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リモートワークが主流となった現代では、多くのビジネスシーンでオンライン会議が欠かせないものとなっています。
また、業務効率化のために、Airtableで顧客情報やチームの連絡先を管理している方も多いでしょう。
そこで本記事では、Airtableから会議相手を選択するだけで、Zoomの会議URLを自動生成する方法をご紹介します。
この自動化により、会議作成に関する手間を省き、業務効率を向上させることが期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Airtableのデータベースから会議相手の情報をAirtableのAPIを利用して受け取り、 Zoomの提供するAPIを用いてAirtableの情報を基にZoom会議を作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
■概要
Airtableで管理している情報をもとにZoomミーティングを設定する際、手作業でのURL発行や情報の転記に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード詳細ページから直接Zoomのミーティングを作成できるため、こうした手間を解消し、スムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、AirtableとZoomをマイアプリへ連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からAirtableを検索してクリックしてください。
任意の方法でサインインしましょう。
次に、ページ下部の「+ Add a base」をクリックしワークスペースを選択し、「Grant access」をクリックすることで、Airtableの連携が完了します。
続いて、「+新規接続」からZoomを検索し、Zoom（OAuth）をクリックしてください。
次の画面でZoomから取得した「Client ID」と「Client secret」を入力します。
「Client ID」と「Client secret」の取得方法はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。
Zoomのアクセス認証ページが表示された場合、「Allow」をクリックしてください。
これで、Zoomの連携が完了しました。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Airtableで管理している情報をもとにZoomミーティングを設定する際、手作業でのURL発行や情報の転記に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード詳細ページから直接Zoomのミーティングを作成できるため、こうした手間を解消し、スムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、Airtableから会議相手のデータを取得する設定を行います。
「レコードの詳細ページから起動」をクリックしてください。
今回は、Google拡張機能を使用して設定を行なっていきます。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法については、こちらをご参照ください。
「Airtableと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
「ベースID」と「テーブルID」は注釈を参照して、Airtableの該当URLから取得したIDを入力してください。
「起動ページのURLサンプル」には、AirtableのレコードURLを入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
【注意点】
Zoom会議を作成する際の設定必須項目を取得するには、以下の手順を参考にし、設定してください。
なお、設定必須項目は「トピック」「会議の説明」「日付」「開始時刻」「会議時間」です。
①Airtableで事前に必須項目を保存する
Airtableで事前に「トピック」「会議の説明」「日付」「開始時刻」「会議時間」を保存しておく必要があります。
その際の注意点として、画像のように日付はYYYY-MM-DD形式、時刻は00:00形式など、Zoomのアクション「ミーティングを作成」を参考に定められた表記に設定してください。
② AirtableのデータをJsonPATHで取得する
特定の項目をJSON PATHで取得します。
1. テスト終了後、アウトプットの下部にある「＋取得する値を追加」を押す。
2. JSON PATHの画面で、取得したい値の横にある＋マークを押す。
3. 追加後、項目横のペンマークをクリックし、項目名や入力形式を任意編集する。
なお、詳しい手順はこちらで解説しています。
上記の手順で情報を取得できたら、「保存する」をクリックしてください。
次に、Zoomの会議作成に関する設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「メールアドレス」は、Zoomに登録しているアカウントのメールアドレスを入力してください。
その他の項目は、Airtableから取得した情報を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当する内容を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットの情報と、Zoomで会議が作成されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に、「トリガーをON」をクリックして、フロー稼働の準備を完了させましょう。
これで、Airtableから会議相手を選択するだけでZoomの会議URLを作成することができます。
■概要
Airtableで管理している情報をもとにZoomミーティングを設定する際、手作業でのURL発行や情報の転記に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード詳細ページから直接Zoomのミーティングを作成できるため、こうした手間を解消し、スムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもAirtableとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Airtableのリード登録を基に、Zoomで会議情報を生成し、メールで送信するフローを構築します。これにより、会議設定から情報共有まで、効率化が期待されます。
Airtableのデータを活用してZoomで会議を作成し、Gmailで会議情報を送信することで、会議案内の手間削減をサポートします。この仕組みは作業負担を軽減し、正確な情報を基にメールを送信できます。
■概要
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業とのミーティングに使用している方
・離れた場所でも対面でコミュニケーションを取ることを大切にしている方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・リード情報の登録に使用している方
・ミーティングを設定するための情報登録を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomは場所や時間の制限を減らし、対面で相手と会話できるツールです。
リードとして登録された企業とのミーティングを設定するために活用することができます。
しかしAirtableに登録されたリード情報を使用して手作業でZoomでミーティングを作成し連絡をしなければいけないのは、非常に手間も時間もかかります。
このフローはリードとして登録された企業とのミーティングを作成し、発行されたリンクを自動で先方へ送付することができます。
自動化によって手作業にかかる手間を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーの回避を行うことで正確な情報でのミーティング作成を行うことができます。
またこれまで一連の業務にかかっていた時間をミーティングの準備に充てることで、会議内容を充実させることにつながります。
■注意事項
・Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableのリード情報を基にZoomで会議を作成し、Outlookを活用して先方へ会議情報を送信するプロセスを組み込むことで、スピーディーな情報共有が支援されます。
■概要
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したコミュニケーションを行う方
・遠方の企業とのミーティングに使用している方
・ミーティングを効率的に行うために活用している方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・リードに関連する情報の蓄積に使用している方
・ミーティングごとの情報を記録している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomは画面の共有によって効果的に情報共有できるコミュニケーションツールです。
しかしリードが登録されるごとに手作業でZoomで会議を作成し連絡を行うのは、業務全体の生産性へと影響を及ぼすかもしれません。
このフローはリードとして登録された企業とのミーティングを作成後リンクの送付を自動で行います。
一連の業務の自動化で手作業の手間を大幅に省き、コア業務に注力することで生産性向上へと繋げます。
また人的ミスの発生を防ぐことにもつながるため、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Airtableに登録されている会議相手の情報を選択するだけでZoom会議URLが生成される仕組みを導入すれば、会議設定の時間短縮が期待できます。
例えば、従来のようにメールやチャットで個別にスケジュールを調整したり、会議リンクを手動で作成して送信する手間が省けます。
また、手動入力によるミスを防ぎ、間違ったリンク送信や会議設定漏れを未然に防止します。
特に多忙な環境では、ヒューマンエラーの回避が業務全体の効率向上に直結すると考えられます。
営業活動や内部会議など、頻繁にスケジュールを調整する業務で高い効果を発揮するかもしれません。
アプリ連携を活用することで、新規クライアントや新人スタッフとの初回コンタクトを円滑に進めることができると予想されます。
Airtableを活用して個別情報を登録しておくことで、担当者が簡単にZoom会議URLを作成できる環境を構築し、業務プロセスの効率化が期待できます。
例えば、人事部門が新入社員の情報をAirtableで管理しておくことで、Zoomリンクをワンクリックで生成することができるため、面談やトレーニングセッションをスムーズに進めることができると考えられます。
また、顧客対応でも、契約初期の説明会や導入サポートに関わるZoom会議をスピーディーに開始できるため、顧客満足度が向上するかもしれません。
AirtableとZoomを組み合わせた自動化は、リモートワーク環境での業務効率化に役立つと予想されます。
オンライン会議にあたって、リモートワーカーが複数のツールを操作する手間を削減し、素早くZoom会議を作成できます。
また、特定の担当者が不在でも、他のメンバーがAirtableの情報を基にスムーズに引き継ぎがサポートされます。
特にリモートでのプロジェクト管理やクライアント対応では、こうした自動化が業務全体の安定性を支えるでしょう。
本記事では、AirtableとZoomを連携し、会議設定の自動化を実現する方法をご紹介しました。
この仕組みにより、会議準備の手間を削減し、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
また、ワンクリックで会議を作成できるため、PC操作が不慣れな方でも、簡単に操作を覚えられるかもしれません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、業務効率化を体験してください。
