HubSpotでチケットが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのチケット情報を手動でGoogleカレンダーに転記しているカスタマーサポート担当の方
・CRMとGoogleカレンダーを連携させ、顧客対応のスケジュール管理を効率化したいと考えている方
・チケットの対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「CRMで管理している顧客とのアポイント情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録するのが面倒…」
「チケットの対応期限をカレンダーに入力し忘れて、対応が遅れてしまった…」
このように、CRMとカレンダーの情報が分断されていることで、二重入力の手間やヒューマンエラーに悩んでいませんか？
もし、CRMで新しい情報が登録・更新されたタイミングで、Googleカレンダーに自動で予定が作成される仕組みがあれば、スケジュール管理にかかる時間を削減し、より重要な顧客対応や営業活動に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCRMの情報を基にGoogleカレンダーへ予定を自動登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
HubSpotでチケットが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのチケット情報を手動でGoogleカレンダーに転記しているカスタマーサポート担当の方
・CRMとGoogleカレンダーを連携させ、顧客対応のスケジュール管理を効率化したいと考えている方
・チケットの対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのチケット作成をGoogleカレンダーに反映するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotにチケットが作成された際に、その情報を基にGoogleカレンダーに予定を自動で作成するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleカレンダー
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とAI・Googleカレンダーのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotでチケットが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
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■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのチケット情報を手動でGoogleカレンダーに転記しているカスタマーサポート担当の方
・CRMとGoogleカレンダーを連携させ、顧客対応のスケジュール管理を効率化したいと考えている方
・チケットの対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Googleカレンダーのマイアプリ登録
続いてGoogleカレンダーの連携をしましょう。
検索ボックスに「Googleカレンダー」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Googleカレンダー」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
HubSpotでチケットが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのチケット情報を手動でGoogleカレンダーに転記しているカスタマーサポート担当の方
・CRMとGoogleカレンダーを連携させ、顧客対応のスケジュール管理を効率化したいと考えている方
・チケットの対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：HubSpotでチケット作成をトリガーに設定する
まずHubSpotでチケットが作成されたときにフローを開始するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフローを選択します。
HubSpotと接続するアカウントを選びます。
設定後、「次へ」をクリックします。
HubSpot上でテスト用のチケットを作成します。
説明欄に「これはテストです。期日：2025/12/31」と入力します。
トリガーの実行間隔を選びます。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでは「5分」を設定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得したチケットの情報が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：AIでチケット説明から期日を抽出する
次に、HubSpotチケットの説明文から期日を自動で取り出すAIの設定を行います。
2つ目のフローとして「テキスト抽出」を選択します。
「変更」をクリックすることで、文字数やモデルを変更できます。
デフォルトでは2タスク使用します。
タスクの実行数について詳しく知りたい場合は、タスク実行数を調べる方法を参考にしてみてください。
また、詳しい設定方法については、以下のリンク先もチェックしてみてくださいね。
抽出対象のテキストに「チケットの説明」を選びます。
これで、説明文の中にある期日を抽出できるようになります。
抽出したい項目に「期日」と入力します。
指示内容には「YYYY-MM-DDTHH:mm:ss+09:00の形で記載してください」と入力します。これはのちの設定でカレンダーがこの形式を求めているからです。
「テスト」をクリックして確認します。
テストが成功すると、期日が正しく抽出されます。
抽出結果を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：Googleカレンダーで予定を自動作成する
最後に、抽出した期日を使ってGoogleカレンダーに予定を作成する設定を行います。
3つ目のフローとして「予定を作成」を選択します。
Googleカレンダーと接続するアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
予定のタイトルに「チケット名」を指定します。
開始日時には「作成日時」を、終了日時にはAIで抽出した「期日」を設定します。
予定の説明には「チケットの説明」を指定します。
これでHubSpotのチケット内容がGoogleカレンダーに反映されます。
必要に応じて参加者やタイムゾーン、通知設定を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が自動で作成されます。
結果を確認し、「完了」をクリックします。
Googleカレンダーを開いて作成された予定を確認します。
タイトル、説明、期日が正しく反映されていれば設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がCRMの情報をGoogleカレンダーに自動で連携する方法でした。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Salesforceやkintoneで商談や案件情報が登録されたタイミングで、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成することで、社内でスケジュールを共有しやすくなります。
また、freee人事労務で従業員が登録された際に、面談や入社日調整の予定をカレンダーへ登録し、担当者へ通知するといった人事業務の効率化も可能です。
自動化を活用することで、日々の予定調整や情報転記の手間を減らし、スケジュール管理をよりスムーズに進められるでしょう。
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Bitrix24のContactをUpdateする
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■概要
Bitrix24とGoogleカレンダーを併用して顧客管理やスケジュール調整を行っているものの、情報の同期を手作業で行うことに手間を感じていませんか。予定が入るたびにBitrix24の情報を探し、手動で更新するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、関連するBitrix24のコンタクト情報が自動で更新されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bitrix24とGoogleカレンダーを連携させ、顧客管理を効率化したい営業担当者の方
・顧客とのアポイントが多く、Googleカレンダーの予定とBitrix24の情報を紐づけたい方
・手作業による二重入力や更新漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Googleカレンダー、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Capsule CRMでTaskを作成する
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■概要
Capsule CRMとGoogleカレンダーを連携させてスケジュール管理を行っているものの、手作業でのタスク登録に手間を感じていませんか？予定が入るたびにCRMへ情報を転記するのは、時間がかかるだけでなく、入力漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されると自動でCapsule CRMにタスクが作成されるため、こうした連携作業を効率化し、顧客対応の質を高めることに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Capsule CRMとGoogleカレンダーを併用し、手作業でのタスク登録に手間を感じている方
・Googleカレンダーの予定に基づいたタスクの作成漏れを防ぎ、顧客対応を円滑にしたい方
・capsule crmとgoogle calendarの連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoho CRMでも予定を作成する
試してみる
■概要
Zoho CRMとGoogleカレンダーを併用していると、双方に同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。また、手作業による入力では、登録漏れや内容の転記ミスが起こる可能性も否定できません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Zoho CRMにも自動で予定が作成されるため、こうした連携の手間やミスを解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとGoogleカレンダーで顧客との予定を二重に管理している営業担当者の方
・チームのスケジュールをZoho CRMで一元管理し、入力の手間を省きたいマネージャーの方
・Zoho CRMとGoogleカレンダーの連携による業務自動化で、作業の正確性を高めたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで特定の予定が作成されたら、Pipedriveでアクティビティを作成する
試してみる
■概要
営業活動でPipedriveとGoogleカレンダーを併用している際、カレンダーの予定をPipedriveのアクティビティとして手動で登録する作業に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや内容の転記ミスに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際、Pipedriveに自動でアクティビティを作成する連携が可能です。
二重入力の手間をなくし、営業活動の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・PipedriveとGoogleカレンダーを連携させ、営業活動の記録を効率化したい営業担当者の方
・手作業によるアクティビティ登録に手間を感じており、入力漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
・ツール間のデータ連携を自動化し、営業チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Googleカレンダー、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガーの設定で、予定の種別やキーワードを限定できます。（「分岐する」オペレーションを追加した場合、より詳細な条件設定が可能です。）
Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
試してみる
■概要
Salesforceに新しい商談が登録されるたびに、手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録の原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をきっかけに、Googleカレンダーへ関連する予定を自動で作成できるため、面倒な手作業から解放され、重要な商談機会を逃すリスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogleカレンダー間の情報転記に手間を感じている営業担当者の方
・営業チームのスケジュール管理を効率化し、商談の機会損失を防ぎたいマネージャーの方
・SaaS間の連携を自動化することで、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freee人事労務で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Googleカレンダーに予定を登録し通知する
試してみる
freee人事労務（freee_hr）で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Googleカレンダー（google_calendar） に連携して予定を登録し通知するフローです。
kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
kintoneに登録された情報を基に自動でGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する
試してみる
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
まとめ
CRMとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチケット情報やアポイント情報のカレンダーへの転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れを防ぐことができます。
担当者は最新のスケジュールを正確に把握できるようになることで、本来注力すべき顧客対応や営業活動に集中できる環境が整います。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：個人のカレンダーではなく共有カレンダーに登録できますか？
A：はい、可能です。YoomではGoogleカレンダーの「カレンダーID」を指定することで、チーム全体で使う共有カレンダーにも自動で予定を登録できます。たとえば「営業チーム用」や「案件進行用」などの共有カレンダーを指定すれば、全員が最新スケジュールを確認できるようになります。設定には対象カレンダーへの編集権限が必要です。
Q：AIは日付以外の情報もテキストから抽出できますか？
A：抽出したい項目を設定することで、説明文などに書かれた「会議の場所」「参加者名」「URL」「電話番号」なども自動的に取り出し、予定の説明欄や参加者欄へ反映できます。
例えば「○月○日 14時 Zoomで打ち合わせ」と書かれたテキストから、日時・場所・内容をそれぞれ抽出することも可能です。
Q：特定の条件を満たす情報だけをカレンダーに登録できますか？
A：はい、実現できます。
Yoomの「分岐」機能を使えば、「優先度が高い」「担当者が自分」「期日が今週中」などの条件を設定し、条件を満たすときだけ予定を自動登録できます。
営業タスクの中でも重要度が高い案件だけをカレンダーに載せる、といった使い方が可能です。
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