AirtableとZoomを連携し、Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法

ステップ1：AirtableとZoomをマイアプリ連携

はじめに、AirtableとZoomをマイアプリへ連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からAirtableを検索してクリックしてください。

任意の方法でサインインしましょう。

次に、ページ下部の「+ Add a base」をクリックしワークスペースを選択し、「Grant access」をクリックすることで、Airtableの連携が完了します。

続いて、「+新規接続」からZoomを検索し、Zoom（OAuth）をクリックしてください。

次の画面でZoomから取得した「Client ID」と「Client secret」を入力します。

「Client ID」と「Client secret」の取得方法はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。

Zoomのアクセス認証ページが表示された場合、「Allow」をクリックしてください。
これで、Zoomの連携が完了しました。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Airtableからデータを取得する

次に、Airtableから会議相手のデータを取得する設定を行います。
「レコードの詳細ページから起動」をクリックしてください。

今回は、Google拡張機能を使用して設定を行なっていきます。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法については、こちらをご参照ください。

「Airtableと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

「ベースID」と「テーブルID」は注釈を参照して、Airtableの該当URLから取得したIDを入力してください。
「起動ページのURLサンプル」には、AirtableのレコードURLを入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

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【注意点】

Zoom会議を作成する際の設定必須項目を取得するには、以下の手順を参考にし、設定してください。
なお、設定必須項目は「トピック」「会議の説明」「日付」「開始時刻」「会議時間」です。

①Airtableで事前に必須項目を保存する
Airtableで事前に「トピック」「会議の説明」「日付」「開始時刻」「会議時間」を保存しておく必要があります。

その際の注意点として、画像のように日付はYYYY-MM-DD形式、時刻は00:00形式など、Zoomのアクション「ミーティングを作成」を参考に定められた表記に設定してください。

②  AirtableのデータをJsonPATHで取得する
特定の項目をJSON PATHで取得します。

1. テスト終了後、アウトプットの下部にある「＋取得する値を追加」を押す。

2. JSON PATHの画面で、取得したい値の横にある＋マークを押す。
3. 追加後、項目横のペンマークをクリックし、項目名や入力形式を任意編集する。
なお、詳しい手順はこちらで解説しています。

上記の手順で情報を取得できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Zoomで会議を作成する

次に、Zoomの会議作成に関する設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「メールアドレス」は、Zoomに登録しているアカウントのメールアドレスを入力してください。
その他の項目は、Airtableから取得した情報を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当する内容を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットの情報と、Zoomで会議が作成されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に、「トリガーをON」をクリックして、フロー稼働の準備を完了させましょう。
これで、Airtableから会議相手を選択するだけでZoomの会議URLを作成することができます。

AirtableとZoomを使ったその他の自動化例

他にもAirtableとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する

Airtableのリード登録を基に、Zoomで会議情報を生成し、メールで送信するフローを構築します。これにより、会議設定から情報共有まで、効率化が期待されます。

2. Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する

Airtableのデータを活用してZoomで会議を作成し、Gmailで会議情報を送信することで、会議案内の手間削減をサポートします。この仕組みは作業負担を軽減し、正確な情報を基にメールを送信できます。

3. Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する

Airtableのリード情報を基にZoomで会議を作成し、Outlookを活用して先方へ会議情報を送信するプロセスを組み込むことで、スピーディーな情報共有が支援されます。

AirtableとZoomの連携メリット

メリット1. 会議設定の効率化とヒューマンエラーの削減

Airtableに登録されている会議相手の情報を選択するだけでZoom会議URLが生成される仕組みを導入すれば、会議設定の時間短縮が期待できます。
例えば、従来のようにメールやチャットで個別にスケジュールを調整したり、会議リンクを手動で作成して送信する手間が省けます。
また、手動入力によるミスを防ぎ、間違ったリンク送信や会議設定漏れを未然に防止します。
特に多忙な環境では、ヒューマンエラーの回避が業務全体の効率向上に直結すると考えられます。
営業活動や内部会議など、頻繁にスケジュールを調整する業務で高い効果を発揮するかもしれません。

メリット2. オンボーディングプロセスの改善

アプリ連携を活用することで、新規クライアントや新人スタッフとの初回コンタクトを円滑に進めることができると予想されます。
Airtableを活用して個別情報を登録しておくことで、担当者が簡単にZoom会議URLを作成できる環境を構築し、業務プロセスの効率化が期待できます。
例えば、人事部門が新入社員の情報をAirtableで管理しておくことで、Zoomリンクをワンクリックで生成することができるため、面談やトレーニングセッションをスムーズに進めることができると考えられます。
また、顧客対応でも、契約初期の説明会や導入サポートに関わるZoom会議をスピーディーに開始できるため、顧客満足度が向上するかもしれません。

メリット3. リモートワーク環境の整備と業務効率化

AirtableとZoomを組み合わせた自動化は、リモートワーク環境での業務効率化に役立つと予想されます。
オンライン会議にあたって、リモートワーカーが複数のツールを操作する手間を削減し、素早くZoom会議を作成できます。
また、特定の担当者が不在でも、他のメンバーがAirtableの情報を基にスムーズに引き継ぎがサポートされます。
特にリモートでのプロジェクト管理やクライアント対応では、こうした自動化が業務全体の安定性を支えるでしょう。

まとめ

本記事では、AirtableとZoomを連携し、会議設定の自動化を実現する方法をご紹介しました。
この仕組みにより、会議準備の手間を削減し、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
また、ワンクリックで会議を作成できるため、PC操作が不慣れな方でも、簡単に操作を覚えられるかもしれません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、業務効率化を体験してください。