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従業員情報は、入社に関するさまざまな手続きに必須です。データの登録に時間がかかれば勤怠管理を始めとしたシステムの利用開始が遅れる可能性があります。また、登録した情報に誤りがあると、作成した書類を修正したり、保険手続きをやり直したりする必要が出てくるかもしれません。こういった事態を防ぐため、HRシステムの従業員登録を自動化するのはいかがでしょうか。
本記事では、Airtableに登録した従業員情報をオフィスステーションに同期し、台帳登録を自動化する方法を紹介します。手作業に比べて、転記の手間やミスの減少が見込めるため、一度に多くの入社者がいる場合でも入社手続きをスムーズに進められるでしょう。
今回紹介する内容は、次のような方々におすすめです！
・Airtableとオフィスステーションをそれぞれ導入しているが、システム間の従業員情報連携に課題を感じている方
・採用や入社手続きのデータ登録を手間に感じている方
・従業員データ管理の一元化を検討している方
連携によって、Airtableに従業員データが追加された際、自動的にオフィスステーションの従業員台帳に反映することが可能です。これにより、雇用契約書の作成や社会保険手続きなどの入社時の処理をスムーズに進めることができるでしょう。迅速な対応による新入社員の信頼獲得や、データ再入力の不要化による人事担当者の負担軽減が期待できます。
手動でのデータ転記は、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクが高くなります。従業員データは、勤怠管理や給与計算などの処理にも用いる重要な情報のため、ミスが問題になりやすいです。連携によって、Airtableに追加されたデータがオフィスステーションに自動同期されることで、転記時のミスの発生を抑えられるでしょう。データの正確性が向上すれば、雇用契約書の修正や保険手続きのやり直しなどによる手間の削減につながるかもしれません。
Airtableとオフィスステーションを連携し、従業員データを登録や更新した際に自動反映することで、企業の成長に伴って従業員数が増加した場合でも、情報管理の負担を抑えることができるでしょう。手動での情報入力では、従業員数の増加は直接的に管理工数の増加につながりますが、自動化によって、その影響を抑えることが可能です。新規支社の開設や新卒採用枠の増大などの大規模な採用活動、また、組織再編による異動者の増加にあたっても、既存の人事部門の人員体制を維持したまま効率的な情報管理の継続が見込めます。
自動化ツールYoomを使えば、連携設定は簡単に行えます。
[Yoomとは]
それでは、以下のテンプレートを使って、「Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
※オフィスステーションとの連携は、一部有料プランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・Airtableとオフィスステーションをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAirtableのトリガー設定と、その後に続くオフィスステーションのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Airtableとオフィスステーションの連携動作を確認
※Airtableの従業員情報データベースを準備しておいてください。
※下図は一例であり、URLの赤枠部分はベースIDとテーブルIDの参照位置です。
Yoomを利用していない方は、こちらから登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
※両方のアプリ連携が完了している場合は、ステップ2へ進んでください。
片方のアプリのみ連携済みの場合は、その手順をスキップしてください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧からAirtable(OAuth)を選択します。
※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
3.メールアドレスまたは他のアプリのアカウントを使用してAirtableにログインします。
4. アクセス権限の項目を確認し、「+ Add a base」から付与するベースとワークスペースを選択した後、「Grant access」をクリックします。
5. マイアプリの新規接続一覧からオフィスステーションを選択します。
6. 各項目に入力し、「追加」をクリックします。
※アカウント名には、管理用の名称を入力してください。
1. 以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. 以下のダイアログの「OK」をクリックします。
3. 表示されたテンプレートのタイトルと説明文を確認します。
※下図の赤枠部分です。該当箇所をクリックすると、任意の内容に変更できます。
4. フローボットの「アプリトリガー：レコードが登録されたら」をクリックします。
5. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
6. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
※「Created Time」はフィールドタイプの一つです。追加すると、レコードの作成日時が自動反映されます。
7. 「テスト」をクリックします。
8. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外で、オフィスステーションの従業員登録に使いたい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
※下図は追加例です。
9. 「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「アプリと連携する：従業員台帳の登録」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ステップ2で取得したアウトプット情報を使用して、各項目の選択・入力をしてください。
※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは一例です。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. 設定完了ダイアログの「トリガーをON」をクリックします。
2. フローボットが正しく起動するか確認します。
以上で、「Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」フローの完成です。
こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもオフィスステーションを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google フォームの回答をもとに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。Google フォームの回答送信を起点とすることで、入力漏れや転記ミスの減少が期待できます。
■概要
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を頻繁に登録・更新する必要がある方
2.手動でのデータ入力や登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Googleフォームとオフィスステーションを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームへの回答があった際に、自動で従業員情報をオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに登録することで、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
・Google Apps Scriptを使用することで、特定の要件やカスタマイズに応じた処理を追加できます。例えば、特定の条件下でのみデータを更新するなど、業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、オフィスステーション、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
2. Google スプレッドシートで情報が更新された際に、オフィスステーションの従業員台帳も更新するフローです。更新時に情報を自動同期することで、従業員データの一元管理に役立つでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・データの管理を任されている方
・データの編集をチームで進めたいリーダーの方
2.オフィスステーションによる従業員情報の管理を行う方
・従業員登録を行い、社会保険の手続きを行う担当者
・登録情報を基に給与計算を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはチーム内での情報共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにオフィスステーションを使用して、人事業務全般を効率的に進行することができます。
しかし、Google スプレッドシートの情報が更新された際オフィスステーションの編集を手作業することは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
異なるアプリ間での情報共有をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら自動でオフィスステーションのデータも修正し、情報の反映をすぐに行うことができます。
また手入力の手間を省くことができるため、他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3. Yoomフォームが送信された際、雇用契約書を作成してメール送信し、オフィスステーションとYoomデータベースに従業員情報を登録するフローです。フォームの情報をもとにした契約書の作成・送付と従業員情報の登録を自動化できます。入社手続きの業務プロセスにおいて一貫性の向上が図れるでしょう。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
Airtableとオフィスステーションの連携により、従業員データ管理の効率化が見込めます。情報が自動反映されることで、入社手続きの迅速化や転記ミスのリスク減少が期待でき、従業員数の増加に伴いデータ量が増加しても、従業員情報を管理する人事担当者の負担は軽減されるでしょう。Yoomを使うことで、設定は簡単に行えます。ぜひこの機会に、Airtableとオフィスステーションの連携を試してみてください。
