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Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用する中で、「Microsoft SharePointにフォルダやファイルをアップロードした際に、毎回手動でMicrosoft Teamsに通知している」
「重要なファイル共有なのに、通知を忘れてしまい情報連携が遅れることがある」
といった課題を感じていませんか？
これらのアプリケーションは連携してこそ真価を発揮するため、手作業での情報共有は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴いますよね。
もし、Microsoft SharePointでのファイルやフォルダの更新情報を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知する仕組みがあれば、どうでしょうか。
情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑化できるため、手作業による非効率な業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中する時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の反復作業にかかる時間を削減できます。
ぜひこの記事を参考に業務の自動化を進めて、チームの連携をさらに強化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携してできること
Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、手動で行っていた情報共有のプロセスを自動化し、チームの連携をスムーズにすることが可能になります。
例えば、Microsoft SharePointに新しいファイルやフォルダが追加された際に、その情報をMicrosoft Teamsの関連チャネルに自動通知できます。
これにより、情報共有のタイムラグを削減し、確認漏れを防げるはずです。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを選択するだけで、これらの連携をすぐに体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointに新規フォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
Microsoft SharePointにプロジェクト用の新しいフォルダが作成された際、関連メンバーがいるMicrosoft Teamsのチャネルに自動で通知する連携です。
この連携は、新しいプロジェクトの開始や資料共有の周知をスムーズに行えるため、手動での連絡漏れを防ぎ、効率的なチームの立ち上げをサポートします。
Microsoft SharePointで特定の形式のファイルが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
Microsoft SharePointの特定のフォルダに「PDF」や「PNG」といった特定の形式のファイルが追加されたことをトリガーに、経理部や法務部など、関連するMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知する連携です。
この仕組みにより、重要な書類がアップロードされたことを担当者がスムーズに把握しやすくなり、迅速な確認や承認作業へ繋がります。
この連携は条件分岐の処理を含むため、「請求書ファイルが追加された時のみ通知」といった、業務にあわせた柔軟な自動化フローも設定できます。
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointに新規フォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録方法を解説します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
【Microsoft SharePointの登録】
1.アプリ一覧で検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック
2.Microsoftにサインインする（すでにサインインしている場合は、この画面はスキップされます）
3.マイアプリに追加される
以下の画像のような「マイアプリを登録しました」と表示されたら登録完了です。
【Microsoft Teamsの登録】
以下のナビを参考にMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作っていきます。
簡単に作成できるようにテンプレートを作っているので、今回はテンプレートをコピーしてきます。
Yoomにログインをしたままバナーの「試してみる」をクリックします。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
ここでの設定により、Microsoft SharePointにフォルダが作成されると、トリガーが起動します。
1.「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」をクリック
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Microsoft SharePointの使用するフォルダにフォルダを追加する
今回は、以下のフォルダを作成しました。
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトID：Microsoft SharePointのサイトを候補から選択します
フォルダID：候補から、Microsoft SharePointで新しいフォルダを作成したフォルダを選択します
すべて入力したら、「テスト」をクリックしてください。
「取得した値」を確認したら、下部にある「保存する」をクリックしましょう。
「取得した値」に関しては、こちらでご確認ください。
ステップ4：「分岐する」の設定
Microsoft SharePointの設定では、フォルダの作成時と更新時の両方でフローボットが起動します。
そのため、分岐処理を利用して、フォルダの作成時のみ、Microsoft Teamsに通知するように設定を行います。
1.「分岐する」をクリック
「分岐対象の取得した値」は基準値のまま以下の通り進めます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中は他のプランでは制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
※「分岐」の設定方法
分岐条件：フレーム内をクリックし、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて「最終更新日時」を選択します
入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る設定
1.「チャネルにメッセージを送る」をクリック
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「チャネルにメッセージを送る」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
チームID：候補からメッセージを送るMicrosoft Teamsのチームを選択します
メッセージ：枠下の注意書きを参照しながら、メッセージで送信したい内容を入れます
「取得した値」から必要情報を選択することができます。
メンション情報や添付ファイル情報は任意で、必要情報を設定してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
