Airtableは、柔軟なデータ管理が可能なツールとしてグローバル企業を中心に多くの組織で活用されています。「Airtableに新しく追加された情報がMicrosoft Teamsに通知できたらいいのに」と思ったことはありませんか？Microsoft Teamsと連携することで、タスクやサポート案件の情報共有がさらにスムーズになり、チーム全体の作業が円滑に進みます。
以前は専門的な技術が必要でしたが、当社のフローボットテンプレートを使えば、直感的な操作で簡単に実装できます。本記事では、プログラミング不要で始められる設定方法と、具体的なメリットをご紹介します。ぜひ最後までお読みください。
こんな方におすすめ
今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。
- 問い合わせ対応の遅れに悩んでいる方
- 入力ミスや情報の漏れの発生にお困りの方
- チームメンバー間で情報共有をもっとスムーズにしたい方
- 自動化を初めて検討している方
- AirtableとMicrosoft Teamsを使用しており、それぞれを連携して業務効率化を目指したい方
Airtableに新規情報を追加したらMicrosoft Teamsに自動通知するメリットと具体的な活用シーン3選
今回、顧客からのお問い合わせシーンを想定しました。カスタマーサポート担当者、プロジェクトマネージャー、データ入力担当者にどのように役立つのかをご紹介します。
1.顧客対応をスピーディーに実現
Airtableに登録されたサポート案件がMicrosoft Teamsに自動通知されることで、情報共有が迅速化します。
カスタマーサポート担当者は、通知を通じて優先順位に応じたタスク配分を進めやすくなります。Airtableから必要な情報を取得し通知ができるため、在庫管理の担当者への確認がスムーズになり、再入荷に関する問い合わせ対応が効率的に進められそうです。結果として、顧客満足度の向上が期待できます。
2.タスクと進捗の見える化
Airtableの情報をMicrosoft Teamsに自動で通知することで、チーム全体のタスクと進捗状況が明確になります。
プロジェクトマネージャーは、通知を通じて複数のサポート案件の状況を即座に把握し、リソースの調整がスムーズに行えるようになります。たとえば、顧客からの問い合わせ件数が増加している場合に、Airtable上のデータを基に対応状況を確認し、迅速に追加リソースを手配するなど適切な指示につながるでしょう。この仕組みによって、対応の遅延を防ぎ、プロジェクト全体の進行を支える環境が整備できそうです。
3.入力ミスを未然に防ぐ
AirtableからMicrosoft Teamsへの通知が自動化されることで、手入力によるミスを減らせます。
データ入力担当者は、顧客からの問い合わせ内容をAirtableに登録した後、手動で他のツールやメッセージに転記していた場合、入力ミスや情報の抜けが発生する可能性がありました。このフローを活用することで、正確な内容が自動でTeamsに通知されるため、転記ミスを防止できます。これにより、情報を正確に共有できるため業務の信頼性が向上するでしょう。
ここからは、「Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
[Yoomとは]
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（AirtableとMicrosoft Teams）
- テンプレートをコピー
- アプリトリガーの設定、アプリ連携
- トリガーボタンをオンにして、連携動作を確認
※ご案内
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択可能です。プランにより選べる起動間隔が異なるため、事前に確認してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
AirtableとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方
事前に準備するもの
連携に必要なものをリストアップしました。
Airtable（OAuth）
- Airtableのアカウント情報
- 情報を追加する表
- Last Modified Time（最終更新日時）フィールドを追加してください。
- ベースID
- 表のURLから取得できます。「app〜」から始まる値です。
- テーブルID
- 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。
Microsoft Teams
- Microsoft365のログイン情報（メール・電話番号・SkypeID、パスワード）
- チャットID
- 通知を送るチャット上で右クリックし、表示されたメニューの「リンクをコピー」を選択します。コピーしたURLから取得できます。
- このリンク内に「19: ～ .space」の形式で記載された部分がチャットIDです。
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
Airtable
検索結果からAirtableを選択し、次の画面へ進みます。
「アクセスを許可する」をクリックすると、Airtableのマイアプリ登録が完了します。
Microsoft Teams
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移しますので、Microsoft365のログイン情報を入力します。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックします。
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「レコードが登録されたら」
次に、テンプレートの最初の工程をクリックします。
この工程では、Airtableから表の項目を取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらの項目は初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Airtableと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
- トリガーの起動間隔
- 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- ベースID
- URLから取得できます。「app〜」から始まる値です。
- テーブルID
- 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。
- Created Timeのフィールド名
- 行の作成日時を記載するフィールドの項目名を入力します。事前に作成した表の「作成日時」に該当するフィールド名を入力します。サンプルで作成した表では「Created Time」と表記しました。
テストをクリックします。
成功すると、初期設定で取得されている項目がアウトプットとして表示されます。
さらにAirtableの項目を追加するため、同画面下のアウトプットの枠にある「＋取得する値を追加」を選択します。
指定したAirtableの項目名が表示されます。
- 青丸のプラスをクリックすると、アウトプットとして値が取得できるようになります。例えば、今回の場合は赤枠で囲った箇所が私が作成したAirtableの項目名なので、顧客ID〜住所までのボタンをクリックしました。追加した項目は右側に表示されます。
- レコード名（id）とレコード作成日（Created Time）はデフォルトで取得できるため、追加は不要です。
追加ボタンをクリック 追加した項目もアウトプットとして取得できました。
→保存するをクリックします。
ステップ4 アプリと連携する「トークルームにメッセージを送信」
次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
この工程でMicrosoft Teamsに通知する、定型文を作成します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらの項目は初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
- チームID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択すると、IDが引用されます。
- チャンネルID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。
- 送信するメッセージの定型文を作ります。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。Microsoft Teamsに送信する内容を選択すると、自動で埋め込みコードが引用されます。引用コードの前に、項目名を入力するとわかりやすいです。
- Microsoft Teamsでは、通知メッセージをリッチで構造化された形に表示するために、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行タグ<br/>を挿入する必要があります。
- メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
ステップ5 アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えできます。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。Microsoft Teamsの指定チャンネルに通知が確認できました。
今回使用したテンプレートについては、こちらです。
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
もっと活用！Airtableを使った自動化3選
Airtableで顧客情報やスケジュール、タスクを一元管理することで、他のアプリと連携し活用の幅をさらに広げられます。
1. Google フォームの情報をAirtableに自動登録
Google フォームで収集したデータをAirtableに自動追加することで、手動作業の手間を省けます。登録ミスや重複を防ぎ、データ管理を効率化できます。
BASEの商品情報をShopifyにも追加するフローです。
2. Airtableからboardへの発注先情報を自動登録
Airtableに発注先情報を登録すると、自動的にboardにも反映されるフローボットテンプレート。手入力の負担を減らし、データ反映のスピードを向上させます。入力ミスの防止に役立ち、請求業務や情報共有がスムーズになります。
■概要
Notionの商品情報をShopifyに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でNotionを利用する方
・Notionで商品情報を一元管理している方
・Notionへの商品情報の追加を担当している方
2.Shopifyを活用してECサイトを運営している方
・手動でShopifyへの商品情報の追加をしている方
■注意事項
・Notion、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3. Airtableの情報でGoogle カレンダーに予定を作成
Airtableの情報を元にGoogle カレンダーに予定を自動作成。手入力が省けるので、作業効率が向上します。予定の漏れやミスを防ぎ、チーム全体で最新の情報を共有できます。
Shopifyで注文が発生したらNotionに追加する
試してみる
Shopifyで注文が発生したらNotionに追加するフローです。
まとめ
Yoomのフローボットテンプレートを使えば、プログラミング不要でAirtableとMicrosoft Teamsを連携が簡単にできます。今回ご紹介した自動化では、顧客対応のスピードアップやリソースの最適化、データ入力ミスの削減といった具体的なメリットが得られます。
初めて自動化に取り組む方にもぴったりのフローです。テンプレートは以下のバナーから今すぐご利用いただけます。
自動化で業務をよりスムーズに進めてみませんか？
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
では、またお会いしましょう！
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