Airtable・Google カレンダー・Outlookを連携して、Chrome拡張機能を活用してAirtableから顧客との会議予定をGoogle カレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する方法

ステップ1：Airtable・Google カレンダー・Outlookをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します

<span class="mark-yellow"></span>フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。<span class="mark-yellow"></span>

・会社名
・担当者名
・予定日/会議などの開始予定日 ※YYYY-MM-DD方式
・予定日/会議などの終了予定日 ※YYYY-MM-DD方式/開始予定日と同日の場合は不要
・開始時刻 ※00:00方式
・終了時刻 ※00:00方式
・顧客のメールアドレス/このアドレスにOutlookから送信します

‍

2.検索する

Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。連携したいアカウントでサインインを行いましょう。‍

4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、連携したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Google カレンダーとYoomの連携

1.検索する

Google カレンダーのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

OutlookとYoomの連携

1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Outlookのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Airtableの詳細ページからChrome拡張機能を起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」をクリックします。

3.Chrome拡張機能トリガー

Chrome拡張機能のアイコンの「レコードの詳細ページから起動」を選択してください。‍

4.Chrome拡張機能のインストール

YoomのChrome拡張機能のインストールを実行してください。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法をご確認ください。

Chrome拡張機能のインストールが完了したら次へを押します。

5.IDの入力

必須項目を入力しましょう。
Airtableにアクセスし、特定のデータベースのURLからボックス下部の捕捉どおりに設定してください。

6.起動ページのURLサンプルの入力

Airtableの詳細ページからChrome拡張機能を起動するため、Airtableの詳細ページURLを入力します。

顧客データのフィールド左にある矢印をクリックしてください。

画像のような詳細ページが開きます。
右上のアイコンからURLをコピーし、先ほどの起動ページのURLサンプルにペーストします。‍

7.テストの実行

全ての設定が完了したらテストボタンをクリックし、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。

ステップ4：Google カレンダーにスケジュールを作成しOutlookでメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

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Google カレンダーのアイコンの「予定を作成」を選択してください。
次へ進みます。

2.必須項目の設定

必須項目を設定します。

5つのボックスに関してはテンプレートを使用しているため、既に設定がされています。

そのため、上部のカレンダーIDのみ入力しましょう。

ボックスをクリックすることで連携済みのメールアドレスが表示されます。
選択して挿入してください。‍

3.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。

続けてOutlookからメールを送信する設定を行います。

4.メールを送る

Outlookのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。

5.内容の設定

この設定に関してもテンプレートを使用しているため、必須項目の入力は必要ありません。

なお、画像の「アドレス」はデータが置換されている状態のため正式なメールアドレスとは異なりますが、実際にはAirtableに保管しているアドレスが使用されます。そのため変更の必要はありません。

件名と本文も同様となります。
変更がある場合はテキストのみ修正しましょう。次へをクリックしてください。

6.確認とテストの実行

作成したメールの詳細が表示されます。
間違いがないか確認をしたらテストボタンを押しましょう。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

その後Airtableにアクセスし、右上のChrome拡張機能のボタンからYoomを選択してください。

作成したフローボットのタイトルが表示されます。クリックすることでフローボットが起動します。

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今回使用したフローボットテンプレート
Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

Airtable・Google カレンダー・Outlookを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもAirtable・Google カレンダー・Outlookを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google カレンダーの予定一覧を取得して、Google スプレッドシートに転記する

Google カレンダーで管理している予定に詳細を追記したい場合などにご活用いただけます。

2.Microsoft Teamsに投稿されたら、Google カレンダーを作成する

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを基にGoogle カレンダーにスケジュールを作成することも可能です。

3.Airtableで登録された情報でGoogle カレンダーに予定を登録する

Airtableの情報を取得し、Google カレンダーにスケジュールを自動作成します。Chrome拡張機能などは活用していないシンプルなフローのため、初心者の方にもおすすめです。

まとめ

Chrome拡張機能を活用し、Airtable・Google カレンダー・Outlookの自動化を行うことで、工数を踏まなければならなかった作業が1クリックのみで完結し、大幅な業務時間の短縮となる可能性があります。そのため、業務負担の軽減にも繋がるのではないでしょうか。
このようなアプリ連携を行うと業務効率が向上する可能性があります。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、この機会にぜひお試しください。