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Airtableと適格請求書発行事業者公表システムを連携して、Airtableで取引先登録時に適格請求書発行事業者の登録有無を確認する方法
インボイス制度の導入により、適格請求書発行事業者との取引管理がますます重要になっています。Airtableを活用して取引先情報を管理している企業も多いでしょう。本記事では、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムを連携し、取引先を登録する際に自動的に事業者の登録有無を確認する方法をご紹介します。この自動化により法令遵守を徹底しつつ、業務効率化を図ることが可能です。
こんな方におすすめ
- インボイス制度対応のために取引先管理を効率化したい経理担当者の方
- 複数の取引先データを扱い、適格請求書発行事業者確認に時間がかかっている方
- Airtableを活用しながら税務管理を効率化したい中小企業の管理者の方
- 業務プロセスの自動化に興味があり、API連携に取り組みたい方
- 取引先データの正確性向上と法令遵守を両立したい企業のIT管理者の方
Airtableと適格請求書発行事業者公表システムの連携メリットと具体例
メリット1: 法令遵守の徹底とリスク回避
インボイス制度において、適格請求書発行事業者との取引管理は必須事項です。Airtableで取引先が登録されたタイミングで自動的に登録状況を確認できる仕組みを導入することで、事業者登録を見落とすリスクを排除します。例えば、新しい取引先との契約が進む際、事業者登録の有無が未確認のまま契約を結ぶと、後から税法違反の可能性が浮上することがあります。この自動化により、事前に法令を遵守する状態を確立でき、取引の安全性を確保します。特に、取引先が多い企業にとって、業務負担を増やすことなく法令遵守の徹底につながります。
メリット2: 問題発生時の迅速な対応
適格請求書発行事業者の登録有無を常に最新情報として管理できるため、万が一登録が外れるなどの問題が発生した場合にも、即座に対応が可能です。例えば、継続的な取引を行っている中で、取引先が登録事業者でなくなった場合、即座にアラートを上げる仕組みを導入すれば、取引条件の見直しや適切な対応が迅速に行えます。このような自動化は、取引全体のリスクを低減させ、経営判断のスピードアップにつながります。
メリット3: 手作業削減による業務効率化
従来、適格請求書発行事業者の確認作業は、担当者が税務署のデータベースを手動で検索し、個別に照合する必要がありました。このプロセスは時間がかかり、ミスも発生しやすい作業です。Airtableとの連携でこのプロセスを自動化することで、大量の取引先情報を瞬時に照合可能となり、確認作業に費やしていた時間を他の重要な業務に活用できます。たとえば、年度末や契約締結が集中する時期にも、確認作業がボトルネックになることを防ぎ、スムーズな業務進行が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムを連携して、Airtableで取引先登録時に適格請求書発行事業者の登録有無を確認する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Airtableで取引先登録時に適格請求書発行事業者の登録有無を確認する方法
Airtableのデータベースにレコードが登録されたことをAirtableのAPIを利用して受け取り、 適格請求書発行事業者公表システムサイトの提供するAPIを用いて適格請求書発行事業者公表システムで公開されている適格請求書発行事業者番号をAirtableで登録された取引先情報と照会することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて４つのプロセスで進めていきます。
・Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携する
・テンプレートをコピーする
・Airtableのトリガー設定と適格請求書発行事業者公表システムの連携設定
・トリガーをONにし、自動化連携を確認する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携
まず初めにAirtableのマイアプリ登録を行います。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。
検索窓にAirtableと入力し、Airtableをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるため、赤枠内の「ベースを追加」をクリックします。
連携したいワークスペースをクリックした後、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
画面が切り替わり、マイアプリの中にAirtableが追加されます。
次に、適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓に適格請求書発行事業者公表システムと入力し、表示された候補から「適格請求書発行事業者公表システム」を選択します。
適格請求書発行事業者公表システムの連携画面が表示されます。
内容に従って入力しましょう。
マイアプリに適格請求書発行事業者が表示されます。
これで今回使用するアプリをマイアプリに登録することができました。
ステップ2：テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
入力欄の下部に注略があるため
ステップ3：Airtableのトリガー設定と適格請求書発行事業者公表システムの連携設定
以下の画面が表示されるので、「ステータスが更新されたら」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
表示内容に従って入力を進めましょう。
※Airtableレコードのフィールド情報を取得する方法はこちらの記事をご確認ください。
入力が完了したらテストを実行し、テスト成功確認後「保存する」をクリックします。
続いて「登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面では「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されるので、適格請求書発行事業者の登録番号を入力しテストを行いましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックします。
続いて「レコードを更新」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面で「次へ」をクリックします。
「API接続設定」の画面が表示されます。
内容に従って内容を入力していきましょう。
※入力欄の下部にがあるため確認しながら入力を進めます。
入力ができたらテストを実行し、テスト成功後「保存する」をクリックします。
ステップ4：トリガーをONにし、自動化連携を確認する
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Airtable・適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例
①指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する
指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付するフローです。このテンプレートを使用することで、一定の期間ごとにタスク管理を自動で行えるため、タスクの漏れを防ぎ、業務の効率化が期待できます。
■概要Airtableで管理している顧客情報やタスクリストをもとに、定期的にメールを送信する業務に手間を感じていませんか。毎週の進捗報告や毎月のメルマガ配信など、繰り返し発生する定型業務は担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAirtableのレコードを自動で検索し、その内容をGmailで送信する一連の流れを自動化できます。手作業によるメール送信業務が削減され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableの情報を基に、定期的なレポートやリマインドメールを手動で送信している方
- Gmailを利用した定型メールの送信作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 特定のスケジュールで実行するタスクの抜け漏れを防ぎ、確実に処理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールでAirtableからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを検索」アクションを設定し、メール送信の対象となる情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月といった周期や、実行する時間帯を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定できます。
■注意事項- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- Airtableの情報を基に、定期的なレポートやリマインドメールを手動で送信している方
- Gmailを利用した定型メールの送信作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 特定のスケジュールで実行するタスクの抜け漏れを防ぎ、確実に処理したいと考えている方
- 指定したスケジュールでAirtableからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを検索」アクションを設定し、メール送信の対象となる情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとにメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月といった周期や、実行する時間帯を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定できます。
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
②Googleフォームに登録された情報をAirtableに登録する
Googleフォームに登録された情報をAirtableに登録するフローです。このテンプレートを使用することで、Googleフォームに登録された回答内容を、CRMツールとして利用しているAirtableに自動で登録することができます。Airtableへの顧客情報の登録が自動化されるため、データ登録が正確になり、管理業務の効率化に繋がります。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でAirtableに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容をAirtableのテーブルへ自動で登録できます。手作業によるデータ入力の負担をなくし、迅速な情報共有やデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた顧客リストやアンケート結果をAirtableで管理している方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、本来の業務に集中できていない担当者の方
- フォームからの回答を迅速にデータベースに反映させ、対応速度を上げたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにAirtableへ自動でレコードが作成されるため、データ転記にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」のアクションを設定することで、フォームの回答内容がAirtableに自動で登録されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを設定し、取得したい回答内容を選択することが可能です。
- Airtableのオペレーション設定では、レコードを作成したいテーブルを任意で指定できます。また、各フィールドに登録する値として、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得したフォームの回答内容を変数として設定したりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でAirtableに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容をAirtableのテーブルへ自動で登録できます。手作業によるデータ入力の負担をなくし、迅速な情報共有やデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた顧客リストやアンケート結果をAirtableで管理している方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、本来の業務に集中できていない担当者の方
- フォームからの回答を迅速にデータベースに反映させ、対応速度を上げたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにAirtableへ自動でレコードが作成されるため、データ転記にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」のアクションを設定することで、フォームの回答内容がAirtableに自動で登録されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを設定し、取得したい回答内容を選択することが可能です。
- Airtableのオペレーション設定では、レコードを作成したいテーブルを任意で指定できます。また、各フィールドに登録する値として、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得したフォームの回答内容を変数として設定したりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
③kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認するフローです。このテンプレートを使用することで、kintoneに取引先のレコードを追加後にステータス更新を行うと自動で適格請求書発行事業者の登録有無を確認しkintoneのレコードを更新することができます。手動で適格請求書発行事業者の登録有無を確認する必要が無くなるため、取引先情報の管理を効率化が期待できます。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Airtableと適格請求書発行事業者公表システムを連携することで、取引先管理の精度と効率を大幅に向上させることができます。自動化を導入することで、法令遵守の徹底と業務負担の軽減を実現し、ビジネスの信頼性と生産性を高めることが可能です。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
