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YoomにはApolloとOutlookを連携して、新規登録したコンタクトの情報を自動通知するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
「Apolloに登録した情報をOutlookでチームに共有したい」
「Apolloに新しいコンタクトが追加されるたびに、手作業でOutlookで通知メールを作成していて手間がかかっている…」
このように、ApolloとOutlook間の手作業による情報連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Apolloのコンタクト情報を自動的にOutlookで通知する仕組みがあればどうでしょう。
こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な営業戦略の立案や顧客との対話に時間を使えるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に構築できます！
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう。
顧客情報の共有プロセスを迅速化させるための連携
ApolloとOutlookを連携すると考えた時に、一般的に手動でのデータ転記が一番に頭に浮かぶでしょう。
その場合、2つのツールを開き、共有に必要な顧客情報を抜き出して、送信者を設定して通知文を作成、その後送付するといったプロセスをふむことになります。
最短でも十数分の時間を要することになるかと思いますが、対応数が増えるとなかなか面倒だと感じるかもしれません。
転記作業や文章作成を自動化すれば効率化できるかも。
一度でもそう考えたことのある方におすすめなのが、ノーコード自動化ツールのYoomです。
ApolloとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Apolloで発生したイベントをトリガーに、Outlookで通知を送信するといったことが可能です。
この自動化によって、情報伝達のスピードと正確性の向上が期待できますね！
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Apolloに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、その詳細情報を自動的にOutlookで指定の宛先に通知できます。
この連携はApolloのデータを直接Outlookに連携するシンプルな構成で、新規リードの発生を担当者へスムーズに共有します。
手作業による通知漏れやタイムラグを解消したいときにおすすめの連携です！
Apollo内の既存コンタクトの情報が更新された際に、その変更内容を自動でOutlookで通知します。
これにより、顧客情報の変更を関係者に自動で周知できるため、新しいデータに基づいた対応がしやすくなります。
情報の食い違いによるミスを防ぎ、チーム全体の連携をスムーズにしたいときに便利な連携です。
それでは、実際にApolloとOutlookを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるノーコードツール「Yoom」を使って、ApolloとOutlookの連携フローを構築します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してくださいね。
[Yoomとは]
今回は「Apolloでコンタクトが作成されたらOutlookで通知する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ステップ1：ApolloとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
ApolloとYoomの連携方法
マイアプリ一覧でApolloを検索すると新規登録画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」ボタンをクリックしたら連携完了です！
「アクセストークン」はこちらから発行してください！
赤枠の「Create new key」をクリックすると発行できますよ！
OutlookとYoomの連携方法
以下のナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Apolloのトリガー設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「コンタクトが作成されたら」をクリックします。
ここでの設定により、Apolloにコンタクトが作成されるとフローボットが起動します。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に変更してもOKです！
「Apolloと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されます。
「トリガーアクション」：デフォルトで「コンタクトが作成されたら」が選択されているので、変更しないでそのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Apolloにコンタクトが作成されたら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
設定が完了したら、テスト用にコンタクトを作成しましょう！
今回は「テスト花子」という名前で登録してみました。
作成が完了したらYoomの画面に「テスト」を押します。
テストに成功すると「取得した値」の欄にコンタクトに関するデータがアウトプットされるので、確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
ステップ4：Outlookでメールを送る設定
「メールを送る」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様の要領で変更・確認を行います。
次にメール内容を設定していきます。
送信先のアドレスを「To」に入力します。
「CC・BCC」は任意で設定してください！
「件名」と「本文」は文字を手入力するだけでなく、ステップ3で取得した値を活用することができます。
取得した値を活用することで、メールを見るだけでコンタクトの作成内容が一目瞭然です！
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「コンタクトが作成されたら」をクリック
③入力したい値を選択
「本文」も同じ要領で設定しましょう！
今回は画像のような内容で設定してみましたよ。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
すると「メール送信のテスト」が表示されるので、問題ないかチェックしてください。
問題なければ「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると「取得した値」にデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックします。
実際にOutlook画面でもメールが送信できていることを確認できたらOKです！
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Apolloでコンタクトが作成されたらOutlookで通知する連携手順になります！
今回はApolloからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからApolloへのデータ連携も可能です。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、そのメール本文から担当者名などの情報を抽出し、Apolloに新しいアカウントとして自動で登録します。
この連携は、問い合わせメールなどからリード情報を手入力する手間を省きつつ、正確な顧客データベースの構築を実現できるため、営業機会の損失を防ぐことに繋がります。
Outlookで受信したメールに添付された名刺画像をOCR（光学的文字認識）で読み取り、そのテキストデータをもとにApolloへ新しいコンタクトを自動で作成する連携です。
この仕組みによって、イベントなどで大量に受信した名刺のデータ化と登録作業の効率化に繋がります。
手入力の手間と時間を削減しつつ、リード情報を素早くApolloに登録したいときにおすすめです！
ApolloやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
ApolloやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Apolloを使った便利な自動化例
フォームやチャットツールと連携することで、コンタクトの作成業務を自動化できます。
手作業でコンタクト情報を入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
Apolloで登録されたコンタクト情報をホットプロファイルに追加するフローです。
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Apolloで登録されたコンタクト情報をSalesforceに追加するフローです。
■概要
Discordコミュニティでのやり取りから有望な見込み顧客情報を得たものの、その情報をセールスリストであるApolloへ手動で転記する作業に手間を感じていませんか。このコピー＆ペーストによる作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でApolloへコンタクトが作成されるため、こうしたリード管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで得たリード情報を手作業でApolloに登録しており、効率化したい方
・コミュニティマーケティングを起点としたセールス活動の自動化に興味がある方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたいと考えている方
■注意事項
・Discord、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームの回答をもとに、Apolloでコンタクトを作成する」フローは、Googleフォームで収集したデータを利用して、Apolloに自動的にコンタクトを追加する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力を省略し、営業活動の効率を高めることができます。YoomのAPI連携機能を活用することで、スムーズなデータ移行が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って顧客情報を集めている営業担当者の方
・Apolloでコンタクト管理を行い、営業効率を上げたい方
・データ入力の手間を減らし、業務を自動化したいチームリーダーの方
・業務ワークフローの改善を検討している経営者の方
■注意事項
・Googleフォーム、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookを使った便利な自動化例
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
ApolloとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規リード情報の共有や顧客情報の更新通知といった定型業務をなくし、関連するヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、情報伝達の遅れやミスを気にすることなく、正確な顧客情報に基づいたアクションを起こすことが可能になります。
そして、本来注力すべき顧客との関係構築や商談活動など集中できる環境も整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を直接体験してみてください。
関連記事：Google スプレッドシートと連携したフローを紹介した記事
Q：連携設定のテストでエラーが出た際の対処法は？
A：
連携画面での入力ミスや承認の不備などが原因として考えられます。
【Apolloの連携でエラーが出た場合】
再度こちらからアクセストークンを取得し、再度連携をお試しください。
【Outlookの連携でエラーが出た場合】
Microsoftの法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があります。契約状況を改めてご確認ください。
Q：コンタクト作成以外の操作も自動化のきっかけにできますか？
A：
はい、可能です。
Apolloでは、コンタクト作成以外にも「コンタクト更新」や「アカウント作成」などをきっかけに自動化を設定できます。
また、本記事では様々なパターンのテンプレートもご紹介しているので、気になるものがあればぜひお試しください。
Q：APIキー連携のセキュリティは安全ですか？
A：
Yoomの通信は、SSL/TLSによって常に暗号化されており、悪意のある第三者によるデータの改ざんやなりすまし、通信内容の漏洩を防止しています。
さらに「IP制限」「2要素認証」「シングルサインオン（SSO）」「SAML認証」など、セキュリティ強化のための機能も充実しています。
他にも様々なセキュリティ対策を講じています。
より詳しいセキュリティ体制については、Yoomのセキュリティポリシーをご確認ください。
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