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「Airtableにタスクを登録したら、すぐにMicrosoft Teamsの担当チャネルに通知したい」
「プロジェクトの進捗をAirtableで管理しているけど、更新情報をチームに共有するのが手間で、つい後回しにしてしまう…」
AirtableとMicrosoft Teamsを使う中で、両ツール間の情報連携が分断されてしまうと、このような非効率を感じますよね。
もし、Airtableのレコード追加や更新を自動でMicrosoft Teamsに通知できる仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間や情報共有の遅れといった課題から解放され、チーム全体の生産性を向上させられるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくしてスマートな業務フローを実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
AirtableとMicrosoft Teamsを連携してできること
AirtableとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
以下の自動化例にご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合致する内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
Airtableの指定テーブルにレコードが追加されたら、その内容をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
チームへの情報共有を自動化することで、対応漏れや伝達ミスを防げるでしょう。
また、シンプルな構成であるため、様々な業務に幅広く応用できます。
Airtableに特定条件のレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
各フィールドから抽出した値でフィルタリングをかけて、条件を満たすレコードのみを通知対象とすることも可能です。
「ステータスが完了になった」「優先度が高い」といった特定のレコードだけを通知することで、チーム内の会話が通知で埋もれたり、重要な通知を見落としてしまうような問題を防げるでしょう。
AirtableとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくAirtableとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Microsoft Teams
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
Airtableのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
1.Airtableの「レコードが登録されたら」をクリック。
2.「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3.連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
4.アクションを確認して、「次へ」をクリック。
5.「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、レコード登録時により早く通知が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
参考：ポーリングトリガーの仕組みについて
6.「ベースID」に監視対象とするベースのIDを設定。
IDは対象ベースのURL（airtable.com/ベースID/テーブルID/ビューID）から確認できます。appから始まるIDです。
7.同じく「テーブルID」も設定します。tblから始まるIDです。
8.「Created Timeのフィールド名」に対象テーブルのレコード作成日フィールドの名称を設定。
レコード作成日フィールドのないテーブルは監視対象にできません。
無い場合はフィールドを追加してください。
9.レコードの登録を正常に検知できるかテストを行いましょう。
指定したテーブルに、テスト用のレコードを登録してください。
※ テスト用レコードの例
10.Yoomに戻り「テスト」をクリック。
11.テストに成功すると、「取得した値」にレコードIDやレコード作成日などが追加されます。
レコードの各フィールドを取得するには、「取得する値を追加」をクリックして、取得項目を追加する必要があります。
参考：「取得する値」を追加する方法
取得した値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
参考：取得した値について
12.取得する値が設定できたら、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなる投稿の設定が完了し、フロー画面に戻ります。
それでは、レコード作成を通知するメッセージをMicrosoft Teamsに投稿しましょう。
1.Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
2.適宜「タイトル」を変更。
3.連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
4.「チームID」にメッセージを送るチャネルが属しているチームのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
5.「チャネルID」の入力欄クリック時に表示される候補から、メッセージを送るチャネルを選択。
※ 検索欄にチャネル名を入れることで候補が絞られます。
6.「メッセージ」に通知内容を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したレコードの各項目が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これらの動的な値と定型文を組み合わせて、レコードの作成を通知するメッセージを設定しましょう。
これにより、Airtableのレコードごとに変わる情報をMicrosoft Teamsへ動的に反映できます。
7.その他、「メンション情報」や「添付ファイル情報」も設定可能です。
フローの運用方法に応じて設定してください。
8.設定を終えたら、「テスト」をクリック。
Microsoft Teamsの指定したチャネルに、実際にメッセージが送信されます。
9.テストに成功したら、指定したチャネルを確認しましょう。
10.期待通りにメッセージが投稿されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Airtableの指定したテーブルにレコードを追加し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はAirtableからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にMicrosoft TeamsからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、自動でAirtableへレコードを追加できるフローです。
手間の削減だけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーも防止でき、情報集約の効率と業務の正確性を向上させることができます。
AirtableとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたAirtableとMicrosoft Teams間のデータ転記や通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
チーム内の情報共有はより迅速かつ正確になり、担当者は日々のルーティンワークから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコードの「更新」をきっかけに通知できますか？
A：
はい、できます。
Airtableの「レコードが更新されたら」をトリガーに設定してください。
Q：短時間に複数レコードが追加された場合、通知を一つにまとめられますか？
A：
Airtableのトリガーには、複数レコードを一度に扱うものはありません。
複数レコードをまとめて通知したい場合には、スケジュールトリガーやAirtableの「レコードの一覧を取得する」をご活用ください。
参考：スケジュールトリガーの設定方法 / AirtableのAPIと今すぐ連携
Q：連携がエラーで止まった場合、どうすれば気づけますか？
A：
Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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