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「Airtableにプロジェクトのレコードを追加したら、Clockifyにも手作業でタスクを登録している…」
「二重入力の手間もかかるし、入力ミスでタスクが漏れてしまうこともある…」
このように、データベースツールであるAirtableと、時間管理ツールであるClockifyの間で発生する手作業のデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Airtableに新しいレコードが追加されたら、関連するタスク情報をClockifyに自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。入力ミスを心配することなく、より重要なプロジェクト管理業務そのものに集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を試したことがない方でもすぐに導入が可能です。
ぜひこの機会に業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとClockifyを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AirtableとClockifyのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ入力を自動化できます。例えば、Airtableで管理しているプロジェクトやタスクの情報を、ボタン一つでClockifyに登録するといったことが可能になり、業務の正確性とスピード向上が期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableに新しいプロジェクトやタスクに関するレコードが登録された際に、その情報を基にClockifyへ自動的にTaskを追加します。
この連携は、Airtableのレコード情報を直接Clockifyに連携するシンプルな構成のため、<span class="mark-yellow">手作業によるタスクの登録漏れや入力ミスを防ぎ、プロジェクト管理の初動を迅速化</span>できます。
Airtableに登録されたレコードの中から、「優先度：高」や「ステータス：新規」といった特定の条件に合致するものだけを抽出し、ClockifyにTaskとして自動で追加します。
この自動化フローには分岐処理が含まれているため、<span class="mark-yellow">対応が必要なタスクだけを自動で連携させることが可能になり、より柔軟で効率的なタスク管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にAirtableとClockifyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとClockifyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Clockify
[Yoomとは]
今回は「Airtableにレコードが登録されたら、ClockifyにTaskを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Airtableの連携はナビを用意しています。以下の手順をご参照ください！
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Clockifyを検索して選択しましょう。
注釈に沿って、「アカウント名」・「API Key」・「ドメイン」の入力を進めましょう。
「API Key」は以下の方法で取得可能です。詳しくはこちらをご覧ください。
まずは、Clockifyに任意の方法でログインしましょう。
ログインできたら、右上にあるアイコンをクリックして「Preferences」を選択します。
「ADVANCED」をクリックし、「Manage API keys」を選択しましょう。
「GENERATE NEW」をクリックします。
「Name」に任意の名前を入力し「GENERATE」を選択すると、API Keyを作成できます！
作成されたAPI Keyをコピーし、Yoomの画面で「API Key」に貼り付けましょう！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。次のステップから設定していきましょう。
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Airtableでテーブルの作成がまだの方はこのタイミングで準備しましょう。
今回は「Created time」のフィールドが必須なので、忘れずに作成しておいてくださいね。
例として以下のように作成しました！
次に「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ベースID」と「テーブルID」を注釈に沿って設定しましょう。
「Created Timeのフィールド名」を設定しましょう。
今回はテーブルのフィールドで「Created time」と設定したので、「Created time」と入力しています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
ここでは、Airtableで登録されたレコードの情報が反映されています。次のClockifyの設定でこの取得した値を活用すると、自動でTaskを作成可能となります。
しかし、「取得した値」にClockifyのTaskに連携したい項目が反映されていない場合は、手動で取得する必要があります。
その場合は「+取得する値を追加」から追加していきましょう。以下を参考に追加してくださいね。
ClockifyのTaskに反映したい取得した値を手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「Create Task」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Clockifyでタスクを作成したいプロジェクトの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
ここでは、「0929テスト用」というプロジェクトを作成しました！
「Workspace ID」と「Project ID」を候補から選択しましょう。
「Task Name」を「取得した値」から設定します。
「取得した値」は変数となるので、Airtableでレコードが登録される度にそのデータを活用可能になります！
その他、任意の項目を設定してくださいね。設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Clockifyにタスクが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はAirtableからClockifyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClockifyからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Clockifyで新しいTaskが作成されたら、そのタスク情報をAirtableのデータベースにレコードとして自動で追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Clockifyで記録した作業実績やタスク内容をAirtableに集約し、一元的に管理できる</span>ようになります。
Clockifyで作成されたTaskの中から、特定のプロジェクトやクライアントに関連するものだけを絞り込み、Airtableの対応するデータベースにレコードとして自動で追加します。
この連携フローは分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">分析したいデータだけをAirtableに蓄積</span>します。
AirtableやClockifyのAPIを活用することで、データ管理やタスク管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Airtableによる自動化は、レコード管理や承認フロー、通知業務を効率化します。
例えば、他ツールと連携してレコード追加時の通知や承認依頼を自動化することで、データ管理の手間を削減できます。情報整理や社内共有がスムーズになるため、プロジェクト管理者やチーム運営者に特に有効です。
Clockifyを活用した自動化は、タスク管理や作業記録、通知業務を効率化します。
例えば、特定の条件でタスク作成や作業記録を他ツールに連携することで、手作業の削減と業務精度の向上が可能です。チームの生産性向上や作業履歴管理に役立つため、プロジェクトマネージャーや業務改善担当者におすすめです。
AirtableとClockifyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいてタスクの管理が可能です。入力作業に費やしていた時間を、より創造的で重要なコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どうすれば気づけますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：Airtableのレコード「更新」をきっかけに連携できますか？
A：可能です！Airtableの「レコードが更新されたら」というトリガーを使用することで実現できます！
その他、Airtableで使用できるフローボットオペレーションやフローボットトリガーについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：Slackなど他のツールも組み合わせられますか？（タスク作成をSlackで通知したい）
A：可能です！Clockifyのオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
下記の画面でSlackと検索し、該当のアクションを設定してください。
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