AirtableとTrelloを連携して、Airtableで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する方法

ステップ1：AirtableとTrelloをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します

今回はテストとして上記のようなものを用意しました。
尚、ご用意いただくAirtableは上記の通りではなくても問題ありませんが、<span class="mark-yellow">「Last Modified Time（最終更新日時）」と「ステータス（受注）」のフィールドは必ず用意しておきましょう。</span>

• Last Modified Time

• ステータス

‍

2.検索する

Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。連携したいアカウントでサインインを行いましょう。‍

4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、連携したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

TrelloとYoomの連携

1.検索する

Trelloのアイコンをクリックします。‍

2.必須項目の入力

各項目を埋めていきます。
詳しくはTrelloのマイアプリ連携についてをご覧ください。

<span class="mark-yellow">ここで取得したAPIキーとアクセストークンは後ほどの設定で使用します。</span>

3.追加する
全ての入力が完了したら右下の追加ボタンをクリックします。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Airtableを起動してステータス「受注」で分岐する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Airtableのアイコンの「レコードが更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。‍

6.Last Modified Timeのフィールド名の入力

Airtableに設定したLast Modified Timeのフィールド名を入力してください。

今回は「Last Modified Time」としているため、画像のように設定しました。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。

画像のように青く「テスト成功」と表示が出たら、Trelloに反映したいAirtableのデータをJSONPATHでアウトプットとして取得します。
画面を下へスクロールしてください。

8.取得する値を追加

赤枠をクリックします。

画像のように、Airtableのデータが表示されます。
Trelloに反映したいデータを取得する場合「+マーク」をクリックしてください。
今回はテンプレートを活用しているため、あらかじめ取得済みの値が存在します。そのため、取得していない「部署」を選択してみましょう。

値が取得できると右側に反映されます。保存を押しましょう。

アウトプットとして登録が完了しました。なお、カーソルを合わせることで名前の変更が可能です。

ペンマークを押し、必要であれば項目名をテキストで取得した値に準ずるものに変更してください。
これらのアウトプットの取得につきましてJSON PATHによるアウトプットの取得方法というページも用意しています。併せてご覧ください。

9.保存

値の取得が完了したら保存をしましょう。

続けて、分岐の設定を行います。

1.分岐

矢印のアイコンの「ステータスが受注か判別」をクリックします。
※「分岐」は有料プラン対応のアクションです。有料プランは2週間のトライアルが可能です。‍

2.確認する

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テンプレートを活用しているため、設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認しましょう。この設定をすることにより、Airtableのデータのステータスが「受注」になったらフローボットが稼働します。
確認を終えたら保存を押しましょう。

ステップ4 : Trelloにカードを作成する設定

1.アプリと連携する

Trelloのアイコンの「新しいカードを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.キーとトークンを設定する

<span class="mark-yellow">先ほどマイアプリ連携の際に使用したAPIキーとアクセストークンを入力しましょう。</span>
Trelloのマイアプリ連携についてから再取得することも可能です。‍

3.IDの入力

各IDを入力しましょう。
ボードIDはTrelloのページから取得し、ペーストしてください。リストIDはボックスをクリックすることで一覧表示されます。

どのリストにカードを作成するのか決めましょう。

4.アウトプットの挿入

AirtableのデータをTrelloに反映させる設定を行います。
まずはタイトルのボックスをクリックしてください。

Airtableのアイコンを選択します。

Airtableのフィールドデータが一覧表示されます。
その中から、カードのタイトルとして使用したいものをクリックして挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

説明の部分に関しても、同様に設定を行うことで、カードの内容が把握し易くなります。
記号などをもちいて見やすくするのもおすすめです。‍

5.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示がされ、実際にTrelloにカードが作成されたのを確認したら保存をクリックします‍

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する

AirtableやTrelloを使ったその他の自動化例

他にAirtableやTrelloを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Trelloでカードが登録されたらAirtableに追加する

今回とは逆のバージョンをご用意しています。カードを追加することでAirtableにもデータが登録されるため、タスクの把握がより柔軟に行いやすくなるはずです。

2.Trelloでカードが作成されたら、Slackに通知する

カードが追加されたことをいち早く知りたい場合はこちらのテンプレートもおすすめです。

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3.Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知する

追加だけではなく更新を知らせることも可能です。今回のフローボットと併用すると利便性が向上するかもしれません。

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まとめ

やるべきことを可視化することで見落としを防ぎ、タスクを確実に処理しやすくなる可能性があります。また、今回のような自動化は部門間の連携強化にも繋がる見込みがあるため、業務改善となるかもしれません。
もし、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも、Yoomならプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、取り入れやすい仕様になっています。
この機会にアプリ連携を行い自動化を導入して、日々の業務を快適にしてみませんか？