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「Gmailに届いた重要なメールを、チームのDiscordチャンネルに急いでコピペしている」
「特定のクライアントからのメールを見逃さないよう、常にGmailの受信トレイを気にしている」
このように、日々の業務でGmailとDiscordを併用する中で、手作業での情報共有に手間やストレスを感じていませんか？こうした定型的な確認・転記作業は、時間を奪うだけでなく、コピーミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でDiscordに通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。手作業によるミスもなくなり、チーム全体での迅速かつ正確な情報共有を実現することが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に、日々の情報連携をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとDiscordを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとDiscordのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認や転記といった作業を自動化できます。例えば、特定のキーワードを含むメールを受信したら、その内容を要約して指定のDiscordチャンネルに通知する、といったことが可能になり、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンからすぐに連携を体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
大量に届くメールの中から重要なものだけを抽出し、その都度チームに共有するのは大変な作業です。この連携を利用すれば、あらかじめ設定したキーワードを含むメールを受信した際に、<span class="mark-yellow">AIがメール本文を自動で要約し、指定のDiscordチャンネルに通知</span>します。重要な情報を素早くかつ要点を押さえた形でチームに共有できるため、見逃しを防ぎ、迅速な対応を促進します。
海外からの問い合わせや連絡など、外国語のメールに対応する機会は少なくありません。この連携を使えば、Gmailで受信したメールのテキストを自動で翻訳し、その結果をDiscordに通知できます。これにより、<span class="mark-yellow">翻訳ツールを別途開く手間なく、チームメンバー全員が内容をすぐに理解できる</span>ため、グローバルなコミュニケーションが円滑になります。
それでは、さっそく実際にGmailとDiscordを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとDiscordの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら要約してDiscordに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、GmailとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにGmailとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら要約してDiscordに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、メールを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※要約できる文字数は、15,000文字以内となっております。文字数にご注意ください。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「キーワード」は、任意のキーワードを設定してください。
※こちらで設定したキーワードのメールが受信される毎に、フローボットが起動されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしましょう。
※AIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「要約対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※テキストは、15,000文字以内で指定してください。
「文字数」を指定しましょう。
※要約結果の文字数を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、要約結果が出力されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。基本的には、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はGmailからDiscordへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDiscordからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Discordでの重要なやり取りを見逃さず、メールで記録・通知するといった活用が可能です。
Discordの特定のチャンネルでの重要な発言や決定事項を、後から追いかけるのは一苦労です。この連携を活用すれば、指定したチャンネルにメッセージが投稿された際に、<span class="mark-yellow">その内容を自動でGmailに送信して記録</span>できます。これにより、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎ、議事録作成の補助や、関係者への情報共有を確実に行えます。
Discord上で顧客とのやり取りが発生した際、その中から氏名や連絡先といった情報を手動で抜き出して管理するのは手間がかかります。この連携では、<span class="mark-yellow">AIがチャット内容を解析し、顧客データを自動で抽出してGmailに通知</span>します。CRMへの登録作業を効率化し、顧客情報の管理ミスや対応漏れを防ぐのに役立ちます。
GmailやDiscordのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動送信したり、Calendlyに予定が登録されたらGmailと連携して資料を送付したりできます。また、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信したり、Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信したりすることも可能です。さらに、WordPressで投稿が公開されたらGmailに通知するといった自動化も行えます。
Slackにメッセージが投稿されたらDiscordに通知したり、Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知したりできます。また、Zoomで会議終了後、内容を議事録化してDiscordに通知したり、Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたらDiscordに通知したりすることも可能です。さらに、Notionで特定のステータスに更新されたらDiscordに通知するといった自動化も行えます。
GmailとDiscordの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の確認やDiscordへの転記作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>これにより、担当者は重要情報の見逃しといった心理的負担から解放されるだけでなく、チーム全体で情報共有のスピードと正確性が向上し、より迅速な意思決定や顧客対応が実現します。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の情報連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q:設定したのにうまく通知されない時の確認点は何ですか？
A:まずは、設定した「チャンネルID」が正しく入力されているか確認しましょう。また、連携されているDiscordが通知したいアカウントと連携されているか確認してみましょう。
Q:無料プランだと、月に何回まで自動通知できますか？
A:Yoomの無料プランは、月に100タスク実行が可能です。タスク実行回数は、フローボットの起動回数やデータ同期など、各アクションの実行ごとに消費されます 。
Q:Discordへの通知で、特定の人にメンションを付けられますか？
A:はい、可能です。「メッセージ内容」の設定で、<@USER_ID>などの形式で設定してください。全員をメンションする場合は、@everyone を使用しましょう。
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