Airtableで管理している予定をGoogleカレンダーに自動登録する方法

コピーされると、以下のように表示されます。

それでは早速、設定を進めていきましょう！

ステップ2：Airtableのトリガー設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

‍「【コピー】Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

‍Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、アカウント情報が正しいかを確認して、次へを押しましょう。

4.トリガーの起動間隔の設定

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
レコードのフィールド情報を取得する方法はこちらの記事をご確認ください。

‍

6.Created Timeのフィールド名を入力

Created Timeは、先ほど用意したAirtableのフィールドです。
この設定を行うことでGoogleカレンダーへスケジュールデータが送信されるようになるので、必ず設定しましょう。

7.テストの実行

‍‍設定完了後、画面下部にあるテストボタンを押します。
青くテスト成功と表示がされたら、Airtableの設定は完了です。『取得した値』に管理されているデータが表示されているかを確認しましょう。
‍アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます保存を押してください。

ステップ3：Googleカレンダーに予定情報を追加する設定

1.アプリと連携する

‍Googleカレンダーのアイコンの「予定を作成」をクリックします。

タイトルなどの設定は完了しているため、アカウント情報が正しいかを確認して、次へを押しましょう。

2.カレンダーIDの登録

GoogleカレンダーのIDを入力します。入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた情報が『候補』に表示されるので、ここから情報を引用できます。

3.必須項目の設定‍

「予定のタイトル」などの項目には、前ステップから取得したアウトプット情報を引用しましょう。
入力バーをクリックし、『取得した値』から該当する情報を選択・設定してください。

その他のボックスも同様に設定していきます。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。Googleカレンダーに実際に予定情報が登録されていることを確認し、保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、下記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でAirtableとGoogleカレンダーを使用したフローボットの作成は完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

AirtableやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもAirtableやGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

AirtableとGoogleカレンダーのその他の自動化例

Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをメールで送信できます。
参加者への連絡がスムーズに行え、コミュニケーションが円滑になると予想されます。

Airtableを活用した自動化例

Airtableで取引先が登録されたらフォルダを作成する

フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったミスの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行えるようになるでしょう。

メッセージが送信されたら、投稿内容をAirtableに追加する

正規表現でメッセージを変換することで、必要な情報をAirtableに集約でき、情報の整理を効率的に行うことが可能です。

Airtableに情報が登録されたら通知する

手動による共有作業を削減できるため、他のタスクに集中できる時間を増やせるかもしれません。

Googleカレンダーを活用した自動化例

登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

タスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、ヒューマンエラーの発生防止に役立ちます。

Googleカレンダーで予定が更新されたら通知する

スケジュールの見直しや調整が迅速に行え、通知を見逃す心配が減り、スケジュール管理がスムーズになるはずです。

Googleカレンダーで予定が作成されたら追加する

入力ミスや漏れを防ぐ他、予定の手動転記にかかる時間を削減できる可能性があります。

AirtableとGoogleカレンダーを連携するメリット

1.スケジュール管理が容易になる

連携すると、Airtableに追加した内容をもとに、Googleカレンダーにスケジュールを自動作成できます。
これにより同じ内容を二度入力する手間が省け、スマートなスケジュール管理が可能になるでしょう。
また、Googleカレンダーにスケジュールを作成することで、1日の予定が把握しやすくなります。リマインドの設定を行えば通知もされ、予定管理が楽になるはずです。

2.チーム間での情報共有の改善

Googleカレンダーは複数人と共有することができます。
そのため、Airtableはリーダーのみが管理や閲覧をしている場合でも、連携により、チーム全体でスケジュールが把握できるようになるでしょう。
例えば1on1のミーティングの場合、Googleカレンダーでスケジュール管理を行いつつ、実施したミーティングの内容や評価などをAirtableにまとめる、という使用方法も可能です。

まとめ

スケジュールの共有や管理は、仕事を効率よくこなしていくために必要です。
また、仕事に追われている場合、予定の抜けや漏れをなくし、時間に遅れないようにするためにも有効でしょう。
Googleカレンダーに予定が自動的に追加されるようになれば、今よりもスマートにスケジュール管理ができるはずです。

この機会に自動化を導入してみてくださいね！