定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。
手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方
・手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方
・ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Microsoft SharePointに溜まった古いファイル、手動で削除するのが面倒…」
「定期的なファイル整理に時間を取られて、本来の業務が進まない…」
このように、Microsoft SharePointのファイル管理、特に不要なファイルの削除作業に手間を感じていませんか？
もし、設定したスケジュールに合わせて、Microsoft SharePoint上の特定のフォルダ内にあるファイルを自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうしたファイル整理の悩みから解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePoint上の不要なファイルを定期的に削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。
手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方
・手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方
・ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointのファイルを定期的に削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft SharePointのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とMicrosoft SharePointのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。
手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方
・手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方
・ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft SharePointをマイアプリ連携
ここからMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリ＞新規接続よりMicrosoft SharePointを検索し、クリックしてください。
以下の画面でサインインを求められます。アカウントを持っている場合、サインインをすると連携が完了します。登録時のメールアドレスなどの情報と、パスワードを入力してください。
アカウントをお持ちでない場合には、アカウントを作成しましょう。アカウント名には、登録しているメールアドレスなどを任意で設定してください。
ログインが完了するとマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。
手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方
・手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方
・ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」というアクションを設定していきましょう。
ここではMicrosoft SharePoint内のファイルを、どのくらいの周期で削除していくか設定します。
今回は毎月1日の9時に削除フローが走るよう、以下のように設定しました。
設定し終わったら「保存する」を押してください。
ステップ4：Microsoft SharePointの特定フォルダ内のコンテンツを取得をする
次に、特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得していきます。「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
Microsoft SharePoint内の特定フォルダを指定していきます。サイトID、ドライブID、フォルダIDを候補から順に入力していきましょう。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、「保存する」ボタンを押してください。
ステップ5：繰り返し設定
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「同じ処理を繰り返す」の設定方法も併せてご参照ください。
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
タイトルはそのままで構いません。繰り返し対象の取得した値の部分が以下のようになっているか確認してください。
- オペレーション：特定のフォルダ内のフォルダ・ファイルを取得
- 取得した値：アイテムIDのリスト
上記のようになっていれば「保存する」を押してください。
ステップ6：Microsoft SharePointのファイル・フォルダを削除
では、実際に削除を行っていきます。
「ファイル・フォルダを削除」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
Microsoft SharePoint内の特定フォルダを指定していきます。サイトID、ドライブIDを候補から順に入力していきましょう。
アイテムIDは「アイテムIDのリストのループ変数」を取得した値から入力します。
ここまで済んだらテストボタンを押します。テストが成功したらOKです。
Microsoft SharePointの該当ファイルも確認し、ファイルが削除できていたら完了です。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はスケジュールトリガーを使ったので、トリガーがONになっていれば該当の日時になると自動的に処理が走ります。
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
下記フローを活用することで、ファイル整理や通知などの手作業を減らし、作業時間を短縮できます。
また、情報の共有漏れやミスを防ぎ、必要なデータが自動で整理・保存されるため、チーム全体の生産性と正確性が向上します。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している取引先が増えるたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れや名称の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先が登録されるだけで、Microsoft SharePointに自動で関連フォルダが作成されるため、手作業による情報管理の手間を省き、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・新しい取引先が発生するたびに、関連書類の格納場所を手動で用意している営業担当者や管理部門の方
・データの整合性を保ちながら、情報管理の効率化や自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Airtable、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのレコード詳細を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化につながります。
自動でデータが追加されるため、追加漏れなどの人的ミスも軽減されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・kintoneを活用してデータ管理を行い、社内情報を一元化したいと考える方
・ファイルがMicrosoft SharePointに格納された時、そのファイル情報を迅速にkintoneに追加したい方
・kintoneへのデータ追加を自動化して、人的ミスを最小限に抑えたい方
・ファイル情報の追跡と管理が重要な部署やチームで、効率的な情報共有を実現したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する」ワークフローを利用すると、ファイル情報の管理が楽になります。
手動でデータ入力する手間を省けるため、業務効率化を図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理を行っている方
・Microsoft SharePointに格納したファイルをSalesforceに迅速に反映させたい方
・業務の効率化を目指している企業担当者
・OCR技術を活用して業務プロセスを改善したい方
・Salesforceを日常的に利用し、データをスピーディに共有したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成し通知する
試してみる
指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkに連携して新規グループを作成した後詳細を通知するフローです。
月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する
試してみる
■概要
「月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する」フローは、月次業務をスムーズに進めるための業務ワークフローです。
毎月初めに手動で行っていたBoxとMicrosoft SharePoint間のファイル同期作業を自動化することで、時間と労力を大幅に削減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、確実な連携を実現することで、データの一貫性を保ちながら効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・月末にBoxとMicrosoft SharePointの間で手動同期を行っているIT管理者の方
・BoxとMicrosoft SharePointの連携を自動化して業務効率を向上させたいと考えている方
・定期的なファイル同期作業に時間を割きたくないチームリーダーの方
・データ整合性を保ちながら業務プロセスを標準化したい企業の方
・Yoomを活用してワークフロー自動化を検討中の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Microsoft SharePointのファイル削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理の手間を排除し、ヒューマンエラーによる誤削除のリスクを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理に費やしていた時間を節約し、クリーンなストレージ環境を維持しながら、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：自動削除されたファイルは復元できますか？
A：該当のファイルは自動削除された後、Microsoft SharePointのごみ箱に入るので、復元が可能です。
Q：ファイルだけでなく、フォルダごと削除することも可能ですか？
A：アクションで「ファイル・フォルダを削除」を選択すれば可能です。削除にかかわることですので、慎重にお試しください。
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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