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「CRMで管理している顧客とのアポイント情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録するのが面倒…」
「チケットの対応期限をカレンダーに入力し忘れて、対応が遅れてしまった…」
このように、CRMとカレンダーの情報が分断されていることで、二重入力の手間やヒューマンエラーに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">CRMで新しい情報が登録・更新されたタイミングで、Googleカレンダーに自動で予定が作成される仕組み</span>があれば、スケジュール管理にかかる時間を削減し、より重要な顧客対応や営業活動に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">CRMの情報を基にGoogleカレンダーへ予定を自動登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
それではここから代表的な例として、HubSpotにチケットが作成された際に、その情報を基にGoogleカレンダーに予定を自動で作成するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Googleカレンダーのマイアプリ登録
続いてGoogleカレンダーの連携をしましょう。
検索ボックスに「Googleカレンダー」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Googleカレンダー」のマイアプリ連携の完了です。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まずHubSpotでチケットが作成されたときにフローを開始するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフローを選択します。
HubSpotと接続するアカウントを選びます。
設定後、「次へ」をクリックします。
HubSpot上でテスト用のチケットを作成します。
説明欄に「これはテストです。期日：2025/12/31」と入力します。
トリガーの実行間隔を選びます。
ここでは「5分」を設定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得したチケットの情報が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
次に、HubSpotチケットの説明文から期日を自動で取り出すAIの設定を行います。
2つ目のフローとして「テキスト抽出」を選択します。
「変更」をクリックすることで、文字数やモデルを変更できます。
デフォルトでは2タスク使用します。
タスクの実行数について詳しく知りたい場合は、タスク実行数を調べる方法を参考にしてみてください。
また、詳しい設定方法については、以下のリンク先もチェックしてみてくださいね。
抽出対象のテキストに「チケットの説明」を選びます。
これで、説明文の中にある期日を抽出できるようになります。
抽出したい項目に「期日」と入力します。
指示内容には「YYYY-MM-DDTHH:mm:ss+09:00の形で記載してください」と入力します。これはのちの設定でカレンダーがこの形式を求めているからです。
「テスト」をクリックして確認します。
テストが成功すると、期日が正しく抽出されます。
抽出結果を確認し、「完了」をクリックします。
最後に、抽出した期日を使ってGoogleカレンダーに予定を作成する設定を行います。
3つ目のフローとして「予定を作成」を選択します。
Googleカレンダーと接続するアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
予定のタイトルに「チケット名」を指定します。
開始日時には「作成日時」を、終了日時にはAIで抽出した「期日」を設定します。
予定の説明には「チケットの説明」を指定します。
これでHubSpotのチケット内容がGoogleカレンダーに反映されます。
必要に応じて参加者やタイムゾーン、通知設定を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が自動で作成されます。
結果を確認し、「完了」をクリックします。
Googleカレンダーを開いて作成された予定を確認します。
タイトル、説明、期日が正しく反映されていれば設定完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がCRMの情報をGoogleカレンダーに自動で連携する方法でした。
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Salesforceやkintoneで商談や案件情報が登録されたタイミングで、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成することで、社内でスケジュールを共有しやすくなります。
また、freee人事労務で従業員が登録された際に、面談や入社日調整の予定をカレンダーへ登録し、担当者へ通知するといった人事業務の効率化も可能です。
自動化を活用することで、日々の予定調整や情報転記の手間を減らし、スケジュール管理をよりスムーズに進められるでしょう。
CRMとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケット情報やアポイント情報のカレンダーへの転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れを防ぐことができます。</span>
担当者は最新のスケジュールを正確に把握できるようになることで、本来注力すべき顧客対応や営業活動に集中できる環境が整います。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください。
Q：個人のカレンダーではなく共有カレンダーに登録できますか？
A：はい、可能です。YoomではGoogleカレンダーの「カレンダーID」を指定することで、チーム全体で使う共有カレンダーにも自動で予定を登録できます。たとえば「営業チーム用」や「案件進行用」などの共有カレンダーを指定すれば、全員が最新スケジュールを確認できるようになります。設定には対象カレンダーへの編集権限が必要です。
Q：AIは日付以外の情報もテキストから抽出できますか？
A：抽出したい項目を設定することで、説明文などに書かれた「会議の場所」「参加者名」「URL」「電話番号」なども自動的に取り出し、予定の説明欄や参加者欄へ反映できます。
例えば「○月○日 14時 Zoomで打ち合わせ」と書かれたテキストから、日時・場所・内容をそれぞれ抽出することも可能です。
Q：特定の条件を満たす情報だけをカレンダーに登録できますか？
A：はい、実現できます。
Yoomの「分岐」機能を使えば、「優先度が高い」「担当者が自分」「期日が今週中」などの条件を設定し、条件を満たすときだけ予定を自動登録できます。
営業タスクの中でも重要度が高い案件だけをカレンダーに載せる、といった使い方が可能です。
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