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【ノーコードで実現】Microsoft SharePointのファイルを自動でバックアップする方法
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Microsoft SharePointに保存しているファイルを毎日バックアップするのは面倒…」
「万が一のデータ損失に備えたい…」
このように、Microsoft SharePointのファイル管理において課題を感じていませんか？
もし、指定した日時に自動でMicrosoft SharePoint上のファイルを複製し、保存できる仕組みがあれば、こうした日々の作業やデータ損失のリスクを減らせるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
ぜひこの機会に自動化を導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointのファイルを自動でバックアップする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft SharePointのファイルを自動でバックアップするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎日決まった時間にMicrosoft SharePointの特定ファイルを複製し、バックアップ用のフォルダに自動で移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft SharePointのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とMicrosoft SharePointのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft SharePointのマイアプリ連携
ここでは、YoomとMicrosoft SharePointのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft365アカウントにサインインすると、マイアプリ登録の完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
- 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
- バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：スケジュールのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
続いて、実行時間の指定に進みます。
以下の画面が表示され、スケジュールを確認するための項目がすでに登録されています。
内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
※「スケジュール設定」は、タブ（日付指定・曜日指定・Cron設定）から変更可能です。
ステップ4：Microsoft SharePointのアクション設定
Microsoft SharePointの特定ファイルを複製し、バックアップ用のフォルダに移動するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルを複製」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択します。
「複製対象ファイルのアイテムID」は、最後の設定項目にある「複製先フォルダのアイテムID」をクリックして表示される候補の中から指定し、IDをコピー＆ペーストしてください。
この記事では、サンプルとして以下のファイルをバックアップ対象にしています。
「複製後のファイル名」には、複製後の拡張子（例「○○○.pdf」）を含めて記載します。
注釈を参考にしながら、「複製先のフォルダ名」「複製先フォルダのアイテムID」を設定してください。
※このオペレーションでは、複製後のファイルのフォルダが必要です。テストを進める前に作成しておきましょう。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストを実行し、Microsoft SharePointにファイルが複製・アップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Microsoft SharePointを使った自動化例
ファイルやフォルダが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやタスク管理ツールに情報やタスクを自動転記します。
逆に、他ツールの情報をトリガーにフォルダを作成したりファイルを格納します。
情報連携の正確性と業務効率が向上します。
■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
手作業での確認や通知は手間がかかる上に、見落としや連絡漏れが発生しやすく、プロジェクトの進行を妨げる一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePoint上で特定のフォルダに新しいフォルダが作成または更新されたタイミングでDiscordへ自動で通知することが可能になり、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方
- フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方
- リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。
- 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。
- Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方
- チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、Smartsheetのシートを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間もかかり、入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化できます。Microsoft SharePointにファイルが格納されると、その情報が自動でSmartsheetに行として追加されるため、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル更新後、Smartsheetへの手動入力に課題を感じている方
- SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携させ、プロジェクト管理や情報共有の迅速化を目指すチームリーダーの方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにSmartsheetへ自動で行が追加されるため、これまでデータ連携の手作業に費やしていた時間を短縮できます
- SmartsheetとMicrosoft SharePoint間の手動での情報連携が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成の時のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、指定したシートに情報を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください
- Smartsheetへ行を追加するアクションでは、どのシートに行を追加するか、またMicrosoft SharePointから取得したファイル名やURLなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
Microsoft SharePointにファイルが格納されるたびに、その内容を確認し、手作業で文字起こしや情報抽出、そしてAsanaへのタスク登録を行っていませんか。この一連の作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容解析とデータ抽出、そしてAsanaへのタask自動追加までを一気通貫で行い、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとAsanaを利用し、ファイル管理とタスク管理を行っている方
- 契約書や請求書などの書類から手作業で情報を転記し、負担を感じている方
- 定型的な情報処理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納後の定型作業が自動化され、これまで費やしていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み取りミスやAsanaへのタスク登録漏れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Microsoft SharePointとAsanaをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象ファイルを取得します。
- 4.次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 5.さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元に要約や必要な情報の整理を行います。
- 6.次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、整理されたテキストから特定の情報を抽出します。
- 7.最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や生成されたテキストを基にタスクを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、複数の選択肢の中から任意で設定することが可能です。
- AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際の指示（プロンプト）内容は、業務に合わせて自由に設定してください。
- AI機能でテキストから抽出したいデータ項目（例：契約金額、取引先名、納期など）を任意で選択、設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointでのファイル管理とBacklogでのタスク管理は便利ですが、特定の条件に合うファイルが追加されるたびに手動でBacklogに課題を起票するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
特にファイル数が多い場合や、迅速な対応が求められる際には、入力漏れや対応遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納された際に、自動でBacklogに課題を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBacklogを利用し、ファイル更新に応じたタスク作成を手作業で行っている方
- ファイル格納後の迅速な情報共有とタスク化を実現し、業務の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 定型的な課題作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による課題の起票漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時が特定の日時であるか、ファイル名に特定のキーワードが含まれているかといった条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定したプロジェクトへ課題が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを、実際の利用環境に合わせて候補から選択してください。
- 分岐機能の設定では、課題を起票する条件となるファイルの最終更新日時、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定してください。例えば、ファイル名に「社内用」というキーワードが含まれる場合のみ課題を作成する、といったカスタマイズが可能です。
- Backlogで課題を追加するアクションを設定する際に、課題を登録するBacklogのドメイン、プロジェクトID、そして課題の件名や詳細内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方
- ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方
- ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- ・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。
- ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、締結が完了した後の契約書の管理に手間を感じてはいないでしょうか。締結済みのファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへ手動で格納する作業は、件数が増えるほど負担になり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープの締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約ファイルと証明書を自動でMicrosoft SharePointに格納でき、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでのミーティングが増える中で、録画データの管理や文字起こし内容の共有に手間を感じていませんか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、Microsoft SharePointへ格納する作業は時間がかかり、格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、自動的にテキストデータをMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納できます。これにより、情報共有の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomの録画データを活用した議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイル転送や格納による、ヒューマンエラーや作業漏れを防ぎたい方
- ZoomとMicrosoft SharePointを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomで文字起こしが完了後、自動でMicrosoft SharePointに格納されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのファイル転送時に起こりがちな、格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでZoomのアクションを設定し、トリガーとなったミーティングの文字起こしデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した文字起こしデータを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、事前にZoom側でミーティング終了後に自動で文字起こしが実行されるように設定しておく必要があります。
- Microsoft SharePointへのファイル格納アクションでは、文字起こしされたテキストデータを格納するサイトやフォルダを任意設定できます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
手作業での確認や通知は手間がかかる上に、見落としや連絡漏れが発生しやすく、プロジェクトの進行を妨げる一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePoint上で特定のフォルダに新しいフォルダが作成または更新されたタイミングでDiscordへ自動で通知することが可能になり、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方
- フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方
- リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。
- 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。
- Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方
- チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、Smartsheetのシートを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間もかかり、入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化できます。Microsoft SharePointにファイルが格納されると、その情報が自動でSmartsheetに行として追加されるため、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル更新後、Smartsheetへの手動入力に課題を感じている方
- SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携させ、プロジェクト管理や情報共有の迅速化を目指すチームリーダーの方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにSmartsheetへ自動で行が追加されるため、これまでデータ連携の手作業に費やしていた時間を短縮できます
- SmartsheetとMicrosoft SharePoint間の手動での情報連携が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成の時のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、指定したシートに情報を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください
- Smartsheetへ行を追加するアクションでは、どのシートに行を追加するか、またMicrosoft SharePointから取得したファイル名やURLなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
Microsoft SharePointにファイルが格納されるたびに、その内容を確認し、手作業で文字起こしや情報抽出、そしてAsanaへのタスク登録を行っていませんか。この一連の作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容解析とデータ抽出、そしてAsanaへのタask自動追加までを一気通貫で行い、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとAsanaを利用し、ファイル管理とタスク管理を行っている方
- 契約書や請求書などの書類から手作業で情報を転記し、負担を感じている方
- 定型的な情報処理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納後の定型作業が自動化され、これまで費やしていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み取りミスやAsanaへのタスク登録漏れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Microsoft SharePointとAsanaをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象ファイルを取得します。
- 4.次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 5.さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元に要約や必要な情報の整理を行います。
- 6.次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、整理されたテキストから特定の情報を抽出します。
- 7.最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や生成されたテキストを基にタスクを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、複数の選択肢の中から任意で設定することが可能です。
- AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際の指示（プロンプト）内容は、業務に合わせて自由に設定してください。
- AI機能でテキストから抽出したいデータ項目（例：契約金額、取引先名、納期など）を任意で選択、設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointでのファイル管理とBacklogでのタスク管理は便利ですが、特定の条件に合うファイルが追加されるたびに手動でBacklogに課題を起票するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
特にファイル数が多い場合や、迅速な対応が求められる際には、入力漏れや対応遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納された際に、自動でBacklogに課題を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBacklogを利用し、ファイル更新に応じたタスク作成を手作業で行っている方
- ファイル格納後の迅速な情報共有とタスク化を実現し、業務の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 定型的な課題作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による課題の起票漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時が特定の日時であるか、ファイル名に特定のキーワードが含まれているかといった条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定したプロジェクトへ課題が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを、実際の利用環境に合わせて候補から選択してください。
- 分岐機能の設定では、課題を起票する条件となるファイルの最終更新日時、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定してください。例えば、ファイル名に「社内用」というキーワードが含まれる場合のみ課題を作成する、といったカスタマイズが可能です。
- Backlogで課題を追加するアクションを設定する際に、課題を登録するBacklogのドメイン、プロジェクトID、そして課題の件名や詳細内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方
- ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方
- ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。
- ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでのミーティングが増える中で、録画データの管理や文字起こし内容の共有に手間を感じていませんか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、Microsoft SharePointへ格納する作業は時間がかかり、格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、自動的にテキストデータをMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納できます。これにより、情報共有の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomの録画データを活用した議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイル転送や格納による、ヒューマンエラーや作業漏れを防ぎたい方
- ZoomとMicrosoft SharePointを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomで文字起こしが完了後、自動でMicrosoft SharePointに格納されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのファイル転送時に起こりがちな、格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでZoomのアクションを設定し、トリガーとなったミーティングの文字起こしデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した文字起こしデータを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、事前にZoom側でミーティング終了後に自動で文字起こしが実行されるように設定しておく必要があります。
- Microsoft SharePointへのファイル格納アクションでは、文字起こしされたテキストデータを格納するサイトやフォルダを任意設定できます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
まとめ
Microsoft SharePointのバックアップを自動化することで、手作業を減らし、人為的なミスや対応漏れを防ぎながら重要なデータを保護できます。
これにより、万が一の事態にも対応できる体制が整い、より安心して日々の業務に取り組むことが可能になるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：SharePoint以外のサービスにバックアップできますか？
A：はい、できます。
例えば、Google DriveやDropboxにアップロードされたファイルを特定のフォルダにバックアップしたり、バックアップ後にチャットツールへ通知したりする設定など、さまざまなテンプレートが用意されています。
ぜひ業務効率化にご活用ください。
■概要
日々の業務でGoogle Driveに重要なファイルをアップロードする際、手動でバックアップを作成したり、関係者に通知したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でバックアップを作成し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、手作業による手間やミスの発生を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル管理で、手動でのバックアップ作業を負担に感じている方
- Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速なファイル共有や更新通知を実現したい方
- ファイルのバックアップ漏れや通知忘れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、バックアップ作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業で起こりがちなファイルのコピー忘れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションで監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ用のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルにバックアップ完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるため、あらかじめアカウントの種類をご確認の上、設定してください。
■概要
OneDriveに保存している重要なファイルを、もしもの時のためにGoogle Driveへもバックアップしておきたいけれど、毎回手作業で行うのは手間がかかり、忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定した日時になると、OneDriveの特定フォルダ内にあるファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへバックアップするため、手作業による手間やバックアップ漏れといった課題を解消し、データの安全性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとGoogle Driveを併用し、定期的なファイルバックアップを手作業で行っている方
- 手作業によるバックアップ漏れや、作業の非効率性に課題を感じている担当者の方
- 重要なファイルのバックアップを自動化し、データ保全の確実性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでOneDriveからGoogle Driveへのファイルバックアップが自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやバックアップの実行忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータの確実な保全に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でOneDriveとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、バックアップ対象のファイルが保存されているOneDrive上のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したファイル一覧に対して、後続の処理をファイルごとに行うようにします。
- 繰り返し処理の中で、オペレーションとしてOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、個別のファイルをダウンロードします。
- 最後に、繰り返し処理の中で、オペレーションとしてGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGoogle Driveの指定したフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、バックアップを実行したい任意の日時（例：毎日の深夜、毎週特定の曜日など）や繰り返し間隔を自由に指定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、バックアップ元のフォルダIDを、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、バックアップ先のフォルダIDを、それぞれご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、OneDriveから取得したファイル一覧データをもとに、例えばファイル名を対象とするなど、繰り返し処理を行う条件を必要に応じて指定できます。
■注意事項
- OneDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
重要なファイルをDropboxで管理する際、手作業でのバックアップに手間がかかったり、更新ファイルのバックアップを忘れてしまったりしませんか？このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成・更新されると、自動で指定した別のフォルダにファイルを複製するものです。手作業によるバックアップの手間を省き、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップ作業を自動化したい方
- チームで共有しているファイルのバックアップ漏れや更新ミスを防ぎたいと考えている方
- 日々の定型業務を効率化し、より創造的なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定フォルダへのファイル追加をトリガーに自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、バックアップのし忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルを複製」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを複製する処理を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが作成・更新された際に自動化を起動するかを任意で設定できます。
- Dropboxのオペレーション設定では、複製したファイルの保存先となるフォルダを自由に指定可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした後、手作業でBoxにもバックアップする作業は、手間がかかるだけでなく、忘れてしまうとデータの保全に影響が出ることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でBoxにバックアップコピーを作成するため、手作業によるバックアップの手間や、それに伴うヒューマンエラーのリスクを軽減し、より確実にデータを管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルバックアップを手作業で行っている情報管理担当者の方
- ファイルのバックアップの効率化や、作業漏れによるデータ損失のリスク低減を図りたい方
- 定型的なバックアップ作業から解放され、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でBoxへバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ業務の時間を削減できます。
- 手動でのファイル移動やコピーによる、ファイルの選択ミスやアップロード忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの整合性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ設定画面にて、お使いのDropboxアカウントとBoxアカウントを連携してください。
- 次に、このフローボットのトリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォルダへの新しいファイルの追加や既存ファイルの更新を検知します。
- 続いて、オペレーションとしてDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoomのシステム内に一時的にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションとしてBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、先ほどダウンロードしたファイルを指定したBoxのフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションで監視対象とするフォルダを、ユーザーのバックアップ元としたい任意のフォルダを設定してください。
- Boxの「ファイルをアップロード」オペレーションにおいて、ファイルのアップロード先となるフォルダを、ユーザーのバックアップ先としたい任意のフォルダを設定してください。
■注意事項
- Dropbox、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
日々の業務でGoogle Driveに重要なファイルをアップロードする際、手動でバックアップを作成したり、関係者に通知したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でバックアップを作成し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、手作業による手間やミスの発生を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル管理で、手動でのバックアップ作業を負担に感じている方
- Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速なファイル共有や更新通知を実現したい方
- ファイルのバックアップ漏れや通知忘れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、バックアップ作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業で起こりがちなファイルのコピー忘れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションで監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ用のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルにバックアップ完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるため、あらかじめアカウントの種類をご確認の上、設定してください。
■概要
OneDriveに保存している重要なファイルを、もしもの時のためにGoogle Driveへもバックアップしておきたいけれど、毎回手作業で行うのは手間がかかり、忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定した日時になると、OneDriveの特定フォルダ内にあるファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへバックアップするため、手作業による手間やバックアップ漏れといった課題を解消し、データの安全性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとGoogle Driveを併用し、定期的なファイルバックアップを手作業で行っている方
- 手作業によるバックアップ漏れや、作業の非効率性に課題を感じている担当者の方
- 重要なファイルのバックアップを自動化し、データ保全の確実性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでOneDriveからGoogle Driveへのファイルバックアップが自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやバックアップの実行忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータの確実な保全に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でOneDriveとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、バックアップ対象のファイルが保存されているOneDrive上のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したファイル一覧に対して、後続の処理をファイルごとに行うようにします。
- 繰り返し処理の中で、オペレーションとしてOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、個別のファイルをダウンロードします。
- 最後に、繰り返し処理の中で、オペレーションとしてGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGoogle Driveの指定したフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、バックアップを実行したい任意の日時（例：毎日の深夜、毎週特定の曜日など）や繰り返し間隔を自由に指定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、バックアップ元のフォルダIDを、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、バックアップ先のフォルダIDを、それぞれご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、OneDriveから取得したファイル一覧データをもとに、例えばファイル名を対象とするなど、繰り返し処理を行う条件を必要に応じて指定できます。
■注意事項
- OneDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
重要なファイルをDropboxで管理する際、手作業でのバックアップに手間がかかったり、更新ファイルのバックアップを忘れてしまったりしませんか？このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成・更新されると、自動で指定した別のフォルダにファイルを複製するものです。手作業によるバックアップの手間を省き、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップ作業を自動化したい方
- チームで共有しているファイルのバックアップ漏れや更新ミスを防ぎたいと考えている方
- 日々の定型業務を効率化し、より創造的なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定フォルダへのファイル追加をトリガーに自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、バックアップのし忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルを複製」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを複製する処理を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが作成・更新された際に自動化を起動するかを任意で設定できます。
- Dropboxのオペレーション設定では、複製したファイルの保存先となるフォルダを自由に指定可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした後、手作業でBoxにもバックアップする作業は、手間がかかるだけでなく、忘れてしまうとデータの保全に影響が出ることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でBoxにバックアップコピーを作成するため、手作業によるバックアップの手間や、それに伴うヒューマンエラーのリスクを軽減し、より確実にデータを管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルバックアップを手作業で行っている情報管理担当者の方
- ファイルのバックアップの効率化や、作業漏れによるデータ損失のリスク低減を図りたい方
- 定型的なバックアップ作業から解放され、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でBoxへバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ業務の時間を削減できます。
- 手動でのファイル移動やコピーによる、ファイルの選択ミスやアップロード忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの整合性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ設定画面にて、お使いのDropboxアカウントとBoxアカウントを連携してください。
- 次に、このフローボットのトリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォルダへの新しいファイルの追加や既存ファイルの更新を検知します。
- 続いて、オペレーションとしてDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoomのシステム内に一時的にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションとしてBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、先ほどダウンロードしたファイルを指定したBoxのフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションで監視対象とするフォルダを、ユーザーのバックアップ元としたい任意のフォルダを設定してください。
- Boxの「ファイルをアップロード」オペレーションにおいて、ファイルのアップロード先となるフォルダを、ユーザーのバックアップ先としたい任意のフォルダを設定してください。
■注意事項
- Dropbox、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
Q：更新されたファイルだけをバックアップできますか？
A：はい、できます。
トリガーを「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」に変更し、直下に「分岐」オペレーションを追加してください。
これにより、ファイルの作成か更新かの条件にもとづいて処理を分岐させることが可能です。
※分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：バックアップが失敗した場合、どうなりますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
