Airtableで管理している予定をGoogleカレンダーに自動登録する方法

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テンプレートのコピーを確認できましたか？それでは早速、設定を進めていきましょう！

ステップ2：Airtableに登録した予定を取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

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画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

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起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

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ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。

6.Created Timeのフィールド名を入力

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Created Timeは、先ほど用意したAirtableのフィールドです。
この設定を行うことでGoogleカレンダーへスケジュールデータが送信されるようになるので、必ず設定しましょう。

7.テストの実行

‍‍設定完了後、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、Airtableの設定は完了となります。保存を押してください。

ステップ3：Googleカレンダーに追加する設定

1.アプリと連携する
‍Googleカレンダーのアイコンの「予定を作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.カレンダーIDの登録

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GoogleカレンダーのIDを入力して下さい。

3.必須項目の設定

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画像の必須項目と、予定の説明を設定していきます。
ボックスをクリックしましょう。

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赤枠を選択します。

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先ほどテスト送信をしたAirtableのデータが表示されます。
ボックスの項目名と等しいものを選択しましょう。

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その他のボックスも同様に設定していきます。‍

4.テストの実行

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設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

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フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でAirtableとGoogleカレンダーを使用したフローボットの作成は完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

AirtableやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもAirtableやGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

AirtableとGoogleカレンダーのその他の自動化例

Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをメールで送信できます。
参加者への連絡がスムーズに行え、コミュニケーションが円滑になると予想されます。

Airtableを活用した自動化例

Airtableで取引先が登録されたらフォルダを作成する

フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったミスの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行えるようになるでしょう。

メッセージが送信されたら、投稿内容をAirtableに追加する

正規表現でメッセージを変換することで、必要な情報をAirtableに集約でき、情報の整理を効率的に行うことが可能です。

Airtableに情報が登録されたら通知する

手動による共有作業を削減できるため、他のタスクに集中できる時間を増やせるかもしれません。

Googleカレンダーを活用した自動化例

登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

タスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、ヒューマンエラーの発生防止に役立ちます。

Googleカレンダーで予定が更新されたら通知する

スケジュールの見直しや調整が迅速に行え、通知を見逃す心配が減り、スケジュール管理がスムーズになるはずです。

Googleカレンダーで予定が作成されたら追加する

入力ミスや漏れを防ぐ他、予定の手動転記にかかる時間を削減できる可能性があります。

AirtableとGoogleカレンダーを連携するメリット

1.スケジュール管理が容易になる

連携すると、Airtableに追加した内容をもとに、Googleカレンダーにスケジュールを自動作成できます。
これにより同じ内容を二度入力する手間が省け、スマートなスケジュール管理が可能になるでしょう。
また、Googleカレンダーにスケジュールを作成することで、1日の予定が把握しやすくなります。リマインドの設定を行えば通知もされ、予定管理が楽になるはずです。

2.チーム間での情報共有の改善

Googleカレンダーは複数人と共有することができます。そのため、Airtableはリーダーのみが管理や閲覧をしている場合でも、連携により、チーム全体でスケジュールが把握できるようになるでしょう。
例えば1on1のミーティングの場合、Googleカレンダーでスケジュール管理を行いつつ、実施したミーティングの内容や評価などをAirtableにまとめる、という使用方法も可能です。

まとめ

スケジュールの共有や管理は、仕事を効率よくこなしていくために必要です。
また、仕事に追われている場合、予定の抜けや漏れをなくし、時間に遅れないようにするためにも有効でしょう。
Googleカレンダーに予定が自動的に追加されるようになれば、今よりもスマートにスケジュール管理ができるはずです。

この機会に自動化を導入してみましょう。