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営業チームなどでは会議や商談をWebツールで行う機会が多いと思います。
会議の設定フローを手動で行う作業は、時間と手間がかかり非効率だと感じることがあるかもしれません。
この記事ではAirtableとZoomを連携して「Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する」方法をご紹介します。
これにより、手作業を自動化でき、スピーディーな顧客対応ができるかもしれません。
さらにYoomを活用してノーコードでアプリ連携やフローボットを作成する手順についても詳しく解説します。
ぜひ、ご覧ください。
以下のような方は、AirtableとZoomを連携してみてください！
AirtableとZoomを連携すれば、Airtableにリードを登録したら自動的に会議を作成しメールを送信することが可能です。
例えば、頻繁にリードが登録される新規営業チームがあったとしましょう。
手作業で会議の設定を行っていると、手間と労力がかかるため、本来の営業活動に支障が出るかも
しれません。
自動化することで、手動業務を軽減できるため、業務を効率的に行うことが期待できます。
手動で会議の設定を行っていると、入力ミスやメールの送信漏れなどのリスクが考えられます。
例えば、新規企業のリードが登録された場合について考えてみましょう。
手作業の場合、誤った情報を送信してしまい、信頼性を損ねてしまうかもしれません。
AirtableとZoomを連携すれば、そのようなヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
これにより、顧客に一貫性のある情報を提供しながら、会議を設定できるようになります。
Airtableにリードが登録されたら、Zoom会議を作成してその情報をメールで送信できるため、スピーディーな対応が期待できます。
例えば、競合他社が多いサービスを提供しているチームでリードが登録されたとします。
会議の設定フローを自動化できれば、Airtableにリードが登録されたらすぐに会議情報をメールで送信できます。
これにより、顧客の興味が高まっている間にアクションを起こせるため、次のフェーズに繋がりやすくなるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
このフローを活用すれば、会議の設定フローを自動化することが可能です。
これにより、手作業が軽減されて、ミスや漏れを防止できるでしょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
フローボットを設定する前にYoomとアプリを連携しましょう！
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリをクリックして、新規接続を選択します。
アプリ一覧の画面でAirtableを検索して、クリックしてください。
メールアドレスを入力しましょう。
パスワードを入力してください。
Add a baseでアクセスしたいワークスペースを選び、Grant accessをクリックしてください。
これでAirtableのマイアプリ登録ができました。
先ほどの手順同様にマイアプリをクリックして新規接続を選択してください。
アプリ一覧の画面でZoomを検索して、クリックしてください。
Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomのマイアプリ登録方法はこちらから。
これでZoomのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーしましょう。
下記のバナーをクリックしてください。
クリックするとYoomのテンプレートサイトに切り替わります。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
その後Yoomのワークスペースに移動し、コピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
次に、フローボットの設定を行います。
先ほどコピーしたテンプレートの「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
タイトルは入力済みですが、変更可能です。
Airtableと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を選択します。
契約プランに応じて設定可能な最短時間が異なります。
ベースID、テーブルID、Created Timeのフィールド名を入力しましょう。
入力したら、テストを実行します。
テストが成功して、Airtableのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
次に「ミーティングを作成」をクリックし、設定を進めましょう。
タイトルは入力されていますが、変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ミーティングを作成」を選択してください。
入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
メールアドレスには、Airtableで取得したアウトプットからメールアドレスを選択しましょう。
トピックは任意のタイトルを入力するか、Airtableのアウトプットから「会議名」などの項目を選択してください。
日付、開始時刻、会議時間は添付画像のようにAirtableの情報をアウトプットから選択しましょう。
入力できたらテストをクリックしてください。
テストが成功し、Zoomのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
最後のステップです！
「メールを送る」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは事前に入力されていますが、変更できます。
ToはAirtableのアウトプットから選択しましょう。
件名はAirtableのアウトプットから「会議名」などを選択するか、入力してください。
本文には添付画像のように、AirtableとZoomのアウトプットから必要項目を選択し入力しましょう。
入力したら、「次へ」をクリックしてください。
メールの内容を確認して、テストを実行し、メールが送信できたら保存しましょう。
保存すると設定ができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定ができました！
Yoomには豊富なテンプレートが用意されています。
今回はAirtableやZoomを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.Airtableでリードが登録されたら、Zoomで会議を作成し、Outlookで会議情報を先方に送信するテンプレートです。
このテンプレートを活用すれば、会議準備のフローを自動化できます。
手動の場合、手間と労力がかかるため、事務作業の負担が大きくなるでしょう。
自動化することで、会議設定の時間を短縮し、業務を効率化できます。
■概要
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したコミュニケーションを行う方
・遠方の企業とのミーティングに使用している方
・ミーティングを効率的に行うために活用している方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・リードに関連する情報の蓄積に使用している方
・ミーティングごとの情報を記録している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomは画面の共有によって効果的に情報共有できるコミュニケーションツールです。
しかしリードが登録されるごとに手作業でZoomで会議を作成し連絡を行うのは、業務全体の生産性へと影響を及ぼすかもしれません。
このフローはリードとして登録された企業とのミーティングを作成後リンクの送付を自動で行います。
一連の業務の自動化で手作業の手間を大幅に省き、コア業務に注力することで生産性向上へと繋げます。
また人的ミスの発生を防ぐことにもつながるため、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Airtableでリードが登録されたら、Zoomで会議を作成し、Gmailで会議情報を先方に送信するテンプレートです。
手作業の場合、会議やメールの設定ミスや送信漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートを活用することで、そのようなヒューマンエラーを防止できると期待できます。
■概要
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業とのミーティングに使用している方
・離れた場所でも対面でコミュニケーションを取ることを大切にしている方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・リード情報の登録に使用している方
・ミーティングを設定するための情報登録を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomは場所や時間の制限を減らし、対面で相手と会話できるツールです。
リードとして登録された企業とのミーティングを設定するために活用することができます。
しかしAirtableに登録されたリード情報を使用して手作業でZoomでミーティングを作成し連絡をしなければいけないのは、非常に手間も時間もかかります。
このフローはリードとして登録された企業とのミーティングを作成し、発行されたリンクを自動で先方へ送付することができます。
自動化によって手作業にかかる手間を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーの回避を行うことで正確な情報でのミーティング作成を行うことができます。
またこれまで一連の業務にかかっていた時間をミーティングの準備に充てることで、会議内容を充実させることにつながります。
■注意事項
・Airtable、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するテンプレートです。
Googleフォームで面談予約が入ると、自動的にZoom会議が作成されます。
これにより、手作業を軽減できるため、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AirtableとZoomを連携すれば、手作業の軽減やヒューマエンエラーの防止が可能になります。
これにより、事務作業の負担が減り、営業活動などの重要な業務に時間を使うことができるでしょう。
また、リードにスピーディーに対応できるため、顧客との信頼感が向上するでしょう。
Yoomを活用すると、プログラミング不要でアプリ連携やフローボット作成ができます。
テンプレートを使用すれば、簡単に設定できるため初心者でも安心して試せます。
この機会にAirtableとZoomを連携して、会議の設定フローを自動化しませんか？
