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データベースを構築できるAirtableと多大なデータ管理を可能とするOneDriveの連携で、データ管理とファイル共有が迅速に行えるかもしれません。
この記事では、プログラミング不要で作業の効率化を実現させるための方法を紹介します。
フォルダ作成作業の簡略化に焦点を当て、どのようにしてチームの情報管理をスムーズにするかを解説します。
・顧客数や取引が急増している企業
・複数の部署間で顧客データを扱う企業
・複数アプリにアクセスし、データ管理を行う必要のあるチーム責任者
・プログラミング初心者でデータ管理を効率化したい方
・AirtableとOneDriveを使用しており、それぞれを連携して業務の効率化を図りたい方
AirtableとOneDriveの連携により、取引先ごとのフォルダを手動で作成する手間を削減することができそうです。
また、自動で情報を追加することで、フォルダ名や取引先ごとの管理ミスを防ぐことができるかもしれません。
具体例として、Airtable側で登録した新規取引先の情報を基に、OneDrive側で新規フォルダを作成するため、情報の整合性を確保したままデータが登録されます。
作業スタッフの負担軽減に役立つかもしれません。
AirtableとOneDrive連携による自動化で、必要な資料を迅速に保存・取得可能になります。
これにより、異なるチームがスムーズに作業を進めることができ、作業効率の向上も期待できるでしょう。
例えば、サポートチームが新規取引先の急な問い合わせに対応する際に、AirtableとOneDriveのどちらからでも同じ情報を確認できます。
情報の齟齬を最小限にすることで誤った対応の防止にもつながるでしょう。
アプリの自動化により、フォルダが自動作成され、OneDriveで共有可能になることで、関連部署が取引先情報にアクセス可能になります。
情報共有の遅れや重複対応を防ぎ、チーム連携時の業務効率化も期待できるでしょう。
では、今回はYoomを使って、「Airtableで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
ステップ1：AirtableとOneDriveをマイアプリ連携
ステップ2：Airtableのトリガー設定
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきます。
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(2)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Airtableのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインをします。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)コピーしたテンプレートは、Yoomアカウントの画面左側の「マイプロジェクト」で確認できます。
画面を移動した際に保存場所がわからなくなったら、ここを確認しましょう。
それでは、Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックしてください。
(2)上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
まずはトリガーとなる1つ目のアクション、「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
なお、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で他の値も取得するのがおすすめです。
このステップで取引先（会社名）の値を取得しておくと、ステップ2で「フォルダ名」を設定する際に、【{{会社名}}様】というように設定できます。
情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)次はOneDriveのアプリを設定していきます。
2つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックしてください。
(2)連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」をクリックします。
(3)注釈に沿って、フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。
前ステップから取得したアウトプットや候補から情報を引用できます。
入力バーをクリックし、展開した内容から該当する情報を選択してください。
なお、前ステップでも記載したように、取得できるアウトプットを増やしたい場合、JSONPathで他の値（例：取引先（会社名））も取得しておくと、「フォルダ名」を設定する際に、【例：{{会社名}}様】というように設定できます。
JSONPathによるアウトプットの追加方法はこちらをご覧ください。
4)必要であればテストを行っていただき、問題なければ「保存」を押下します。
これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートは以下です。
他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Airtableに登録された商品情報をBASEに手動で追加する必要がある場合、時間がかかってしまいます。
Airtableの商品情報を自動でBASEに追加できるため、手動による作業が効率化されることで、入力ミスの防止にもつながるかもしれません。
BASEへの商品情報がスピーディーに追加されることで、最新情報がオンラインショップに表示されるため、新商品の販売をスムーズに行うことも期待できるでしょう。
Airtableで顧客データを管理している方やfreee請求書を利用している経理部門の方におすすめです。
この自動化により、Airtableのステータスのレコードが更新されると自動でfreee請求書で請求書を作成することができます。
freee請求書に手動でAirtableの情報を入力する必要がなくなるため、請求業務のスピードが上がり、業務の効率化が期待できます。
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間ですが、この連携を導入できれば、Airtableで取引先が追加されるたびにDropboxで自動的に取引先のフォルダを作成することができます。
AirtableとOneDriveの連携は、データ管理とファイル共有の効率化に貢献します。
自動化により、手動でのフォルダ作成や情報アクセスの手間を省き、業務のスピードと精度を向上させることも期待できるでしょう。
これにより、チームはより戦略的な業務に集中でき、全体の生産性が向上するかもしれません。
ぜひ、Yoomの連携を活用して、日々の業務の効率化を目指してみてください。
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