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AirtableとZoomを連携し、Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法
リモートワークが主流となった現代では、多くのビジネスシーンでオンライン会議が欠かせないものとなっています。
また、業務効率化のために、Airtableで顧客情報やチームの連絡先を管理している方も多いでしょう。
そこで本記事では、Airtableから会議相手を選択するだけで、Zoomの会議URLを自動生成する方法をご紹介します。
この自動化により、会議作成に関する手間を省き、業務効率を向上させることが期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
この記事はこんな方におすすめ
- 普段からAirtableを使って顧客情報を管理しているが、Zoom会議の設定に手間を感じている営業担当者
- 新人スタッフのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている人事部門の担当者
- リモートワーク環境において手軽な会議設定を実現したいと考えているプロジェクトマネージャー
- AirtableとZoomを組み合わせた業務自動化を検討している社内IT担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法
Airtableのデータベースから会議相手の情報をAirtableのAPIを利用して受け取り、 Zoomの提供するAPIを用いてAirtableの情報を基にZoom会議を作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- AirtableとZoomをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Airtableからデータを取得し、Zoomで会議を作成する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
■概要Airtableで顧客情報やタスクを管理しているものの、そこからZoom会議を設定する際に、手作業で情報をコピーしたり、URLを発行したりする作業に手間を感じていませんか？また、手作業による会議情報の設定ミスは、ビジネスにおいて避けたい事態です。このワークフローを活用すれば、Airtableのレコードページから直接Zoomの会議URLを自動で作成できるようになり、こうした会議設定にまつわる課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- ・Airtableで管理している情報をもとに、手作業でZoom会議を設定している方
- ・会議設定のたびに複数のアプリを往復する作業に手間を感じている営業担当者の方
- ・AirtableとZoomを連携させ、会議設定の業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ・Airtableの画面からワンクリックでZoomの会議URLが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による情報の転記が不要になるため、会議の日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ・Airtableのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- ・Zoomのミーティング作成アクションでは、Airtableのレコードから取得した会議名や参加者情報などを引用し、ミーティングのトピックや議題といった各項目を自由に設定できます。
■注意事項- Airtable、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Airtableで管理している情報をもとに、手作業でZoom会議を設定している方
- ・会議設定のたびに複数のアプリを往復する作業に手間を感じている営業担当者の方
- ・AirtableとZoomを連携させ、会議設定の業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Airtableの画面からワンクリックでZoomの会議URLが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による情報の転記が不要になるため、会議の日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Airtableのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- ・Zoomのミーティング作成アクションでは、Airtableのレコードから取得した会議名や参加者情報などを引用し、ミーティングのトピックや議題といった各項目を自由に設定できます。
■注意事項
- Airtable、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
ステップ1：AirtableとZoomをマイアプリ連携
はじめに、AirtableとZoomをマイアプリへ連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からAirtableを検索してクリックしてください。
任意の方法でサインインしましょう。
次に、ページ下部の「+ Add a base」をクリックしワークスペースを選択し、「Grant access」をクリックすることで、Airtableの連携が完了します。
続いて、「+新規接続」からZoomを検索し、Zoom（OAuth）をクリックしてください。
次の画面でZoomから取得した「Client ID」と「Client secret」を入力します。
「Client ID」と「Client secret」の取得方法はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。
Zoomのアクセス認証ページが表示された場合、「Allow」をクリックしてください。
これで、Zoomの連携が完了しました。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要Airtableで顧客情報やタスクを管理しているものの、そこからZoom会議を設定する際に、手作業で情報をコピーしたり、URLを発行したりする作業に手間を感じていませんか？また、手作業による会議情報の設定ミスは、ビジネスにおいて避けたい事態です。このワークフローを活用すれば、Airtableのレコードページから直接Zoomの会議URLを自動で作成できるようになり、こうした会議設定にまつわる課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- ・Airtableで管理している情報をもとに、手作業でZoom会議を設定している方
- ・会議設定のたびに複数のアプリを往復する作業に手間を感じている営業担当者の方
- ・AirtableとZoomを連携させ、会議設定の業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ・Airtableの画面からワンクリックでZoomの会議URLが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による情報の転記が不要になるため、会議の日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ・Airtableのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- ・Zoomのミーティング作成アクションでは、Airtableのレコードから取得した会議名や参加者情報などを引用し、ミーティングのトピックや議題といった各項目を自由に設定できます。
■注意事項- Airtable、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Airtableで管理している情報をもとに、手作業でZoom会議を設定している方
- ・会議設定のたびに複数のアプリを往復する作業に手間を感じている営業担当者の方
- ・AirtableとZoomを連携させ、会議設定の業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Airtableの画面からワンクリックでZoomの会議URLが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による情報の転記が不要になるため、会議の日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Airtableのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- ・Zoomのミーティング作成アクションでは、Airtableのレコードから取得した会議名や参加者情報などを引用し、ミーティングのトピックや議題といった各項目を自由に設定できます。
■注意事項
- Airtable、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
ステップ2：Airtableからデータを取得する
次に、Airtableから会議相手のデータを取得する設定を行います。
「レコードの詳細ページから起動」をクリックしてください。
今回は、Google拡張機能を使用して設定を行なっていきます。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法については、こちらをご参照ください。
「Airtableと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
「ベースID」と「テーブルID」は注釈を参照して、Airtableの該当URLから取得したIDを入力してください。
「起動ページのURLサンプル」には、AirtableのレコードURLを入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
【注意点】
Zoom会議を作成する際の設定必須項目を取得するには、以下の手順を参考にし、設定してください。
なお、設定必須項目は「トピック」「会議の説明」「日付」「開始時刻」「会議時間」です。
①Airtableで事前に必須項目を保存する
Airtableで事前に「トピック」「会議の説明」「日付」「開始時刻」「会議時間」を保存しておく必要があります。
その際の注意点として、画像のように日付はYYYY-MM-DD形式、時刻は00:00形式など、Zoomのアクション「ミーティングを作成」を参考に定められた表記に設定してください。
② AirtableのデータをJsonPATHで取得する
特定の項目をJSON PATHで取得します。
1. テスト終了後、アウトプットの下部にある「＋取得する値を追加」を押す。
2. JSON PATHの画面で、取得したい値の横にある＋マークを押す。
3. 追加後、項目横のペンマークをクリックし、項目名や入力形式を任意編集する。
なお、詳しい手順はこちらで解説しています。
上記の手順で情報を取得できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：Zoomで会議を作成する
次に、Zoomの会議作成に関する設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「メールアドレス」は、Zoomに登録しているアカウントのメールアドレスを入力してください。
その他の項目は、Airtableから取得した情報を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当する内容を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットの情報と、Zoomで会議が作成されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に、「トリガーをON」をクリックして、フロー稼働の準備を完了させましょう。
これで、Airtableから会議相手を選択するだけでZoomの会議URLを作成することができます。
■概要Airtableで顧客情報やタスクを管理しているものの、そこからZoom会議を設定する際に、手作業で情報をコピーしたり、URLを発行したりする作業に手間を感じていませんか？また、手作業による会議情報の設定ミスは、ビジネスにおいて避けたい事態です。このワークフローを活用すれば、Airtableのレコードページから直接Zoomの会議URLを自動で作成できるようになり、こうした会議設定にまつわる課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- ・Airtableで管理している情報をもとに、手作業でZoom会議を設定している方
- ・会議設定のたびに複数のアプリを往復する作業に手間を感じている営業担当者の方
- ・AirtableとZoomを連携させ、会議設定の業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ・Airtableの画面からワンクリックでZoomの会議URLが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による情報の転記が不要になるため、会議の日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ・Airtableのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- ・Zoomのミーティング作成アクションでは、Airtableのレコードから取得した会議名や参加者情報などを引用し、ミーティングのトピックや議題といった各項目を自由に設定できます。
■注意事項- Airtable、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Airtableで管理している情報をもとに、手作業でZoom会議を設定している方
- ・会議設定のたびに複数のアプリを往復する作業に手間を感じている営業担当者の方
- ・AirtableとZoomを連携させ、会議設定の業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Airtableの画面からワンクリックでZoomの会議URLが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による情報の転記が不要になるため、会議の日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Airtableのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- ・Zoomのミーティング作成アクションでは、Airtableのレコードから取得した会議名や参加者情報などを引用し、ミーティングのトピックや議題といった各項目を自由に設定できます。
■注意事項
- Airtable、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
AirtableとZoomを使ったその他の自動化例
他にもAirtableとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する
Airtableのリード登録を基に、Zoomで会議情報を生成し、メールで送信するフローを構築します。これにより、会議設定から情報共有まで、効率化が期待されます。
■概要Airtableでリード情報を管理しているものの、その後の会議設定やお客様への連絡は手作業で行っていませんか。個別の対応は時間がかかるだけでなく、会議URLの共有ミスといった手作業ならではの課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomミーティングの作成から会議情報のメール送信までを自動化し、リード獲得後の対応を迅速かつ正確に進めることができます。■このテンプレートをおすすめする方- AirtableとZoomを活用しており、手動での会議設定や連絡に手間を感じている方
- リード獲得後の初回アプローチを迅速化し、商談化率を向上させたいセールス担当者の方
- セールスプロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへのリード登録をトリガーに、Zoom会議の作成からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業による会議URLの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。
- オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」機能を選択し、Airtableから取得したリードのメールアドレス宛に、Zoomで作成した会議情報を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Yoomの「メールを送る」機能では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意で設定できます。
- メールの本文や件名には、Airtableから取得した顧客名や会社名、Zoomで作成した会議URLといった、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- AirtableとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- AirtableとZoomを活用しており、手動での会議設定や連絡に手間を感じている方
- リード獲得後の初回アプローチを迅速化し、商談化率を向上させたいセールス担当者の方
- セールスプロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Airtableへのリード登録をトリガーに、Zoom会議の作成からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業による会議URLの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。
- はじめに、AirtableとZoomをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。
- オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」機能を選択し、Airtableから取得したリードのメールアドレス宛に、Zoomで作成した会議情報を記載したメールを送信するよう設定します。
- Yoomの「メールを送る」機能では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意で設定できます。
- メールの本文や件名には、Airtableから取得した顧客名や会社名、Zoomで作成した会議URLといった、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。
- AirtableとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
2. Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
Airtableのデータを活用してZoomで会議を作成し、Gmailで会議情報を送信することで、会議案内の手間削減をサポートします。この仕組みは作業負担を軽減し、正確な情報を基にメールを送信できます。
■概要Airtableで管理している新しいリードに対して、都度Zoomで会議を設定し、Gmailで案内メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、対応の遅れや連絡ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableにリードが登録されるだけで、Zoom会議の作成からGmailでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、スムーズな商談設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
■注意事項- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableを活用したリード管理で、商談設定までのプロセスを効率化したい営業担当者の方
- Zoomでのオンライン商談設定と、Gmailでの案内メール送信を手作業で行っている方
- リード獲得後のアプローチを自動化し、迅速な対応を実現したいインサイドセールスチームの方
- Airtableへのリード登録を起点に、Zoom会議の作成から案内メールの送信までが自動で実行されるため、手作業による商談設定の時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーの少ない商談設定を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableのメールアドレス宛に、作成したZoomの会議情報を送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、対応状況などの情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、どのデータベースやテーブルにレコードが追加された際にフローボットを起動させるか、任意で設定してください。
- Zoomの会議作成やGmailのメール送信アクションでは、件名や本文にAirtableから取得した会社名や担当者名などの情報を自由に組み込んでパーソナライズできます。
- Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3. Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
Airtableのリード情報を基にZoomで会議を作成し、Outlookを活用して先方へ会議情報を送信するプロセスを組み込むことで、スピーディーな情報共有が支援されます。
■概要Airtableに新しいリード情報が登録された後、Zoomで個別にミーティングを設定し、Outlookで案内メールを手動で作成・送信する作業は、手間がかかりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomでの会議作成からOutlookでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
■注意事項- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
AirtableとZoomの連携メリット
メリット1. 会議設定の効率化とヒューマンエラーの削減
Airtableに登録されている会議相手の情報を選択するだけでZoom会議URLが生成される仕組みを導入すれば、会議設定の時間短縮が期待できます。
例えば、従来のようにメールやチャットで個別にスケジュールを調整したり、会議リンクを手動で作成して送信する手間が省けます。
また、手動入力によるミスを防ぎ、間違ったリンク送信や会議設定漏れを未然に防止します。
特に多忙な環境では、ヒューマンエラーの回避が業務全体の効率向上に直結すると考えられます。
営業活動や内部会議など、頻繁にスケジュールを調整する業務で高い効果を発揮するかもしれません。
メリット2. オンボーディングプロセスの改善
アプリ連携を活用することで、新規クライアントや新人スタッフとの初回コンタクトを円滑に進めることができると予想されます。
Airtableを活用して個別情報を登録しておくことで、担当者が簡単にZoom会議URLを作成できる環境を構築し、業務プロセスの効率化が期待できます。
例えば、人事部門が新入社員の情報をAirtableで管理しておくことで、Zoomリンクをワンクリックで生成することができるため、面談やトレーニングセッションをスムーズに進めることができると考えられます。
また、顧客対応でも、契約初期の説明会や導入サポートに関わるZoom会議をスピーディーに開始できるため、顧客満足度が向上するかもしれません。
メリット3. リモートワーク環境の整備と業務効率化
AirtableとZoomを組み合わせた自動化は、リモートワーク環境での業務効率化に役立つと予想されます。
オンライン会議にあたって、リモートワーカーが複数のツールを操作する手間を削減し、素早くZoom会議を作成できます。
また、特定の担当者が不在でも、他のメンバーがAirtableの情報を基にスムーズに引き継ぎがサポートされます。
特にリモートでのプロジェクト管理やクライアント対応では、こうした自動化が業務全体の安定性を支えるでしょう。
まとめ
本記事では、AirtableとZoomを連携し、会議設定の自動化を実現する方法をご紹介しました。
この仕組みにより、会議準備の手間を削減し、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
また、ワンクリックで会議を作成できるため、PC操作が不慣れな方でも、簡単に操作を覚えられるかもしれません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、業務効率化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
