動的にGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
予定管理にAirtableとGoogleカレンダーを活用している方におすすめの自動化です。
AirtableとGoogleカレンダーの予定情報が同期されるため、一元管理が可能になります。

3.Gmailで面談予約が入ったら、自動的にGoogle スプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れるフローです。
面談予約の登録が自動化されるので、手作業の手間が省けます。
Google スプレッドシートに面談相手の詳細を記載することで、記録として残すこともできます。

まとめ

会議スケジュールの管理に自動化を活用することで、煩雑な事務作業をシンプルにできるかもしれません。
適切に自動化を設定すれば、スケジュールの登録から通知までを一元化でき、通知や二重登録のミスを最小限に抑えられます。
さらに、顧客とのコミュニケーションも強化されるので、円滑に業務を進められるでしょう。
特に効率化と信頼性強化に課題を感じている方におすすめの自動化です。

ぜひ、Yoomの自動化を導入して定型業務を少しでも楽にしましょう。