AirtableとMicrosoft Teamsを連携して、新規追加情報を自動通知！情報共有の効率化する方法

[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（AirtableとMicrosoft Teams）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定、アプリ連携
• トリガーボタンをオンにして、連携動作を確認

※ご案内

• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択可能です。プランにより選べる起動間隔が異なるため、事前に確認してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • ＞ヘルプ：Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

AirtableとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携に必要なものをリストアップしました。

Airtable（OAuth）

• Airtableのアカウント情報
• 情報を追加する表

• Last Modified Time（最終更新日時）フィールドを追加してください。

• ベースID
  • 表のURLから取得できます。「app〜」から始まる値です。
• テーブルID
  • 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。

Microsoft Teams

• Microsoft365のログイン情報（メール・電話番号・SkypeID、パスワード）
• チャットID
  • 通知を送るチャット上で右クリックし、表示されたメニューの「リンクをコピー」を選択します。コピーしたURLから取得できます。

• このリンク内に「19: ～ .space」の形式で記載された部分がチャットIDです。

ステップ1　マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。

Airtable

検索結果からAirtableを選択し、次の画面へ進みます。

「アクセスを許可する」をクリックすると、Airtableのマイアプリ登録が完了します。

Microsoft Teams

検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。

こちらの画面に遷移しますので、Microsoft365のログイン情報を入力します。

これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了します。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「レコードが登録されたら」

次に、テンプレートの最初の工程をクリックします。

この工程では、Airtableから表の項目を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Airtableと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガーの起動間隔
  • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• ベースID
  • URLから取得できます。「app〜」から始まる値です。

• テーブルID
  • 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。
• Created Timeのフィールド名
  • 行の作成日時を記載するフィールドの項目名を入力します。事前に作成した表の「作成日時」に該当するフィールド名を入力します。サンプルで作成した表では「Created Time」と表記しました。

テストをクリックします。
成功すると、初期設定で取得されている項目がアウトプットとして表示されます。
さらにAirtableの項目を追加するため、同画面下のアウトプットの枠にある「＋取得する値を追加」を選択します。

指定したAirtableの項目名が表示されます。

• 青丸のプラスをクリックすると、アウトプットとして値が取得できるようになります。例えば、今回の場合は赤枠で囲った箇所が私が作成したAirtableの項目名なので、顧客ID〜住所までのボタンをクリックしました。追加した項目は右側に表示されます。
• レコード名（id）とレコード作成日（Created Time）はデフォルトで取得できるため、追加は不要です。

追加ボタンをクリック　追加した項目もアウトプットとして取得できました。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「トークルームにメッセージを送信」

次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

この工程でMicrosoft Teamsに通知する、定型文を作成します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• チームID
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択すると、IDが引用されます。

• チャンネルID
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。

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• メッセージ

• 送信するメッセージの定型文を作ります。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。Microsoft Teamsに送信する内容を選択すると、自動で埋め込みコードが引用されます。引用コードの前に、項目名を入力するとわかりやすいです。

• Microsoft Teamsでは、通知メッセージをリッチで構造化された形に表示するために、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行タグ<br/>を挿入する必要があります。
• メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。

→テストをクリックします。　→成功　

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ5　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えできます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>Microsoft Teamsの指定チャンネルに通知が確認できました。

今回使用したテンプレートについては、こちらです。

もっと活用！Airtableを使った自動化3選

Airtableで顧客情報やスケジュール、タスクを一元管理することで、他のアプリと連携し活用の幅をさらに広げられます。

1. Google フォームの情報をAirtableに自動登録

Google フォームで収集したデータをAirtableに自動追加することで、手動作業の手間を省けます。登録ミスや重複を防ぎ、データ管理を効率化できます。

2. Airtableからboardへの発注先情報を自動登録

Airtableに発注先情報を登録すると、自動的にboardにも反映されるフローボットテンプレート。手入力の負担を減らし、データ反映のスピードを向上させます。入力ミスの防止に役立ち、請求業務や情報共有がスムーズになります。

3.  Airtableの情報でGoogle カレンダーに予定を作成

Airtableの情報を元にGoogle カレンダーに予定を自動作成。手入力が省けるので、作業効率が向上します。予定の漏れやミスを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できます。

まとめ

Yoomのフローボットテンプレートを使えば、プログラミング不要でAirtableとMicrosoft Teamsを連携が簡単にできます。今回ご紹介した自動化では、顧客対応のスピードアップやリソースの最適化、データ入力ミスの削減といった具体的なメリットが得られます。
初めて自動化に取り組む方にもぴったりのフローです。テンプレートは以下のバナーから今すぐご利用いただけます。

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では、またお会いしましょう！