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■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「CRMで管理している顧客とのアポイント情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録するのが面倒…」
「チケットの対応期限をカレンダーに入力し忘れて、対応が遅れてしまった…」
このように、CRMとカレンダーの情報が分断されていることで、二重入力の手間やヒューマンエラーに悩んでいませんか？
もし、CRMで新しい情報が登録・更新されたタイミングで、Googleカレンダーに自動で予定が作成される仕組みがあれば、スケジュール管理にかかる時間を削減し、より重要な顧客対応や営業活動に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう。
YoomにはCRMの情報を基にGoogleカレンダーへ予定を自動登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、HubSpotにチケットが作成された際に、その情報を基にGoogleカレンダーに予定を自動で作成するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Googleカレンダーのマイアプリ登録
続いてGoogleカレンダーの連携をしましょう。
検索ボックスに「Googleカレンダー」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Googleカレンダー」のマイアプリ連携の完了です。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
HubSpotなどのCRMで管理している顧客対応チケットを、手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？手作業での転記は入力ミスや対応漏れの原因となり、重要な顧客対応の機会損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでチケットが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、CRMとGoogleカレンダーの連携をスムーズに実現し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まずHubSpotでチケットが作成されたときにフローを開始するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフローを選択します。
HubSpotと接続するアカウントを選びます。
設定後、「次へ」をクリックします。
HubSpot上でテスト用のチケットを作成します。
説明欄に「これはテストです。期日：2025/12/31」と入力します。
トリガーの実行間隔を選びます。
ここでは「5分」を設定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得したチケットの情報が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
次に、HubSpotチケットの説明文から期日を自動で取り出すAIの設定を行います。
2つ目のフローとして「テキスト抽出」を選択します。
「変更」をクリックすることで、文字数やモデルを変更できます。
デフォルトでは2タスク使用します。
タスクの実行数について詳しく知りたい場合は、タスク実行数を調べる方法を参考にしてみてください。
また、詳しい設定方法については、以下のリンク先もチェックしてみてくださいね。
抽出対象のテキストに「チケットの説明」を選びます。
これで、説明文の中にある期日を抽出できるようになります。
抽出したい項目に「期日」と入力します。
指示内容には「YYYY-MM-DDTHH:mm:ss+09:00の形で記載してください」と入力します。これはのちの設定でカレンダーがこの形式を求めているからです。
「テスト」をクリックして確認します。
テストが成功すると、期日が正しく抽出されます。
抽出結果を確認し、「完了」をクリックします。
最後に、抽出した期日を使ってGoogleカレンダーに予定を作成する設定を行います。
3つ目のフローとして「予定を作成」を選択します。
Googleカレンダーと接続するアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
予定のタイトルに「チケット名」を指定します。
開始日時には「作成日時」を、終了日時にはAIで抽出した「期日」を設定します。
予定の説明には「チケットの説明」を指定します。
これでHubSpotのチケット内容がGoogleカレンダーに反映されます。
必要に応じて参加者やタイムゾーン、通知設定を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が自動で作成されます。
結果を確認し、「完了」をクリックします。
Googleカレンダーを開いて作成された予定を確認します。
タイトル、説明、期日が正しく反映されていれば設定完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がCRMの情報をGoogleカレンダーに自動で連携する方法でした。
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Salesforceやkintoneで商談や案件情報が登録されたタイミングで、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成することで、社内でスケジュールを共有しやすくなります。
また、freee人事労務で従業員が登録された際に、面談や入社日調整の予定をカレンダーへ登録し、担当者へ通知するといった人事業務の効率化も可能です。
自動化を活用することで、日々の予定調整や情報転記の手間を減らし、スケジュール管理をよりスムーズに進められるでしょう。
■概要
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.Airatableを活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体の予定管理を行うために有効的なツールです。
またAirtableを併用することで、情報の一元管理やタスク管理も可能となり、業務の進行を円滑にします。
しかしAirtableに登録された情報をあたらめてGoogleカレンダーに手入力で登録するのは手間がかかり、作業効率低下に繋がるかもしれません。
このフローを活用すると、Airtableに登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
手入力を省いて自動で予定の作成を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。
また手入力を待つことなくGoogleカレンダーに予定が登録されるため、チーム内への素早い情報共有にもつながります。
■注意事項
・Googleカレンダー、AiratableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Bitrix24とGoogleカレンダーを併用して顧客管理やスケジュール調整を行っているものの、情報の同期を手作業で行うことに手間を感じていませんか。予定が入るたびにBitrix24の情報を探し、手動で更新するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、関連するBitrix24のコンタクト情報が自動で更新されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Capsule CRMとGoogleカレンダーを連携させてスケジュール管理を行っているものの、手作業でのタスク登録に手間を感じていませんか？予定が入るたびにCRMへ情報を転記するのは、時間がかかるだけでなく、入力漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されると自動でCapsule CRMにタスクが作成されるため、こうした連携作業を効率化し、顧客対応の質を高めることに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMとGoogleカレンダーを併用していると、双方に同じ予定を二重で入力する手間が発生しがちです。また、手作業による入力では、登録漏れや内容の転記ミスが起こる可能性も否定できません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Zoho CRMにも自動で予定が作成されるため、こうした連携の手間やミスを解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
営業活動でPipedriveとGoogleカレンダーを併用している際、カレンダーの予定をPipedriveのアクティビティとして手動で登録する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや内容の転記ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際、Pipedriveに自動でアクティビティを作成する連携が可能です。二重入力の手間をなくし、営業活動の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
SalesforceとGoogleカレンダーを連携し、Salesforceに商談が登録されたら、商談担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローボットです。
Salesforceの商談オブジェクトに「商談実施日」という項目を「日付/時間」のデータ型で作成し、こちらの項目に設定された日時でGoogleカレンダーに予定を登録するため
「商談実施日」という項目を新たに追加した上でご利用ください。
Googleカレンダーに登録される予定は1時間枠で作成が行われますが、「商談終了時間を作成」という項目の設定を変更することで、時間枠の変更が可能です。
◼️注意事項
・Googleカレンダー、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務（freee_hr）で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Googleカレンダー（google_calendar） に連携して予定を登録し通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理をfreee人事労務で行なっている方
・採用活動の責任者である人事担当・総務担当の方
・企業の従業員管理を委託されている社会保険労務士など士業の方
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
2.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・部門ごとのカレンダーを作成している企業の担当者
・Googleカレンダーで個々の予定管理を管理している企業
3.定型業務を自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務への登録内容を基に内容を作成できるため、手作業によるミスや業務漏れを防ぎます。
・自動で依頼やメールを送付することで、手作業による連絡や依頼の手間を省き、これまでかかっていた時間を短縮することができます。
・自動でGoogleカレンダーに予定追加されることで、スケジュール管理の精度が上がります。
・新入社員との面談を作成するという定型業務を自動化することで手間がなくなり、業務の効率化につながります。
■注意事項
・freee人事労務、GoogleカレンダーのそれぞれととYoomを連携させてください。
■概要
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを業務に活用している企業
・チーム全体の営業活動を可視化し、情報の共有を行う方
・顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.Googleカレンダーで予定管理している企業
・タスクの期限をチーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報を管理しタスクに関連づけることで、スムーズな業務進行を行うことができます。
しかし追加されたタスクに期限がある場合、毎回予定を手動で登録することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、期限付きかどうかを判断し、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。
自動で期限を登録することで共有する情報の正確性を高く保ち、登録漏防ぎ、確実なタスク処理を行うことができます。
また手作業を自動化して作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで業務効率化につながります。
■注意事項
・ホットプロファイル、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている会社の担当者
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・マーケティングなどの業務を請け負っている企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
・定例ミーティング作成を自動化するのでスケジュール管理がスムーズに行えます。
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
CRMとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチケット情報やアポイント情報のカレンダーへの転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れを防ぐことができます。
担当者は最新のスケジュールを正確に把握できるようになることで、本来注力すべき顧客対応や営業活動に集中できる環境が整います。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください。
Q：個人のカレンダーではなく共有カレンダーに登録できますか？
A：はい、可能です。YoomではGoogleカレンダーの「カレンダーID」を指定することで、チーム全体で使う共有カレンダーにも自動で予定を登録できます。たとえば「営業チーム用」や「案件進行用」などの共有カレンダーを指定すれば、全員が最新スケジュールを確認できるようになります。設定には対象カレンダーへの編集権限が必要です。
Q：AIは日付以外の情報もテキストから抽出できますか？
A：抽出したい項目を設定することで、説明文などに書かれた「会議の場所」「参加者名」「URL」「電話番号」なども自動的に取り出し、予定の説明欄や参加者欄へ反映できます。
例えば「○月○日 14時 Zoomで打ち合わせ」と書かれたテキストから、日時・場所・内容をそれぞれ抽出することも可能です。
Q：特定の条件を満たす情報だけをカレンダーに登録できますか？
A：はい、実現できます。
Yoomの「分岐」機能を使えば、「優先度が高い」「担当者が自分」「期日が今週中」などの条件を設定し、条件を満たすときだけ予定を自動登録できます。
営業タスクの中でも重要度が高い案件だけをカレンダーに載せる、といった使い方が可能です。
