Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する方法

ステップ1：AirtableとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Airtableの登録から行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にAirtableと入力し、表示された候補から「Airtable」を選択します。
以下の画面が表示されたら「＋ベースを追加」をクリックし、連携するデータベースを選択しましょう。
設定が完了したら「アクセスを許可する」をクリックします。

続いてMicrosoft SharePointの連携を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にMicrosoft SharePointと入力し、表示された候補から「Microsoft SharePoint」を選択します。

すでにログイン済みの場合、自動で連携が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにAirtableとMicrosoft SharePointが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Airtable「レコードが登録されたら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にAirtableでのトリガーの設定を行うため、「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Airtableと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→レコードが登録されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

使用するAirtableのデータベースを確認しましょう。
今回は以下のように設定しました。
項目は任意で設定可能ですが、「Created time」は連携の設定で必要となるので必ず設定しましょう。

Yoomに戻り、詳細の設定を行います。
まず、「トリガーの起動間隔」を候補から選択しましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

使用するデータベースの情報を入力しましょう。

「ベース ID」「テーブルID」→使用するデータベースのURLから取得し、設定してください
「Created Timeのフィールド名」→Airtable上で確認し、設定してください

『「Created Timeのフィールド名」は、項目名横から「編集フィールド」を開くと確認できます。

設定完了後、実際にAirtableでレコードの登録を行い、Yoomで「テスト」を実行しましょう。

「テスト」が成功すると、アウトプットが取得されます。
アウトプットをアクションで使用することで、値をフロー起動ごとに変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

今回のトリガーアクションでは、デフォルトで「レコードID」と「レコード作成日」のアウトプットが取得されます。
下記の画面の★の項目をアウトプットで取得するために、手動で設定を行います。
「＋取得する値を追加」をクリックしましょう。
‍

下記の画面が表示されたら、取得したい項目名の横の「＋」をクリックすると画面右側に追加されます。
最後に「追加」をクリックしましょう。

アウトプットの欄に項目が追加されていればOKです。
最後に「保存する」をクリックしましょう。

※詳しい設定内容はこちらをご覧ください。

ステップ3：Microsoft SharePoint「フォルダを作成」のアクションを設定

次にMicrosoft SharePointでフォルダを作成しましょう。
「フォルダを作成」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定していきます。

「サイトID」→候補から選択してください

「ドライブID」→候補から選択してください

「親フォルダ名」→任意で設定してください
「親フォルダのアイテムID」→候補から選択してください

「フォルダ名」→任意で設定してください

今回は下記のように設定しました。

{{会社名}}専用フォルダ→株式会社テスト専用フォルダ

アウトプットを使用して設定することで、会社名の値を毎回変化させて、フォルダを作成できますよ。
ぜひ活用してみてくださいね。

設定完了後「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：AirtableとMicrosoft SharePointの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

作成したフォルダのURLをレコードに追加する

今回作成したフォルダのURLをAirtableのレコードに追加してみてはいかがでしょうか？
そうすることで、Airtableのレコードから直接フォルダにアクセスが可能になりますよ。
データベースにURLを追加する項目を作成し、Airtableの「レコードを更新する」のアクションを追加しましょう。
アクションの詳細は、下の画面のようにアウトプットを使用して設定してくださいね。

チーム全体に通知を行う

新しい取引先とフォルダが作成されたことをチーム全体に通知することも可能です。
ご自身の使用しているチャットツールを選択し、設定してみましょう。
通知する本文もアウトプットを活用し、設定してみましょう。
新規取引先の登録をチーム全体に知らせることで、情報共有の円滑化にもつながりそうですね。

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

はじめに紹介するのは、freee人事労務との連携です。Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを作成している場合、自動化により作成漏れやミスを回避することができるでしょう。

2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

次に紹介するのは、GMOサインで締結した書類をMicrosoft SharePointに自動で格納するフローです。ファイルの保存漏れを回避して、確実な情報管理につながるでしょう。

3.Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

最後に紹介するのは、Outlookで受信したファイルを自動保存するフローです。個人で受信したメールのファイルでも、自動で保存が完了することでスムーズにチームに情報共有することができるでしょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

AirtableとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例

メリット1：業務の標準化と手間の削減

Airtableで取引先の情報を登録するだけで、自動的にMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成が不要になります。これにより、担当者ごとに異なるフォルダの命名ルールや保存場所の不統一を防ぎ、業務の標準化が実現できるでしょう。例えば、営業チームが新規取引先をAirtableに登録すると、取引先ごとに適切なフォルダが自動で作成され、商談資料や契約書をスムーズに保存できるでしょう。これにより、「フォルダを作成し忘れた」「どこに保存すればよいかわからない」といった問題が発生せず、業務の効率化が期待できます。

メリット2：業務プロセスの迅速化

Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されることで、関係者が必要な情報に迅速にアクセスできるでしょう。特に、複数の部署が関わる案件では、AirtableとMicrosoft SharePointの連携により、異なる部署間の情報共有がスムーズに行えるかもしれません。例えば、営業チームがAirtableで新規取引先を登録したら、管理部門や経理部門もMicrosoft SharePoint上のフォルダを確認できるようになります。これにより、契約書のチェック、請求処理、与信管理などのあらゆる業務がスピーディーに進み、社内の連携の向上が期待できます。

メリット3：データ管理の一元化

Airtableに登録された取引先ごとにMicrosoft SharePointで専用フォルダが作成されることで、顧客情報や関連資料の管理が一元化されます。これにより、情報が社内の異なるツールやフォルダに分散することを防ぎ、スムーズな検索と管理が可能になるでしょう。例えば、マーケティングチームが取引先の過去の提案資料を探す際に、会社名でMicrosoft SharePointのフォルダを検索し見つけることができるため、無駄な検索時間を削減できます。これにより、資料管理の効率が向上し、チーム全体の生産性向上が期待できるでしょう。

まとめ

AirtableとMicrosoft SharePointの連携により、取引先情報の登録から関連フォルダの自動作成までを効率的に行うことができるでしょう。この連携により、手作業によるヒューマンエラーの削減や、業務の標準化と効率化が期待できます。チーム間の連携も強化され、情報の一元管理によって迅速な意思決定につながるかもしれません。ぜひYoomを業務に取り入れ、自社の業務プロセスの最適化を実現してみませんか？