Airtableと請求管理ロボを連携して、Airtableでステータス変更したら請求管理ロボに請求先を登録する方法

Airtableと請求管理ロボの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・Airtableと請求管理ロボをマイアプリ連携
・Airtableの起動とステータスデータを取得する設定
・請求管理ロボにデータを追加する設定
・トリガーボタンをONにして、Airtableと請求管理ロボの連携動作を確認

ステップ1：Airtableと請求管理ロボをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備

使用するAirtableを現段階で用意します。

‍

<span class="mark-yellow"></span>フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。<span class="mark-yellow"></span>

・請求コード
・企業名
・請求先部署名
・宛名
・郵便番号
・都道府県
・市区町村番地
・メールアドレス
<span class="mark-yellow"・ステータス（完了）></span>
<span class="mark-yellow">・Last Modified Time（最終更新日）</span>

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今回はステータスが完了となることで請求管理ロボに請求先データが登録されます。
そのため、画像のように作成し、フィールド名を「ステータス」にしておきましょう。

次に、Last Modified Timeは、「最終更新日」としてフィールドを作成しましょう。

2.検索する

Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。請求管理ロボと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。‍

4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

請求管理ロボとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスに請求管理ロボと入力し、請求管理ロボのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

赤枠の内容に沿ってアクセストークンを入力してください。
アカウント名は任意のもので構いません。担当者名や企業名などのわかりやすいものにしましょう。
<span class="mark-yellow">ここで取得したアクセストークンは後ほどの設定でも使用するため、コピーしやすい状態で保管しておくことをおすすめします。</span>

3.連携完了
‍入力ができたら右下の追加ボタンを押してください。

上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う‍

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Airtableの起動とステータスデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Airtableで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。‍

6.Created Timeのフィールド名の入力

Airtableに設定したLast Modified Timeのフィールド名を入力してください。

今回は「最終更新日」としているため、画像のように設定しました。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けてコマンドオペレーションへ進みます。

1.分岐

矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。

※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。‍

2.分岐条件を設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、<span class="mark-yellow">ステータスが完了になると請求管理ロボにデータが登録される設定になっています。</span>
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

ステップ4：アクションを設定

1.アプリと連携する

請求管理ロボのアイコンの「請求先を登録・更新」をクリックします。
次へを押してください。‍

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。

請求先コードは設定が完了しているため、赤枠の2つの入力を行います。

ユーザーIDはボックス下部の捕捉のとおりに入力しましょう。

次にアクセスキーに関しては、マイアプリ連携の際に使用したアクセストークンを入力してください。
入力が完了したら下へスクロールします。

3.テストの実行

ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

請求管理ロボを使ったその他の自動化例

他に請求管理ロボを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

Notionでデータ管理を行っている場合でも連携可能です。子ページを作成し、請求先の詳細なデータを集約したりなど、使い手のニーズに寄り添ったデータ管理がしやすくなるでしょう。

2.kintoneで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

kintoneは簡単にアプリを作成できるため、管理したいデータを好みのレイアウトで保管できるでしょう。このように、使い慣れたデータ管理ツールと請求管理ロボを連携できます。

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3.Salesforceで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

Salesforceとの組み合わせはいかがでしょうか。リードを請求先として登録できるため、入力作業の短縮が容易となるはずです。

まとめ

Airtableで管理しているデータが自動で請求管理ロボに転記されることで、入力作業にかかる時間を節約できる可能性があります。
また、請求書作成に関する事務作業を短縮できるため、業務負担も軽減されるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。プログラミングの知識がなくても直感的な操作でアプリ連携ができるため、今まで自動化をあきらめていた方でも、気軽に挑戦してみてください！