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請求先のデータにミスがあると、正しい支払いが行われない可能性があります。また、先方にも迷惑を掛けかねないため、慎重に扱わなければならないデータと言えるのではないでしょうか。
しかし、1つ1つの請求先を確認しながら登録していくのは、少々手間に感じますよね。
もし、定型業務である請求書の作成にまつわる事務作業を少しでも簡易的にしたいなら、Airtableと請求管理ロボのアプリ連携をしてみませんか？
月末月初など、事務作業が増える時期の業務負担を改善できるかもしれません。仕事を効率的に進めていくためにも、ぜひご覧ください。
・請求先をAirtableにまとめて編集・管理をしている部署
・請求管理ロボを活用して請求業務を行っている企業
・請求先の入力を1度で済ませ業務改善を図りたい方
・Airtableを活用しているチームと請求管理ロボを活用しているチームの連携を図りたいリーダー
今回の連携により、Airtableで管理している請求先データのステータスが「完了」になると、請求管理ロボの請求先へ自動で登録されるようになります。請求管理ロボへ自動で登録されることで、手動での入力ミスを削減できるかもしれません。
例えば、Airtableに請求先を入力する際、その時点で何度も確認をして請求先データに不備が無いようにすれば、請求管理ロボに登録される請求先にもミスがなくなるはずです。
結果としてデータの正確性が保ちやすくなり、請求先ミスなどによるトラブルを回避しやすくなるでしょう。
Airtableで管理している請求先が自動で請求管理ロボに登録されるようになれば、手動での入力作業を抑えることができます。そのため、事務作業にかかわる業務負担の軽減に繋がるかもしれません。
例えば、頻繁に顧客情報が入れ替わる業界や、月末月初にまとめて請求書を作成する場合において、大幅な時間の節約が見込めるのではないでしょうか。
このように、今回の自動化を導入すれば、業務改善を図れるようになる可能性があります。
今回の連携は、営業部やマーケティング部などがAirtableで管理している顧客データを、請求先データとして流用することも可能です。
例えば、営業担当者がAirtableで顧客データを管理しているのであれば、ステータスの変更を行うだけで請求管理ロボの請求先データに流用できるようになります。
これにより、請求先を別途知らせる手間を解消しやすくなり、請求書を作成する経理部や営業アシスタントとの連携がスムーズになることが期待できます。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Airtableと請求管理ロボをマイアプリ連携
・Airtableの起動とステータスデータを取得する設定
・請求管理ロボにデータを追加する設定
・トリガーボタンをONにして、Airtableと請求管理ロボの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。
・請求コード
・企業名
・請求先部署名
・宛名
・郵便番号
・都道府県
・市区町村番地
・メールアドレス
<span class="mark-yellow"・ステータス（完了）></span>
・Last Modified Time（最終更新日）
今回はステータスが完了となることで請求管理ロボに請求先データが登録されます。
そのため、画像のように作成し、フィールド名を「ステータス」にしておきましょう。
次に、Last Modified Timeは、「最終更新日」としてフィールドを作成しましょう。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。請求管理ロボと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
検索ボックスに請求管理ロボと入力し、請求管理ロボのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容に沿ってアクセストークンを入力してください。
アカウント名は任意のもので構いません。担当者名や企業名などのわかりやすいものにしましょう。
ここで取得したアクセストークンは後ほどの設定でも使用するため、コピーしやすい状態で保管しておくことをおすすめします。
3.連携完了
入力ができたら右下の追加ボタンを押してください。
上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Airtableで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
6.Created Timeのフィールド名の入力
Airtableに設定したLast Modified Timeのフィールド名を入力してください。
今回は「最終更新日」としているため、画像のように設定しました。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けてコマンドオペレーションへ進みます。
1.分岐
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。
※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.分岐条件を設定
テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。
今回は赤枠部分のとおり、ステータスが完了になると請求管理ロボにデータが登録される設定になっています。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。
1.アプリと連携する
請求管理ロボのアイコンの「請求先を登録・更新」をクリックします。
次へを押してください。
2.必須項目の入力
画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。
請求先コードは設定が完了しているため、赤枠の2つの入力を行います。
ユーザーIDはボックス下部の捕捉のとおりに入力しましょう。
次にアクセスキーに関しては、マイアプリ連携の際に使用したアクセストークンを入力してください。
入力が完了したら下へスクロールします。
3.テストの実行
ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
他に請求管理ロボを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
Notionでデータ管理を行っている場合でも連携可能です。子ページを作成し、請求先の詳細なデータを集約したりなど、使い手のニーズに寄り添ったデータ管理がしやすくなるでしょう。
2.kintoneで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
kintoneは簡単にアプリを作成できるため、管理したいデータを好みのレイアウトで保管できるでしょう。このように、使い慣れたデータ管理ツールと請求管理ロボを連携できます。
3.Salesforceで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
Salesforceとの組み合わせはいかがでしょうか。リードを請求先として登録できるため、入力作業の短縮が容易となるはずです。
Airtableで管理しているデータが自動で請求管理ロボに転記されることで、入力作業にかかる時間を節約できる可能性があります。
また、請求書作成に関する事務作業を短縮できるため、業務負担も軽減されるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。プログラミングの知識がなくても直感的な操作でアプリ連携ができるため、今まで自動化をあきらめていた方でも、気軽に挑戦してみてください！
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