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「管理している商談予定を、Googleカレンダーに一つひとつ手で入力するのが面倒…」
「タスクリストを、カレンダーに転記し忘れてしまった…」
このように、様々なツールで管理している情報をカレンダーに手入力する作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">CRMに新しいアクティビティが追加されたら自動でGoogleカレンダーに予定が登録されたり、データベースの情報が自動でカレンダーに反映されたりする仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な転記作業や入力ミスから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、スケジュール管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なツールの情報をもとにGoogleカレンダーへ予定を自動登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Pipedriveに特定のアクティビティが追加された際に、Googleカレンダーに予定を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
下記よりご確認ください。
マイアプリ＞新規接続よりGoogleカレンダーをクリックします。
Yoomとの連携確認が出てくるので、「Sign in With Google」で進んでください。
Googleへのログインページが出ますので権限をすべて許可してログインしてください。
ログインが完了するとマイアプリ登録も完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「アクティビティが追加されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
「WebhookURLを登録」を押し、WebhookURLの登録に成功したら「次へ」で進みます。
Webhookイベントの、「Pipedriveでアクティビティを追加」を行います。
以下のようにPipedrive上でアクティビティを追加しておきましょう。
アクティビティを追加したらYoom設定画面のテストボタンを押します。
テストが完了し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押します。
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
「オペレーション」「取得した値」はそのままで、「分岐条件」のアクティビティの種類と等しくなっている部分が、「meeting」になっているか確認してください。
上記の通りになっていれば「完了」ボタンを押してください。
次にミーティング時刻の抽出を行うため、「テキストを生成」をクリックしてください。
※Pipedriveのタイムゾーンにおける注意事項
Pipedriveは各ユーザーの個人設定（Personal preferences > Account）でタイムゾーンを管理しており、PC/ブラウザのタイムゾーンを自動取得して反映するため、意図しているタイムゾーンがズレてしまう場合があります。
その場合には「テキストを生成する」から時間を調整するアクションを入れることで任意のタイムゾーンに変更できます。
▼参考
今回は終了時刻を抽出するため、以下のようなプロンプトとしています。
アウトプットを使用し設定して下さい。
開始時刻：取得した値より期限時刻
所要時間：より所要時間
終了時刻を教えて下さい。
また、終了時刻のみを記載してください。
回答例：01:00:00
入力が終わったら、テストボタンを押します。
テストが完了し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終えたら「完了」ボタンを押してください。
次にGoogleカレンダーに予定を作成していきます。
「GoogleMeetなしの予定を作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
カレンダーIDを候補より入力していきます。
予定のタイトル、予定の開始日時、予定の終了日時を指定された形式で取得した値より入力していきます。
終了日時は、生成結果も組み合わせています。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
他にも設定できる項目があるので、任意で設定してください。
ここまで入力が終わったらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Googleカレンダー側も見に行ってみましょう。
作成した予定が入っていればOKです。
ここまで確認したら、「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
カレンダーの予定を毎朝通知したり、予定が作成されたらデータベースや顧客管理システムへ自動登録します。
逆に、様々なツールの情報をトリガーにカレンダーへ予定を自動作成します。
手動での予定調整や情報転記が楽になり、業務のスピードと正確性が向上します。
様々なツールの情報をGoogleカレンダーへ連携することを自動化すれば、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定の転記作業の手間を削減し、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーを防げるかもしれません。</span>
これにより、営業担当者やプロジェクトマネージャーはスケジュール管理に追われることなく、商談やタスクの実行といった本来のコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしGoogleカレンダーへの入力自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダー側の変更をCRMに反映できますか？
A：はい、できます。
Googleカレンダー側の予定をCRMに反映できる、下記のようなフローボットもあります。
なお、「予定が更新されたら」というフローボットトリガーもあるので、Googleカレンダーで予定が変更されたらCRMに反映したい場合にもお試しください。
Q：登録するカレンダーを自動で振り分けられますか？
A：はい、できます。
Googleカレンダーに連携したいアカウントごとに設定を行い、分岐設定で「件名」などで振り分けることが可能です。
なお、複数振り分けたい場合、「分岐」オペレーションを「進行先を切り替える」オペレーションに変更することをお勧めします。
Q：自動登録が失敗した場合の通知はありますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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