AirtableとSlackを連携して、Airtableに新しい情報が登録されたらSlackへ自動で通知する方法

AirtableとSlackの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・AirtableとSlackをマイアプリ連携
・Airtableの起動設定
・Slackへデータを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、AirtableとSlackの連携動作を確認

ステップ1：AirtableとSlackをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備

使用するAirtableを現段階で用意します。
今回は面談や商談などのスケジュール管理を想定したデータベースを用意しました。

この際、必ず<span class="mark-yellow">・Created Time（作成時間）</span>のフィールドを作成しましょう。

2.検索する

Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.ログイン
まずはAirtableにログインします。

Airtableのサインイン画面が表示されます。Slackと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

SlackとYoomの連携

1.検索する

Slackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

上記のような画面が表示されるので、Airtableのデータを投稿したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。

Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う‍

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Airtableの起動とステータスデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableに情報が登録されたらSlackに通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。‍

6.Created Timeのフィールド名の入力

Airtableに設定したフィールド名を入力してください。

今回は「作成時間」としたため、作成時間と入力します。

今回は「更新時間」としているため、画像のように設定しました。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: Slackへ通知する設定

1.アプリと連携する

Slackのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

どのチャンネルにAirtableのデータを投稿するのか設定します。

ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、Airtableのデータを受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。

3.メッセージ内容の設定

次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックしましょう。

赤枠を選択します。

テスト送信したAirtableのデータが画像のように表示されます。
通知したい内容をクリックで挿入しましょう。

データが挿入できると画像のようになります。

他にも必要なデータがある場合、同じように挿入していきましょう。‍

4.レイアウトを整える
‍見やすくするために、レイアウトを整えましょう。

今回は画像のようにしました。
改行や記号を用いることで見やすくなるため、好みのレイアウトに変更しましょう。
また、メンションを付けることも可能です。詳しくはボックス下部の補足をご確認ください。

5.テストの実行

レイアウトを整えたら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら、設定は完了です。保存をしましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

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今回使用したフローボットテンプレート
Airtableに情報が登録されたらSlackに通知する

Airtableを使ったその他の自動化例

他にAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する

問い合わせメールを自動でAirtableへ蓄積可能になります。返答内容をAirtableに追加することで、どのような対応をとったのかメンバーが把握しやすくなるはずです。

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2.Airtableで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する

新入社員の登録作業が簡素化できるため、定型業務のフローがスムーズになるかもしれません。人事や総務の方におすすめです。

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3.Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

Airtableで管理している商談や面談などのスケジュールが自動でGoogle カレンダーに登録可能になります。スケジュール管理がスマートに行いやすくなるでしょう。

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まとめ

AirtableとSlackの連携は業務をスムーズにするだけではなく、メンバーとの連携を強化するためにも有益ではないでしょうか。
今回の連携を導入することでデータの追加に素早く気が付きやすくなり、業務を円滑に進めやすくなるはずです。
また、Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。今まで自動化の導入を諦めていた方でも取り入れやすいので、ぜひこの機会にお試しください。