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「Googleカレンダーの予定を、毎回手作業でタイムトラッキングツールに入力するのが面倒…」
「会議やタスクが終わった後に入力し忘れて、正確な作業時間がわからなくなってしまう…」
このように、カレンダーの予定と時間管理ツールの二重入力や、手作業による記録漏れに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されるだけで、お使いの時間追跡ツールにもその情報が自動で記録される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな入力作業から解放され、本来集中すべき業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定に基づいて作業時間を記録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに新しい予定が作成された際に、TogglでTime Entryを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Toggl
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Googleカレンダーのマイアプリ連携をしてください。
TogglとYoomのマイアプリ登録
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでTogglと検索し対象アプリをクリック。
下記の画面が表示されるので、アカウント名とAPI Tokenをそれぞれ注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「予定が作成されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Googleカレンダーで予定を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogleカレンダーをチェックし、トリガーとなるアクション（予定の作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
検索キーワード欄には、必要に応じて作成した予定に含まれるキーワードを設定してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Googleカレンダーに作成された予定に関する情報が表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリック。
続いて、前のステップでGoogleカレンダーから取得した予定をもとに、AIでテキストを生成しましょう。
「テキストを生成する」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
アクションは 「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
テキストを生成するアクションは指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスクが異なります。
詳しい設定方法は以下のヘルプページをご確認ください。
プロンプト
AIに生成させたい文章の形式を指定するため、プロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogleカレンダーから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、Togglでは予定時間を秒数で指定する必要があるため、Googleカレンダーの予定の開始・終了時間から、AIに予定時間の秒数だけを生成させるプロンプト（デフォルト）を設定しています。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでTogglでTime Entryの作成が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を利用して、TogglにTime Entryを作成しましょう。
「Create Time Entry」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Togglと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Workspace Id
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
Created With
Togglでは、どのサービスからTime Entryが作成されたかを示す識別名の入力が必要です。
任意の名称を設定しましょう。
Description
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogleカレンダーから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがTogglに登録されてしまうので注意が必要です。
Duration
Start
こちらもDescriptionと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でTogglにTime Entryが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらTogglの画面を開き、実際にTime Entryが作成されているかを確認してください。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleカレンダーで予定を追加したタイミングで、自動的にTogglにTime Entryが作成されるようになります。
実際にGoogleカレンダーに予定を登録し、Toggl側で自動で時間が記録されるか確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleカレンダーで新しい予定が作成されると、ClockifyやHarvestで自動的に作業時間やタスクを記録できます。
これにより、手作業でタイムトラッキングやタスク作成を行う手間が省け、作業の効率化が実現するでしょう。
また、Google スプレッドシートやOneDriveとの連携により、予定に関連する情報を一元管理でき、チーム全体での情報共有もスムーズに進みます。
Googleカレンダーと時間追跡ツールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定の転記作業が不要になり、入力漏れやミスを防ぎながら正確な工数管理を実現できます。</span>
これにより、日々の細かなタスクから解放され、プロジェクトの進捗管理や生産性分析といった、より価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のキーワードを含む予定だけをTogglに記録できますか？
A：はい、分岐の設定を用いてフローボットを作成することで可能です。
【設定手順】
例：予定タイトルに「作業」という単語が含まれる場合にのみTogglへTime Entryを作成する方法
フローボットで、トリガーアクション下の＋ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択から「分岐」をクリックします。
オペレーションにGoogleカレンダーのトリガーアクション「予定が作成されたら」を選択し、取得した値に「予定のタイトル」など分岐条件に用いる項目を設定します。
続いて、分岐条件を「予定のタイトルに作業という値を含む場合」に設定します。
この設定により、予定のタイトルに「作業」という値を含む場合にのみ、フローボットが起動し、TogglにTime Entryが作成されるように設定できました。
Q：この自動化は各ツールの無料プランの範囲で実現可能ですか？
A：今回連携しているGoogleカレンダーとToggl、さらにAI機能によるテキスト生成アクションは、いずれも無料プランの範囲で利用できます。
また、Yoomでは、フロー内のアクション1つにつき1タスクが消費され、トリガーは原則としてタスク消費の対象外です。
ただし、今回のテンプレートの場合はAIによる処理を含むため、例外的に1度の実行で複数タスクを消費するアクションがあります。
各アクションのタスク消費数は以下のとおりです。
したがって、今回の記事でご紹介した連携では1回のフロー実行あたり合計4タスクが消費されます。
なお、有料プランでは利用できるアプリの範囲や実行可能なタスク数などが拡張されます。詳しくは以下をご確認ください。
Q：カレンダーの予定を更新・削除した場合、Toggl側も同期されますか？
A：はい、フローボットを作成することで更新・削除時の同期も可能です。
Googleカレンダーのトリガーアクション「予定が更新されたら」「予定が削除されたら」を使用し、Toggl側で「Update Time Entry」や「Delete Time Entry」のアクションを設定することで、変更内容を自動で反映できます。
なお、Togglで更新・削除を行う際は、対象のTime Entry IDを取得していることが前提となりますのでご注意ください。
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