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従業員情報は、入社に関するさまざまな手続きに必須です。データの登録に時間がかかれば勤怠管理を始めとしたシステムの利用開始が遅れる可能性があります。また、登録した情報に誤りがあると、作成した書類を修正したり、保険手続きをやり直したりする必要が出てくるかもしれません。こういった事態を防ぐため、HRシステムの従業員登録を自動化するのはいかがでしょうか。
本記事では、Airtableに登録した従業員情報をオフィスステーションに同期し、台帳登録を自動化する方法を紹介します。手作業に比べて、転記の手間やミスの減少が見込めるため、一度に多くの入社者がいる場合でも入社手続きをスムーズに進められるでしょう。
今回紹介する内容は、次のような方々におすすめです！
・Airtableとオフィスステーションをそれぞれ導入しているが、システム間の従業員情報連携に課題を感じている方
・採用や入社手続きのデータ登録を手間に感じている方
・従業員データ管理の一元化を検討している方
連携によって、Airtableに従業員データが追加された際、自動的にオフィスステーションの従業員台帳に反映することが可能です。これにより、雇用契約書の作成や社会保険手続きなどの入社時の処理をスムーズに進めることができるでしょう。迅速な対応による新入社員の信頼獲得や、データ再入力の不要化による人事担当者の負担軽減が期待できます。
手動でのデータ転記は、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクが高くなります。従業員データは、勤怠管理や給与計算などの処理にも用いる重要な情報のため、ミスが問題になりやすいです。連携によって、Airtableに追加されたデータがオフィスステーションに自動同期されることで、転記時のミスの発生を抑えられるでしょう。データの正確性が向上すれば、雇用契約書の修正や保険手続きのやり直しなどによる手間の削減につながるかもしれません。
Airtableとオフィスステーションを連携し、従業員データを登録や更新した際に自動反映することで、企業の成長に伴って従業員数が増加した場合でも、情報管理の負担を抑えることができるでしょう。手動での情報入力では、従業員数の増加は直接的に管理工数の増加につながりますが、自動化によって、その影響を抑えることが可能です。新規支社の開設や新卒採用枠の増大などの大規模な採用活動、また、組織再編による異動者の増加にあたっても、既存の人事部門の人員体制を維持したまま効率的な情報管理の継続が見込めます。
自動化ツールYoomを使えば、連携設定は簡単に行えます。
[Yoomとは]
それでは、以下のテンプレートを使って、「Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
※オフィスステーションとの連携は、一部有料プランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・Airtableとオフィスステーションをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAirtableのトリガー設定と、その後に続くオフィスステーションのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Airtableとオフィスステーションの連携動作を確認
※Airtableの従業員情報データベースを準備しておいてください。
※下図は一例であり、URLの赤枠部分はベースIDとテーブルIDの参照位置です。
Yoomを利用していない方は、こちらから登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
※両方のアプリ連携が完了している場合は、ステップ2へ進んでください。
片方のアプリのみ連携済みの場合は、その手順をスキップしてください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧からAirtable(OAuth)を選択します。
※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
3.メールアドレスまたは他のアプリのアカウントを使用してAirtableにログインします。
4. アクセス権限の項目を確認し、「+ Add a base」から付与するベースとワークスペースを選択した後、「Grant access」をクリックします。
5. マイアプリの新規接続一覧からオフィスステーションを選択します。
6. 各項目に入力し、「追加」をクリックします。
※アカウント名には、管理用の名称を入力してください。
1. 以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
2. 以下のダイアログの「OK」をクリックします。
3. 表示されたテンプレートのタイトルと説明文を確認します。
※下図の赤枠部分です。該当箇所をクリックすると、任意の内容に変更できます。
4. フローボットの「アプリトリガー：レコードが登録されたら」をクリックします。
5. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
6. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
※「Created Time」はフィールドタイプの一つです。追加すると、レコードの作成日時が自動反映されます。
7. 「テスト」をクリックします。
8. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外で、オフィスステーションの従業員登録に使いたい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
※下図は追加例です。
9. 「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「アプリと連携する：従業員台帳の登録」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ステップ2で取得したアウトプット情報を使用して、各項目の選択・入力をしてください。
※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは一例です。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. 設定完了ダイアログの「トリガーをON」をクリックします。
2. フローボットが正しく起動するか確認します。
以上で、「Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」フローの完成です。
こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。
他にもオフィスステーションを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google フォームの回答をもとに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。Google フォームの回答送信を起点とすることで、入力漏れや転記ミスの減少が期待できます。
2. Google スプレッドシートで情報が更新された際に、オフィスステーションの従業員台帳も更新するフローです。更新時に情報を自動同期することで、従業員データの一元管理に役立つでしょう。
3. Yoomフォームが送信された際、雇用契約書を作成してメール送信し、オフィスステーションとYoomデータベースに従業員情報を登録するフローです。フォームの情報をもとにした契約書の作成・送付と従業員情報の登録を自動化できます。入社手続きの業務プロセスにおいて一貫性の向上が図れるでしょう。
Airtableとオフィスステーションの連携により、従業員データ管理の効率化が見込めます。情報が自動反映されることで、入社手続きの迅速化や転記ミスのリスク減少が期待でき、従業員数の増加に伴いデータ量が増加しても、従業員情報を管理する人事担当者の負担は軽減されるでしょう。Yoomを使うことで、設定は簡単に行えます。ぜひこの機会に、Airtableとオフィスステーションの連携を試してみてください。
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