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仕事をスムーズに進めていくためにはチーム内の結束力はもちろん、チーム同士の協力も必要となります。特に営業、受注、流通などの一連の流れを滞りなく運ぶためには、各セクションが素早く作業に取り掛かることが重要ではないでしょうか。
そこで今回は、AirtableとTrelloを連携して、受注後の後工程がスタートしやすくなるアプリ連携をご紹介します。
各部門の連携強化に有益なアプリ連携となっています。この機会にぜひお役立てください。
今回のアプリ連携をすることで、Airtableのステータスが受注になると、Trelloにタスクが自動作成されます。これにより受注後のタスクが素早く可視化され、見落としを防ぎやすくなるかもしれません。
例えば、これまでは商談フェーズが終了した後、営業部から各部署へ連絡するか、Airtableのステータスを各々が確認して後工程へ移っていた場合、見落としなどの確認漏れが発生しやすい状態と言えるでしょう。
そこで今回のアプリ連携を導入し、Trelloにタスクとして登録されるようになれば、視認性があがることによりチェックミスなどの発生を防止できるかもしれません。
Airtableのステータスが受注になるとTrelloにタスクが自動作成されるため、現在受注中になっている案件が素早く把握しやすくなるはずです。
例えば、各部署がAirtableにアクセスし、受注フェーズに移行している案件を見つけた後にTrelloにタスクを手動作成している場合、時間と手間がかかってしまいます。
しかしアプリ連携を行い自動化を導入すれば、Trelloにアクセスするだけで受注ステータスになっている案件を確認できるため、今までよりも素早く受注後の工程に移行しやすくなる見込みがあります。
商談～受注といった、各部署が連携を取りながら行わなければならない一連のフローが存在する場合、ステータスの変更とともにTrelloのカードとして可視化されるようになれば、フェーズ移行時のプロセスが標準化され、進捗管理が行いやすくなることが期待できます。
例えば、Airtableを確認後にTrelloにタスクを手動作成する際、他に優先すべき作業がある場合は後回しにしてしまい、タスクの作成が遅れてしまうことも考えられます。
これでは他メンバーが後工程を進めることができず効率的とは言えないでしょう。しかしタスクの作成が自動化されれば、Trelloにはやるべきタスクが集約されていると同時に、すでに受注が完了しその次へ移行している案件も把握しやすくなるため、進捗確認がしやすいはずです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Airtableで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Airtableでステータスが「受注」になった時だけ、そのフィールドデータをAirtableのAPIで取得します。
そして、TrelloのAPIを用いてこのデータを受け取り、カードとして登録することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します
今回はテストとして上記のようなものを用意しました。
尚、ご用意いただくAirtableは上記の通りではなくても問題ありませんが、「Last Modified Time（最終更新日時）」と「ステータス（受注）」のフィールドは必ず用意しておきましょう。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、連携したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Trelloのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
各項目を埋めていきます。
詳しくはTrelloのマイアプリ連携についてをご覧ください。
ここで取得したAPIキーとアクセストークンは後ほどの設定で使用します。
3.追加する
全ての入力が完了したら右下の追加ボタンをクリックします。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Airtableで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Airtableのアイコンの「レコードが更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
6.Last Modified Timeのフィールド名の入力
Airtableに設定したLast Modified Timeのフィールド名を入力してください。
今回は「Last Modified Time」としているため、画像のように設定しました。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
画像のように青く「テスト成功」と表示が出たら、Trelloに反映したいAirtableのデータをJSONPATHでアウトプットとして取得します。
画面を下へスクロールしてください。
8.取得する値を追加
赤枠をクリックします。
画像のように、Airtableのデータが表示されます。
Trelloに反映したいデータを取得する場合「+マーク」をクリックしてください。
今回はテンプレートを活用しているため、あらかじめ取得済みの値が存在します。そのため、取得していない「部署」を選択してみましょう。
値が取得できると右側に反映されます。保存を押しましょう。
アウトプットとして登録が完了しました。なお、カーソルを合わせることで名前の変更が可能です。
ペンマークを押し、必要であれば項目名をテキストで取得した値に準ずるものに変更してください。
これらのアウトプットの取得につきましてJSON PATHによるアウトプットの取得方法というページも用意しています。併せてご覧ください。
9.保存
値の取得が完了したら保存をしましょう。
続けて、分岐の設定を行います。
1.分岐
矢印のアイコンの「ステータスが受注か判別」をクリックします。
※「分岐」は有料プラン対応のアクションです。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.確認する
テンプレートを活用しているため、設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認しましょう。この設定をすることにより、Airtableのデータのステータスが「受注」になったらフローボットが稼働します。
確認を終えたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Trelloのアイコンの「新しいカードを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.キーとトークンを設定する
先ほどマイアプリ連携の際に使用したAPIキーとアクセストークンを入力しましょう。
Trelloのマイアプリ連携についてから再取得することも可能です。
3.IDの入力
各IDを入力しましょう。
ボードIDはTrelloのページから取得し、ペーストしてください。リストIDはボックスをクリックすることで一覧表示されます。
どのリストにカードを作成するのか決めましょう。
4.アウトプットの挿入
AirtableのデータをTrelloに反映させる設定を行います。
まずはタイトルのボックスをクリックしてください。
Airtableのアイコンを選択します。
Airtableのフィールドデータが一覧表示されます。
その中から、カードのタイトルとして使用したいものをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
説明の部分に関しても、同様に設定を行うことで、カードの内容が把握し易くなります。
記号などをもちいて見やすくするのもおすすめです。
5.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示がされ、実際にTrelloにカードが作成されたのを確認したら保存をクリックします
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する
他にAirtableやTrelloを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Trelloでカードが登録されたらAirtableに追加する
今回とは逆のバージョンをご用意しています。カードを追加することでAirtableにもデータが登録されるため、タスクの把握がより柔軟に行いやすくなるはずです。
2.Trelloでカードが作成されたら、Slackに通知する
カードが追加されたことをいち早く知りたい場合はこちらのテンプレートもおすすめです。
3.Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知する
追加だけではなく更新を知らせることも可能です。今回のフローボットと併用すると利便性が向上するかもしれません。
やるべきことを可視化することで見落としを防ぎ、タスクを確実に処理しやすくなる可能性があります。また、今回のような自動化は部門間の連携強化にも繋がる見込みがあるため、業務改善となるかもしれません。
もし、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも、Yoomならプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、取り入れやすい仕様になっています。
この機会にアプリ連携を行い自動化を導入して、日々の業務を快適にしてみませんか？
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