【フォルダ作成自動化】AirtableとOneDriveの連携で業務効率向上を狙う！

ステップ1：AirtableとOneDriveをマイアプリ連携

Yoomにログインしたら左側「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
ページを移動すると検索欄が出てくるので、各アプリ名で検索をして、表示された内容に沿って入力を進めていきます。

Airtableは「Airtable(Oauth)」を選択してください。

Airtableのマイアプリ登録方法

アプリ連携ができると、マイアプリ一覧に表示されるようになるので確認しましょう。

OneDriveも表示されていればマイアプリ連携は完了です。
具体的なアプリの設定に進みましょう！

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：Airtableでアプリトリガー設定

まずは「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。

タイトルはわかりやすいものに変更可能ですが、トリガーアクションは変更不要です。
アカウント情報が確認出できたら「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、トリガーの起動間隔と取引先情報を取得する場所を指定します。

トリガーの起動間隔は、指定した時間ごとに新しい取引先情報の有無を確認します。
業務内容に合わせて選択しましょう。なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

指定したテーブルに「Created time」の項目がないとトリガーがうまく起動しないので、必ず作成しておくようにしましょう。

すべての項目が入力出来たら「テスト」をしてアウトプットを取得します。

ここまで確認出来たら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：OneDriveでフォルダ作成のための設定

続いて「フォルダを作成」をクリックしてください。
最初のページでは、Airtableと同様にアカウント情報だけ確認をして次に進みます。

次のページでは、フォルダを作成する場所とフォルダ名を指定します。

ドライブID・アイテムIDは候補から選択して、フォルダ名はアウトプットから取得してください。

取引先名に応じて、ファイル名が変更されるのでわかりやすくなりますね。
固定にしたい文面があれば、手動で入力してください。
たとえば「{{取引先}}に関するフォルダ」とすれば「〜に関するフォルダ」は固定でフォルダ名に反映されます。‍

項目をすべて埋めたら「テスト」をしてアウトプットを取得後「保存する」で設定は終了です。
最後にトリガーをONにして、フローを動かしましょう。

これで、Airtableで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダが自動で作成されるようになります。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する

Airtable・OneDriveを使ったその他の自動化例

ほかにもAirtableとOneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。

1.Airtableは取引先だけでなく、従業員管理にもアプリ連携を活用できます。たとえば、AKASHIと連携するとAirtableで登録された従業員情報がAKASHIに自動で登録されるようになります。ミスを防いで効率よく業務を進められそうですね。

2.OneDriveとGMOサインを連携すると、書類が締結したら自動でOneDriveに格納することができます。扱う書類が多いと管理が大変になりますが、自動で格納されるためミスの心配なくなり、業務に集中する時間が増えることも期待できますね。

まとめ

AirtableとOneDriveをYoomで連携することで、新しい取引先のフォルダ作成が自動化され、重要な書類を効率的に管理することができます。ノーコードで簡単に設定できるため、プログラミングの知識は必要ありません。この自動化により業務効向上が期待でき、より重要な業務に集中できる時間が増えることも期待できます。Yoomに無料登録して、今すぐあなたの業務をよりスマートにしましょう！