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「Microsoft SharePointに保存しているファイルを毎日バックアップするのは面倒…」
「万が一のデータ損失に備えたい…」
このように、Microsoft SharePointのファイル管理において課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">指定した日時に自動でMicrosoft SharePoint上のファイルを複製し、保存できる仕組み</span>があれば、こうした日々の作業やデータ損失のリスクを減らせるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
ぜひこの機会に自動化を導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointのファイルを自動でバックアップする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎日決まった時間にMicrosoft SharePointの特定ファイルを複製し、バックアップ用のフォルダに自動で移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとMicrosoft SharePointのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft365アカウントにサインインすると、マイアプリ登録の完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
続いて、実行時間の指定に進みます。
以下の画面が表示され、スケジュールを確認するための項目がすでに登録されています。
内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
※「スケジュール設定」は、タブ（日付指定・曜日指定・Cron設定）から変更可能です。
Microsoft SharePointの特定ファイルを複製し、バックアップ用のフォルダに移動するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルを複製」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択します。
「複製対象ファイルのアイテムID」は、最後の設定項目にある「複製先フォルダのアイテムID」をクリックして表示される候補の中から指定し、IDをコピー＆ペーストしてください。
この記事では、サンプルとして以下のファイルをバックアップ対象にしています。
「複製後のファイル名」には、複製後の拡張子（例「○○○.pdf」）を含めて記載します。
注釈を参考にしながら、「複製先のフォルダ名」「複製先フォルダのアイテムID」を設定してください。
※このオペレーションでは、複製後のファイルのフォルダが必要です。テストを進める前に作成しておきましょう。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストを実行し、Microsoft SharePointにファイルが複製・アップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックします。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
ファイルやフォルダが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやタスク管理ツールに情報やタスクを自動転記します。
逆に、他ツールの情報をトリガーにフォルダを作成したりファイルを格納します。
情報連携の正確性と業務効率が向上します。
Microsoft SharePointのバックアップを自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業を減らし、人為的なミスや対応漏れを防ぎながら重要なデータを保護できます。</span>
これにより、万が一の事態にも対応できる体制が整い、より安心して日々の業務に取り組むことが可能になるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：SharePoint以外のサービスにバックアップできますか？
A：はい、できます。
例えば、Google DriveやDropboxにアップロードされたファイルを特定のフォルダにバックアップしたり、バックアップ後にチャットツールへ通知したりする設定など、さまざまなテンプレートが用意されています。
ぜひ業務効率化にご活用ください。
Q：更新されたファイルだけをバックアップできますか？
A：はい、できます。
トリガーを「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」に変更し、直下に「分岐」オペレーションを追加してください。
これにより、ファイルの作成か更新かの条件にもとづいて処理を分岐させることが可能です。
※分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：バックアップが失敗した場合、どうなりますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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