Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する方法

ステップ1:AirtableとZoomをマイアプリ連携

フローボットを設定する前にYoomとアプリを連携しましょう！

1.Airtableのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリをクリックして、新規接続を選択します。

アプリ一覧の画面でAirtableを検索して、クリックしてください。

メールアドレスを入力しましょう。

パスワードを入力してください。

Add a baseでアクセスしたいワークスペースを選び、Grant accessをクリックしてください。

これでAirtableのマイアプリ登録ができました。

2.Zoomのマイアプリ登録

先ほどの手順同様にマイアプリをクリックして新規接続を選択してください。

アプリ一覧の画面でZoomを検索して、クリックしてください。

Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomのマイアプリ登録方法はこちらから。

これでZoomのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーしましょう。
下記のバナーをクリックしてください。

クリックするとYoomのテンプレートサイトに切り替わります。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

その後Yoomのワークスペースに移動し、コピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートのコピーができました。

ステップ3:Airtableのトリガーを設定

次に、フローボットの設定を行います。
先ほどコピーしたテンプレートの「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力済みですが、変更可能です。
Airtableと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を選択します。
契約プランに応じて設定可能な最短時間が異なります。
ベースID、テーブルID、Created Timeのフィールド名を入力しましょう。
入力したら、テストを実行します。

テストが成功して、Airtableのアウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Zoomのアクションを設定

次に「ミーティングを作成」をクリックし、設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力されていますが、変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ミーティングを作成」を選択してください。
入力できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

メールアドレスには、Airtableで取得したアウトプットからメールアドレスを選択しましょう。
トピックは任意のタイトルを入力するか、Airtableのアウトプットから「会議名」などの項目を選択してください。

日付、開始時刻、会議時間は添付画像のようにAirtableの情報をアウトプットから選択しましょう。
入力できたらテストをクリックしてください。

テストが成功し、Zoomのアウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ5:メールの設定

最後のステップです！
「メールを送る」をクリックして設定を進めましょう。

1.メールの設定

タイトルは事前に入力されていますが、変更できます。

ToはAirtableのアウトプットから選択しましょう。
件名はAirtableのアウトプットから「会議名」などを選択するか、入力してください。

本文には添付画像のように、AirtableとZoomのアウトプットから必要項目を選択し入力しましょう。
入力したら、「次へ」をクリックしてください。

2.メールの送信内容

メールの内容を確認して、テストを実行し、メールが送信できたら保存しましょう。

保存すると設定ができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定ができました！

AirtableやZoomを使ったその他の自動化例

Yoomには豊富なテンプレートが用意されています。
今回はAirtableやZoomを活用したテンプレートを3つご紹介します。

1.Airtableでリードが登録されたら、Zoomで会議を作成し、Outlookで会議情報を先方に送信するテンプレートです。

このテンプレートを活用すれば、会議準備のフローを自動化できます。
手動の場合、手間と労力がかかるため、事務作業の負担が大きくなるでしょう。
自動化することで、会議設定の時間を短縮し、業務を効率化できます。

2.Airtableでリードが登録されたら、Zoomで会議を作成し、Gmailで会議情報を先方に送信するテンプレートです。

手作業の場合、会議やメールの設定ミスや送信漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートを活用することで、そのようなヒューマンエラーを防止できると期待できます。

3.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するテンプレートです。

Googleフォームで面談予約が入ると、自動的にZoom会議が作成されます。
これにより、手作業を軽減できるため、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。

まとめ

AirtableとZoomを連携すれば、手作業の軽減やヒューマエンエラーの防止が可能になります。
これにより、事務作業の負担が減り、営業活動などの重要な業務に時間を使うことができるでしょう。
また、リードにスピーディーに対応できるため、顧客との信頼感が向上するでしょう。
Yoomを活用すると、プログラミング不要でアプリ連携やフローボット作成ができます。
テンプレートを使用すれば、簡単に設定できるため初心者でも安心して試せます。
この機会にAirtableとZoomを連携して、会議の設定フローを自動化しませんか？