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「Microsoft SharePointに溜まった古いファイル、手動で削除するのが面倒…」
「定期的なファイル整理に時間を取られて、本来の業務が進まない…」
このように、Microsoft SharePointのファイル管理、特に不要なファイルの削除作業に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">設定したスケジュールに合わせて、Microsoft SharePoint上の特定のフォルダ内にあるファイルを自動で一括削除できる仕組み</span>があれば、こうしたファイル整理の悩みから解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint上の不要なファイルを定期的に削除する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここからMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリ＞新規接続よりMicrosoft SharePointを検索し、クリックしてください。
以下の画面でサインインを求められます。アカウントを持っている場合、サインインをすると連携が完了します。登録時のメールアドレスなどの情報と、パスワードを入力してください。
アカウントをお持ちでない場合には、アカウントを作成しましょう。アカウント名には、登録しているメールアドレスなどを任意で設定してください。
ログインが完了するとマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」というアクションを設定していきましょう。
ここではMicrosoft SharePoint内のファイルを、どのくらいの周期で削除していくか設定します。
今回は毎月1日の9時に削除フローが走るよう、以下のように設定しました。
設定し終わったら「保存する」を押してください。
次に、特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得していきます。「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
Microsoft SharePoint内の特定フォルダを指定していきます。サイトID、ドライブID、フォルダIDを候補から順に入力していきましょう。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、「保存する」ボタンを押してください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「同じ処理を繰り返す」の設定方法も併せてご参照ください。
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
タイトルはそのままで構いません。繰り返し対象の取得した値の部分が以下のようになっているか確認してください。
上記のようになっていれば「保存する」を押してください。
では、実際に削除を行っていきます。
「ファイル・フォルダを削除」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
Microsoft SharePoint内の特定フォルダを指定していきます。サイトID、ドライブIDを候補から順に入力していきましょう。
アイテムIDは「アイテムIDのリストのループ変数」を取得した値から入力します。
ここまで済んだらテストボタンを押します。テストが成功したらOKです。
Microsoft SharePointの該当ファイルも確認し、ファイルが削除できていたら完了です。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はスケジュールトリガーを使ったので、トリガーがONになっていれば該当の日時になると自動的に処理が走ります。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
下記フローを活用することで、ファイル整理や通知などの手作業を減らし、作業時間を短縮できます。
また、情報の共有漏れやミスを防ぎ、必要なデータが自動で整理・保存されるため、チーム全体の生産性と正確性が向上します。
Microsoft SharePointのファイル削除を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理の手間を排除し、ヒューマンエラーによる誤削除のリスクを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理に費やしていた時間を節約し、クリーンなストレージ環境を維持しながら、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動削除されたファイルは復元できますか？
A：該当のファイルは自動削除された後、Microsoft SharePointのごみ箱に入るので、復元が可能です。
Q：ファイルだけでなく、フォルダごと削除することも可能ですか？
A：アクションで「ファイル・フォルダを削除」を選択すれば可能です。削除にかかわることですので、慎重にお試しください。
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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