定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方 手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方 ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールを設定するだけで定期的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointのファイル削除業務の時間を短縮できます 指定した条件に基づいて自動でファイルが削除されるため、手作業による削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを実行したい日時を設定します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」アクションを設定し、削除対象のファイル一覧を取得します 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft SharePointの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを一つずつ削除します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時や頻度（毎時、毎日、毎週など）を任意に設定してください Microsoft SharePointでファイルを取得するアクションでは、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として設定してください Microsoft SharePointでファイルを削除するアクションでは、繰り返し処理によって取得したファイルIDを変数として設定してください ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Microsoft SharePointに溜まった古いファイル、手動で削除するのが面倒…」
このように、Microsoft SharePointのファイル管理、特に不要なファイルの削除作業に手間を感じていませんか？
もし、設定したスケジュールに合わせて、Microsoft SharePoint上の特定のフォルダ内にあるファイルを自動で一括削除できる仕組み があれば、こうしたファイル整理の悩みから解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePoint上の不要なファイルを定期的に削除する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方 手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方 ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールを設定するだけで定期的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointのファイル削除業務の時間を短縮できます 指定した条件に基づいて自動でファイルが削除されるため、手作業による削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを実行したい日時を設定します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」アクションを設定し、削除対象のファイル一覧を取得します 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft SharePointの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを一つずつ削除します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時や頻度（毎時、毎日、毎週など）を任意に設定してください Microsoft SharePointでファイルを取得するアクションでは、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として設定してください Microsoft SharePointでファイルを削除するアクションでは、繰り返し処理によって取得したファイルIDを変数として設定してください ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointのファイルを定期的に削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールのトリガー設定とMicrosoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方 手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方 ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールを設定するだけで定期的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointのファイル削除業務の時間を短縮できます 指定した条件に基づいて自動でファイルが削除されるため、手作業による削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを実行したい日時を設定します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」アクションを設定し、削除対象のファイル一覧を取得します 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft SharePointの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを一つずつ削除します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時や頻度（毎時、毎日、毎週など）を任意に設定してください Microsoft SharePointでファイルを取得するアクションでは、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として設定してください Microsoft SharePointでファイルを削除するアクションでは、繰り返し処理によって取得したファイルIDを変数として設定してください ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft SharePointをマイアプリ連携
ここからMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の画面でサインインを求められます。アカウントを持っている場合、サインインをすると連携が完了します。登録時のメールアドレスなどの情報と、パスワードを入力してください。
アカウントをお持ちでない場合には、アカウントを作成しましょう。アカウント名には、登録しているメールアドレスなどを任意で設定してください。
ログインが完了するとマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方 手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方 ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールを設定するだけで定期的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointのファイル削除業務の時間を短縮できます 指定した条件に基づいて自動でファイルが削除されるため、手作業による削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを実行したい日時を設定します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」アクションを設定し、削除対象のファイル一覧を取得します 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft SharePointの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを一つずつ削除します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時や頻度（毎時、毎日、毎週など）を任意に設定してください Microsoft SharePointでファイルを取得するアクションでは、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として設定してください Microsoft SharePointでファイルを削除するアクションでは、繰り返し処理によって取得したファイルIDを変数として設定してください ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではMicrosoft SharePoint内のファイルを、どのくらいの周期で削除していくか設定します。
設定し終わったら「保存する」を押してください。
ステップ4：Microsoft SharePointの特定フォルダ内のコンテンツを取得をする
次に、特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得していきます。「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Microsoft SharePoint内の特定フォルダを指定していきます。サイトID、ドライブID、フォルダIDを候補から順に入力していきましょう。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？ 取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら
ここまで終わったら、「保存する」ボタンを押してください。
ステップ5：繰り返し設定
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「同じ処理を繰り返す」
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
タイトルはそのままで構いません。繰り返し対象の取得した値の部分が以下のようになっているか確認してください。
オペレーション：特定のフォルダ内のフォルダ・ファイルを取得
取得した値：アイテムIDのリスト
上記のようになっていれば「保存する」を押してください。
ステップ6：Microsoft SharePointのファイル・フォルダを削除
では、実際に削除を行っていきます。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Microsoft SharePoint内の特定フォルダを指定していきます。サイトID、ドライブIDを候補から順に入力していきましょう。
アイテムIDは「アイテムIDのリストのループ変数」を取得した値から入力します。
ここまで済んだらテストボタンを押します。テストが成功したらOKです。
Microsoft SharePointの該当ファイルも確認し、ファイルが削除できていたら完了です。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
今回はスケジュールトリガーを使ったので、トリガーがONになっていれば該当の日時になると自動的に処理が走ります。
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
下記フローを活用することで、ファイル整理や通知などの手作業を減らし、作業時間を短縮できます。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している取引先が増えるたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れや名称の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先が登録されるだけで、Microsoft SharePointに自動で関連フォルダが作成されるため、手作業による情報管理の手間を省き、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AirtableとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 新しい取引先が発生するたびに、関連書類の格納場所を手動で用意している営業担当者や管理部門の方 データの整合性を保ちながら、情報管理の効率化や自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableにレコードが登録されると自動でフォルダが作成されるため、これまでフォルダ作成にかけていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報管理を正確に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AirtableとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取引先ごとのフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Airtableのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい任意のテーブルを指定できます。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、保存先の親フォルダを任意で指定することが可能です。また、フォルダ名は固定のテキストだけでなく、Airtableから取得した取引先名などを変数として設定することもできます。 ■注意事項
Airtable、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちら をご参照ください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、kintoneへ手作業で情報を転記する業務は手間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが追加されるだけで、ファイル名やURLといった情報がkintoneに自動でレコードとして追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減し、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとkintoneを連携させてファイル管理を行っている方 手作業でのファイル情報の転記に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointにファイルが格納されるとkintoneへ自動でレコードが追加され、手作業での転記作業に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で情報を登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとkintoneをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を登録したいフィールドに設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneにレコードを追加する際、Microsoft SharePointのトリガーから取得したファイル名やファイルのURL、作成日時といった情報を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointのリストを更新するたびに、手動でMicrosoft Teamsに連絡するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。特に、複数人が関わるプロジェクトでは、迅速で正確な情報共有が不可欠です。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できます。これにより、情報共有のプロセスが自動化され、チームの連携が円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでの情報更新を、手作業でチームに共有している方 Microsoft Teamsを使い、プロジェクトの進捗やタスクを管理している方 手作業による情報伝達の漏れや遅延をなくし、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのアイテム追加を起点に自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を削減できます。 システムが自動で通知処理を行うため、連絡漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのリストから取得したアイテム名などの情報を動的に埋め込めます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存した請求書や申込書などのファイルを、一つひとつ目視で確認し、Salesforceに手入力する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、OCR機能が内容を読み取り、Salesforceへ自動でレコードを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のファイルをSalesforceへ手作業で転記している方 紙やPDFの書類からSalesforceへのデータ入力を効率化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのレコード追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 目視による確認や手入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にレコードを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目（会社名、金額、日付など）を自由にカスタマイズできます。 Salesforceのレコード追加設定では、各項目に対して、OCR機能で抽出したどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 SalesforceおよびOCRによるAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
プロジェクトマネージャーやチームリーダー ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者 2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者 3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成し通知する
試してみる
■概要
指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkに連携して新規グループを作成した後詳細を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft SharePointによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーショコミュニケーションツールとして利用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・スケジュールに合わせてフォルダとグループチャットの作成から通知まで自動化することで、手作業による手間を省くことができ業務効率の改善につながります。
・新しいフォルダとグループチャットの作成から詳細情報の通知を自動化することによって、メンバー間の情報共有がスムーズになりコミュニケーションを活性化することができます。
■注意事項
・Chatwork、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する
試してみる
■概要
月初に行うBoxとMicrosoft SharePointの定期的なフォルダ同期は、重要な業務でありながらも手間がかかる作業ではないでしょうか？手作業によるファイルの移動やコピーは、作業漏れやミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリが自動で同期されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePoint間で定期的なファイル同期を手作業で行っている方 月初のルーティンワークを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに基づいて自動でファイルが同期されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのコピー漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、月初などの任意のタイミングを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、同期したいフォルダを指定します。 取得したファイルリストの各ファイルに対して処理を行うため、オペレーションで「繰り返し処理する」を設定します。 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションと、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを順番に設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、「毎月1日」など、ワークフローを起動したい曜日や日付を自由に設定してください。 Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」では、同期元としたいフォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。 繰り返し処理では、前のステップで取得したBoxのファイルリストを繰り返し対象として設定してください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、同期先となるサイトIDやドライブID、格納先のフォルダなどを任意で指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Microsoft SharePointのファイル削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理の手間を排除し、ヒューマンエラーによる誤削除のリスクを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理に費やしていた時間を節約し、クリーンなストレージ環境を維持しながら、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoom を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくある質問
Q：自動削除されたファイルは復元できますか？
A：該当のファイルは自動削除された後、Microsoft SharePointのごみ箱に入るので、復元が可能です。
Q：ファイルだけでなく、フォルダごと削除することも可能ですか？
A：アクションで「ファイル・フォルダを削除」を選択すれば可能です。削除にかかわることですので、慎重にお試しください。
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。Yoomお問い合わせ窓口
